Home office – praca zdalna w pigułce

Home office – praca zdalna w pigułce

Koronawirus szaleje. To trudna sytuacja dla całego światowego rynku, gospodarki ale też dla poszczególnych przedsiębiorców i pracowników. Już widać negatywne efekty pandemii, oczywiście nie wliczając rosnącej liczby zachorowań. Część firm zawiesiła działalność. Druga część stara się walczyć, jakoś odnaleźć i dopasować do nowej, niełatwej rzeczywistości. Czy to zmieniając charakter prowadzonej działalności, czy wysyłając pracowników do pracy zdalnej.

Z uwagi na sytuację, home office staje się powoli standardem, wszędzie tam gdzie może mieć zastosowanie. Dlatego postanowiłem podsumować ten wątek w dzisiejszym wpisie i podzielić się kilkoma praktycznymi wskazówkami. Na czym polega home office? Jakie wady i zalety ma praca zdalna? Jak ją zorganizować i nią zarządzać?

 

 

Koronawirus, a praca zdalna

 

 

Koronawirus to temat, którym od kilku miesięcy żyje cały świat. Z oczywistych względów. Dlatego jeśli pozwolicie nie będę podawał w tym miejscu aktualnych danych i informacji na temat (COVID-19). Z resztą, czy tego chcemy czy nie, codziennie jesteśmy nimi bombardowani przez media. A wraz z liczbą zachorować rośnie panika. Widać to nie tylko po sklepowych półkach. Dzisiejszym wpisem wolałbym raczej tonować emocje niż je rozbudzać. Zwłaszcza, że praca zdalna może być dobrym wyjściem w czasach zagrożenia epidemią.

 

Dla przedsiębiorców, którzy dotąd nie wykorzystywali pracy zdalnej, to będzie nowa sytuacja i z pewnością – duże wyzwanie. Podobnie jak dla pracowników, którzy do tej pory byli przyzwyczajeni do zupełnie innego trybu pracy. Niemniej wygląda na to, że w wielu przypadkach po prostu nie ma innego wyjścia. Specustawa dotycząca koronowirusa, o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, ma być dodatkowym czynnikiem ułatwiającym oddelegowanie pracowników do pracy zdalnej. Oczywiście o ile pozwala na to rodzaj prowadzonej działalności i usług. Wiele branż, w tym na przykład gastronomiczna, nie odniesie dużych korzyści z możliwości jakie daje home office. A jakie daje możliwości? Na czym dokładnie polega praca zdalna?

 

 

Praca zdalna – co to i na czym polega?

 

 

Praca zdalna, często nazywana też telepracą, to idea, która pojawiła się w zasadzie z rozwojem internetu i technologii. Znacznie wcześniej niż koronawirus. Polega na wykonywaniu obowiązków zawodowych poza siedzibą pracodawcy. Najczęściej w domu. Od lat, na rynku funkcjonują firmy, które nie posiadają swojego biura, czy oddziału, a mimo to dobrze sobie radzą i prężnie się rozwijają. To zjawisko powszechnie spotykane w branży IT, w marketingu, reklamie, w sprzedaży, wśród tłumaczy, redaktorów. W końcu duża część usług nie wymaga posiadania własnego biura, np: projektowanie stron, grafiki, copywriting, doradztwo, consulting itp.

 

Pracę zdalną można podzielić na: 

  • permanentną – gdy pracujemy zdalnie w pełnym wymiarze,
  • naprzemienna – gdy w niektóre dni pracownik pracuje zdalnie, a w inne stacjonarnie
  • uzupełniająca – gdy pracujemy stacjonarnie w pełnym wymiarze, a w wyjątkowych sytuacjach zabieramy pracę do domu

 

Jak sami z pewnością zauważyliście, coraz więcej procesów i usług odbywa się poprzez internet. Od kilku lat dynamicznie rozwija się rynek influencerów i wolnych zawodów. Niemniej jednak nadal nie wszyscy zdają sobie dokładnie sprawę jak home office działa w praktyce. Z czym się wiąże, jakie daje możliwości pracownikowi i pracodawcy. Pojawia się sporo pytań, na które dobrze jest znać odpowiedź, zwłaszcza w kontekście nowych przepisów. Oto kilka z nich. Jeśli macie jakieś dodatkowe od siebie, śmiało napiszcie w komentarzach!

 

W jakiej formie pracodawca ma powierzyć pracownikowi pracę zdalną? Przepisy nie wskazują dokładnej formy polecenia pracy zdalnej. Sugeruje to, że zarówno formę ustną, jak i pisemną można uznać za właściwą. Rozsądniej będzie jednak (dla obu stron, czyli dla pracownika i pracodawcy) określić to na piśmie. A czy to będzie w formie mailowej czy papierowej nie ma już właściwie znaczenia. Chodzi o możliwość potwierdzenia ustaleń, jeśli pojawi się taka potrzeba.

Jak długo może trwać praca zdalna? Czy ten czas może być skracany lub wydłużany? Maksymalny okres wykonywania pracy zdalnej nie został odgórnie ustalony. Decyzja w tym przypadku jest podejmowana indywidualnie przez każdego pracodawcę. Może dotyczyć konkretnego okresu, albo być uzależniona od istotnych czynników, jak na przykład rozwój epidemii. Nie ma ograniczeń. Dopuszczalne jest zarówno skracanie tego obowiązku, jak również jego wydłużanie.

Czy pracownik musi się zgadzać na pracę zdalną? Tu w zasadzie sprawa jest jasna. Obowiązkiem pracownika jest stosować się do poleceń przełożonych, jeśli nie są sprzeczne z przepisami prawa lub z warunkami umowy. Także jeśli komuś nie pasuje ta forma współpracy, nie znajduje wspólnego języka z pracodawcą, poza rezygnacją ze stanowiska nie ma zbyt wiele możliwości. Co więcej, odmowa wykonania pracy zdalnej może wiązać się z nałożeniem na pracownika kary porządkowej.

Co jeśli nie masz warunków do pracy zdalnej? Nie wszyscy mają możliwości do tego aby przenieść obowiązki zawodowe do domu. Problemem może być zarówno sytuacja rodzinna, jak i mieszkaniowa. W takiej sytuacji trzeba zgłosić pracodawcy problem i jeśli nie uda się go rozwiązać, to pracodawca będzie zmuszony wyznaczyć inne miejsce wykonywania pracy zdalnie.

 

 

praca zdalna w Polsce i na świecie

Źródło: Eurostat

 

 

Home office – wady i zalety

 

 

Praca zdalna, jak wszystko, ma swoje pozytywne i negatywne strony. Każdy musi przeanalizować je we własnym zakresie. Ja tak zrobiłem. Dlatego poniższe wady i zalety pracy zdalnej przedstawiłem raczej z perspektywy przedsiębiorcy i pracodawcy. Ale za to bez koloryzowania 🙂

 

 

Zalety pracy zdalnej:

 

  • zdalny pracownik to ograniczenie kosztów
  • zatrudnienie zdalnego pracownika daje większy wybór potencjalnych kandydatów, miejsce zamieszkania przestaje mieć znaczenie
  • brak konieczności zapewnienia sprzętu, miejsca pracy, ułatwione kwestie kadrowe
  • wygoda współpracy
  • praca w domu daje komfort pracownikowi i jest mniej stresująca, co ma pozytywny wpływ realizację zadań
  • większe możliwości kontroli niż kilka lat temu, dzięki nowoczesnym aplikacjom, pracy w chmurze itd.
  • lepsze wykorzystanie czasu pracy (bez dojazdów, bez zbędnych spotkań)
  • elastyczny czas pracy
  • nastawienie na zadania i wyniki
  • praca zdalna daje możliwość nawiązania współpracy z wartościowymi pracownikami np. z niepełnosprawnościami

 

 

Wady pracy zdalnej:

 

  • problemem jest utrudniona kontrola i kwestia zaufania.
  • dystans sprawia, że pracownikowi zdalnemu trudniej przychodzi budowanie relacji, atmosfery w firmie
  • przez utrudnioną integrację, ciężej o zbudowanie zgranego zespołu
  • praca zdalna wymaga pewnych predyspozycji, takich jak samodyscypliny, uczciwości, oddzielenia spraw prywatnych od zawodowych, a nie jest to takie łatwe
  • robienie z domu biura, nie zawsze będzie (mówiąc dyplomatycznie) dobre dla pozostałych domowników

 

 

Home office – zarządzanie pracą i ludźmi

 

 

Wielu przedsiębiorców boi się przed powierzeniem pracownikom pracy zdalnej, głównie z uwagi na ryzyko spadku wydajności i jakości pracy oraz brak kontroli. Nie ma co udawać, że takiego ryzyka nie ma, natomiast można je skutecznie zniwelować. Jak? Odpowiednim zarządzaniem i dobrą organizacją. Brzmi prosto, łatwo się to czyta, trochę gorzej gdy trzeba przejść z teorii do praktyki.

Ważną rolę ma tu z pewnością odpowiedzialność. Pracodawcy za firmę i pracowników, oraz pracowników za swoje zadania. Dobry i odpowiedzialny szef nie wrzuci z dnia na dzień pracowników na głęboką wodę, zwłaszcza jeśli do tej pory pracowali tylko stacjonarnie. Dobry pracownik nie będzie miał problemu z przejściem na nowy tryb, będzie zależało mu na utrzymaniu jakości swoich działań. Niezależnie czy pracuje w biurze, czy w domu. Natomiast samo liczenie na zaangażowanie i odpowiedzialność pracownika to trochę za mało. Jeśli praca zdalna ma przynieść założone korzyści, musi być zaplanowana i zorganizowana przez pracodawcę. Tu działa bardzo prosty mechanizm, im lepiej cały proces będzie zorganizowany, tym większe korzyści przyniesie.

 

 

Przygotować należy ludzi – cały zespół, managerów, jak również narzędzia i procesy firmowe. Obie te kwestie są równie istotne. Aby zachować efektywną pracę rozproszonych zespołów nie ma lepszego sposobu niż przemyślana organizacja, wsparta narzędziami dobranymi pod konkretne cele.

 

Jak zorganizować pracę zdalną?

 

  • sprawdzić czy dany pracownik ma możliwość i warunki do pracy z domu
  • zorganizować komunikację między pracownikami i działami
  • zaplanować sposób i formę na wymianę danych, projektów, efektów pracy
  • zabezpieczenie pracy zdalnej (szyfrowane połączenie, zabezpieczenie nośników danych i urządzeń mobilnych itd.)
  • wybrać odpowiednie narzędzia, programy, aplikacje
  • przygotować i dostosować sprzęt, systemy IT, oraz co będzie miało na pewno duże znaczenie – łącze internetowe (jeśli nie potraficie zrobić tego samodzielnie możecie skorzystać z usług informatycznych zewnętrznej firmy)
  • ustalić zasady dotyczące samej pracy (formy komunikacji, sposobu korzystania ze sprzętu, raportowania itd), można określić dokładne warunki pisemnie, na przykład w formie regulaminu
  • warto pomyśleć o szkoleniach – im lepiej przygotowany pracownik do pracy z domu, tym bardziej efektywne będą jego działania, a ryzyko mniejsze
  • zadbać o motywację – stworzenie nawet prostego systemu motywacyjnego, gdzie nagradzane będą efekty, będzie dodatkowym impulsem motywującym i mobilizującym pracownika

 

 

Czy warto przejść na pracę zdalną?

 

W obecnej sytuacji zagrożenia epidemicznego, home office może okazać się dobrym wyjściem dla pracodawców i pracowników. Może nawet koniecznością. Oczywiście, niektóre firmy i pracownicy mogą mieć z tym problem ale nie warto się zrażać. Nawet jeśli nie macie doświadczeń i będzie to dla Was duża zmiana. Warto spróbować. Pamiętając o dobrym przygotowaniu kadry, sprzętu, niezbędnych narzędzi i zabezpieczeń.

Sam pracowałem zdalnie. W moich firmach nadal część pracowników pracuje tylko w tej formie. Wiem z doświadczenia jakim bywa wyzwaniem home office, zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy. Dlatego na koniec mam małą radę. Jeśli nigdy nie pracowałeś zdalnie, albo nie miałeś pracowników zdalnych, dobrym rozwiązaniem będzie wypróbowanie w praktyce tego modelu, zaczynając od mniejszej skali. Szybko wyjdzie na jaw, jakie aspekty wymagają lepszej organizacji, jakie aplikacje się sprawdzą, jak w nowych okolicznościach odnajdują się pracownicy. W przypadku wpadki nie będzie dużego problemu, będzie za to możliwość dopracowania nowego systemu. Jeśli sami macie już takie doświadczenia, dodatkowe uwagi o których nie wspomniałem w dzisiejszym wpisie, liczę na Waszą aktywność w komentarzach.

Powodzenia!

 

 

Jak inwestować w pracownika i na tym nie stracić?

Jak inwestować w pracownika i na tym nie stracić?

Jak wynika z 38. badania rynku pracy, przeprowadzonego przez Instytut Badawczy Randstad, wśród najczęstszych powodów zmiany pracy wśród Polaków na pierwszym miejscu znajduje się chęć rozwoju zawodowego. Zatrudnieni coraz większą wagę przywiązują do tego, czy pracodawca jest gotowy inwestować w doskonalenie ich kompetencji. Jednak tylko 28,8% firm planuje zaoferować swoim podwładnym dofinansowanie edukacji, jako dodatkową motywację do pozostania w organizacji.

Wbrew pozorom taka inwestycja w pracownika może być bardzo opłacalna dla pracodawcy. Zobacz, dlaczego warto się na nią zdecydować. (więcej…)

ZUS 2020

ZUS 2020

W dzisiejszym wpisie postanowiłem podsumować najważniejsze zmiany w ZUSie przewidziane na 2020 roku. Powód jest oczywisty. To informacje, które mają duże znaczenie dla funkcjonowania wielu firm. Poza tym w ostatnim czasie pojawiło się trochę zmian w przepisach, szeroko komentowanych, co mogło wywołać lekkie zamieszanie wśród przedsiębiorców.

Jak zmienią się składki ZUS w 2020 roku? Jakie zmiany wprowadzono w tzw. Małym ZUSie? Na te i inne pytania znajdziecie odpowiedzi w dzisiejszym wpisie. Zapraszam. (więcej…)

Umowa o pracę – wzór do pobrania

Umowa o pracę – wzór do pobrania

Prowadzenie własnej firmy wiąże się z koniecznością zatrudniania pracowników. Nawet jeśli prowadzicie biznes samodzielnie i w pierwszych etapach rozwoju dajecie radę sami wszystko zorganizować. W pewnym momencie pojawi się konieczność zwiększenia mocy przerobowych, albo potrzeba większe wsparcia określonych procesów biznesowych. To jeden z częstych błędów przedsiębiorców, którym wydaje się, że tylko gdy zrobią coś sami, będą mieć gwarancję, że zostanie to zrobione dobrze. Rzeczywistość jest jednak trochę inna…

 

W dzisiejszym artykule opowiem Wam o jednej z najpopularniejszych form zatrudniania. Chodzi o umowę o pracę. Przedstawię najważniejsze informacje, formalności, oraz udostępnię darmowy wzór do pobrania. Zapraszam! (więcej…)

Jak założyć działalność gospodarczą krok po kroku

Jak założyć działalność gospodarczą krok po kroku

Chyba każdy na pewnym etapie swojej zawodowej drogi zadaje sobie pytanie: praca na etacie, czy na własny rachunek? Pisałem już wielokrotnie, że każdy powinien ocenić to indywidualnie. Nie każdy nadaje się do prowadzenia własnej firmy, tak jak i wiele osób będzie męczyć się pracując na etacie. Jednoosobowa działalność gospodarcza, jest jedną z prostszych form prowadzenia własnego biznesu i może okazać się świetną alternatywą dla osób, które chcą pracować tylko na własny rachunek.

Dziś podsumuję ten wątek wspominając czym jest działalność gospodarcza, z jakimi obowiązkami się wiąże, jakie ma wady, zalety, oraz przeprowadzę Was przez proces rejestracji działalności, krok po kroku.

 

Czym jest działalność gospodarcza?

 

Czym jest działalność gospodarcza? Definicję znajdziemy między innymi w Ustawie o Swobodzie Działalności Gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 roku. Zgodnie z jej treścią to “zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły”. Przekładając to na potoczny język – to regularna działalność prowadzona we własnym imieniu, z zamiarem osiągnięcia zysków.

 

Główne cechy działalności gospodarcze:

  • ma cel zarobkowy
  • wykonywana jest we własnym imieniu
  • ma charakter zorganizowany
  • ma charakter ciągły (powtarzalne działania)
  • ponoszenie ryzyka, odpowiedzialność

 

Jeśli zamiast jednoosobowej działalności gospodarczej zastanawiasz się jak założyć spółkę z o.o. to na moim blogu pojawił się wpis dotyczący tego tematu. To ważne, żeby przed podjęciem ostateczne decyzji o charakterze i formie prowadzonej działalności, upewnić się w swoim poglądzie. Porównać wszystkie możliwości. Przeanalizować wszystkie wady i zalety. O nich wspomnę w podsumowaniu, a teraz podsumujmy jakie powinny być kolejne kroki, gdy już jesteśmy pewni, że chcemy założyć działalność gospodarczą.

 

Własna działalność – pierwsze kroki i formalności

 

Zanim zarejestrujecie działalność gospodarczą konieczne będzie podjęcie nie tylko decyzji o formie prowadzonej działalności. To dopiero pierwszy krok, a przed Wami kolejne:

  • początek działalności – musicie określić termin rozpoczęcia, zwłaszcza, że przy rejestracji należy wypełnić wniosek CEIDG-1. Jednym z pól jest właśnie data rozpoczęcia działalności gospodarczej
  • wybór nazwy – z jednym ważnym zastrzeżeniem: musi zawierać Wasze imię i nazwisko. Nazwa podana przy rejestracji musi zawierać co najmniej Wasze imię i nazwisko – np. Marcin Nowak. Można natomiast dodać dodatkowe elementy np. Marcin Nowak usługi marketingowe, albo Marcin Nowak – Droga do.
  • wybór kodu PKD – należy wybrać kody powiązane z planowaną działalnością. Możecie je wygodnie sprawdzić na TEJ stronie.
  • założenie rachunku bankowego – nie jest to jednak wymóg dla każdego. Tego obowiązku nie mają mikroprzedsiębiorcy (którzy co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniali mniej niż 10 pracowników i osiągnęli roczny obrót netto nieprzekraczający 2 milionów euro), co jest częstym zjawiskiem przy jednoosobowej działalności. Przepisy pozwalają mikroprzedsiębiorcom opłacanie składek i podatków np. na poczcie. Mogą też odbierać zwrot podatku w gotówce. Pozostali przedsiębiorcy muszą rozliczać się z ZUS i US za pomocą rachunku bankowego, zwłaszcza jeśli chcą ubiegać się o zwrot VAT.
  • Rejestracja VAT – czyli  deklaracja VAT-R którą składa się, aby zarejestrować się lub zaktualizować dane w zakresie podatku od towaru i usług (VAT). Przedsiębiorca dzięki temu może zdecydować, czy chce być czynnym podatnikiem VAT, czy zostaje z niego zwolniony na mocy ustawy.
  • Numer REGON – na szczęście nie trzeba wypełniać osobnego wniosku, aby go uzyskać. Po uzyskaniu wpisu do CEIDG, GUS w ciągu siedmiu dni nadaje przedsiębiorcy numer REGON. Natomiast, jeśli dana osoba założyła drugą działalność gospodarczą, numer REGON przechodzi z pierwszej zarejestrowanej działalności.
  • Rejestracja do ZUS – czyli  formularz ZUS ZUA w celu zgłoszenia osoby, która jest ubezpieczona zdrowotnie i społecznie lub ZUS ZZA, jeśli osoba podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Pamiętajcie, że początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z tzw. ulgi na start, która polega na zwolnieniu z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne przez pierwsze 6 miesięcy kalendarzowych od dnia podjęcia działalności gospodarczej.
  • księgowość w firmie – chcąc zarejestrować działalność będziesz musiał zdecydować kto będzie się zajmował księgowością w firmie: Wy sami, zatrudnicie samodzielnego księgowego, czy skorzystacie z usług biura rachunkowego. Polecałbym to trzecie rozwiązanie – jest bezpieczniejsze od samodzielnego prowadzenia księgowości i tańsze od zatrudniania samodzielnego specjalisty.
  • wybór formy opodatkowania

 

 

Forma opodatkowania działalności gospodarczej

 

Dla niektórych może być to oczywiste, myślę, że mimo wszystko warto podsumować kwestię opodatkowania działalności. Głównie dlatego, że to jeden z kluczowych aspektów prowadząc każdą działalność. Do wyboru mamy 4 możliwe formy opodatkowania:

 

  • opodatkowanie na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej – 18% lub 32% – tej formy nie trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego, ponieważ jest ona przyznawana automatycznie,
  • opodatkowanie według jednolitej stawki podatku liniowego 19% – należy o takiej formie powiadomić urząd skarbowy, zaletą jednolitej stawki jest bez wątpienia jej niezmienność w przypadku przekroczenia granicy dochodu,
  • ryczałt od przychodów ewidencjowanych – podatek opłaca się jedynie od przychodu, jednak nie wszyscy mogą wybrać ten sposób opodatkowania, w tej formie opodatkowania nie można również odliczać kosztów uzyskania przychodów,
  • karta podatkowa – opcja tylko dla osoby, która nie korzysta z usług innych firm, współmałżonek nie prowadzi takiej samej działalności oraz nie zatrudnia pracowników w oparciu o umowę zlecenie lub umowę o dzieło.

 

Jak zarejestrować działalność gospodarczą?

 

Po zrobieniu wymienionych wyżej kroków i podjęciu pierwszych decyzji możemy przystąpić do rejestracji firmy. W tym celu należy złożyć wniosek o wpis do CEIDG, czyli do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Można tego dokonać elektronicznie lub tradycyjnie – przez złożenie dokumentu w urzędzie gminy. Aby wysłać i podpisać wniosek CEIDG-1 przez internet potrzebujesz:

  • bezpłatnego Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego
  • konta na stronie CEIDG
  • adresu e-mail

 

We wniosku CEIDG-1 trzeba podać:

  • Dane osobowe (imię, nazwisko, PESEL itd.)
  • Adres zamieszkania oraz adresy związane z zakładaną działalnością
  • Kody PKD
  • Nazwę firmy
  • Liczbę zatrudnianych pracowników
  • Dane dotyczące ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego
  • Formę opłacania podatku dochodowego od osób fizycznych
  • Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej
  • Informacje o rachunkach bankowych i pełnomocnictwach

 

zakładanie działalności krok po kroku

 

 

Rejestracja działalności gospodarczej przez internet krok po kroku:

 

Krok 1. Załóż bezpłatny Profil Zaufany lub kup podpis kwalifikowany.

Krok 2. Zaloguj się na stronie CEIDG. Jeśli nie masz jeszcze konta w systemie CEIDG, w każdej chwili możesz się zarejestrować (na stronie głównej wybierz opcję „Załóż nowe konto”).

Krok 3. Po zalogowaniu na konto, wybierz „Załóż działalność gospodarczą”.

Krok 4. Na stronie „Załóż działalność gospodarczą” zobaczysz pola dotyczące sposobu przygotowania wniosku:

  • Wstępne przygotowanie danych – Nowy wniosek
  • Sposób przygotowania wniosku – Przygotuj wniosek wypełniając formularz (Możliwość dołączenia dodatkowych zgłoszeń do ZUS)
  • Dodatkowe opcje – Brak
  • Przepisz kod z obrazka i wybierz „Dalej”.

Krok 5. Wypełnij wniosek CEIDG-1 – zgodnie z uwagami, o których wspomniałem wyżej. Pamiętajcie przed wysyłką sprawdzić poprawność wpisanych danych!

Krok 6. Jeśli we wniosku CEIDG-1 zaznaczyliście, że nie posiadacie numerów NIP i REGON, otrzymacie je z automatu na adres e-mail. Bez dodatkowych formalności, w ciągu ok 1 tygodnia. W takim przypadku, wniosek CEIDG-1 jest jednocześnie wnioskiem o uzyskanie NIP i REGON. Mimo, że pola są wymagane (oznaczone gwiazdką) nie trzeba ich wypełniać.

Krok 7. Możesz zaznaczyć formularze ZUS, które chcesz dołączyć do wniosku (pole pojawi się po wybraniu ubezpieczenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych). Jeśli nie złożysz odpowiednich formularzy ZUS wraz z wnioskiem CEIDG-1, musisz to zrobić samodzielnie w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Możesz złożyć je osobiście w urzędzie lub przez pue.zus.pl

Krok 8. Jeśli chcesz lub musisz zostać płatnikiem podatku VAT, możesz dołączyć do wniosku CEIDG-1, formularz rejestracyjny VAT-R. Pamiętaj, że musisz posiadać wcześniej nadany numer NIP. Wniosek VAT-R możesz złożyć przez serwis Biznes.gov.pl

Krok 9. Podpiszcie wniosek Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. O skutecznym dostarczeniu wniosków dowiecie się z potwierdzenia jakie zostanie wysłane na skrzynki mailowe.

 

Jeśli nie masz Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, wniosek możesz wypełnić w internecie i podpisać go osobiście w urzędzie miasta lub gminy. W tym celu nie musisz rejestrować konta w internetowym systemie CEIDG a założenie działalności gospodarczej ograniczy się do:

 

Krok 1. Wypełnijcie wniosek online na stronie ceidg.gov.pl.

Krok 2. Po wypełnieniu wniosku pojawi się kod (numer wniosku) należy go zapisać i zachować.

Krok 3. W ciągu 7 dni od wypełnienia przejdźcie się do urzędu i podajcie urzędnikowi spisany kod (numer wniosku).

Krok 4. Urzędnik odnajdzie Wasz wniosek, wydrukuje i przekaże do podpisania (dzień podpisania jest dniem złożenia wniosku)

 

Od zeszłego roku istnieje możliwość prowadzenia tzw. działalności nierejestrowanej, jeżeli uzyskane przychody nie przekraczają połowy minimalnego wynagrodzenia (w 2019 roku nie więcej zatem niż 1125 zł miesięcznie) oraz podatnik w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywał działalności gospodarczej. Więcej o działalności nierejestrowanej już wkrótce na moim blogu!

 

 

Podsumowanie – wady i zalety działalności gospodarczej

 

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest chyba najprostszą forma prowadzenia własnej firmy. Rejestracja jest darmowa, wygodna, nie wymaga tworzenia kapitału itd. Tak jak wspomniałem na samym wstępie – nie jest dla każdego. Ostateczną ocenę która forma prowadzenia działalności, czy też która forma opodatkowania jest lepsza, pozostawiam oczywiście Wam. Każdy powinien przeanalizować to osobiście, biorąc pod uwagę wady i zalety danego rozwiązania. Dlatego też na koniec podsumowałem kilka podstawowych plusów i minusów prowadzenia działalności gospodarczej.

 

Zalety działalności gospodarczej:

  • brak kosztów założenia działalności gospodarczej
  • decyzyjność i swoboda działania – to, co stworzysz będzie dla Ciebie pracować
  • brak wymogu posiadania kapitału
  • nie ma górnej granicy zarobków
  • łatwość i wygoda w otwieraniu, zawieszaniu i likwidacji działalności gospodarczej
  • możliwość łatwiejszej optymalizacji podatkowej
  • niskie koszty prowadzenia działalności
  • dodatkowe ulgi na start
  • ograniczone obowiązki sprawozdawcze
  • możliwość pracy w domu

 

Wady działalności gospodarczej:

  • odpowiedzialność całym majątkiem za zobowiązania
  • obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenia do ZUS
  • brak płatnego urlopu
  • konieczność pilnowania zmian w prawie

 

Oczywiście obie listy można śmiało powiększyć o kilka dodatkowych argumentów. Może dodacie coś od siebie? Mam nadzieję, że dzisiejszy wpis będzie dla Was pomocny. Być może łatwiej będzie podjąć Wam ostateczną decyzje lub postawić kolejne kroki na Waszej zawodowej drodze. Powodzenia!

 

Efektywne zarządzanie procesami biznesowymi

Efektywne zarządzanie procesami biznesowymi

Firma jest jak organizm. Zachodzi w nim mnóstwo procesów decydujących o jego prawidłowym funkcjonowaniu. Najczęściej zaburzenie jednego z nich będzie miało negatywny wpływ na pozostałe. Wszystkie procesy są bowiem w określony sposób połączone ze sobą i tworzą integralną całość. Jeśli zależy nam (a powinno) aby organizm, czyli nasz biznes, był w dobrej formie i kondycji, musimy o niego dbać. Aby było to możliwe musimy najpierw poznać określone procesy, by wiedzieć jak o nie dbać i jak nimi zarządzać.

W dzisiejszym wpisie podpowiem Wam czym jest zarządzaniem procesami firmowymi i jak można robić to efektywnie. 

 

 

Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi?

 

 

Zarządzanie procesami biznesowymi, w skrócie określane jest też jako BPM, czyli Business Process Management. Głównym jego założeniem jest zapewnienie jak najlepszej widoczności procesów zachodzących w firmie i właściwe kierowanie nimi. Kluczowym elementem zarządzania jest identyfikacja, analizę i optymalizacja. Wykorzystuje się do tego odpowiednie narzędzia i usługi. Podobnie jak z organizmem – aby poznać stan niektórych obszarów potrzebne jest korzystanie ze specjalistycznego sprzętu medycznego (np. rentgen). Zarządzanie procesami biznesowymi, jak sama nazwa wskazuje, będzie polegało nie tylko na zbadaniu stanu zdrowia firmy, ale na odpowiednim zarządzaniu poszczególnymi funkcjami. Tak aby cały obieg pozostał niezakłócony. Oczywiście mamy do dyspozycji specjalistyczne narzędzia, które pomogą nam kontrolować kluczowe procesy biznesowe, analizować je, monitorować i doskonalić pod kątem efektywności. 

 

Mam wrażenie, że nie trzeba specjalnie nikogo przekonywać dlaczego zarządzanie procesami firmowymi jest takie ważne. Zwłaszcza jeśli już prowadzicie własną firmę. Mimo to, wiele firm często nie zdaje sobie sprawy, że właściwie opracowana mapa procesów biznesowych jest niezbędna do przewidywania zachowań firmy oraz znacznie ułatwia i usprawnia prace związane choćby z wdrażaniem systemu informatycznego w firmie, albo automatyzowanie niektórych działań.

 

Cześć procesów jest powtarzalnych w każdej firmie, część jest przypisana do określonych branży. Ale nie ma wątpliwości, że procesy w obszarach takich jak księgowość, obsługa klienta, IT i dane, sprzedaż, marketing, obsługa klienta decydują o ostatecznym kształcie naszego biznesu i jego efektywności. To one kontrolują funkcje życiowe naszego organizmu. Są ze sobą ściśle związane i mimo, że często skupiają się na zupełnie różnych działaniach, wszystkie mają jeden wspólny cel. Zapewnić prawidłowe funkcjonowanie i możliwość rozwoju biznesowego. Odpowiedzialne zarządzanie procesami pozwala też zoptymalizować koszty firmy, zwiększyć produktywność, pomaga w skuteczniejszy sposób zarządzać kapitałem ludzkim, zwiększa interakcję z rynkiem i klientami. Pojawia się zatem podstawowe pytanie, jak nimi zarządzać, aby osiągać spodziewane korzyści?

 

 

Jak efektywnie zarządzać procesami firmowymi?

 

Jak zarządzać procesami firmowymi

 

Na wstępie warto zaznaczyć, że wiele zależy od charakteru biznesu, branży, skali naszej działalności. W zależności od indywidualnych cech naszego biznesu, te same procesy mogą mieć różną wagę i wartość. Nasze cele i priorytety też będą zmieniać się w oparciu o te cechy. Dlatego strategię najlepiej będzie oprzeć o nasze konkretne dane i nie podchodzić do tematu szablonowo. Zwłaszcza, że nie ma jednego skutecznego szablony, który stał by się przepisem na sukces dla każdego.

Mimo wszystko chciałbym Wam podpowiedzieć jak można ugryźć ten temat. Poniżej pokrótce opiszę kilka kroków, które mogą być dla Was wskazówką przy budowaniu Waszej strategii BPM.

 

Krok 1 – Organizacja i analiza

 

Chcąc efektywnie zarządzać procesami biznesowymi, tak jak już wspominałem wyżej, podstawową kwestią jest zdobycie wiedzy o tych procesach, analiza ich, a następnie odpowiednia organizacja działań. Ważne będzie też zdefiniowanie podstawowych celów i założeń, zidentyfikowanie procesów. Jakie są kluczowe procesy w naszej firmie? Co chcemy usprawnić? Jakie są nasze najmocniejsze strony, a jakie wymagają szczególnej uwagi? Na jakie przeszkody możemy trafić? Jak działa konkurencja? Dane które zdobędziemy trzeba będzie zanalizować, a na podstawie wniosków zbudować wstępny plan. Dobrze będzie włączyć w to i zaangażować pracowników. Należy pamiętać, że największe ryzyko zlokalizowane jest właśnie na pierwszym etapie projektu, przy analizie. Gdy popełnimy błąd na początku, potem trudno wrócić do pierwszego etapu i go naprawić.

Częstym błędem jest utożsamianie danego procesu ze schematem organizacyjnym firmy. Niedostateczne rozpoznanie wszystkich procesów, a przecież każdy obszar firmowy ma ich zazwyczaj kilka, które dodatkowo związane są często z innymi działami, innymi obszarami biznesowymi. To rodzi potrzebę gruntownej analizy. Bez tego nasza mapa będzie niedokładna, a tym samym także nasze finalne wnioski. 

 

Krok 2 – obranie strategii, wybór narzędzi

 

Po zdefiniowaniu głównych założeń i zbudowaniu wstępnego planu i mapy procesów, warto ubrać to w strategię. Stworzyć listę zasobów, potencjalnych narzędzi, które pomogą nam w realizacji celu. Na tym etapie warto stworzyć też harmonogram prac. Najlepiej jeśli będzie zakładał więcej niż jeden scenariusz. Jeśli będziemy mieć kilka możliwości i dróg, łatwiej będzie podjąć konkretne działania pod dany wariant. A gdy jakieś rozwiązanie okaże się nieskuteczne, będziemy mieć możliwość zmiany podejścia bez ryzyka zachwiania innych procesów. Określenie celu, drogi którą do niego dojdziemy i listy narzędzi, która nam to ułatwi, sprawi, że nasze działania staną się wydajniejsze. Budowanie strategii zmusza do wniknięcia w projekt, lepszego zrozumienia i finalnie skuteczniejszej oceny efektów naszych prac. Na tym etapie trzeba też podjąć decyzję od narzędziach, z których będziemy korzystać. Muszą być dobrane ściśle do funkcji jaką mają pełnić. Czasami mogą mieć formę systemów IT, oprogramowania, aplikacji, ale też usług, jak choćby cloud computing. Jeśli serce firmy nie bije zbyt mocno, może potrzebny będzie rozrusznik? Wybór odpowiedniego modelu będzie zatem decydujący i musi znaleźć się w naszej strategii biznesowej. Taką rolę rozrusznika może mieć system informatyczny.

 

Krok 3 – Realizacja planu 

 

Jeśli mamy pełną wiedzę na temat firmowych procesów, mamy zbudowany plan działania, przychodzi kluczowy moment wdrażania teorii w życie. Podobnie jak w przypadku budowania strategii, dobrze będzie oprzeć się na współpracownikach i odpowiednio przydzielić poszczególne zadania. W trakcie realizacji planu niezmiernie ważny będzie element kontroli. Musimy mieć pewność, że nasze założenia się sprawdzają, albo konieczne jest skorzystanie z innego rozwiązania. Innymi słowy trzeba trzymać rękę na pulsie. Pomocne z pewnością będzie określenie ram czasowych na poszczególne zadania, ale najlepiej z pewnym buforem. Dobrze będzie dać sobie pole manewru i takie zintegrowanie działań, aby nie zakłócać już funkcjonujących procesów. Po zamknięciu kolejnych etapów warto poświęcić trochę czasu na refleksję, czyli ocenę naszych działań w odniesieniu do narzuconych celów. Czy obrana metoda się sprawdza? Czy po drodze nie zmieniły się warunki? 

 

Istotą każdego procesu biznesowego jest wytworzenie wartości dodanej dzięki wykorzystaniu odpowiednich technologii, wiedzy i umiejętności. Podchodząc do projektowania procesu biznesowego i zarządzania nim, należy uwzględnić, czy jest to proces wspierający działalność przedsiębiorstwa, czy też stanowiący samą jego istotę. Jeśli chcecie, aby Wasza firma była zdrowym, sprawnie funkcjonującym organizmem czeka Was sporo pracy. Im większy biznes, tym więcej procesów, które wymagają naszej uwagi i opieki. Oczywiście możecie, a w niektórych przypadkach musicie, korzystać ze wsparcia zewnętrznego. Całe szczęście outsourcing usług jest już powszechnym zjawiskiem, dzięki czemu dostęp do niektórych narzędzi jest stosunkowo łatwy. Podobnie jak dostęp do dedykowanych aplikacji i oprogramowania, które może stać się nieodłącznym elementem zarządzania procesami.

 

Jeśli potrzebujecie wsparcia, czy w formie doradztwa na poziomie budowania planu, czy też konkretnych narzędzi w postaci usług biznesowych i wsparcia technologicznego, zachęcam do kontaktu. Nie tylko podpowiem Wam już sprawdzone rozwiązania, które pomogą Wam efektywniej zarządzać kluczowymi procesami, ale też podpowiem gdzie najczęściej pojawiają się przeszkody i jak można z nimi wygrać. Jestem do Waszej dyspozycji.

Do usłyszenia i zobaczenia!