Odpowiednia organizacja pracy decyduje o naszej efektywności i podnosi jakość naszych działań. Niezależnie od branży, sytuacji, stanowiska – pomaga w naszych codziennych obowiązkach zawodowych i życiowych. To chyba oczywiste?

Warto zastanowić się zatem jakie mamy dostępne narzędzia, które mogą nam w tym pomóc.

 

Zarządzanie czasem i pracą (nie tylko w pracy)

 

Zacznę od tego, że dzisiejszy tekst jest drugim wpisem z serii. Pierwszy możecie znaleźć tutaj: Organizacja czasu i pracy – narzędzia. Dziś będziemy dalej pogłębiać temat, z prostego powodu.

Warto.

Tak jak już wspomniałem, a Wy to wiecie od dawna – umiejętność organizacji pracy i efektywne zarządzanie czasem jest niezbędna przy prowadzeniu własnej firmy. Niezależnie czy mówimy o pracy własnej, zarządzaniu pracą zespołu, całej firmy albo regionu. Jest ratunkiem w walce z goniącymi terminami, nawałem obowiązków. Jest nieoceniona, jeśli myślimy o rozwoju osobistym, czy rozwoju firmy. Oczywiście im większe stanowisko, im więcej mamy na głowie – tym bardziej jej potrzebujemy i tym trudniej jest nam się zorganizować.

 

Niestety zarządzanie pracą i czasem nie jest łatwe. Dlatego warto pomóc sobie pewnymi narzędziami. Wybór dostępnych aplikacji biznesowych, programów i systemów jest ogromny. Dlaczego? Po pierwsze to dowód na to, że to temat ważny i wiele osób boryka się z podobnymi wyzwaniami co my. Szuka na nie rozwiązań i pomocy. Po drugie, świadczy o tym, że nie ma jednego, uniwersalnego narzędzia dobrego dla wszystkich. Każdy z nas ma nieco inne obowiązki, zadania i potrzeby. Inny harmonogram dnia i system pracy. Poza tym, każdy z nas ma też indywidualne preferencje i oczekiwania. Mam tego świadomość, dlatego potraktujcie moje dzisiejsze propozycje, jak również te z poprzednich wpisów, jako podpowiedź.

Narzędzia do organizacji pracą, które sprawdzają się u mnie, nie muszą sprawdzać się u Was i na odwrót. Dlatego podpowiem teraz kilka własnych narzędzi ze sposobem na ich wykorzystanie, a w zamian liczę na to samo. Napiszcie z jakich narzędzi sami korzystacie!

 

Narzędzia do zarządzania czasem

 

Poniżej kilka wybranych przeze mnie narzędzi, a w zasadzie aplikacji, które pomagają w organizacji pracy i codziennych obowiązków. Opisałem je skrótowo i podlinkowałem – jeśli coś Wam się spodoba polecam wypróbować na własnej skórze.

 

Toggl

 

Togl - narzędzia do organizacji czasu

 

Pierwsza z propozycji. Toggl to internetowa platforma przeznaczona do rejestracji i ewidencjonowania działań z czasem ich realizacji. Mówiąc prościej – to narzędzie do monitorowania i kontroli czasu naszej pracy. Co ważne – jest darmowe i można korzystać z niego zarówno w wersji mobilnej, jak i deskopowej.

To prosta, żeby nie powiedzieć banalna w użytkowaniu aplikacja. Ma ładny, nowoczesny wygląd, a korzystanie z jej jest przyjemne i intuicyjne. Dzięki niej w łatwy sposób posegregujemy nasze codzienne zadania, przypiszemy je do konkretnych projektów i zmierzymy ile czasu zajmuje nam praca przy każdym z nich. To ważne, aby móc skuteczniej zarządzać czasem i koncentrować się najważniejszych, w danym momencie, zadaniu. Toggl umożliwia też system raportowania. Przydatny szczególnie przy zarządzaniu pracą zespołu i mierzeniu efektywności działań naszych pracowników. Sami możemy wybrać, czy mają być to raporty dzienne, tygodniowe i w jakiej formie będziemy je otrzymywać.

Jak to często bywa, występuje w wersji darmowej i premium. Płatna umożliwia pracę grupową. Dodatkowo warto wspomnieć, że jest dostępna tylko w języku angielskim, co w praktyce nie jest żadną przeszkodą. Wypróbujcie, a zobaczycie jak proste i przydatne może być to narzędzie!

 

Trello

 

Narzędzia do organizacji czasu i pracy - Trello

 

W poprzednim wpisie wspominałem Wam o Asanie. Zaryzykuję stwierdzenie, że Trello jest trochę mniej zaawansowanym bratem Asany. Funkcjonalność i przeznaczenie ma podobne. Może ma mniejsze możliwości ale posiada jedną ważną zaletę, której trochę brakuję Asanie. Mobilność! Trello to idealne narzędzie do zarządzania pracą i czasem, na nasze smartfony. Poruszanie się pod Trello w telefonie jest przyjemne, intuicyjne i po prostu wygodne. Dzięki temu, że aplikacja nie jest przepełniona niezliczoną ilością opcji, jej używanie jest proste, a jednocześnie spełnia swoją rolę i pomaga w zarządzaniu zadaniami i pracą. Swoją oraz innych.

Prostota jest w tym przypadku dużą zaletą i daje wolność. Sami możemy zdecydować czy warto tworzyć grupę zadań i włączać ją do jakiegoś większego projektu. Czy może rozbić je na mniejsze, z przydzielonymi terminami realizacji do konkretnych użytkowników. Trello to nie tylko lista zadań to-do. Umożliwia w czasie rzeczywistym dzielenie się planem i postępami z całym zespołem, który podepniemy pod dany projekt. Z tego co sprawdzałem, komentarze, nowe zadania widzi niemal w tym samym momencie każdy członek zespołu. A zatem świetnie spełnia się też w roli komunikatora.

Wspominałem już, że ma wygląd przyjemny dla oka? Możemy go z resztą dowolnie modyfikować, tak jak układ i sposób jego wykorzystania. To proste, darmowe narzędzie, które świetnie sprawdza się w praktyce. Warto sprawdzić.

 

Mindly

 

narzędzia do organizacji czasu - mindly

 

Mindly to ciekawa aplikacja, na którą trafiłem stosunkowo niedawno. To swojego rodzaju mapa myśli. Narzędzie, które pomaga wizualizować, organizować nasze pomysły i plany. Trzymać je zawsze przy sobie, w jednym miejscu. To idealne narzędzie do pracy nad koncepcją – mnie pomaga w zbieraniu spostrzeżeń i pomysłów, zwłaszcza gdy planuję nowe projekty. 

Sama aplikacja jest bardzo prosta, mobilna, przejrzysta i minimalistyczna – bazuje na prostym rozwiązaniu. Wokół danego tematu (to może być wszystko: od codziennych spraw, po większe projekty) budujemy sieć myśli, komentarzy, powiązanych z naszym głównym wątkiem. Ma to formę kropek i orbit wokół nich. Z każdym nowym pomysłem, nową notatką, nasza mapa się rozrasta, ale nadal tworzy jedną całość. Interfejs jest intuicyjny, używanie proste i wygodne, zwłaszcza na tablecie. Wersja darmowa posiada limity, ale zanim zdecydujecie się na płatną – warto sprawdzić jej możliwości osobiście.

 

Stay Focusd

 

Narzędzia do organizacji czasu i pracy

 

To narzędzie ma formę wtyczki do Google Chrome i jedno podstawowe zadanie: ograniczyć marnowanie czasu  w sieci. Instalujemy wtyczkę, ustawiamy godziny i sposób w jaki chcemy być pilnowani, do tego limity czasu, jaki dajemy sobie na social media lub przeglądanie codziennych newsów. Po przekroczeniu ustalonych limitów wtyczka będzie blokować nam dostęp do wskazanych serwisów. Proste, brutalne i skuteczne rozwiązanie. Dzięki niemu nic nie będzie odwracało naszej uwagi, gdy pracujemy na komputerze i mamy ważne zadania, na których musimy się skupić. 

Możliwości i sposobów na wykorzystanie tego narzędzia jest wiele – wszystko zależy od Waszych potrzeb i indywidualnych preferencji. Mi pomaga w organizacji czasu i pracy, oraz w samodyscyplinie. Zwłaszcza gdy mam ważny projekt i nie chcę, aby cokolwiek mnie dekoncentrowało.

 

Pocket

 

Narzędzia do organizacji czasu i pracy - Pocket

 

Pocket to aplikacja popularna już od dłuższego czasu. Aktualnie posiada ponad 22 milionów zarejestrowanych użytkowników. Doczekała się bardzo udanej wersji mobilnej, ale jest też dostępna w przeglądarce. Służy do zapisywania przeglądanych treści “na potem”. Z pomocą Pocket możecie zapisywać artykuły, filmy, treści z internetu i portali społecznościowych. A wszystko wygodnie, w jednym miejscu. To pomocne narzędzie do pracy w sieci (social media, marketing internetowy, reklama itd.), ale też np. w pracy przy blogu. Mi przydaje się do zbierania artykułów i treści, które mnie zaciekawią, a na które nie mam akurat czasu. Nie zawsze mam też ochotę poświęcać się lekturze o zmianach w podatkach, czy nowej ustawie, ale z drugiej strony wiem, że w końcu muszę znaleźć na to chwilę. Zapisuje i wracam do tematu w dowolnym momencie. Choćby czekając w kolejce po pieczywo ;)Zapisywane są głównie teksty i obrazy, bez zbędnego zaśmiecania. Wersja premium daje dodatkowe możliwości, ale darmowa w moim przypadku jest wystarczająca. A Wy korzystaliście już z Pocketa?

 

A może korzystacie z innych podobnych aplikacji? Którą sobie cenicie najbardziej? Jakie narzędzie do organizacji pracy sprawdza się u Was? 

 

Podobne tematy

Optymalizacja kosztów w firmie Coraz częściej mówi się o nadchodzącym kryzysie, który podobno czai się już za rogiem. W obawie przed tym "Armagedonem", polskie firmy redukują i optymalizują masowo koszty w firmie. Według przedstawionego raportu „Thriving in uncertainty” Polska jest liderem w Europie jeżeli chodzi o procent firm, w których kadra kier...
RODO – o czym trzeba pamiętać W maju 2018 roku w życie weszło RODO. Trzeba przyznać, że wywołało niemałe zamieszanie wśród wielu przedsiębiorców. Każda firma, która w dowolnej formie przetwarza dane, musiała zadbać o odpowiednie wdrożenia i przystosowanie się do nowych przepisów.A jak wygląda rzeczywistość po wdrożeniu RODO? Czy to ostatecznie zamy...
Video marketing w biznesie Chyba dla nikogo nie będzie tajemnicą i wielkim odkryciem jeśli powiem, że video marketing rośnie w siłę. Da się to zauważyć śledząc bieżące trendy w marketingu, albo po prostu można to odczuć na własnej skórze korzystając z internetu. W różnego rodzaju portalach, również społecznościowych, treści w formie video powoli...