Jak poprowadzić rozmowę rekrutacyjną?

To, czy dostaniemy pracę, czy nie, najczęściej zależy od tego, jak wypadniemy na rozmowie rekrutacyjnej. Z drugiej strony, to czy zatrudnimy właściwą osobę, również w dużej mierze będzie zależało od przebiegu rozmowy rekrutacyjnej. Dziś skupię się na tej drugiej sytuacji i przygotuję kilka praktycznych wskazówek jak poprowadzić rozmowę rekrutacyjną, aby zwiększyć szansę na znalezienie właściwej osoby. To garść porad na bazie własnych obserwacji i doświadczenia, dlatego zamiast traktować je jako wyznacznik, potraktujcie to jako zachętę to przyjrzenia się pewnym szczegółom, które mają znaczenie przy rekrutacji i rozmowy z nią związanej.

 

Rozmowa rekrutacyjna – garść wskazówek

 

Podczas spotkania warto zastosować ogólne techniki prowadzenia rozmowy, powinniśmy słuchać i wypowiadać się w odpowiednich proporcjach. Nie należy przerywać rozmówcy, niewskazane jest także niezręczne milczenie. Kiedy jesteśmy na interview, skupiamy pełnię swojej uwagi na rozmówcy, nie pozwalamy, by osoby kręcące się wokół, telefony czy inne rzeczy rozpraszały naszą uwagę. Techniki prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej są różne, powinny być uzależnione od tego, na jakie stanowisko prowadzony jest nabór oraz od tego, o którym etapie rekrutacji mówimy. Jedną z często spotykanych technik prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej jest wywiad behawioralny. Tutaj analizie zostaje poddana historia pracy i osiągnięć kandydata na pracownika. W tej metodzie zakłada się, że zachowania pracownika z poprzedniej pracy będą powielane w przyszłej.

 

Jedną z ciekawszych metod prowadzenia interwiew jest wywiad oparty na kryteriach, podczas którego poznaje się poziom wiedzy kandydata z różnych dziedzin, co pozwala stworzyć całościowy obraz jego kompetencji. Do tego czasem dochodzą dodatkowe badania osobowości, dlatego do rozmowy kwalifikacyjnej zawsze warto się przygotować, zrobić research, poznać historię, tradycję i specyfikację danej firmy, ale działa to też w drugą stronę. Im uważniej przyjrzymy sie doświadczeniom i zestawie cech kandydata do pracy, tym większa szansa, że to początek udanej współpracy. Nie muszę tego chyba mówić, ale powiem. Może dlatego, że nadal zauważam tu ubytki 😉 Podczas każdej rozmowy kwalifikacyjnej powinniśmy się stosować do ogólnoprzyjętych zasad savoir-vivre – kultura musi być. Powinna.

 

5 elementów rozmowy rekrutacyjnej

 

Każdą rozmowę można podzielić na 5 elementów. To oczywiście bardzo uniwersalny układ, trochę stereotypowy, ale nadal powszechnie funkcjonujący. Wiedząc jak to zazwyczaj wygląda, łatwiej się przygotować, jest też mniej stresu dla obu stron. Co to za elementy?

1. Na dzień dobry

Na początku spotkania po przywitaniu się, najczęściej rozmówca prowadzi „small talk”. Jest to krótka rozmowa np. o pogodzie, która ma na celu zmniejszenie stresu. To właśnie na tym etapie osoby uczestniczące w rozmowie wywierają na sobie pierwsze wrażenie, które bardzo często okazuje się tym najważniejszym.

2. Formalności

Kolejny etap należy to formalnej części. Podczas tego elementu rozmowy kwalifikacyjnej następuje najczęściej przedstawienie szczegółów dotyczących działalności przedsiębiorstwa. Przedstawiany jest krótki zakres obowiązków pracownika, na stanowisku, na które aplikuje. Pracownik też może opowiedzieć o swoich potrzebach, oczekiwaniach, opowiedzieć trochę o swoich doświadczeniach.

3. Pokaż kotku co masz w środku

W tej części następuje przejście do konkretnych pytań zadawanych kandydatowi. Mogą one mieć charakter otwarty, być specjalistyczne, albo bardzo szczegółowe (żeby zweryfikować kompetencje potrzebne na danym stanowisku). Jeżeli aplikujemy na stanowisko w międzynarodowej korporacji, należy się liczyć z tym, że rozmowa kwalifikacyjna może przebiegać po angielsku czy w innym języku w zależności od specyfiki pracy, którą chcemy podjąć, ale to raczej powinno być wiadome jeszcze przed rozmową. A przynajmniej moim zdaniem powinno być to sygnalizowane – z perspektywy pracodawcy mogę powiedzieć, że taka informacja jest nie tylko ważnym sygnałem do kandydata, ale też bardzo skutecznie pomaga odsiać tych, którzy angielski znają słabo. Strach przed kompromitacją na spotkaniu jest najlepszym weryfikatorem CV 🙂

4. Czas na pytania

Kiedy pracodawca uzyska już wszystkie informacje, których potrzebuje na temat pracownika, następuje dobry moment na rozwinięcie rozmowy o dodatkowe wątki. To też idealna okazja, aby aplikujący mógł zadać swoje pytania. Warto przemyśleć je wcześniej, ułożyć w głowie, a nawet zapisać. Jeżeli we wstępie rozmowy nie były one wyjaśnione, następuje chwila, podczas której można o nie zapytać – wynagrodzenie, grafik pracy, konieczność wyjazdów służbowych – warto wykorzystać okazję zdobycia takiej wiedzy.

5. Do zobaczenia?

Jest to ostatni etap rozmowy kwalifikacyjnej. W jego trakcie kandydat dowiaduje się najczęściej kiedy może oczekiwać informacji zwrotnej na temat przebiegu rozmowy. Po niej następuje pożegnanie.

 

O czym jeszcze pamietać w trakcie rozmowy rekrutacyjnej?

 

Sztuka prowadzenia rozmowy to bardzo ważna umiejętność, szczególnie jeżeli aplikujemy na stanowisko, które wiąże się z koniecznością rozmów z ludźmi i ogólnie pojętą komunikacją. Natomiast niezależnie do stanowiska pierwsza zasada pozostaję niezmienna: przygotuj się do spotkania. To absolutna podstawa. Przed rozmową rekruter powinien zapoznać się z CV kandydata, znać jego imię i najważniejsze fakty z zawodowej kariery. Powinien również umieć opowiedzieć krótko o tym, czym zajmuje się firma i jakie obowiązki czekają na stanowisku, którego dotyczy rekrutacja. Należy również przygotować listę najważniejszych pytań. Podobnie z pracownikiem. Wiem, że powszechnie stosowaną praktyką jest wysyłanie setek CV. Takie pójście na ilość niestety odbija się negatywnie na jakości. Co jeszcze?

 

 

Zadbaj o przyjacielską atmosferę. Rekruter powinien przywitać się z kandydatem, podziękować za zainteresowanie ofertą, zaproponować coś do picia. Warto rozluźnić atmosferę uśmiechem i pytaniem niezwiązanym z rekrutacją – np. o dojazd czy też pogodę. Na początku warto wyjaśnić, czym zajmuje się firma, jakie są jej cele i dlaczego szuka pracownika właśnie na to stanowisko. Warto również wspomnieć o najważniejszych obowiązkach, z którymi będzie się musiał zmierzyć zatrudniony.

 

Oczywiście kandydat też musi mieć przestrzeń na wypowiedź. Na przykład pod koniec rozmowy rekruter powinien dać kandydatowi możliwość zadania własnych pytań. Odpowiadając na nie z jednej strony powinno się ukazać firmę w jak najlepszym świetle, z drugiej – po prostu szczerze przedstawić wyzwania lub trudności, jakie czekają na nowego pracownika. Brak owijania w bawełnę, gra w otwarte karty bardzo poprawia skuteczność rekrutacji. Wiem z doświadczenia. Podobnie jak poinformowanie co dalej. Rekruter powinien poinformować kandydata, jakie będę kolejne kroki rekrutacji. Może być to zadanie rekrutacyjne lub kolejne spotkanie (np. z pozostałą częścią zespołu). Należy też dać znać, w jakiej formie zostanie poinformowany o wyniku rekrutacji, ale błagam… nie idźmy w ciągnące się miesiącami rekrutacje z milionem zadań, testów i przeciągania w nieskończoność procesu. Jestem ogromnym fanem szybkich i konkretnych rozwiązań. Najbardziej optymalna wersja to spotkanie zapoznawcze, potem zadanie praktyczne, potem spotkanie z zespołem i decyzja. Są zapewne stanowiska, które wymagają kilku dodatkowych etapów, ale nie przesadzajmy. Zwłaszcza, że czasami już po 10 minut czuć że jest chemia, albo jej nie ma. Nie ignorujcie tego przeczucia – zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy. Słuchajcie instynktu! U mnie to się naprawdę sprawdza.

 

Sprawdzają się też pewne zestawy pytań, które warto zadać w trakcie rozmowy. I uwaga, to naprawdę prosta sprawa, podstawowe kwestia, ale bardzo pomagają obu stronom podjąć dobrą decyzję. Jakie to pytania?

• Co wiesz o naszej firmie? W ten sposób rekruter sprawdza, czy kandydat podjął minimalny wysiłek i sprawdził, czym zajmuje się jego potencjalny pracodawca. Tak odsiewa się osoby, które trafiły na rozmowę “z przypadku”.
• Dlaczego zainteresowała Cię nasza oferta? To kolejne pytanie odsiewające osoby, które trafiły na rekrutację przypadkiem. Osoba, która naprawdę chce pracować w danej firmie, od razu będzie wiedziała, jak na nie odpowiedzieć.
• Jaki masz cel zawodowy? W ten sposób rekruter sprawdza, czy kandydat ma sensownie zaplanowaną ścieżkę zawodową. Takie osoby zazwyczaj chcą doskonalić konkretne umiejętności i są otwarte na stały rozwój, a Ty wiesz od razu czy jesteś w stanie pomóc realizować się pracownikowi w oczekiwanej formie.
• Jakie są Twoje główne zalety i wady? Wiem, zaraz powiecie, że nie ma bardziej ogranych i wyświechtanych pytań. Niby tak, bo kto choć raz nie słyszał ich na rozmowe? Ale co do zasady jestem fanem tego pytania. Pytanie o zalety, wady, sukcesy i porażki pozwala sprawdzić nie tylko samoświadomość kandydata, ale też wyczuć co sam określa jako sukces, albo czy ma problem mówienia o swoich wpadkach. Ukazuje się pełniejszy obrazek kandydata.

 

To oczywiście nie wszystkie pytania, ale chętnie oddam Wam trochę pola w tym zakresie. Jakie jeszcze pytania Waszym zdaniem powinny paść na rozmowie rekrutacyjnej? Ze strony kandydata i pracodawcy? Dajcie znać w komentarzach!