Pozyskanie klientów, nigdy nie było i nigdy nie będzie łatwym zadaniem. Nie trzeba też nikogo przekonywać, ani uświadamiać, jak dużo od tego zależy i jak jest to ważne przy prowadzeniu własnego biznesu. Niezależnie czy sprzedajemy produkty czy usługi. W obu przypadkach, jednym z ważniejszych kanałów sprzedażowych jest Internet. Klienci bardzo chętnie korzystają z zakupów online. W sieci szukają też opinii o produktach, usługach, sprawdzają informacje o firmie. To w sieci odbywa się dzisiaj główna komunikacja na linii firma – klient, tam też odbywają się często same transakcje. To wszystko sprawia, że przedsiębiorcy muszą dostosować działalność pod zmieniające się oczekiwania klientów, pod rozwój rynku, nowe technologie. Zwłaszcza w kontekście sprzedażowym. Jak to zrobić? Jak złapać klienta w sieci?
Nasz Klient, nasz Pan
Zanim przejdziemy do sposobów na pozyskiwanie klientów w sieci, warto zadać sobie podstawowe pytanie. Komu sprzedajemy? Jaki jest nasz klient? To podstawowa kwestia, od której zależy to jak będą wyglądały nasze działania sprzedażowe, promocyjne i marketingowe. W końcu to raczej my musimy dostosować się od niego, a nie na odwrót. Oczywiście są pewne przypadki i przykłady biznesowe, kiedy klient nie musi znajdować się w centrum uwagi. Natomiast dopóki mówimy o sprzedaży, zawsze będzie chodzić przede wszystkim o klienta. Czy mówimy o sklepie internetowym, czy o branży B2B. Rynek e-commerce w Polsce szacuje się na ponad 30 miliardów złotych. Szacowało, bo to liczby z zeszłego roku, a rynek cały czas się rozrasta. I to bardzo dynamicznie. Każdego roku handel internetowy rośnie o mniej więcej 20 procent i rozwija się 7–krotnie szybciej niż handel tradycyjny. Podobnie jeśli chodzi o sprzedaż usług – tu też budowanie marki w świecie digital stało się ważne, jak nigdy wcześniej.
Od tego jak podejdziemy do tych dwóch kwestii, czyli naszego rynku i klientów, będzie zależeć nasze powodzenie. Techniki sprzedażowe zmieniają się równie dynamicznie, tak jak technologia i oczekiwania naszych potencjalnych klientów. Trudno czasem za tym nadążyć, ale zdecydowanie warto być na bieżąco. Jeśli będziemy wiedzieć jacy są nasi klienci, jakie mają potrzeby, oczekiwania wobec naszych usług lub produktów, jakie mają opinie o naszej marce, jak się komunikują, łatwiej będzie reagować na te kwestie. Łatwiej będzie rozwijać sprzedaż, znaleźć odpowiednie narzędzia marketingowe i promocyjne, aby złapać klienta w sieci. Niezależnie od branży w jakiej działamy. Oczywiście sama wiedza to trochę za mało. To podstawa, zaczyn do budowania strategii, biznes planu, całej koncepcji sprzedaży.
Jak złapać klienta w sieci?
Tytułowe pytanie celowo jest trochę przewrotne i dwuznaczne. Z jednej strony w tekście skupimy się na działalności w sieci, czyli na marketingu internetowym. Z drugiej strony to metafora kojarząca się z siecią pajęczą, w którą chcemy złapać potencjalnego klienta. Może ta przenośnia nie jest zbyt zgrabna, ale wydaje mi się, że odpowiednio wymowna 🙂 Porównanie z siecią pajęczą ma też dodatkowy smaczek. Jeśli kiedyś mieliście okazję zaobserwować co dzieje się z owadem, który w nią wpadnie, wiecie, że ciężko jest się z niej uwolnić. Podobnie powinno być z naszą sprzedażą – kiedy klient wpadnie na naszą stronę, na spotkanie, do naszego sklepu, powinien już z nami zostać 😉
W jaki sposób to osiągnąć? Jak zwabić i utrzymać klienta? Postaram się wspomnieć o tych najbardziej uniwersalnych kwestiach, a niektóre zapewne znajdą swoją kontynuację w osobnych wpisach i w filmach. Mam świadomość (i dobrze, abyś też ją miał), że elementy jakie trzeba wziąć pod uwagę różnią się w zależności od charakteru biznesu, tego co sprzedajemy i komu. Wierzę jednak, że jest zbiór pewnych dobrych praktyk, sprawdzonych metod, podstaw, które można odnieść zarówno do sprzedaży produktów, jak i usług. Ostateczną ocenę pozostawiam Wam 🙂
Strona firmowa
Strona naszej firmy lub sklepu internetowego to absolutnie podstawowa kwestia. Równie oczywista, co ważna. Chcąc pozyskać klienta w sieci, musimy być w niej obecni – to raz. A dwa, że już od dawna nie wystarczy tylko w niej być. Wiadomo, podejście i gusta są różne. Jeden samodzielnie postawi prostą stronę z szablonu na WordPressie, którą potem dostosuje do swojego pomysłu. Drugi zleci ten projekt specjalistom. Nie ma złych rozwiązań, wszystko zależne jest od koncepcji i indywidualnego przypadku. Dobrze mieć świadomość, że od tego jak będzie wyglądała nasza witryna, od tego czy będzie funkcjonalna, będą zależały reakcje klientów i efektywność naszych działań. Kiepska strona buduje kiepskie doświadczenia. Dobrze przemyślana, intuicyjna, ciekawa – wręcz przeciwnie. Jaka powinna być strona firmowa już pisałem na blogu, co nie zmienia faktu, że można by było napisać o tym całą książkę, a i tak nie wyczerpać tematu. Strona firmowa to digitalowe serce firmy. Wasza siedziba w cyfrowym świecie. Na co warto zwrócić uwagę? Na pewno warto pamiętać, aby była responsywna i w pełni dostosowana pod urządzenia mobilne (czytaj: wygodna dla użytkownika, który w większości przypadków przegląda Internet przez smartfon. Warto, aby zawierała wartościową treść, atrakcyjny wygląd, żeby była czytelna i praktyczna. To też idealne miejsce, aby opowiedzieć o swojej marce, ludziach, działalności ale też wyróżnić się od konkurencji.
Pozycjonowanie w wyszukiwarkach
Jak można się domyślać samo posiadanie strony to nie wszystko. Zauważyłem, że to częsty błąd przedsiębiorców – po zrobieniu strony, nie planują jej rozwoju. A konieczna jest ciągła praca, między innymi nad jej widocznością w sieci. Jeśli do tej pory nie znaliście takich haseł jak optymalizacja, SEO, linkbulding, Google Analitics, to czas najwyższy zacząć nadrabiać zaległości. Niestety, albo na szczęście, pozycjonowanie to konieczność w dzisiejszych czasach i nie da się tego załatwić „raz na zawsze”. To ciągła praca, ale bardzo ważna. Jeśli będziecie mieć nawet najlepszą stronę w całym Internecie, ale nie będziecie budować jej pozycji w wyszukiwarkach internetowych, to przepadniecie w gąszczu innych podobnych. Odpowiednie pozycjonowanie firmowej strony to większa liczba odwiedzin, co przekłada się na wzrost sprzedaży i rozpoznawalność marki. Do budowania tej widoczności możecie wykorzystać content marketing, wszelkie działania promocyjne i social media marketing.
Content marketing
Od dawna wszyscy wokół krzyczą „Content is a King”. Nie bez powodu. Dziś nie wystarczy już tylko być w sieci, czy mieć zadbaną stronę firmową. To, co obecnie przyciąga użytkowników to treść. To ona buduje nasz zasięg w sieci, pobudza zaangażowanie. To wszelkiego rodzaju content, który publikujemy na stronie, ale też w social mediach, na blogu. A jaka treść będzie wartościowa dla Twojej grupy docelowej? Jeśli nie wiesz, wróć do pierwszego punktu. Musisz poznać potencjalnego klienta, żeby wiedzieć co będzie dla niego istotne, co go zainteresuje, co na niego działa. Blog to tylko miejsce w które wrzucisz tekst, samo jego posiadanie nie wiele Ci pomoże. Tak jak ze stroną. Trzeba się zastanowić jak go prowadzić, w jakiej formie, bo mówiąc treść nie mam na myśli tylko tekstu. Może zamiast tradycyjnych wpisów postawić np. na nagrywanie podcastów, albo na video marketing – pisałem o nim ostatnio.
Komunikacja z klientem
To kolejny naturalny sposób aby pozyskać klienta, nie tylko w sieci z resztą. Bez odpowiedniej komunikacji nie wiele zdziałamy. Albo mówiąc inaczej: bez odpowiedniej komunikacji nasz działania marketingowe będą mało efektywne. A co to znaczy dobra komunikacja? To umiejętność uważnego słuchania, obserwacji, oraz wyjście z odpowiednim przekazem. Żeby to miało sens musi działać obustronnie. Świetnym miejscem do prowadzenia dialogu z klientem będą portale społecznościowe, fora dyskusyjne, grupy tematyczne, czy wspomniany wcześniej blog firmowy. Musimy być tam gdzie są nasi klienci i wchodzić z nimi w interakcję. Przy tym wątku warto wspomnieć o newsletterze, który jest przekazem bardziej jednostronnym, ale też świetnie nadaje się do komunikacji z klientami. Odpowiednio wypracowana i wdrożona strategia komunikacji z klientem, będzie miała bezpośredni wpływ na skuteczne budowanie marki, budowanie zaufania, a finalnie odbije się pozytywnie na wynikach sprzedażowych.
Działania promocyjne
Kolejny ważna sprawa, którą na stałe trzeba wpisać w koszty firmowe. Reklama i promocja w Internecie kosztuje, niestety nie mało. Jeśli wydaje Ci się, że obejdziesz się bez niej, to prędzej czy później się na tym przejedziesz. Kiedyś gdzieś zasłyszałem, że to nasze działania bez odpowiedniej reklamy, jest jak mruganie do ładnej dziewczyny po ciemku. Co z tego, że dajemy sygnały, jeśli nie będą widoczne. Oczywiście kluczowe będzie odpowiednie jej rozplanowanie i zbudowanie strategii promocyjnej, tak aby nie przepalać budżetu, trafiać do grupy docelowej i umiejętnie konwertować ruch w sprzedaż. Reklama musi przyciągać uwagę, ale też spełniać konkretnie określoną rolę – np. zbierać leady, czyli potencjalnych klientów zainteresowanych naszą marką lub produktem.
Odpowiednie wsparcie
Wszystko o czym dziś mówimy raczej trudno będzie Wam zrobić w pojedynkę. Jeśli zatrudnicie dobrego sprzedawcę, pozyskanie klientów w sieci będzie z pewnością łatwiejsze. Oczywiście nie jest łatwo znaleźć dobrego pracownika, o czym wiecie jeśli prowadziliście już rekrutację, albo czytaliście wpis Era pracownika, na moim blogu. Jestem jednak zdania, że inwestycja w odpowiedni zespół zwróci się prędzej niż później. Oczywiście będzie trzeba tym zespołem odpowiednio pokierować, przydzielić zadania, obowiązki i monitorować postępy. Jeśli nie rekrutacja, to dobrą alternatywą dla budowania własnego zespołu jest outsourcing. Z tego rodzaju wsparcia będziecie zapewne korzystać jeśli chodzi o usługi księgowe, informatyczne albo marketingowe. W przypadku sprzedaży warto skupić się na marketingu. To tańszy i wygodniejszy sposób na zapewnienie sobie niezbędnej i specjalistycznej pomocy w określonych obszarach. Oddelegowanie niektórych usług na zewnątrz, da Wam możliwość skupienia się na tym co najważniejsze, czyli sprzedaży. Otrzymacie też dostęp do narzędzi i zespołu, który wcześniej pracował już z podobnymi firmami jak Wasza. Zna sprawdzone rozwiązania, które będą miały przełożenie na efekty sprzedażowe.
Remarketing
Wspominałem na wstępie o sieci pająka. Klienci, którzy trafią do naszej sieci, powinni zostać na dłużej. A przynajmniej powinniśmy o to powalczyć. Świetnym narzędziem, które w tym pomoże jest remarketing. W wielkim skrócie, to rodzaj kampanii prowadzonej m.in. w ramach Google, albo na social mediach. Kampanie tego rodzaju wykorzystywane są w celu powtórzenia przekazu reklamowego użytkownikom, którzy odwiedzili stronę firmy/produktu/landing page. W dobie bardzo dużej ilości przekazów reklamowych rozwiązanie to pozwala skutecznie docierać do potencjalnych klientów, którzy mieli już pierwsze doświadczenia z naszą marką. Wiedząc, że kogoś zainteresowała nasz oferta, ale z jakiegoś powodu nie podjął decyzji zakupowej, możemy wykorzystać do ulepszenia naszej komunikacji. Zastosowania innej taktyki, podsunięcia dodatkowych informacji, czy motywatorów. To znacznie zwiększa szanse na przekonanie do siebie potencjalnych klientów i złapania ich w naszą marketingową sieć 😉 Świetnie sprawdza się do tego nie tylko promocja ale też mailing. Jak można go wykorzystać? W jaki sposób analizować zachowania klientów? Jeśli jesteście zainteresowani pogłębieniem tego wątku, zachęcam do bezpośredniego kontaktu i uważnego śledzenia mojego bloga. Wkrótce ten temat pojawi się na tapecie.
Optymalizacja procesów
Jeśli chcecie rozpocząć, albo rozwijać procesy sprzedażowe, w pierwszej kolejności powinniście je skrupulatnie przeanalizować. Najlepiej wejść na chwilę w skórę klienta, przejść całą drogę zakupową, znaleźć punkty krytyczne, poszukać gdzie klient może mieć najwięcej wątpliwości, albo co zabiera mu najwięcej czasu. Jeśli w z całego procesu będziecie w stanie wyłapać najmocniejsze i najsłabsze punkty – łatwiej będzie Wam je przebudować. A jak jeszcze zadbacie o automatyzację niektórych procesów sprzedażowych – szanse na złapanie klienta w sieci, wzrosną jeszcze bardziej. Widać to zwłaszcza w przypadku sklepów internetowych. Zbudowanie odpowiedniego landing page’a gdzie klient sam będzie mógł obejrzeć produkt, przeczytać o usłudze i podjąć decyzję o zakupie, będzie sporym uproszczeniem. Bot na Facebooku, który będzie odpowiadał na najczęściej pojawiające się pytania też może pomóc. To z jakich narzędzi skorzystacie zależy bezpośrednio od Waszych procesów, od charakteru usług, od potrzeb klientów. Warto przy tym pamiętać, że optymalizacja procesów, w praktyce oznacza najczęściej ich uproszczenie, a nie na odwrót 😉
To tylko kilka obszarów, które chciałem zaznaczyć jako kluczowe, aby złapać klienta w sieci. To co polecam, to podejście długofalowe. Budowanie strategii sprzedażowej, czy marketingowej bywa niełatwe i czasochłonne ale korzyści jakie to przynosi, stają się bardziej perspektywiczne. Budując swoją markę w Internecie, zwiększacie szansę na pozyskanie nowych klientów. Pozyskując ich – budujecie swoją markę. To naczynia połączone. Dużo łatwiej będzie Wam zwiększać sprzedaż w Internecie, jeśli ludzie będą kojarzyć Waszą firmę, a te skojarzenia będą pozytywne. Jeśli potrzebujecie pomocy w budowaniu pozytywnych doświadczeń ze swoją marką, wizerunku firmy, w rozplanowaniu strategii marki, strategii komunikacji – zachęcam do kontaktu. Razem z zespołem marketingowym, będziemy w stanie nie tylko zwiększyć liczbę klientów, ale też sprawić że klienci będą chętniej do Was wracać.
Jeden, uniwersalny przepis na sukces w biznesie nie istnieje. To suma składowa wielu czynników, działań, cech i nigdy do końca nie wiadomo, który czynnik okaże się decydujący. Z drugiej strony wierzę, że istnieje zbiór pewnych standardów, uniwersalnych elementów, które mogą nas bardzo przybliżyć do osiągnięcia zakładanych celów. Niezależnie od tego jaką dokładnie prowadzimy firmę, w jakiej branży działamy, możemy wyznaczyć co najmniej kilka wspólnych punktów. Na przykład klienci. A co za tym idzie ich obsługa. Dziś opowiem dlaczego jest taka ważna i jak możemy ją usprawniać. Zapraszam!
Dlaczego obsługa Klienta jest tak ważna?
Niezależnie od branży w jakiej działamy, czy formy działalności, obsługa klienta jest jednym z najważniejszych czynników warunkującym funkcjonowanie biznesu. Ma kolosalne znaczenie przy budowaniu własnej marki i wizerunku firmy. Mam wrażenie, że nie trzeba Was w tym specjalnie uświadamiać, ale pewne kwestie warto podkreślić i podsumować. Dział obsługi klienta, ma bezpośredni wpływ na nasze relacje z odbiorcą, a tym samym na sprzedaż naszych usług lub produktów. To nasza pierwsza linia frontu w kontaktach z klientem. To od niej, w dużej mierze zależy decyzja o współpracy, czy też decyzja zakupowa. Może doprowadzić do tego że pozyskamy klienta, albo go bezpowrotnie stracimy. Wysokiej jakości obsługa klienta, jest jednym z kluczowych czynników wspomagającym budowanie naszej renomy i pozytywnego wizerunku firmy. Zadowolony klient jest żywą reklamą naszego biznesu, dlatego powinno nam na tym szczególnie zależeć. Nie tylko chętniej do nas wróci, ale też poleci nasze usługi i produkty innym. Opinie i rekomendacje to z kolei silny magnez dla kolejnych klientów i jeden z ważniejszych czynników decydujących o naszej wiarygodności. Nie ma w tym chyba nic zaskakującego – chyba wszyscy tak mamy, że chętnie korzystamy z rekomendacji znajomych, rodziny. Szukamy pozytywnych sygnałów i opinii, zanim zdecydujemy się na jakiś zakup lub współpracę. To naturalny i logiczny proces w biznesie.
Obsługa klienta pomaga też w weryfikacji naszej strategii biznesowej. Planując konkretne działania sprzedażowe, reklamowe, czy marketingowe opieramy się na bardziej lub mniej prawdziwych założeniach. Bezpośredni kontakt z odbiorcą pozwala zmierzyć ich realną wartość. Łatwo jest wpaść w samozachwyt, trudno być czasem krytycznym i obiektywnym wobec własnych rozwiązań. Sygnały od naszych klientów pomagają je ocenić i w razie potrzeby skorygować, usprawnić. Obsługa klienta to zatem źródło cennych informacji, nie tylko o naszej grupie docelowej, ale też o nas samych. A to nieodłączny element rozwoju w biznesie. Konkret, który pomaga w dokładnej analizie i ulepszaniu naszych działań. Pozwala zdiagnozować nasze mocne i słabsze strony. To z kolei sprawia, że łatwiej znaleźć nam perspektywiczne rozwiązania, które będą przynosić długotrwałe korzyści dla naszego biznesu. Doraźnie też jest dużym wsparciem. Zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych.
Obsługa klienta jest równie ważna przy pierwszym kontakcie z naszą marką, co w późniejszych etapach współpracy. To dzięki niej jesteśmy w stanie przyciągnąć i utrzymać przy sobie klienta na dłużej. Wymienione aspekty i argumenty znajdują potwierdzenie w codzienności. Sam przekonałem się o tym choćby rozmawiając z klientami mojego biura rachunkowego w Warszawie.
Obsługa klienta – jak ją usprawnić?
Świadomość tego jak ważna jest obsługa klienta w biznesie, to dopiero początek. Teraz warto pójść krok dalej. Sama wiedza nie wiele zmienia w praktyce. Nawet jeśli zawsze staraliście się dbać o odpowiednią jakość obsługi klienta, macie sprawdzone rozwiązania, funkcjonujące procesy i sukcesy na tym polu, nie oznacza to, że robota jest skończona i można spocząć na lurach. Potrzeby, oczekiwania klientów, realia rynkowe, zmieniają się bardzo dynamicznie. To wymaga od nas stałej pracy i dopasowania się do zmieniających się okoliczności. To ciągła praca i naprawdę spore wyzwanie. Mam nadzieję, że garść porad ode mnie pomoże Wam to odpowiednio zaplanować i zorganizować.
Odpowiedni personel
To pierwsza i chyba najważniejsza sprawa. Dobór odpowiedniej kadry, będzie miał decydujący wpływ na jakość obsługi. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że bardziej od zawodowego doświadczenia ważniejsze są indywidualne umiejętności i charakter pracownika. Prezencja też ma duże znaczenie w wielu przypadkach, chyba że mówimy tylko o obsłudze telefonicznej, bądź internetowej. Kluczowe będzie jednak usposobienie i podejście do klienta. Nasz pracownik BOK musi być odpowiednio przeszkolony, kompetentny, a do tego cierpliwy, profesjonalny, a przede wszystkim odporny na stres. Praca z ludźmi jest wymagająca, a zależy od niej bardzo wiele.
Odpowiednie zarządzanie w firmie
Dużo zależy też od odpowiedniej organizacji i zarządzania biurem obsługi klienta. To rola kadry kierowniczej, kwestia wypracowania najlepszych schematów i rozwiązań. Bez odpowiedniego przywództwa, motywacji, kontroli i jasnych wskazówek, o naszej jakości zacznie decydować przypadek, a w działania wkradnie się chaos. Im lepiej zorganizujemy cały proces od naszej strony, im lepiej wdrożymy naszych pracowników w ten proces, tym mniejsze ryzyko i widmo wpadki. Nie mówimy o skryptach rozmów, sztywnych ramach. Mówimy o wypracowaniu stylu, podejścia, odpowiednich założeń głównych. Trzeba też pamiętać o ciągłej motywacji, zainteresowaniu i nagradzaniu wysiłków naszych współpracowników, o tym jak być dobrym szefem już pisałem na blogu, możecie zajrzeć w wolnej chwili do tego wpisu.
Dostępność
To również elementarna sprawa. Musimy być w stałym kontakcie z naszymi klientami, zawsze gdy będą tego potrzebować. Trzeba też maksymalnie uprościć i ułatwić możliwość kontaktu z naszą marką wszystkim zainteresowanym. To może i powinno objawiać się w różnej formie. Musimy odpowiednio wyeksponować dane kontaktowe np. na naszej stronie firmowej. Może trzeba będzie zadbać o odpowiedni sposób przekierowania połączeń przychodzących, aby zawsze był ktoś pod telefonem. A może dobrym rozwiązaniem będzie wdrożenie zautomatyzowanej obsługi telefonicznej, gdzie dzwoniący będzie odpowiednio pokierowany, albo będzie mógł uzyskać informacje bez konieczności łącznia się bezpośrednio z obsługą (co mogłoby działać np. w weekend, gdy w biurze nikogo nie ma). Taka dostępność może objawiać się także obecnością na portalach społecznościowych, które także mogę pełnić role komunikacyjne. Rozwiązań jest wiele. Grunt, aby przyświecała Wam myśl aby maksymalnie ułatwić komunikację z klientami i być dla nich dostępni nie tylko w teorii. Dobrze, aby konkretne rozwiązania były dopasowane do Waszych indywidualnych możliwości, charakteru działalności i specyfiki klienta.
Poznaj siebie i klienta
Wspomniałem o tym na wstępie. Wiedza to klucz, podstawa, od której wszystko się zaczyna. Rozmowy z kontrahentami, klientami są źródłem bezcennych informacji – pozwalają zbadać poziom satysfakcji, określić aspekty wymagające dopracowania, zaopiekowania. To pomaga w analizie zachowań naszych klientów, jak również w wyborze adekwatnych narzędzi. Jeśli dobrze znasz swoje procesy biznesowe, jeśli znasz podstawowe potrzeby i oczekiwania klientów, masz to, co najważniejsze do tego, aby usprawnić obsługę. Druga sprawa to odpowiednie wykorzystanie tej wiedzy w praktyce, co może nie być takie łatwe i oczywiste. Zwłaszcza, gdy prowadzisz większą firmę i masz więcej procesów, nad którymi trzeba zapanować. Pamiętajcie też, że zawsze możecie skorzystać ze wsparcia zewnętrznej firmy, również przy optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Strategia biznesowa
W każdej dziedzinie naszej działalności warto mieć określoną i przemyślaną koncepcję. Nasza wizja powinna skupiać się na detalach, ale jednocześnie być częścią większego planu. Zakładać różne scenariusze, przewidywać różne zagrożenia. Tak samo gdy myślimy o marketingu, finansach, jak o obsłudze. Tak jak wspominałem we wstępie – to nieodzowny element układanki pod nazwą własna firma. Oczywiście nie wszystko da się zrobić od razu, dlatego strategia działań powinna być podzielona na realne i przemyślane etapy. Mając tak określoną koncepcję i strategię biznesową (obejmującą również sposoby obsługi klienta), znamy cel i efekt końcowy jaki chcemy uzyskać. A to już dużo. Dzięki temu możemy obrać odpowiedni kierunek rozwoju i ulepszania naszych procesów firmowych i kluczowych obszarów. Nasza strategia musi być dopasowana do naszych potrzeb, do potrzeb klienta ale zakładać także plan A, B, a najlepiej jeszcze C.
Standardy i narzędzia
Wypracowanie określonych standardów jest ważne, ale musi opierać się na indywidualnych cechach. Te dwie kwestie nie wykluczają się, tylko tworzą spójną całość. Do prawidłowego funkcjonowania obsługi klienta, niezbędne będzie usystematyzowanie pewnych procesów. Uproszczenie ich i rozbicie na mniejsze struktury. Taki schemat, standard – wzorzec – pozwoli zapanować nad obsługą, jakkolwiek by nie wyglądała. Pomoże utrzymać ją na wysokim poziomie i umożliwi stopniowe wprowadzanie ulepszeń.
Obsługa klienta to złożony proces. Nie zawsze opiera się tylko na kompetencjach naszych pracowników, czy wypracowanych standardach. Trzeba też umiejętnie korzystać z palety narzędzi, które mogą być dla nas olbrzymim wsparciem. Pomogą nam w organizacji, skutecznym zarządzaniu i monitorowaniu naszych działań. Stosuje się obecnie sporo zautomatyzowanych narzędzi, wykorzystuje sztuczną inteligencję, boty. Do tego branżowe aplikacje, dedykowane systemy informatyczne, CRM-y itd. Z drugiej strony pamiętajmy, że to tylko narzędzia, które aby były skuteczne i miały wartość, muszą być też umiejętnie wykorzystywane, skonfigurowane, monitorowane. Sami musicie ocenić, które z nich będą w Waszym przypadku sensowne, a które nie. Może będzie trzeba je przetestować, zobaczyć jak sprawdzają się w praktyce? Czasem to jedyne wyjście.
Monitoruj efekty pracy
To ważny, a niestety często pomijany etap rozwoju firmy i określonych obszarów. Monitoring naszych działań, weryfikacja efektów jest nieodzowna, jeśli zależy nam na podnoszeniu jakości obsługi. Nawet przemyślane i dobre koncepcje wymagają naszej uwagi, czujności i zainteresowania. Reakcji, gdy jest właściwe. To trochę taka próba przewidywania nieprzewidzianego. Jeśli uważnie obserwujemy co i jak dzieje się w naszej firmie, jest większa szansa, że uda nam się pewne kryzysy i zagrożenia odpowiednio wcześnie wykryć, rozpoznać i wyprzedzić. Warto też pamiętać, że świat, potrzeby naszych klientów dynamicznie się zmieniają. Musimy za tym nadążać, a bez odpowiedniego monitoringu, będzie to po prostu trudne, albo wręcz niemożliwe.
Przedsiębiorcy, dosłownie kilka lat temu otrzymali nowe narzędzie do weryfikacji kontrahentów – białą lista podatników VAT. Nowy wykaz podatników zastąpił dotychczas funkcjonujące listy zarejestrowanych podatników VAT. Po co ta zmiana? W założeniu biała lista ma pomóc przedsiębiorcom sprawnie i skutecznie sprawdzić firmę, z którymi planują nawiązać współpracę. Chodzi przede wszystkim o numer konta bankowego i potwierdzenie czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, czy odmówiono mu rejestracji, wykreślono go z rejestru itd. Co jeszcze powinniście wiedzieć o białej liście podatników VAT? Jak z niej korzystać? Jakie są jeszcze dostępne możliwości weryfikacji kontrahentów i dlaczego warto z nich korzystać? Zapraszam do mojego podsumowania najważniejszych informacji!
Biała lista podatników VAT – najważniejsze informacje
Planujecie nawiązać nową współpracę ale nic nie wiecie o przyszłym kontrahencie? A może rekrutujecie nowego pracownika, który prowadzi własną działalność? W takiej sytuacji warto sprawdzić potencjalnego partnera w biznesie. Nie ma w tym nic złego, wręcz przeciwnie! Dobrą praktyką jest weryfikowanie pewnych informacji przed podjęciem ważnych, biznesowych decyzji. Nie chodzi o brak zaufania. Z drugiej strony trudno w ogóle mówić o zaufaniu, czy relacjach, jeśli mówimy o samym początku współpracy. Dlatego przed podjęciem ostatecznych decyzji o współpracy warto dowiedzieć się więcej na temat drugiej strony. Na pewno jest to lepszym rozwiązaniem niż domyślanie się, albo wychodzenie z założenia że pewnie wszystko jest ok 😉
Dzięki takiemu 'dmuchaniu na zimne’ ograniczacie ryzyko i niepewność. Biała lista podatników jest ogólnodostępną i darmową bazą danych, zawierającą informacje o podmiotach, które zostały zarejestrowane jako podatnicy VAT (bądź zostali oni przez niego wykreśleni, przywróceni do rejestru VAT). Wykaz prowadzony jest w formie elektronicznej przez Szefa KAS i umożliwia weryfikację danego kontrahenta na wybrany dzień (maksymalnie 5 lat wstecz). Wykaz możecie znaleźć TUTAJ. Jak sami zobaczycie, to prosty, szybki i bezproblemowy sposób na sprawdzenie pewnych danych. Jakich?
Jakie informacje znajdziecie na białej liście podatników VAT?
nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku;
status podmiotu;
numer identyfikacyjny REGON i KRS;
adres siedziby;
imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
dane dotyczące prokurentów oraz ewentualnych wspólników;
daty rejestracji, odmowy, albo wykreślenia z rejestru (jak również dane dot. przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT);
numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem (otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą).
W wykazie są zamieszczane numery rachunków rozliczeniowych. Chodzi o rachunki firmowe (nie dotyczy ROR używanych przez osoby prywatne). Te numery są publikowane tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT lub podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru. Z kolei jeśli przedsiębiorcy odmówiono rejestracji jako podatnik VAT lub został wykreślony, dane o rachunku nie pojawią się na białej liście. W wykazie nie znajdziecie też danych firm, które nie są podatnikami VAT (nawet jeżeli korzystają z konta firmowego). Rachunki, które są widoczne na białej liście podatników VAT, są automatycznie pobrane z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu w STIR.
A dlaczego kwestia rachunku jest taka ważna? Odpowiedź jest prosta, od stycznia 2020 roku obowiązują sankcje za korzystanie z rachunku spoza wykazu 🙂 W praktyce oznacza to, że jeśli dokonacie zapłaty na kwotę powyżej 15 000 zł na inny rachunek, niż podany w wykazie, nie będziecie mieć możliwości zaliczenia tej kwoty (lub jej części) do kosztów uzyskania przychodu. Co więcej, pojawi się ryzyko odpowiedzialności (solidarnej z kontrahentem) za zaległości podatkowe, na przykład jeśli nie zapłaci on należytego podatku VAT od transakcji. Sankcji i przykrych konsekwencji można uniknąć, jeśli w ciągu 7 dni od zrobienia przelewu na rachunek bankowy spoza białej listy, poinformujecie o tym fakcie Urząd Skarbowy.
Co jeśli nie posiadacie rachunku bankowego?
Jeśli nie posiadacie konta firmowego – trzeba go po prostu założyć 🙂 Jeśli jednak posiadacie już rachunek firmowy ale nie macie pewności czy jest rachunkiem rozliczeniowym założonym do działalności gospodarczej, warto potwierdzić to w banku. Warto potwierdzić też, to czy Wasz rachunek został zgłoszony do Urzędu Skarbowego. Podobnie jeśli numer lub numery rachunków, z których korzysta twoja firma, zmieniły się i nie podaliście tej informacji do swojego urzędu skarbowego – trzeba je zaktualizować. Spółki zarejestrowane w KRS i spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego (NIP-8 i NIP-2), przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – przez CEIDG.
Zazwyczaj banki przekazują numery rachunków rozliczeniowych do STIR automatycznie. Może się jednak zdarzyć, że mimo zgłoszenia konta firmowego do CEIDG i US, rachunek nie jest widoczny na liście. W takiej sytuacji musicie skontaktować się bezpośrednio ze swoim bankiem i wyjaśnić okoliczności tej sytuacji. W razie problemów lub wątpliwości możecie skorzystać z dodatkowych form kontaktu, na przykład napisać maila na adres: wykazpodatnikow@mf.gov.pl, albo zadzwonić pod numer 22 330 03 30.
Jak jeszcze można zweryfikować kontrahenta?
A o tym dlaczego warto sprawdzać potencjalnych klientów wspominałem już na blogu. Podpowiadałem wtedy jak sprawdzić czy firma istnieje. Omawiana dziś biała lista podatników VAT nie jest jedyną możliwą formą weryfikacji kontrahenta. Innym, popularnym sposobem jest portal CEIDG. Jakie informacje tam znajdziecie?
imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, REGON;
data rozpoczęcia działalności (a tak że zawieszenia i wznowienia);
status (czy przedsiębiorca jest aktywny, zawieszony);
adres i rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej;
dane kontaktowe (jeśli nie zostały zastrzeżone);
dane pełnomocników firmy;
informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego i restrukturyzacyjnego.
Jeśli twoim kontrahentem jest spółka prawa handlowego, informacje na jej temat znajdziesz też w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego. Prawdopodobnie dobrze znacie ten adres i korzystaliście już z niego wielokrotnie. W wyszukiwarce KRS znajdziecie podstawowe informacje takie adres, formę działalności, numery identyfikacyjne, datę wpisu lub wykreślenia. A co ważne będziecie mogli również zweryfikować sposób reprezentacji, w przypadku spółek kapitałowych – wysokość kapitału zakładowego/ akcyjnego (żeby znać maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania), czy też
informacje o datach złożenia sprawozdań finansowych (lub ich braku). Możecie też w miarę prosty sposób sprawdzić, czy Wasz przyszły kontrahent prawidłowo rozlicza podatki. Wystarczy zgłosić się do Urzędu Skarbowego z wnioskiem o uzyskanie informacji. Co ważne, może o to wystąpić każdy kontrahent podatnika, pod warunkiem że jest stroną transakcji. Na Wasz wniosek urząd wyda stosowne zaświadczenie i udzieli potwierdzenia czy kontrahent składa deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia jest zobowiązany, czy zawarł w złożonych deklaracjach lub dokumentach wszystkie czynności i czy zalega z płatnościami.
Jakie jeszcze adresy przydadzą się Wam do dodatkowej weryfikacji kontrahenta? Poniżej kilka dodatkowych linków:
Aby założyć własną firmę i wystartować z biznesem wystarczy kilka prostych formalności – może zrobić to każdy. Prawdziwe wyzwanie to stworzyć firmę, która będzie dobrym biznesem, a następnie utrzymać się na tym siodle. Zbudować markę, która zgodnie z założeniami pozwoli na realizację marzeń, zapewni rozwój finansowy i osobisty. Większość początkujących przedsiębiorców ma te same założenia ale nielicznym udaje się je zrealizować. Powodów jest wiele. Zauważyłem, że część osób… po prostu się do tego nie nadaje. Wiem, że zabrzmiało to trochę brutalnie, ale prowadzenie własnej firmy naprawdę nie jest dla każdego. Nie każdy posiada lub jest w stanie wyrobić w sobie zestaw niezbędnych cech w biznesie. Jakie to cechy? O tym opowiem w dzisiejszym artykule.
Cechy niezbędne w biznesie
Wybrałem kilka cech, które moim zdaniem będą niezbędne, jeśli zamierzacie założyć firmę, osiągać sukcesy. a przy tem nie zwariować po drodze Nie ma tu szczególnego znaczenia jak dokładnie definiujecie sukces i czym jest dla Was w praktyce. Oczywiście cel i droga do jego spełnienia może się różnić w zależności od tej definicji ale w większości przypadków zestaw cech niezbędnych w biznesie jest taki sam. Dziś wspomnę o najważniejszych z nich (moim zdaniem oczywiście). Pamiętajcie tylko, że to spore uproszczenie, bo poza wymienionymi cechami, jest szereg bardziej i mniej ważnych detali, które składają się na całość. Poza tym nie zapominajcie, że niemal wszystkie cechy niezbędne w biznesie można w sobie wypracować.
Własny biznes i sukces z nim związany to droga, w której poza celem ważne jest też to, jak ją przejdziemy i co spotka nas w tej podróży. Na ile dobrze odnajdziemy się na tym szlaku i czy będziemy mieć w sobie motywację do stawiania dalszych kroków. Czy pierwsze potknięcia nas zniechęcą, czy wręcz przeciwnie. Prowadzenie własnej firmy to pod wieloma względami niekończąca się przygoda, ciągły rozwój i nieustanna walka z przeciwnościami. Dlatego też jedną z ważniejszych cech na mojej liście jest motywacja i to od niej zaczniemy.
Motywacja w biznesie
To pierwszy element, bo od tego też wszystko zazwyczaj się zaczyna. Każdy kto prowadzi własną firmę, kiedyś musiał stwierdzić: Chrzanić, zróbmy to! i po prostu zaryzykował. Niezależnie czy dorastał do tej decyzji latami, czy pomysł pojawił się nagle i nieoczekiwanie, każdy przedsiębiorca musiał odnaleźć w sobie motywację do zmiany, do pójścia w nieznane, podjęcia wyzwania. To motywacja popycha nas do działania i ona determinuje nasze starania. To kluczowy element, bo stanowi swoisty motor do działania. Co ważne, nie tylko na początku drogi, ale i w późniejszych etapach. Motywacją może być chęć poprawienia jakości swojego życia, chęć zapewnienia sobie i rodzinie bezpieczeństwa finansowego, może nią być marzenie o własnym domku na plaży, albo spełnienie zawodowe. Może nią być chęć wzięcia losu we własne ręce, stanie się bardziej niezależnym itp. Cokolwiek by to nie było, jeśli jest odpowiednio silne i prawdziwe to znak, że warto coś z tym zrobić i najwyższy czas zacząć realizować swoje pomysły.
Dlatego dobrze, aby Wasza motywacja była niewymuszona, szczera, wynikała z realnych chęci. A nie na przykład z powodu jakiejś presji, emocji, czy braku innych pomysłów, Najlepiej jeśli rodzi się wraz z naszym pomysłem na biznes. Dojrzewa w głowie, nabiera konkretnego kształtu. Jeśli nie czujecie silnej potrzeby zmiany, wahacie się i szukacie po prostu sposobu na zarabianie większych pieniędzy, może się okazać że tej motywacji nie starczy Wam na długi i po prostu zrobicie sobie krzywdę zakładając firmę. Nie dla tego, że jesteście skazani na porażkę, a dlatego że sami się w tym nie odnajdziecie. Nie przez przypadek mówi się też, że najlepsze biznesy tworzy się z pasji!
Pasja w biznesie
Nie będę teraz opowiadać, w górnolotnych słowach, jak to pasja w biznesie staje się kluczem do sukcesu. Sami zobaczcie co mówią Ci, którym się udało. Czy ludzie osiągają sukcesy w dziedzinach, których nie znoszą? Słyszeliście o słynnym kucharzu, który nie lubi gotować? Albo o mechaniku, który nie lubi motoryzacji? Pasja to ważny aspekt, choć oczywiście nie konieczny. Aby osiągnąć zakładane cele biznesowe i wyniki finansowe nie zawsze potrzebujecie pasjonować się danym tematem. Żeby było śmieszniej – nie musicie się nawet na nim znać. Wystarczy, że macie na przykład dobry pomysł, który znajdzie inwestora albo odpowiednie kontakty, lub potraficie stworzyć zgrany zespół i zarządzać nim. Takie sytuacje też się zdarzają. Właściciel fabryki opon samochodowych – nie musi mieć prawka. Drobny przedsiębiorca prowadzący warzywniak na bazarze, nie musi być rolnikiem itd. Czasami wystarczy „głowa do interesów” ale jestem zdania, że bez pasji, firma staje się z czasem etatem, od którego chcieliśmy uciec stając się przedsiębiorcami. To wymęcza, potrafi niszczyć od środka, zwłaszcza gdy nie macie serca ani zapału do prowadzenia i rozwijania swojego biznesu. Z drugiej strony sama pasja to za mało.
Kluczem staje się umiejętne przełożenie pasji na warunki i środowisko biznesowe. Pozostając przy przykładzie kucharza – równie dobrze mógłby być najlepszy w swoim fachu, ale co z tego jeśli nikt o nim nie słyszał. Nie chciałby się rozwijać, nie inwestowałby w siebie, nie posiadał żadnych ambicji czy aspiracji. Mam nadzieję, że wiecie co mam na myśli. Pasja wydaje się nieodłącznym elementem w satysfakcjonującej drodze po sukces, ale potrzeba jeszcze czegoś. Zdecydowanie więcej uwagi temu tematowi poświęciłem w moim poradniku dla przedsiębiorców, który możecie zakupić klikając poniższą grafikę 😉
Ambicja i pewność siebie w biznesie
Sama motywacja i pasja w biznesie to nie wszystko. Będziecie potrzebować jeszcze kilku niezbędnych cech, w tym pewności siebie i ambicji. Nie mówimy tu o naiwnej i pustej pewności siebie – bardziej o przekonaniu co do własnej wartości i odporności na różnego rodzaju przeszkody, jakie na czekają na drodze do sukcesu. Jeśli znajomi, którzy odradzają Wam założenie firmy są w stanie skutecznie Was zniechęcić – to może mają rację? Może po prostu sami nie jesteście siebie pewni? Poza tym, czy macie odpowiednie wykształcenie? Doświadczenie? Stać Was na ewentualne błędy? Boicie się? Nie wiecie jak zacząć? Nigdy nie zarządzaliście zespołem? W pewnym momencie musicie zderzyć się z tego rodzaju pytaniami. Jeśli po tym zderzeniu wasz entuzjam, motywacja i wizja siada – to znak, że brakuje Wami wiary i pewności we własny plan, a to już tylko krok od rezygnacji.
Prowadzenie własnego biznesu nie daje często spodziewanej stabilizacji. Nie zawsze wygląda tak jak to sobie wyobrażaliśmy. Jeśli ja teraz, lub ktokolwiek inny, jest w stanie podburzyć poczucie własnej wartości – naprawdę warto to jeszcze raz przemyśleć. Będziesz mieć dużo większe wyzwania, a im dalej zajdziecie, tym trudniejsze będę to przeszkody. Musicie być przekonani o swoich mocnych i słabych stronach. Musicie mieć ambicję zmierzyć się z nimi, chcieć coś osiągnąć, nawet jeśli to „coś” jest jeszcze rozmazaną przyszłością. Dzięki wierze w własne możliwości, dzięki chęci zrobienia czegoś więcej, będziecie w stanie wypracować w sobie wytrwałość, cierpliwość i inne cechy niezbędne w biznesie. Zwłaszcza, że większość z nich wzajemnie się uzupełnia i przenika.
Pracowitość w biznesie
Poza motywacją, pewnością siebie, wytrwałością i pasją, o których już wspomniałem, ważna będzie też Twoja praca. Banał? Być może ale mam wrażenie, że dużo osób nie zdaje sobie sprawy jak wiele tej pracy trzeba włożyć, aby pojawił się efekt. Ile wysiłku i czasu potrzeba, aby przebić na rynku, zyskać zaufanie klientów, zbudować zgrany i zaufany zespół, stworzyć wizerunek marki. Nie wszyscy zdają sobie z tego sprawę, bo najzwyczajniej w świecie nie mieli jeszcze okazji tego sprawdzić w praktyce. Prowadzenie i rozwijanie własnej firmy to bardzo angażujące, wymagające i trudne zadanie. Owszem, warto (a czasami trzeba!) wspomagać się zaufanymi i dobrymi pracownikami ,którzy mają cenne doświadczenie, są zaangażowani i finalnie stają się nieodzownym elementem Twojej marki. Stają się firmą. Oczywiście też część usług można zlecać podwykonawcom. Natomiast jeśli wychodzisz z założenia, że inni odwalą za Ciebie całą robotę, to jesteś w błędzie. Nawet jeśli osobiście nie będziesz musiał obsługiwać klientów, robić marketingu, czy wykonywać bieżących usług, to nadal pozostaje jakieś 120 innych spraw z tym związanych, o których trzeba pamiętać i które trzeba zorganizować i zrobić. Część z nich nie da się zlecić 😉 To także obowiązki związane z planowaniem, pilnowaniem, rozwijaniem firmy i strategii. To ciągłe usprawnianie, podglądanie konkurencji, szukanie optymalnych rozwiązań, negocjacje z partnerami itd. itp. Własny biznes to praca, która nie kończy się w piątek o 16.00. Musicie być tego świadomi i po prostu nie wierzcie w cuda, że samo się zrobi 😉
Wiadomo, że sukces w biznesie to składowa wielu elementów, w tym także szczęścia… Natomiast bardzo dużo zależy od Waszego zaangażowania, pracy, kreatywności oraz konkretnych cech, które w sobie macie, albo powinniście mieć. Jeśli widzicie u siebie pewne braki to świetnie – najgorzej jest być przekonanym o własnej nieomylności. Odrobina pokory pomoże Wam zlokalizować Wasze słabsze strony. Pomoże Wam wyrobić w sobie dobre podejście, stosowne cechy, choćby te o których dziś wspomnieliśmy. Tak jak wspomniałem na początku, własny biznes to zawsze trochę skok w nieznane, a droga do sukcesu będzie się różniła w większości przypadków. I choć u każdego może mieć różny przebieg, to pewne kwestie pozostają niezmienne. Pewien zestaw cech zawsze się sprawdza i raczej to się nagle nie zmieni. A może dodalibyście coś do mojej dzisiejszej listy cech niezbędnych w biznesie? Macie jakieś przemyślenia na ten temat? Jeśli tak, podzielcie się nimi w komentarzach!
Co dzieje się z firmą po śmierci właściciela? Jak sprawić, aby spadkobiercy mogli sprawnie kontynuować jej działalność? Nawet jeśli jeszcze nie zadawałeś sobie tego pytań, nie myślałeś o tym, to prawdopodobnie ten moment (prędzej lub później) nadejdzie. Dobrze jest zawczasu zabezpieczyć siebie, rodzinę, firmę – nawet jeśli planujesz długie, pełne sukcesów i radości życie (czego oczywiście życzę!). Jedną z możliwości sprawnego przekazania firmy następcom po śmierci, jest sukcesja w firmie. Dokładne zasady tego procesu reguluje m.in. ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw. W dzisiejszym artykule zbiorę w jednym miejscu i podsumuję najważniejsze informacje na temat sukcesji, zarządu sukcesyjnego i dodatkowych wskazówek, o których powinieneś pamiętać. Zapraszam!
Sukcesja w firmie – najważniejsze informacje
Sukcesja firmy to rozwiązanie, które pozwala zabezpieczyć przyszłość firmy i pracowników na wypadek śmierci. W skrócie – przedsiębiorca może powołać zarządcę sukcesyjnego, który umożliwi firmie dalsze, płynne funkcjonowanie. Takiego zarządcę mogą też powołać spadkobiercy po śmierci przedsiębiorcy (w terminie 2 miesięcy od zgonu przedsiębiorcy, w formie aktu notarialnego) ale lepiej jest zrobić to jeszcze za życia. Zarząd sukcesyjny daje następcom prawnym niezbędny i ważny czas na organizację i podjęcie decyzji, czy chcą kontynuować działalność, zlikwidować ją czy sprzedać firmę. Zarząd wykonuje zarządca sukcesyjny, który jest odpowiedzialny za prowadzenie przedsiębiorstwa do czasu uregulowania wszelkich niezbędnych formalności spadkowych. Dotyczy to między innymi umów z pracownikami, kontakty z kontrahentami, sprawy rozliczeniowe, podatkowe itp. Zarząd wygasa w terminie 2 lat od dnia śmierci przedsiębiorcy ( w niektórych sytuacjach i z ważnych powodów, sąd może przedłużyć ten okres) lub wcześniej – na przykład gdy stwierdzono nabycie przedsiębiorstwa w spadku przez jedynego spadkobiercę, albo zapisobiorcę windykacyjnego. Gdy jedna osoba nabyła całe przedsiębiorstwo w spadku, gdy ogłoszona zostanie upadłość przedsiębiorcy, czy też zostanie przeprowadzone podział spadku (obejmujący firmę). A jakie to wszystko daje korzyści i dlaczego warto zawracać sobie tym głowę?
Korzyści sukcesji w firmie
Nie dochodzi do wyrejestrowania podatnika VAT.
Firma kontynuuje dotychczasową metodę opodatkowania.
Wszystkie umowy z pracownikami i kontrahentami pozostają w mocy prawnej.
Jest zachowana płynność funkcjonowania firmy.
Zarządca sukcesyjny z chwilą śmierci przedsiębiorcy, przejmuje prowadzeniem firmy (można go w prosty sposób odwołać)
Nie wygasają wcześniej udzielone zezwolenia, licencje i koncesje.
Konto bankowe dla firm może pozostać to samo, zarządca sukcesyjny otrzymuje do niego dostęp.
Sukcesja to forma zabezpieczenia i rozwiązanie, które warto zorganizować za życia właściciela. Dzięki temu przedsiębiorstwo zachowa pełną płynność działania a ustalony zarządca po śmierci przedsiębiorcy może zająć się prowadzeniem firmy zgodnie z ustaloną wizją. Bez zbędnych, czasochłonnych i blokujących formalności, bez notariusza. Dzięki zgłoszeniu do CEIDG zarządcy, umowy z pracownikami pozostają w mocy, można też zachować ciągłość wykonywania kontraktów i zleceń. Jeśli prowadzisz i rozwijasz swoją firmę przez lata, szkoda byłoby jej los pozostawić przypadkowi, albo ustawowej ścieżce prawnej. Dlatego polecam bliżej zapoznać się z pojęciem sukcesji i zarządu. Zwłaszcza jeśli traktujesz trochę swoją firmę jak dziecko. Co jeszcze warto wiedzieć?
Co jeszcze warto wiedzieć o sukcesji w firmie?
Umowy handlowe podpisane przez zmarłego przedsiębiorcę nie wygasają z powodu jego śmierci. Są bezpieczne. Jeżeli zarządca sukcesyjny został powołany przez przedsiębiorcę, może płynnie kontynuować ich wykonywanie. To ważne informacja, bo niekiedy ma to bezpośredni wpływ ciągłość działalności firmy. To w końcu jedna z podstawowych kwestii. Gdy zarządca nie został ustanowiony za życia przedsiębiorcy, to w okresie od śmierci przedsiębiorcy do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego, każda ze stron umowy może powstrzymać się od spełnienia świadczenia i wykonania innych obowiązków lub uprawnień wynikających z umowy. Nie muszę Wam chyba mówić, że nie jest idealny scenariusz dla firmy. Podobnie jest z resztą w przypadku umów z pracownikami. Jeśli przedsiębiorca wpisze do CEIDG zarządcę sukcesyjnego, jego śmierć nie wpłynie na ich sytuację. Wszystkie obowiązki pracodawcy w firmie płynnie przejmie zarządca sukcesyjny, a umowy o pracę z pracownikami wygasają z dniem wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego. Oczywiście w między może dojść do przejęcia pracownika przez nowego pracodawcę (na zasadach określonych w art. 231 k.p.). Jeśli nie ustanowiono zarządu sukcesyjnego, umowa o pracę wygasa z upływem 30 dni od dnia śmierci pracodawcy.
Kolejną sprawą, o której warto pamiętać przy okazji sukcesji w firmie, to kwestia zezwoleń, koncesji, licencji. Po śmierci przedsiębiorcy, który prowadził swoją działalność na podstawie pozwoleń i uprawnień – zezwolenia nie wygasają automatycznie, a dopiero z upływem sześciu miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy (jeśli nie został ustanowiony zarząd sukcesyjny). Ewentualnie z upływem trzech miesięcy od dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego. Aby można było bez przeszkód kontynuować działalność na bazie dotychczasowych licencji i pozwoleń (na przykład w przypadku własnej restauracji) – zarządca musi je potwierdzić. W tym celu musi przedłożyć we właściwym urzędzie dokumenty, które potwierdzają spełnienie warunków niezbędnych do uzyskania tej decyzji, dopilnować wszystkich formalności i oświadczyć, że przyjmuje wszystkie warunki zawarte w decyzji i zobowiązuje się do wykonania związanych z nią obowiązków. Jak widzicie rola zarządcy jest istotna w całym procesie. Jak go powołać?
Zarządca sukcesyjny – kim jest i jak powołać?
Zarządca sukcesyjny posługuje się własnymi danymi, a także firmą zmarłego przedsiębiorcy z dodatkowym oznaczeniem – „w spadku”. Wykonuje prawa i obowiązki zmarłego przedsiębiorcy, wynikające z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej oraz, te wynikające z prowadzenia przedsiębiorstwa „w spadku”. Może pozywać i być pozywany w sprawach wynikających z wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej, lub prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Może też brać udział w postępowaniach administracyjnych, podatkowych i sądowo-administracyjnych w tych sprawach. W skrócie – zarządca sukcesyjny działa na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku, zarządzając ją do momentu uregulowania niezbędnych formalności. Dbając o sprawne i bezproblemowe przejęcie firmy. To oni odpowiadają za wszelkie zobowiązania, jak również mają prawo do udziału w zyskach. Zysk wypłacany jest im przez zarządcę sukcesyjnego w odpowiednich częściach.
Zarządca nie ponosi odpowiedzialności za zaległości finansowe, nie odpowiada osobistym majątkiem za zobowiązania firmowe. Odpowiedzialność ponosi tylko w przypadku wyrządzenia szkody lub poprzez nienależyte wykonywanie obowiązków. Zarządca może wykonywać swoje zadania bezpłatnie, albo pobierać za nie wynagrodzenie (na podstawie stosownej umowy).
Zarządca sukcesyjny jest odpowiedzialny za sporządzenie i złożenie przed notariuszem inwentarza przedsiębiorstwa w spadku obejmującego składniki przedsiębiorstwa w spadku (z podaniem ich wartości według stanu i cen z chwili śmierci przedsiębiorcy) i długi spadkowe związane z działalnością przedsiębiorcy. A jak go powołać i o czym pamiętać? Po pierwsze – zarządcą sukcesyjnym może być osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych. Nie może być nim osoba prawna, czyli – na przykład – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Po drugie, tak jak już wspominałem, można powołać go za życia przedsiębiorcy, lub po jego śmierci. Funkcję zarządcy sukcesyjnego w jednym czasie może pełnić tylko jedna osoba. Jest możliwość, aby przedsiębiorca wyznaczył zarządcę „rezerwowego” – natomiast będzie on powołany tylko jeśli zarządca sukcesyjny powołany w pierwszej kolejności zrezygnuje z pełnienia tej funkcji lub nie będzie mógł jej pełnić. Przedsiębiorca może ustanowić zarządcę sukcesyjnego, albo zastrzec, że z chwilą jego śmierci wskazany prokurent stanie się takim zarządcą. Takie rozwiązanie wymaga oczywiście zgody samego prokurenta, oraz zgłoszenia sprawy do CEIDG. Zgłoszenie można zrobić równocześnie z ustanowieniem prokurenta lub dopiero po udzieleniu prokury. Nie ma jakichś specjalnych wymogów jeśli chodzi o prokurenta, wystarcza pełna zdolność do czynności prawnych i brak zakazu prowadzenia działalności gospodarczej.
W skrócie – do powołania zarządcy będzie niezbędne:
złożenie oświadczenia o powołaniu zarządcy sukcesyjnego (w formie pisemnej),
pisemna zgoda zarządcy na pełnienie tej funkcji,
zgłoszenie zarządcy do CEIDG.
Co w przypadku, gdy zarządcę trzeba ustalić po śmierci przedsiębiorcy? Jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony przed śmiercią przedsiębiorcy, zarządcę można powołać (w ciągu dwóch miesięcy od śmierci) małżonek przedsiębiorcy (któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku) spadkobierca ustawowy, testamentowy (jeśli przyjęli spadek), lub zapisobierca windykacyjny, który przyjął zapis windykacyjny. Co ważne, aby powołać zarządcę po śmierci przedsiębiorcy konieczna jest zgoda osób, którym przysługuje łącznie udział większy niż 85/100. Powołanie zarządcy po śmierci przedsiębiorcy należy uregulować przed notariuszem (w praktyce to właśnie on zgłasza powołanie zarządcy sukcesyjnego do CEIDG). Aby zgłosić zarządcę sukcesyjnego do CEIDG, wystarczy wniosek online (na portalu biznes.gov.pl – zmieniając dane we wpisie), w wersji papierowej w urzędzie gminy albo wysłać go pocztą (listem poleconym, z potwierdzeniem notarialnym). Złożenie wniosku o wpis zarządcy sukcesyjnego do CEIDG jest bezpłatne. A jak wygląda kwestia rezygnacji i odwołania zarządcy sukcesyjnego?
Rezygnacja i odwołanie zarządcy
Zarządca sukcesyjny przestaje pełnić swoją funkcję między innymi w przypadku swojej śmierci, utraty zdolności do czynności prawnych, a także na zasadzie rezygnacji lub odwołania go z funkcji. Zarządca sukcesyjny może też w każdym momencie sam zrezygnować z pełnionej funkcji. Zarówno za życia, jak i po śmierci przedsiębiorcy. W pierwszym przypadku, wystarczy złożyć rezygnację w formie pisemnej, a w drugim przypadku – składając rezygnację w formie notarialnej (a notariusz przekazuje te informacje już do CEIDG). W takim przypadku zarządca wykonuje swoje obowiązki jeszcze przez 2 tygodnie. A jak wygląda proces odwołania?
Podobnie jak w przypadku rezygnacji – zarządcę można odwołać w każdym momencie. Trzeba przedstawić mu oświadczenie w formie pisemnej i zgłosić to do CEIDG najpóźniej w następnym dniu roboczym po odwołaniu. Jeśli do odwołania dochodzi po śmierci przedsiębiorcy, ważna będzie zgoda osób posiadających więcej niż 1/2 udziału w przedsiębiorstwie w spadku. Po odwołaniu aktualnego zarządcy, można powołać nowego na jego miejsce.
Mam nadzieję, że w stosunkowo prosty sposób udało mi się przedstawić ten, co by nie mówić, trudny temat. Jeśli macie pytania związane z przyszłością firmy po śmierci, szukacie sposobów aby właściwie ją zabezpieczyć, potrzebujecie pomocy prawnej – zapraszam do kontaktu. Na pewno będę w stanie doradzić, podsunąć dodatkowe wskazówki, czy polecić odpowiedniego specjalistę lub prawnika. Bądźmy w kontakcie!
Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.ZgodaPolityka prywatności
Najnowsze komentarze