Kaizen w biznesie

Kaizen w biznesie

Założenie własnej działalności gospodarczej i prowadzenie firmy wymaga ciągłej pracy i szukania sposobów na rozwój w biznesie. Wszystkim nam zależy na efektach. Olbrzymie znaczenie ma zatem efektywne zarządzanie czasem, pracą, ludźmi, projektami. Ogólnie mówiąc efektywne zarządzanie firmą i jej rozwojem. To z kolei nierozerwalnie wiąże się z ciągłym doskonaleniem się i usprawnianiem naszych działań. O tym też będzie dzisiejszy wpis.

 

Efektywne zarządzanie i rozwój firmy

 

Jeśli czytacie moje wpisy na blogu, oglądacie moje filmy, to wiecie już o mnie całkiem sporo. Daleko mi do mówcy motywacyjnego i biznesowego coacha. Mam nieco inne podejście. Nie mam w zwyczaju robić z siebie mentora, orędownika jedynej słusznej prawdy objawionej, ani namawiać Was na jakieś konkretne rozwiązania, które gwarantują sukces w biznesie. 

 

Bardziej zachęcam i namawiam, aby szukać inspiracji w biznesie, próbować nowych rozwiązań, nie zamykać się. Szukać nowych metod, filozofii i narzędzi, które pomogą nam dobrze zarządzać naszymi działaniami zawodowymi i nie tylko. Pomogą osiągnąć nasze cele i sukces – jakkolwiek nie brzmiała jego definicja.

 

Co więcej, jestem zdania, że nawet jeśli trafimy na sposób, który w naszym przypadku zupełnie nie będzie miał zastosowania, to i tak wyjdzie nam to na dobre. Co się po drodze nauczymy, to nasze. Dowiemy się więcej o sobie, uświadomimy sobie nasze realne potrzeby, łatwiej skorygujemy priorytety i działania – potknięcia i błędy w biznesie naprawdę są potrzebne. To naturalny proces rozwoju i udoskonalania się – tak samo w życiu osobistym, jak zawodowym. Ale dziś nie będzie o porażkach w biznesie, ale o tym jak skutecznie usprawniać zarządzanie firmą, metodą małych kroczków. Jak może nam pomóc filozofia Kaizen w biznesie? Czym jest i na czym polega?

 

Kaizen – co to jest i na czym polega?

 

Kaizen to japońska filozofia pracy i zarządzania. Bardzo prosta w swoich założeniach. Wskazuje, że najważniejszą wartością jest ciągłe dążenie do doskonałości. Nawet, a może zwłaszcza, w tym najmniejszych sprawach. To system, który uczy, że najważniejsze jest samodoskonalenie się i podążanie do celu, choćby małymi kroczkami. Byle do przodu, konsekwentnie.

Przyznam się szczerze, że na system Kaizen trafiłem stosunkowo niedawno, trochę przez przypadek. Bardzo szybko zdałem sobie jednak sprawę, że to żadna nowość czy rewolucja. Metoda i podejście jest powszechnie znane już od dawna. Tylko funkcjonowała w mojej świadomości pod inną nazwą. Współcześnie pod pojęciem Kaizen kryje się już nie tylko sama idea, a metoda zarządzania w oparciu o niskie koszty i ciągłe doskonalenie się. Dotyczy to tak samo rozwoju zawodowego, zarządzania firmy, jak i życia osobistego. Koncentracja na nieustających, drobnych usprawnieniach dotyczy tak samo pracowników, jak i przedsiębiorców, kierowników itd. We wszystkich przypadkach przynosi trwałe i pozytywne efekty. 

 

Jednym z elementów Kaizen jest myślenie procesowe, czyli nastawienie na proces, a nie na końcowy wynik. Trzeba przyznać, że to metoda i podejście trochę inne niż w przypadku zachodnich firm, ale bardzo mi się podoba. Jest logiczne. Bardziej skupiamy się nie na celu, a na samej drodze do celu, dzięki czemu nasze kroki – nawet jeśli małe – mają duży sens.. Co więcej, mamy większe szanse, że pozytywne efekty będą długofalowe. Nastawienie na jakość to kolejna cecha charakterystyczna tej filozofii. Ja też mówię o tym już od dawna. Jakość rodzi jakość – podkreślałem to głównie przy temacie budowania własnej marki i jej wizerunku. W przypadku Kaizen tą jakość buduje się poprzez stałe usprawnianie siebie i strategii biznesowej. A jest to możliwe tylko przy odpowiedniej analizie konkretnych danych. Poza danymi szczególne znaczenie ma nastawienia się na odbiorcę, klienta. Twórca filozofii Kaizen – Imai – sam piszę, że “każdy proces jest klientem”. Trudno o zgrabniejsze i trafniejsze porównanie. Jeśli każdy proces będziemy ulepszać z myślą o klientach, dbając o odpowiednią jakość, pozytywne efekty musza się pojawić. Zastanowimy się zatem, jak zasady Kaizen mogą pomóc przedsiębiorcom w rozwoju i efektywnym zarządzaniu firmą.

 

Kaizen w biznesie – podstawowe zasady

 

Firmy takie jak Toyota, Walt Disney World, Siemens – są żywym przykładem, że filozofia Kaizen sprawdza się w biznesie. Jak jej zasady możemy wdrożyć we własnym przypadku? Jakie to zasady? Wypisałem kilka podstawowych, z krótkim komentarzem.

 

Podstawowe zasady Kaizen:

 

  • problemy stwarzają możliwości – każde nowe wyzwania i przeszkody uczą, pomagają w poprawianiu działań, dzięki czemu można je przekuć w sukces.
  • nie szukaj wymówek – zamiast szukać przeszkód, odnajduj możliwości, nowe drogi, które mogą przybliżyć Cię do celu. 
  • pytaj 5 razy „Dlaczego?” – dawanie sobie szans na wątpliwości i wahania, dociekliwość w szukaniu odpowiedzi, pomoże nam poznać genezę problemu i jego charakter. To z kolei finalnie sprawi, że nasze działania będą bardziej skuteczne, przemyślane i efektywne jeśli dokładnie będziemy wiedzieć dlaczego mamy problem, dlaczego chcemy go rozwiązań i dlaczego akurat takim, a nie innym sposobem.
  • bierz pomysły od wszystkich – czyli o sile inspiracji, która pomaga otworzyć się na nowe pomysły. Każdy pracownik może mieć pozytywny wkład w rozwój firmy, wnieść coś wartościowego. Angażuj ich! Warto opierać się na doświadczeniach i pomysłach innych, szukać nowych rozwiązań i inspiracji, które potem będzie można zastosować w usprawnianiu procesów i działań.
  • planuj rozwiązania możliwe do wdrożenia – innymi słowy wyznaczaj realne cele. Wiele małych sukcesów jest lepsze od jednego dużego. Dzięki temu wyraźniej widać procesy, drogę do sukcesu, łatwiej też nie stracić motywacji w biznesie
  • szukaj prostych rozwiązań, zamiast czekać na doskonałe – sztuka doskonalenia się wcale nie musi polegać na doskonałych rozwiązaniach. Nie ma co na nie czekać. Wybieraj proste metody i działaj, zamiast tylko wiecznie planować. 
  • spryt ważniejszy od pieniędzy – nieustannie wykorzystuj swoją inteligencję, potencjał swój oraz swojego zespołu. Jeśli jakaś metoda wydaje się głupia, ale działa, to znaczy, że wcale głupia nie jest. Zamiast pieniędzy używaj rozumu!
  • odrzucaj standardy – czyli łam zasady, szukaj nietypowych i nieszablonowych rozwiązań, nie przywiązuj się do istniejących standardów, lecz otwieraj się na nowe. Szukaj coraz to lepszych sposobów na zarządzanie firmą i zespołem.
  • błędy w biznesie koryguj na bieżąco – widząc konieczność poprawek nie czekaj na wprowadzenie zmian zbyt długo. Naprawiaj je od ręki. Im szybciej zareagujesz, tym szybciej zrobisz krok do przodu.
  • Ulepszanie nie ma określonego końca –  podążanie do doskonałości w biznesie i w życiu to niekończący się proces. Pogódź się z tym i każdego dnia myśl o tym co jeszcze można ulepszyć.

 

Małymi krokami w drodze po sukces

 

Mimo, że w dzisiejszym tekście uprościłem trochę temat i wspomniałem jedynie o pewnych podstawach, mam wrażenie, że główną myśl udało mi się przemycić. Jak sami widzicie filozofia Kaizen nie jest żadną rewolucyjną metodą – odwołuje się i podkreśla pewne ogólnie znane prawdy. 

Warto traktować ją zatem jako zbiór wskazówek, a nie sztywnych zasad. Warto mieć je przed oczami, pamiętać o nich w codziennych działaniach biznesowych. To ideologia, które nie rozwiązuje wszystkich problemów, ale może nam pomóc w efektywnym zarządzaniu firmą i budowaniu długofalowej strategii biznesowej. Z pewnością też ułatwi przejęcie kontroli nad obecnymi procesami w firmie i usprawnienie ich. 

Nastawienie się na metodę małych kroków w drodze po sukces, ma też inną ważna zaletę – pozwala na większą kontrolę procesów biznesowych, a dzięki temu skuteczniejszą reakcję, większą pewność siebie i większą świadomość podejmowanych decyzji. Łatwiej jest wyznaczać sobie mniejsze cele, realne do wykonania i nie gubić po drodze motywacji. Prowadzenie własnej firmy, rozwój zawodowy i osobisty to konieczność stałego doskonalenia się. Filozofia Kaizen może być w tym pomocna i inspirująca – przynajmniej moim skromnym zdaniem.

A jak Wy to oceniacie? Słyszeliście już wcześniej o Kaizen? Stosujecie ją w praktyce?

Jestem ciekawy Waszych spostrzeżeń, zapraszam do dyskusji.

 

Jak otworzyć własną kawiarnię?

Jak otworzyć własną kawiarnię?

Zauważyliście, że sporo knajp otwiera się równie szybko co zamyka? Spotyka to nie tylko początkujących przedsiębiorców. Coraz częściej słyszy się, że kolejne “kultowe” miejsce znika z gastronomicznej mapy Warszawy.

To dowód, że własna kawiarnia to pomysł na biznes, który z jednej strony należy do popularnych, a z drugiej nie należy do najłatwiejszych… (więcej…)

Zator płatniczy w firmie – jak z nim walczyć?

Zator płatniczy w firmie – jak z nim walczyć?

Według analizy Euler Hermes z poprzedniego roku wynika, że po pierwszym roku działalności upada aż 30 % firm, a po 5 latach aż 70 %. Wśród głównych powodów tego zjawiska jest nie tylko ogromna konkurencja i dynamiczne zmiany na rynku, ale problemy w terminowych płatnościach kontrahentów, które powodują zatory finansowe. (więcej…)

10 zasad udanego spotkania biznesowego

10 zasad udanego spotkania biznesowego

Udane spotkanie biznesowe daje szansę pozyskania nowych klientów, zdobycie ważnego kontraktu, wspólnika, rozwoju projektów, pogłębienia relacji, poprawia też wizerunek firmy i pozwala zdobyć dobrego pracownika. Wszystko zależy od celu, jaki mu przyświeca.

Jak dobrze wypaść na spotkaniu biznesowym i dlaczego jest to takie ważne? (więcej…)

Jak założyć spółkę z o.o. krok po kroku?

Jak założyć spółkę z o.o. krok po kroku?

Spółka z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) to jedna z najpopularniejszych form prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Z poniższego artykułu dowiesz się między innymi czym jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jak założyć spółkę z o.o. krok po kroku w 2019 roku (w tym jak to zrobić przez internet), jakie są koszty założenia spółki z o.o. oraz wady i zalety tej formy działalności.

Spółka z o.o. za darmo? 

Założymy za Ciebię spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością bezpłatnie jeśli powierzysz nam prowadzenie swojej księgowości – mamy blisko 400 spółek w naszym księgowym portfolio! Jeśli jesteś zainteresowany szczegółami – zapraszamy do kontaktu. Zadzwoń lub napisz do nas.

Najpopularniejsze formy prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce 

 

Polskie prawo dopuszcza istnienie działalności gospodarczej w kilku różnych formach prawnych, z którymi są związane określone korzyści oraz ograniczenia. Przy podejmowaniu decyzji o prowadzeniu własnego biznesu mamy więc do wyboru następujące, najpopularniejsze formaty, które razem stanowią aż 99% wszystkich form działalności gospodarczej w kraju:

  • jednoosobowa działalność gospodarcza
  • spółka z o.o.
  • spółka jawna

Formy prowadzenia działalnosci gospodarczej

Jak wynika z danych GUS najczęściej wybieraną formą działalności gospodarczej w Polsce jest tzw. jednoosobowa działalność gospodarcza (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą). Stanowi ona aż 85% wszystkich przedsiębiorstw*.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (z o.o.) znajduje się na drugim miejscu najczęściej wybieranych form prowadzenia działalności gospodarczej i decyduje się na nią ok. 12% osób*. Można zatem założyć, że co dziesiąty Polak, który zakłada spółkę z o.o. zastanawia się jednocześnie jakie są konsekwencje i zobowiązania prawne związane z tym krokiem.

*Źródło: Główny Urząd Statystyczny (GUS)

 

Co to jest spółka z o.o.?

 

Spółka z o. o. jest jedną z kilku form jaką na jaką możemy się zdecydować chcąc rozpocząć przygodę z własną firmą. Cechą wyróżniającą spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, jak sam nazwa głosi, jest jej ograniczona odpowiedzialność prawna za zobowiązania w stosunku do innych podmiotów.

Spółka z o.o., z kolei wbrew swojej nazwie, nie musi oznaczać, że prowadzimy ją ze wspólnikami – może to być działalność jednoosobowa a w przypadku, kiedy chcemy rozgraniczyć odpowiedzialność finansową za ewentualne długi spółki i nie chcemy ręczyć za nie własnym, prywatnym majątkiem, jest bardzo dobrą alternatywą dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest niezależnym od jej właścicieli bytem, posiada odrębną osobowość prawną a w przypadku zadłużenia odpowiedzialność jej członków jest ograniczona wyłącznie do kwoty wkładu finansowego, jaki został wniesiony podczas rejestracji spółki.

Planując założenie spółki z o.o. należy pamiętać, że minimalna kwota wkładu potrzebna podczas rejestracji to 5000 zł.

W przypadku ogłoszenia upadłości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i windykacji związanego z nią zadłużenia, wierzyciele nie mogą rościć praw do majątku osobistego wspólników.

Jeśli spółka jest niewypłacalna i planuje ogłosić upadłość należy zrobić to jak najszybciej. W przeciwnym wypadku, za wszystkie długi zaciągnięte przez spółkę, jej właściciele odpowiadają własnym, prywatnym majątkiem!

 

Rejestracja spółki z o.o. – dokumenty wymagane do założenia spółki

 

Formalnym aktem prawnym, na którym opiera się funkcjonowanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest:

  • umowa spółki – w przypadku kiedy zakłada się ją ze wspólnikiem lub wspólnikami
  • akt założycielski spółki z o.o. – jeśli prowadzimy działalność samemu jako spółka jednoosobowa

W obu przypadkach moc prawną konstytuującą spółkę z o.o. ma wyłącznie akt notarialny.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może przekształcić ją w spółkę z o.o.

W umowie muszą znajdować się następujące informacje:

  • nazwa firmy
  • adres fizycznej siedziba spółki
  • wielkość wniesionego kapitału zakładowego
  • oświadczenie odnośnie możliwości posiadania większego niż jednego udziału wspólników
  • określoną wartość i i ilość udziałów każdego ze wspólników
  • czas na jaki spółka zostaje zwarta (jeśli taki jest określony)

Od momentu podpisania umowy spółki z o.o. spółka uzyskuje status spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji i ma obowiązek w ciągu 6-miesięcy dokonać wpisu do KRS (Krajowy Rejestr Sądowy). W tym okresie karencji, ważne jest żeby spółka posługiwała się w nazwie określeniem: „w organizacji”. Jest to również czas, w którym spółka zazwyczaj gromadzi swój kapitał (niekoniecznie tylko gotówkowy), powołuje zarząd (w przypadku jeśli posiada się wspólników), generuje zobowiązania.

Po upływie tego czasu, jeśli działalność gospodarcza nie została zarejestrowana w KRS, spółka z o.o. zostaje rozwiązana. Jeśli w tym czasie wspólnicy zaciągnęli jakiekolwiek zobowiązanie będą musieli je spłacić z własnej kieszeni.

Wpis do KRS

 

Wpis spółki do KRS musi zostać dokonany nie później niż 6 miesięcy od momentu podpisania aktu założycielskiego (lub umowy) spółki z o.o. Podstawowy wniosek na druk KRS-W3 wraz z obowiązkowymi drukami towarzyszącymi należy złożyć w sądzie rejestrowym właściwym dla siedziby przedsiębiorstwa.

Dzięki zasadzie jednego okienka, podczas rejestrowania spółki w KRS w Sądzie Gospodarczym, możemy aplikować jednocześnie do Urzędu Skarbowego w celu nadania numeru NIP, do Urzędu Statystycznego aby uzyskać numer REGON oraz do ZUS w kwestii pozostałych formalności.

Wymagane druki do zarejestrowania spółki w KRS:

  • KRS-W3 – główny druk
  • KRS-WE – zawiera informacje o wspólnikach
  • KRS-WM – zawiera informacje o przedmiocie działalności spółki z o.o.
  • KRS-WK – informacje o osobach uprawnionych do reprezentowania spółki

Jeśli firma będzie posiadać kilka oddziałów lub będzie powoływać prokurentów ma obowiązek złożyć jeszcze dwa wnioski – kolejno:  

  • KRS-WA
  • KRS-WL

Do kompletu dokumentów rejestracyjnych należy ponadto dołączyć:

  • umowę spółki lub akt założycielski
  • oświadczenie o wniesieniu wkładu kapitału zakładowego
  • listę wspólników spółki wraz z ich podpisami
  • wzory podpisów członków zarządu spółki (złożone przed sądem lub poświadczone notarialnie)
  • potwierdzenie dowodu wpłaty z tytułu opłat sądowych oraz z tytułu ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

 

Inne obowiązki związane z rejestracją spółki z o.o.

 

Po zakończeniu czynności rejestracyjnych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w sądzie i urzędach należy pamiętać o założeniu rachunku bankowego (podając uzyskany numer REGON) oraz powierzeniu księgowości firmie zajmującej się rachunkowością.

Jest to potrzebne ze względu na zgłoszenie do Urzędu Skarbowego druku NIP-2, do którego należy dołączyć umowę na rachunek bankowy oraz umowę zawartą z podmiotem zajmującym się księgowością spółki – ze wskazaniem miejsca gdzie jest przechowywana dokumentacja księgowa firmy.

Dodatkowym obowiązkiem jest również rejestracja spółki jako podatnika VAT (druk VAT-R), w przypadku kiedy odprowadzany jest podatek od towarów i usług, oraz deklaracja w Urzędzie Skarbowym odnośnie formy opodatkowania spółki. Zarejestruj się jako podatnik VAT przez internet.

 

Jak założyć spółkę z o.o. przez internet?

 

Od roku 2012 w Polsce możliwe jest założenie spółki z o.o. przez internet za pośrednictwem platformy Ministerstwa Sprawiedliwości. Jest to uproszczona procedura rejestracji spółki zawierająca standardowe wzory umów, bez możliwości ich edycji tak aby odpowiadały realnym potrzebom konkretnej działalności. Niemniej jednak warto spróbować bo może się okazać, że nasz przypadek jest idealnie wpasowany w te standardy. Rejestracja powinna nastąpić w ciągu 24 godzin.

Tryb elektronicznej rejestracji spółki z o.o. nazywany jest S24 i wymaga założenia konta na platformie S24. Wygenerowana w nim umowa musi zostać asygnowana elektronicznym podpisem (niekoniecznie tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym)

Rejestracja w formie elektronicznej pozwala, co prawda, zaoszczędzić na np. opłacie notarialnej, ale niesie ze sobą również ograniczenia jak choćby brak możliwości wniesienia do spółki tzw. aportu czyli kapitału w innej formie niż pieniężna.

Rejestracja w formie elektronicznej pozwala, co prawda, zaoszczędzić na np. opłacie notarialnej, ale niesie ze sobą również ograniczenia jak choćby brak możliwości wniesienia do spółki tzw. aportu czyli kapitału w innej formie niż pieniężna.

W systemie elektronicznej rejestracji spółki należy podać numer PESEL więc nie zarejestruje się w ten sposób osoba, która jest obcokrajowcem.

 

Spółka z o.o. – koszty założenia 

 

Z założeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są związane wydatki. Po stronie kosztów, w pierwszej kolejności musimy uwzględnić minimum kapitału zakładowego wynoszące 5000 zł. oraz koszt przygotowania umowy spółki (lub aktu założycielskiego w przypadku działalności jednoosobowej) przez prawnika.

Następnie dochodzą wydatki związane z podpisaniem umowy w formie aktu notarialnego, które wahają się w zależności od objętości samej umowy i odpisami z nią związanymi.

Poniżej – orientacyjne, minimalne koszty założenia spółki z o.o.

 

  • kapitał zakładowy – minimum 5000 zł.
  • przygotowanie umowy spółki – ok. 1000 zł. (waha się w zależności od miejsca zamieszkania)
  • taksa notarialna – ok. 200 zł. (przy założeniu, że wkład kapitału zakładowego to 5000 zł.)
  • odpis notarialny umowy spółki – 6 zł. + VAT / każda strona
  • notarialne poświadczanie podpisów członków zarządu spółki – 20 zł + VAT / podpis
  • wpis do KRS – 500 zł.
  • wpis w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 100 zł.
  • podatek od czynności cywilnoprawnych – 250 zł. (0,5% od kapitału zakładowego minus wpis do KRS i MSiG oraz taksa notarialna)

Całkowity koszt założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wynosi ok. 7000 – 7500 zł.

Wady i zalety spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Plusy

  • Możliwość utworzenia spółki jednoosobowej lub kilkuosobowej
  • Spółka z o.o. posiada odrębną podmiotowość prawną
  • Wspólnicy nie ponoszą odpowiedzialności prawnej za zobowiązania spółki (nie dotyczy spółki jednoosobowej)
  • Brak obowiązku płacenia ZUS (w przypadku spółek kilkuosobowych)
  • Możliwość rejestracji spółki przez internet (są z tym związane pewne uniedogodnienia – patrz, powyższy artykuł)

 

Minusy

  • Wysoki koszt początkowy założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
  • Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości
  • Podwójne opodatkowanie od zysku spółki
  • Wieloetapowy i dość kosztowny proces rejestracji spółki trwający od 4 do 12 tygodni
  • Obowiązek płacenia pełnej składki ZUS (w przypadku spółki jednoosobowej)

 

Tag: porady dla przedsiębiorców