Każda firma to zespół procesów, które decydują o jej kształcie, rozwoju i sukcesie. Są ze sobą powiązane i wymagają stosownej organizacji, w której liczy się efekt, osiągnięcie założonych celów, przy jak najmniejszym ryzyku i nakładach. W tym właśnie ma nam pomóc optymalizacja. 

Optymalizacja kosztów firmy – wyzwania

O tym, że coraz więcej firm zauważa potrzebę działań optymalizacyjnych już wspominałem. Zarówno na blogu, jak i w filmach na YouTubie. Umiejętne zarządzanie finansami, skuteczna strategia biznesowa to w wielu wypadkach „być, albo nie być” w biznesie. Coraz więcej firm zdaje sobie z tego sprawę. Widać to w ogólnych tendencjach na rynku. Potwierdzają to też badania.

Jeśli jeszcze nie przeprowadziłeś optymalizacji kosztów we własnej firmie, oznacza to tylko tyle, że wkrótce to zrobisz.

Do takich działań zmusza Was rynek, rosnące koszty prowadzenia firmy, chęć rozwijania się, podnoszenia potencjału naszego biznesu. Wymieniać można długo. A im większy biznes tym większa jest potrzeba i tym większe jest to wyzwanie. Mam nadzieję, że dzisiejszy wpis i krótki poradnik, który Wam udostępniam, będzie dla Was zachętą, podpowiedzią albo impulsem, za którym zdecydowanie warto pójść. 

Niektóre firmy redukują wydatki, aby przetrwać. Inne, aby zapewnić sobie szybszy rozwój i uwolnić zasoby. Niezależnie od indywidualnej sytuacji i możliwości, optymalizacja kosztów to wyzwanie, z którym wielu przedsiębiorców sobie nie radzi. Z jednej strony zwiększa się świadomość firm. Do pomocy można wykorzystywać coraz więcej dostępnych narzędzi i rozwiązań. A z drugiej strony ogromna ilość procesów kończy się porażką. Dlaczego tak się dzieje? 

Największym problemem jest niezrozumiałość procesu optymalizacji w organizacjach. Do tego dochodzi brak odpowiedniej strategii, gruntownej analizy i rozeznania. Czasami największym problemem jest lęk przed zmianą. Brak jasno określonego celu. Brak zaangażowania zespołu i pracowników. Te i zapewne jeszcze kilka innych czynników skutecznie blokują i utrudniają optymalizację kosztów w firmie.

Choć jak nazwa wskazuje, rzecz rozgrywa się głównie o finanse, to nie warto patrzyć tylko na ten aspekt. Zwłaszcza jeśli korzyści mają być długofalowe. Wspomniałem na samym początku o tym, że firma to zbiór procesów. Każdy z nich generuje jakiś koszt, niektóre przynoszą zysk. Wszystkie tak samo wymagają uwagi, dobrej organizacji i czujności – w takim samej mierze. To naprawdę nie jest łatwe, ale jest możliwe. Jak przeprowadzić optymalizację?

Jak przeprowadzić skuteczną optymalizację kosztów w firmie?

Nie ma jednego złotego środka na skuteczną optymalizację kosztów w każdej firmie. Nie tylko dlatego, że każdy biznes jest inny, różni się procesami, możliwościami, warunkami itd. Inne są też cele biznesowe, a to one są tu najważniejsze. Prawidłowe zdefiniowanie celu to podstawa, tylko tak można skutecznie przeprowadzić optymalizację. Oszczędności są tylko narzędziem.

Aby działania miały efekt, niezbędna jest wiedza dotycząca zarówno branży, jak i konkretnego działu, projektu, obszaru, tematu, który ma zostać zoptymalizowany. Decyzje muszą opierać się na konkretnych przesłankach – nie mogą być wróżeniem z fusów.

Do sukcesu optymalizacji jest też konieczne zaangażowanie załogi. To często spory problem, dlatego ważne aby odpowiednio zmotywować zespół i uświadomić o wadze sprawy. Pracownicy są nieocenioną pomocą i często to oni decydują o sukcesie. Tak jak odpowiednia strategia.

Im więcej chcemy zaoszczędzić, tym bardziej rośnie ryzyko. Czasem najlepszą strategią jest zaprojektowanie niektórych procesów zaczynając od tych mniejszych. Do redukcji kosztów na poziomie 10% nie potrzebne będą rewolucje. Metoda małych kroków się sprawdzi. Inaczej trochę będzie wyglądać sytuacja gdy chcemy mieć wynik 20-30%. Wtedy najprawdopodobniej pojawi się konieczność zaprojektowania niektórych procesów od nowa, większa reorganizacja, a czasami rezygnacja z niektórych projektów.

Inna sprawa to procesy administracyjne. Tu też warto się dokładnie przyjrzeć sytuacji, bo niektóre rozwiązania mogą być niewydajne. Trzeba się zastanowić ile czasu Wasz zespół musi poświęcać na obowiązki administracyjne, może część procesów da się zautomatyzować, przemodelować tak aby jak najmniej obciążały pracowników i budżet. Podobnie jest z resztą z marketingiem i obsługą klienta. Niektóre działania można skutecznie i efektownie zoptymalizować poprzez automatyzację. 

Kolejnym ważnym aspektem warunkującym sukces w optymalizacji jest kompleksowe podejście. Łatwo wpaść w pułapkę cięcia pojedynczych kosztów, nie dostrzegając przy tym skali wyzwania. Dlatego dobrze jest korzystać ze wsparcia zewnętrznego. Ktoś ze świeżym spojrzeniem podejdzie do tematu z zupełnie innej perspektywy. To ważne, bo trudno być obiektywnym wobec samego siebie. 

Dlatego też chciałbym Wam zaproponować swoją pomoc. Z powodzeniem przeprowadzałem już optymalizację kosztów w swoich firmach. Pomagałem w tym moim partnerom. Z takiej usługi skorzystało też kilku klientów mojego biura rachunkowego M&M Księgi Rachunkowe. Sam też posiłkuję się moim zespołem zarówno księgowym, jak również prawnym, marketingowym itd. W pojedynkę trudno by mi było ogarnąć temat kompleksowo. Wy też nie bójcie się poprosić o pomoc. 

Proces optymalizacji bywa bolesny i z pewnością nie należy do łatwych. Ale to wysiłek, który się zwróci. Mam nadzieję, że darmowy poradnik, który przygotowałem specjalnie z myślą o tym temacie będzie dla Was dodatkowym wsparciem. Możecie go pobrać klikając poniższy link, przy okazji zapisując się do mojego newslettera.

Zapisując się na niego otrzymacie darmowy dostęp do wszystkich materiałów, które pojawią się na blogu. A już niebawem kolejne publikacje i omówienia! 

Kliknij i pobierz darmowy poradnik o optymalizacji kosztów w firmie:

Jeśli macie jakieś uwagi, pytania, chcecie porozmawiać o ewentualnej współpracy – zachęcam do kontaktu. W poradniku nie mogłem opisać wszystkich niezbędnych informacji. Tak jak wspomniałem tu decyduje indywidualna sytuacja, cele, potrzeby i możliwości.

Porozmawiajmy o Twoim biznesie!