Outsourcing – dlaczego warto?

Większość firm, zwłaszcza w fazie rozwoju, potrzebuje dodatkowego wsparcia księgowego, informatycznego, marketingowego albo biznesowego. W zależności od profilu działalności, branży – to wsparcie będzie miało inny wymiar i zakres. Niektóre firmy w tym celu, decydują się na zatrudnienie własnego zespołu, inne korzystają z outsourcingu usług. W dzisiejszym wpisie skupimy się na tej drugiej opcji. Dlaczego?

Z doświadczenia wiem, że w wielu przypadkach to po prostu najlepsze rozwiązanie. Dlatego w dzisiejszym wpisie podsumuję najważniejsze informacje, możliwości jakie daje korzystanie z outsourcingu i podpowiem Wam jak to wszystko efektywnie zorganizować. Zapraszam!

 

Outsourcing – z czym to się je?

 

Im bardziej chcecie rozwijać firmę, tym pojawia się więcej obszarów i elementów, które wymagają zaopiekowania. To naturalny proces, który bywa jednak w praktyce sporym wyzwaniem. Co ważne, to proces który w zasadzie nigdy się nie kończy 🙂 No chyba, że sami o tym zdecydujecie. Tak naprawdę zaraz po rozpoczęciu działalności pojawia się kilka ważnych aspektów, które albo trzeba wziąć na klatę i samodzielnie zorganizować, albo skorzystać ze wsparcia zewnętrznych podmiotów. I tu pojawia się właśnie wątek outsourcingu.

 

Outsouricng jest skrótem stworzonym z trzech angielskich słów – outside-resource-using, czyli dosłownie: wykorzystywanie źródeł zewnętrznych. Tak to też wygląda w rzeczywistości. Wykorzystujemy źródła zewnętrzne (firmy, niezależni specjaliści) do realizacji wewnętrznych usług i procesów. Dzięki temu cześć obowiązków spadają z barków przedsiębiorcy i zajmują się nimi specjaliści z firmy, z którą podpiszemy umowę. Outsourcing jest spotykany najczęściej w takich dziedzinach jak księgowość, controlling (audyty), szkolenia, zaopatrzenie, administracja, marketing czy obsługa IT. Naprawdę ciężko znaleźć taki obszar w firmie, którego nie dałoby się z powodzeniem delegować na zewnątrz.

 

Można się spotkać z opinią, że korzystanie z outsourcingu bywa ryzykowne. W końcu wpuszczamy na swoje podwórko obcych – przekazujemy im uprawnienia, dane, powierzamy ważne i odpowiedzialne funkcje, które niekiedy decydują o właściwym funkcjonowaniu naszej firmy. To prawda. Natomiast ryzyko nie jest większe niż w przypadku zatrudnienia własnych specjalistów. Pod wieloma względami jest to dużo bezpieczniejsze. Zwłaszcza gdy weźmiemy pod uwagę, że outsourcingową firmę możemy zweryfikować i mamy bezpośredni wpływ na kształt umowy i dokładnych ustaleń. Niezależnie od tego z jakiego rodzaju outsourcingu planujecie skorzystać, jedna zasada powinna być niezmienna: fakt przekazania niektórych obszarów innym, nie oznacza, że można przestać się nimi interesować 🙂

 

Jak i kiedy warto skorzystać z outsourcingu?

 

Weźmy jako przykład outsourcing IT.  Na początek rozbijmy to określenie na czynniki pierwsze. IT to skrót określający technologię informacyjną, w potocznym i szerszym znaczeniu oznacza informatykę i telekomunikację. Usługi IT będą oznaczać zatem realizację wszelkiego rodzaju działań związanych z technologią i informatyką. Outsourcing IT polega na oddelegowaniu do zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmy zadań informatycznych. To powierzenie usług IT specjalistom, których nie musimy zatrudniać we własnej firmie, a z drugiej strony mamy do dyspozycji i niemal „na własność” cały zespół. Współpraca odbywa się w podobny sposób co w przypadku biur rachunkowych, agencji reklamowych, kancelarii prawnych itd.

 

W skład usług IT wchodzi między innymi:

• Tworzenie, zarządzanie, modernizowanie i rozbudowę sieci komputerowych.
• Utrzymywanie i serwis sprzętu komputerowego.
• Zabezpieczenie procesów informatycznych i danych przed utratą (backupy).
• Zarządzanie serwerami.
• Rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem, udoskonalanie.
• Instalacja i konfiguracja aplikacji i oprogramowania.
• Instalacja i konfiguracja sprzętu komputerowego.
• Usuwanie wirusów, szkodliwego oprogramowania.
• Zapobieganie cyber zagrożeń (monitoring IT).
• Zarządzanie bazy danych i ochrona RODO.
• Wdrażanie usługi chmurowych i dedykowanych rozwiązań IT.
• Szkolenia dla pracowników.

 

To kilka charakterystycznych usług, ale z pewnością nie jest to kompletna lista. Wiele zależy od indywidualnych potrzeb, z resztą każda firma informatyczna może mieć nieco inną ofertę i specjalizację, a Wy dodatkowe potrzeby. Niezależnie do tych szczegółów, dzięki outsourcingowi możecie realizować projekty bez konieczności reorganizowania swojej firmy, czy rozbudowywania zespołu.

 

Zainteresowany outsourcingiem dla małej lub średniej firmy? Dowiedz się więcej!

 

Oczywiście na bardzo podobnej zasadzie działa biuro rachunkowe, które podobnie jak w IT dysponuje zespołem specjalistów, gotowych przejąć obsługę poszczególnych obszarów takich jak księgowość, kontakt z urzędami, procesy kadrowe i finansowe. Podobnie z marketingiem. Outsourcing marketingu zapewni Wam dostęp na przykład do:

• prowadzenia komunikacji w social mediach;
• realizowania kampanii sprzedażowych;
• pisania treści marketingowych na www i nie tylko;
• tworzenia materiałów graficznych i promocyjnych;
• budowania wizerunku marki w sieci i poza nią.

 

Kiedy zatem warto skorzystać z outsourcingu? Zawsze, gdy w Waszej firmie pojawia się obszar, który wymaga szerszego zaopiekowania. Zawsze, gdy wchodzicie na kolejny etap rozwoju biznesowego. Zwłaszcza, gdy nie macie odpowiednich kompetencji i specjalistów na pokładzie i zależy Wam na pilnowaniu finansów. A dlaczego outsourcing się opłaca? Jakie dokładnie niesie korzyści?

 

 

Outsourcing – dlaczego warto?

 

Przygotowałem dla Was „kilka” konkretnych argumentów, które przemawiają za outsourcingiem. Jeśli nie zgadzacie się z jakimś punktem, poprawcie mnie w komentarzach. Oczywiście to tylko kilka wybranych aspektów i wiele zależy tu od indywidualnych potrzeb, obszarów i rodzajów outsourcingu. Można jednak przyjąć, że w większości przypadków warto skorzystać z outsourcingu z uwagi na:

 

• dostęp do nowoczesnej technologii – firmy outsourcingowe dysponują większą paletą narzędzi i możliwości niż samodzielny fachowiec;
• lepszą optymalizację kosztów firmowych – współpraca z firmą zewnętrzną zawsze będzie tańsza niż zatrudnianie samodzielnego specjalisty, tworzenie mu miejsca pracy, do tego podatki itd.
• większą jakość współpracy – w firmach outsourcingowych zazwyczaj mamy do czynienia z całym zespołem specjalistów. Często o różnych specjalizacjach, co daje większe możliwości i większą jakość świadczonych usług.
• gwarancję jakości usług informatycznych i wiedzy – umowa na świadczenie usług ma większą moc niż CV kandydata do pracy 😉
• większą odpowiedzialność za błędy – pracownika w przypadku wpadki trudno będzie obarczyć dodatkową odpowiedzialnością np. finansową, z firmą outsourcingową jest już inaczej;
• dostęp do wielu profesjonalnych usług w jednym miejscu – otrzymujemy szereg możliwości, które byłyby nieosiągalne w przypadku posiadania samodzielnego informatyka, albo księgowej;
• lepszą organizację pracy – jedną z głównych zalet outsourcingu jest jego elastyczność. Warunki i charakter współpracy można swobodnie dopasować do własnych potrzeb i w razie konieczności zmieniać w trakcie współpracy;
• dobrą komunikację – firmy dbają zazwyczaj o zachowanie pewnych standardów jeśli chodzi o obsługę klienta, co ułatwia i usprawnia komunikację;
• wspomniałem wyżej o ryzyku – firmy outsourcingowe mają zazwyczaj wyrobioną markę, bagaż doświadczeń potwierdzony często referencjami, projektami, opiniami, które łatwiej jest zweryfikować niż fachowca, którego jedyną podkładką jest CV czy portfolio;
• wygoda i dyspozycyjność – informatyk na etacie jest dostępny zazwyczaj przez ok 8 godzin dziennie, potem albo odbierze telefon albo nie 🙂 Opieka firmy IT może odbywać się nawet 24 h na dobę;
• elastyczność oferty – zakres współpracy z firmą outsourcingową można zmieniać, skupiając się na wybranych, najważniejszych i aktualnych potrzebach biznesowych;
• indywidualne warunki – outsourcing daje możliwość swobodnego wyboru oferty, ale też umożliwia tworzenie dedykowanych rozwiązań, szytych na miarę konkretnej firmy i środowiska;
• stały monitoring, analiza – w przypadku zewnętrznych podmiotów dużo łatwiej o profesjonalną i bezstronną analizę i monitoring efektów pracy;
• sprawna reakcja w przypadku awarii lub sytuacji kryzysowych – w przypadku pracownika nigdy nie będziemy mieć gwarancji, że będzie dostępny gdy naprawdę jest potrzebny. W przypadku firmy, wystarczy to uwzględnić na etapie określania warunków współpracy, aby potem oczekiwać reakcji w ustalonym czasie i charakterze;
• serwis i usługi dodatkowe – czyli kolejny argument przemawiający za zewnętrzną firmą, gdzie w ofercie mogą znaleźć się dodatkowe usługi, niedostępne w przypadku samodzielnego specjalisty, którego możliwości zawsze będą bardziej ograniczone. Outsourcing może rozwijać się razem z Twoją firmą, być dostosowany do tempa tego rozwoju.

 

Mam nadzieję, że powyższe argumenty przemawiające za outsourcingiem dadzą Wam do myślenia. Na pewno trudno je zignorować, jeśli poważnie myślicie o rozwoju swojego biznesu. Pozostaje nam jeszcze jedna kwestia, którą chciałem poruszyć. Jak wybrać odpowiednią firmę i obsługę outsourcingową? W zalewie firm i usługodawców, może się to okazać nie lada wyzwaniem.

 

Jak dobrze wybrać firmę outsourcingową?

 

Na rynku jest ogromna ilość firm informatycznych, biur rachunkowych i agencji marketingowych, które proponują swoje usługi na zasadzie outsourcingu. To z jednej strony dobra informacja, z drugiej wyzwanie dla przedsiębiorców, którzy szukają takiego wsparcia. Niby mówi się, że od przybytku głowa nie boli, ale chcąc wybrać tą jedną, właściwą firmę wśród kilkudziesięciu innych, może się to okazać sporym problemem. Dlatego teraz podpowiem Wam kilka praktycznych wskazówek na co warto zwracać uwagę.

 

Na co zwracać uwagę przy wyborze outsourcingu?

• Doświadczenie – to jeden z podstawowych czynników. Określa jak długo dana firma działa w branży, czym się zajmuje i z jakim efektem. To nieocenione źródło wiedzy i bardzo konkretna wskazówka jakiej współpracy możecie się spodziewać.
• Specjalizacja – mając wiedzę w jakiej branży działa firma, gdzie osiąga największe sukcesy, w czym się specjalizuje, będziecie mieć większą pewność, że trafiliście pod dobry adres, a Wasze potrzeby będą zaopiekowane.
• Wiedza – czasami wystarczy jedna rozmowa, albo wejście na firmowego bloga, aby przekonać się czy specjaliści z danej firmy mają odpowiednią, profesjonalną wiedzę. Warto też sprawdzić z jakich narzędzi korzystają, czy dobrze je znają? Czy mają dodatkowe certyfikaty, uprawnienia? To wszystko będzie dobrą wskazówką i pozytywnym sygnałem przy podejmowaniu decyzji o współpracy.
• Cena – to jeden z głównych czynników, jakimi kierujemy się przy wyborze współpracy. Pamiętajcie jednak, że w wielu przypadkach cena będzie ściśle związana z jakością usług. Zbyt niska cena powinna być zastanawiająca. Poza tym warto zwrócić uwagę co w danej cenie rzeczywiście się zawiera. Może warto zapłacić trochę więcej, a w zamian otrzymać  wsparcie na lepszym poziomie?
• Organizacja – można określić to też jako podejście do klienta. Od tego zależna będzie jakość komunikacji i jej efektywność. Dobra organizacja pracy przełoży się na prawidłowe funkcjonowanie Waszej firmy.
• Referencje i opinie – z zaznaczeniem, że bardziej wiarygodne są jednak referencje niż anonimowe opinie 😉
• Zaangażowanie – czyli jedna z ważniejszych cech przy każdego rodzaju współpracy, nie tylko w przypadku outsourcingu. Od tego będzie zależeć, czy rozwój Waszej firmy będzie realny, czy pozostanie tylko teoretyczny. Czy firmie będzie zależeć aby „odbębnić” swoje, czy jednak podejmuje inicjatywę? Można to próbować wyczuć już przy pierwszych rozmowach.
• Elastyczność – to ważny czynnik w outsourcingu. Jeśli dana firma tworzy ofertę w oparciu o Twoje indywidualne ustalenia, potrzeby, jest w stanie dopasować warunki współpracy pod Was, to dobry impuls, który warto docenić. Jeśli po rozmowie dostaniecie szablon ogólnej umowy z wyjściowym cennikiem, może być to znak, że jednak nie słuchała i nie wyczuła Waszych oczekiwań.

 

Ogólna zależność jest prosta: im lepszy zrobicie research, im więcej czasu poświęcicie na poszukiwania, tym większą macie szansę na udaną i jakościową współpracę. Skoro jednak już czytacie ten wpis, to mogę Wam uprościć to zadanie…

Jak wiecie prowadzę kilka firm, do których należy między innymi WBT-IT. Proponujemy outsourcing IT, posiadamy zgrany zespół i bogate doświadczenie, dzięki któremu z powodzeniem obsługujemy małe i duże firmy z Warszawy. Zakres współpracy i poszczególne usługi zawsze staramy się dopasować do indywidualnych możliwości i oczekiwań. Po wcześniejszym audycie i rozmowach oczywiście 😉 Jeśli szukacie profesjonalnej obsługi informatycznej i wsparcia technologicznego skontaktujcie się ze mną i porozmawiajmy o szczegółach. Podobnie jeśli szukacie wsparcia w księgowości.

Zapraszam do bezpośredniego kontaktu!