Zauważyliście, że sporo knajp otwiera się równie szybko co zamyka? Spotyka to nie tylko początkujących przedsiębiorców. Coraz częściej słyszy się, że kolejne „kultowe” miejsce znika z gastronomicznej mapy Warszawy.

To dowód, że własna kawiarnia to pomysł na biznes, który z jednej strony należy do popularnych, a z drugiej nie należy do najłatwiejszych…

 

Kawiarnia – czy to dobry pomysł na biznes?

 

Czy kawiarnia to dobry pomysł na biznes? Tak – pod jednym warunkiem: musisz znać temat i wiedzieć na co się piszesz. Trzeba być świadomym jakie są blaski i cienie własnej wizji.

Jeśli myślicie, że wystarczy zatrudnić odpowiednich ludzi, którzy „ogarną” to za Was – to jesteście w błędzie. Jak będziecie w stanie ocenić ich pracę? Jak chcecie stworzyć jakość, którą przyciągniecie klientów, jeśli nigdy nie interesowaliście się gastronomią, nie pracowaliście w branży? Jak wypracujecie pewne schematy i zorganizujecie pracę swoją i innych, jeśli nie wiecie na czym polega?

 

To tylko kilka ważnych pytań jakie trzeba sobie zadać i nie chodzi tu tylko o własną kawiarnię. Jakiś czas temu opisywałem inny pomysł na biznes – foodtrucki. W tamtym przypadku dużo łatwiej jest ruszyć z biznesem nie mając doświadczenia i zaplecza. To mniejsze zobowiązanie finansowe, mniejsze ryzyko, mniejsza inwestycja. Zazwyczaj nie ma też konieczności zatrudniania dużego zespołu, planowania wystroju itd. W przypadku własnej kawiarni musisz mieć trochę większy pakiet obserwacji, wiedzy, a najlepiej – doświadczeń. 

Nie musisz być kucharzem światowej sławy, żeby prowadzić restaurację – ale musisz mieć smak. Nie musisz być zawodowym baristą, żeby rozpoznać i docenić dobrą kawę. Nie musisz mieć ogromnego doświadczenia w prowadzeniu biznesu, aby stworzyć dobry biznesplan i osiągnąć sukces…

Mam nadzieję, że po dzisiejszym tekście łatwiej będzie Wam ocenić własne możliwości i motywację. Upewnicie się w przekonaniu, że własna kawiarnia to dobry pomysł na biznes, albo wręcz przeciwnie. Tak czy inaczej będzie większa szansa, że podejmiecie świadomą i właściwą decyzję. Na to po cichu liczę.

 

Własna kawiarnia – od czego zacząć?

 

Jak to zazwyczaj w życiu bywa – najlepiej będzie zacząć od początku. Zakładam, że koncepcję i sam pomysł macie dopracowany. Teraz pozostaje ten mniej przyjemny moment. Zakładanie własnej firmy będzie wiązało się ze sporą ilością formalności – zwłaszcza na starcie. Szerzej poruszałem już ten wątek na blogu, choćby przy okazji wpisu jak założyć spółkę krok po kroku. 

 

Ogólnie mówiąc biurokracji jest sporo. Ale dziś chciałbym skupić się na innych kwestiach niż własna pieczątka, czy firmowe konto bankowe (oczywiście to też będzie ważne). Przy okazji otwierania własnej kawiarni trzeba pamiętać bowiem o szeregu dodatkowych formalnościach związanych z charakterem prowadzonej działalności. 

 

Najważniejsze formalności:

• lokal musi spełniać wymogi BHP, Inspektora Nadzoru Budowlanego, Ochrony Przeciwpożarowej.
• w przypadku remontu lub budowy, konieczny będzie projekt budowlany, projekt branżowe i technologiczne. Do tego protokoły choćby ze sprawdzenia wentylacji obiektu.
• niezbędna będzie zgoda z Sanepidu na prowadzenie gastronomii w danym miejscu – kompletną listę wymogów można otrzymać w lokalnej siedzibie, zaznaczę tylko, że jest spora.
• sprzęty kuchenne muszą mieć atest PZH (Państwowego Zakładu Higieny)
• aby sprzedawać alkohol, konieczna będzie koncesja, a wcześniej pozwolenie od spółdzielni lub wspólnoty
• wszyscy pracownicy, muszą mieć książeczki Sanepidu z aktualnymi badaniami
• niezbędny jest również odbiór lokalu przez Państwową Inspekcję Pracy

 

To nie wszystko. Wiele będzie zależeć od stanu lokalu. W tym tygodniu zdradziłem na vlogu, że planuję otworzyć własną kawiarnię. Może będzie to bardziej klubokawiarnia, ale tak jak wspomniałem – wiele uzależniam od lokalu i jego możliwości. Można powiedzieć, że cała finalna koncepcja od tego zależy.

Z resztą, co ja się będę powtarzał, poniżej filmik jeśli nie widzieliście:

 

 

Tak jak wspomniałem w filmie: pierwsza i najważniejsza sprawa to lokal. Sam od tego zacząłem i to samo doradzam Wam.

Wiem, że niektórzy zalecają w pierwszej kolejności ułożenie biznesplanu. Oczywiście trzeba znać swoje możliwości, orientować się w kosztach, w skali inwestycji już na początku. Ale to stan i możliwości konkretnego lokalu dyktują warunki, weryfikują wstępne założenia, pozwalają na konkretne wyliczenia, które mają pokrycie z rzeczywistością. Dopiero znając wszystkie niezbędne detale można usiąść do tworzenia biznesplanu. Wtedy ma to największy sens i wtedy też pojawiają się wartościowe wnioski.

Inaczej przecież będzie wyglądał plan dla lokalu o powierzchni 80 m w centrum miasta, w którym wcześniej była prowadzona gastronomia, a inaczej dla lokalu 150 m w stanie developerskim. Założenia i koncepcja zmienia się o 180 stopni, tak jak i koszty, dokumentacja, skala przygotowań. A lokal to przecież nie wszystko…

 

Jak otworzyć własną kawiarnię?

 

Własną kawiarnię możecie otworzyć na zasadach franczyzy, albo budując własną markę od zera. Jeśli chodzi o franczyzę to poruszałem już ten temat na blogu – zerknijcie w wolnej chwili.

Dziś skupię się na drugiej opcji, czyli tworzeniu własnej marki. Głównie dlatego, że sam planuję działać w ten sposób. Konieczne jest w tym przypadku dokładne rozpoznanie i samodzielne zaplanowanie szeregu niezbędnych kwestii już na wstępie. Pamiętajcie też, że budowanie własnej marki, nie musi oznaczać budowania od zera. Lokale pod gastronomię różnią się stanem, przeznaczeniem, warunkami, historią. Największym wyzwaniem będzie z pewnością dostosowanie pod gastronomię lokalu, który do tej pory nie miał takiego przeznaczenia, albo jest w stanie developerskim. Kosztów i pracy będzie nieporównywalnie więcej niż w przypadku, gdy wynajmujemy lokal, w którym wcześniej funkcjonowała gastronomia.

 

Można też spróbować przejąć działającą kawiarnię. Wiąże się to z mniejszą ilością formalności, nakładów pracy, ale za to koniecznością zapłaty odstępnego. Poniżej wspomnę jeszcze o tym przy okazji kosztów. 

 

Całościowe ogarnięcie tematu w zależności od naszej wizji i strategii biznesowej może być sporym wyzwaniem. Dlatego warto ułożyć sobie plan działania i dopracować koncepcję w odpowiedniej kolejności i w oparciu o konkretne dane. Co powinien zawierać taki plan? O czym trzeba pomyśleć i co zaplanować otwierając kawiarnię?

Poniżej przedstawiam najważniejsze kwestie, z krótkim komentarzem.

 

Pomysł na biznes 

Wizja co do charakteru lokalu, czym się wyróżnimy od konkurencji, co chcemy o sobie powiedzieć, dla kogo tworzymy to miejsce i czym chcemy przyciągnąć klientów

 

Lokal

To jeden z najważniejszych czynników, warunkuje jak będą wyglądać dalsze elementy planu i jego poszczególne etapy. Chodzi o realne możliwości obiektu i jego potencjał. Musimy być tego świadomi jeszcze przed podjęciem decyzji, planując remont, wystrój itd.

 

Lokalizacja kawiarni

Kolejna elementarna sprawa – umiejscowienie na mapie pozwoli Wam ocenić jakich potencjalnych klientów mamy w okolicy, jakie mają potrzeby i oczekiwania i jaka jest nasza bezpośrednia konkurencja.

 

Symulacja kosztów 

Ten podpunkt będzie decydujący przy podejmowaniu decyzji. Im więcej wiemy, tym lepiej policzymy koszty. A w grę będzie wchodzić nie tylko koszty remontu i adaptacji lokalu, ale też jego wyposażenie, wystrój, zatowarowanie, wielkość zespołu itp.

 

Biznesplan 

W zasadzie można powiedzieć, że budujemy ją już od pierwszego punktu, od pierwszego researchu, ale ważne aby na etapie podejmowania decyzji opracować niektóre założenia bardziej szczegółowo. Można powiedzieć, że nasz biznesplan i cała strategia musi odpowiadać na pytania: kto, co, jak i ile to będzie kosztować, oraz jasno określać cele i drogę do ich realizacji. Dobrze, aby zawierał też prognozy finansowe i szczegółową symulację kosztów.

 

Strategia biznesowa 

Mam na myśli głównie wizję rozwoju naszej marki, którą dobrze mieć jasno określoną już na „dzień dobry”. To pozwala nie tylko otworzyć własną kawiarnię, ale też kontrolować proces budowania marki i kierunek rozwoju. Oczywiście niezbędne jest wcześniejsze zdobycie danych do analizy, aby uniknąć „wróżenia z fusów”

 

Tożsamość marki

Czyli chodzi zarówno o logo, nazwę, ale też charakter naszej marki, jak i cały wizerunek, który powinniśmy świadomie określić i konsekwentnie budować. Kreatywność będzie mile widziana, ale nie w oderwaniu od rzeczywistości.

 

Oferta 

Widzieliście jakąkolwiek kawiarnię, gdzie w ofercie jest TYLKO kawa? Zazwyczaj w karcie znajdziemy mnóstwo dodatkowych propozycji – ciasta, ciasteczka, napoje, przekąski, sałatki, posiłki na ciepło, zimo. Wymieniać dalej? Ciekawa oferta, dopasowana do oczekiwań klientów, będzie wpływała na zainteresowanie Twoją marką.

 

Wystrój i klimat 

To ważny element zarówno pod kątem kosztów, jak i całej wizji. Musimy stworzyć miejsce do którego nasi goście będą chętnie wracać. Miejsce, w którym będą się dobrze czuli i które będzie budzić pozytywne skojarzenia. To swojego rodzaju magnes na klientów, ale i cecha charakterystyczna naszej kawiarni, po której będą nas kojarzyć potencjalni klienci. Co ważne klimat będzie tworzyć nie tylko wystrój i dekoracje, ale też ludzie.

Ogólnie musicie dać ludziom powód, dla którego będą chcieli przyjść do Was i zapłacić za kawę znacznie droższą, niż ta z domowego termosu, klimat kawiarni będzie jednym z nich 😉 

 

Rekrutacja pracowników 

Powtarzałem wielokrotnie i zrobię to po raz kolejny: firma to ludzie. Niezależnie od tego jak duża będzie Wasza kawiarnia, czyli jak dużą będziecie musieli skompletować załogę, pamiętajcie, że to w niej będzie tkwiła Wasza siła. Obsługa klienta ma duże znaczenie, a w gastronomii szczególnie duże. Może zająć Wam sporo czasu zanim skompletujecie odpowiedni zespół, który stanie się nieodłączną częścią Twojej kawiarni.

 

Sprzęt i wyposażenie 

Nie obejdzie się bez dokładnej listy wszystkich elementów wyposażenia. Niestety bez odpowiedniego sprzętu nie będziecie w stanie działać, więc staje się to warunkiem koniecznym. Ważnym również ze względu na oszacowanie kosztów inwestycji i określenie ostatecznego kształtu Waszej oferty. Sercem lokalu będzie oczywiście ekspres do kawy, ale to nie jest chyba duże zaskoczenie. Tak jak w stwierdzeniu, że to nie jest jedyny sprzęt jaki będziecie potrzebować. W końcu z czegoś nasi goście muszą się tej kawy napić, zjeść ciacho (najlepiej nie palcami) na jakimś talerzyku, który potem trzeba zmyć z użyciem jakiegoś płynu do naczyń i wstawić do jakiejś szafki itp. Ogólnie trzeba pomyśleć o wszystkim.

 

Towar i produkty 

Konieczne będzie dokładne oszacowanie listy towarów niezbędnych do otwarcia kawiarni, jak również do jej prawidłowego funkcjonowania. Sporo zależy tu od Waszej koncepcji, ale niezależnie od niej warto pamiętać, że na samej kawie nie osiągnięcie oczekiwanych zysków. Trzeba zatem poważnie zastanowić się nad ofertą naszego lokalu i z wyprzedzeniem zadbać o zakup niezbędnych produktów, nawiązaniem współpracy z przedstawicielami handlowymi (alkohol, kawa, słodycze) itd.

 

Księgowość, ubezpieczenia, outsourcing usług 

Prowadzenie firmy, w tym własnej kawiarni, będzie wiązało się z koniecznością korzystania ze wsparcia firm zewnętrznych. Raczej tego nie unikniemy, z resztą nie warto z tym walczyć. Na przykład jeśli chodzi o księgowość – zdecydowanie tańszym i pewniejszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z profesjonalnej obsługi księgowo-podatkowej zewnętrznego biura rachunkowego, niż zatrudnianie samodzielnej księgowej. A takich usług będzie zdecydowanie więcej…

 

Marketing, reklama 

Mimo, że na tej liście umieściłem wątek promocyjny pod koniec, często to właśnie on może decydować o naszym sukcesie. Nasze działania marketingowe i reklamowe muszą być dopasowane do naszej grupy docelowej, muszą stanowić spójną całość z koncepcją i strategią rozwoju. Dobrze też postawić na nietypowy i oryginalny pomysł. W końcu jedną z podstawowych zasad w marketingu to wyróżnić się na tle konkurencji…

 

Trendy

Warto orientować się nie tylko w działaniach konkurencji, mieć własną wizję, ale też wiedzieć jakie są bieżące trendy. W większym lub w mniejszym stopniu kreują je nasi potencjalni klienci. A nawet jeśli nie, to stają się ich ofiarą. Warto się wpasować w tendencje na rynku, ale nie uzależniać od nich całej koncepcji. Moda ma często charakter sezonowy i szybko przemija. 

 

 

Ważne abyście zdawali sobie sprawę, jak dużo kryje się pod każdym tym hasłem i punktem. Jak czasochłonne może być znalezienie właściwego lokalu, w odpowiednim miejscu, samodzielne załatwianie spraw urzędowych, papierkowych, a do tego organizacja prac remontowych, aranżacja wnętrza, rekrutacja i budowanie strategii marketingowej. Jak dużo czasu i pracy będziecie musieli włożyć w ten projekt. Jeśli macie tę świadomość i nie przeraża Was ta wizja, to znak, że naprawdę warto spróbować zrealizować ten pomysł na biznes.

 

Ile kosztuje otwarcie kawiarni?

 

To jedno z tych oczywistych pytań, które nasuwają się najczęściej. Niestety nikt nie poda Wam dokładnych cen, ale można pokusić się o wyliczenie kosztów orientacyjnie. Przy pewnych założeniach. W zasadzie nawet wstępna wycena powinna opierać się określonej wcześniej wizji, koncepcji. Jedna osoba będzie planowała otworzyć kawiarnię w topowej lokalizacji, ponad 100-metrową z szeroką ofertą gastronomiczną. A druga osoba, mniejszy lokal przy nowym osiedlu, nastawiając się tylko na kawę i słodycze.. Koncepcja zmienia wszystko, łącznie z kosztami. Własna kawiarnia może kosztować 50 000, albo wiązać się z dużo większą inwestycją.

Wiele też zależy od tego na ile będziecie opierać się na własnych siłach, a w jakiej mierze będziecie korzystać ze wsparcia specjalistów. Koszty remontu będą mniejsze, jeśli część pracy wykonacie sami, albo z pomocą wujka Zbyszka ze szwagrem 😉

 

Wydaje mi się, że naprawdę trudno będzie bazować tylko i wyłącznie na własnych siłach. Prędzej czy później będziecie zmuszeni skorzystać z dodatkowej pomocy, która oczywiście będzie też dodatkowo kosztować. To może być konieczność skorzystania z usług prawnych, konsultacji gastronomicznych, usług architekta wnętrz, agencji rekrutacyjnej itd. Sam ostatnio nie byłem pewny jak oszacować koszty remontu lokalu i musiałem wesprzeć się na opinią fachowca.

Całe szczęście, bo okazało się, że koszt przystosowania lokalu pod działalność gastronomiczną byłby dużo większy niż zakładałem i planowałem pierwotnie. Duuużo wyższy. Dzięki temu mogłem podjąć dobrą decyzję i uniknąć niemiłych niespodzianek. To samo polecam Wam – nie bójcie się szukać pomocy specjalistów. Nawet jeśli wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

 

Wspominałem wcześniej, że warto pomyśleć o przejęciu kawiarni, która już funkcjonuje. Ma już jakąś historię, a z jakiegoś powodu właściciel planuje zawiesić swoją działalność. Ten powód będzie oczywiście ważny, tak jak kwota odstępnego za taki lokal. Kwota ta będzie zależna od atrakcyjności oferty, skali inwestycji jaką poniósł poprzedni właściciel, wyposażenia i potencjału miejsca. Może wahać się w przypadku kawiarni od 40 000 do 300 000, albo więcej. 

Poniżej przedstawiam przykładowe, własne wyliczenia. Wycinek z moich notatek, jakie przygotowałem sobie przy analizy jednej z ofert jakie przeglądałem w ostatnim czasie. Może to pozwoli Wam się zorientować jak to wygląda w praktyce i jak mogą kształtować się koszty. Oczywiście tak jak wspomniałem – przy pewnych założeniach.

 

Klubokawiarnia – centrum Warszawy, topowa lokalizacja w śródmieściu, lokal 170 m2, działająca klubokawiarnia, świeżo po remoncie, wyposażenie zostaje:

• Koszt dostosowania lokalu pod własną koncepcję 15 -20 000 PLN
• Koszt odstępnego – 150 000 PLN
• Koszty jednorazowe, początkowe: 165 – 170 000 PLN
• Koszty stałe miesięczne: czynsz 12 000 PLN, media 3000 PLN, pracownicy 35 000, ubezpieczenie 500 PLN
• Koszty zmienne miesięczne: towar 3500 PLN, inne 1000 PLN
• Łącznie orientacyjne koszty miesięczne: 55 000 PLN
• Przychód miesięczny: ze sprzedaży produktów 54 000 PLN, inne: 12 000 PLN
• Przychód suma: 66 000 PLN
• Zysk na poziomie 12 000 / miesięcznie
• Zwrot inwestycji w niespełna 2 lata

 

Mam nadzieję, że dzisiejszy tekst będzie dla Was źródłem inspiracji i pomoże Wam ułożyć całą koncepcję w głowie i na papierze.

W razie czego pamiętajcie, że moja pomoc może mieć bardziej konkrety i realny charakter – opowiedz mi o swoim biznesie, koncepcji, wspólnie możemy stworzyć odpowiednią strategię rozwoju. Mogę zaproponować Ci profesjonalną obsługę prawną, księgowo-podatkową mojego biura rachunkowego, wsparcie IT oraz promocyjne i marketingowe.

A jak już otworzę własną kawiarnię nie omieszkam podzielić się z Wami tą nowiną i zaprosić na kawę i nie tylko!