Kaizen w biznesie

Założenie własnej działalności gospodarczej i prowadzenie firmy wymaga ciągłej pracy i szukania sposobów na rozwój w biznesie. Wszystkim nam zależy na efektach. Olbrzymie znaczenie ma zatem efektywne zarządzanie czasem, pracą, ludźmi, projektami. Ogólnie mówiąc efektywne zarządzanie firmą i jej rozwojem. To z kolei nierozerwalnie wiąże się z ciągłym doskonaleniem się i usprawnianiem naszych działań. O tym też będzie dzisiejszy wpis.

Efektywne zarządzanie i rozwój firmy

Jeśli czytacie moje wpisy na blogu, oglądacie moje filmy, to wiecie już o mnie całkiem sporo. Daleko mi do mówcy motywacyjnego i biznesowego coacha. Mam nieco inne podejście. Nie mam w zwyczaju robić z siebie mentora, orędownika jedynej słusznej prawdy objawionej, ani namawiać Was na jakieś konkretne rozwiązania, które gwarantują sukces w biznesie. 

Bardziej zachęcam i namawiam, aby szukać inspiracji w biznesie, próbować nowych rozwiązań, nie zamykać się. Szukać nowych metod, filozofii i narzędzi, które pomogą nam dobrze zarządzać naszymi działaniami zawodowymi i nie tylko. Pomogą osiągnąć nasze cele i sukces – jakkolwiek nie brzmiała jego definicja.

Co więcej, jestem zdania, że nawet jeśli trafimy na sposób, który w naszym przypadku zupełnie nie będzie miał zastosowania, to i tak wyjdzie nam to na dobre. Co się po drodze nauczymy, to nasze. Dowiemy się więcej o sobie, uświadomimy sobie nasze realne potrzeby, łatwiej skorygujemy priorytety i działania – potknięcia i błędy w biznesie naprawdę są potrzebne. To naturalny proces rozwoju i udoskonalania się – tak samo w życiu osobistym, jak zawodowym. Ale dziś nie będzie o porażkach w biznesie, ale o tym jak skutecznie usprawniać zarządzanie firmą, metodą małych kroczków. Jak może nam pomóc filozofia Kaizen w biznesie? Czym jest i na czym polega?

Kaizen – co to jest i na czym polega?

Kaizen to japońska filozofia pracy i zarządzania. Bardzo prosta w swoich założeniach. Wskazuje, że najważniejszą wartością jest ciągłe dążenie do doskonałości. Nawet, a może zwłaszcza, w tym najmniejszych sprawach. To system, który uczy, że najważniejsze jest samodoskonalenie się i podążanie do celu, choćby małymi kroczkami. Byle do przodu, konsekwentnie.

Przyznam się szczerze, że na system Kaizen trafiłem stosunkowo niedawno, trochę przez przypadek. Bardzo szybko zdałem sobie jednak sprawę, że to żadna nowość czy rewolucja. Metoda i podejście jest powszechnie znane już od dawna. Tylko funkcjonowała w mojej świadomości pod inną nazwą. Współcześnie pod pojęciem Kaizen kryje się już nie tylko sama idea, a metoda zarządzania w oparciu o niskie koszty i ciągłe doskonalenie się. Dotyczy to tak samo rozwoju zawodowego, zarządzania firmy, jak i życia osobistego. Koncentracja na nieustających, drobnych usprawnieniach dotyczy tak samo pracowników, jak i przedsiębiorców, kierowników itd. We wszystkich przypadkach przynosi trwałe i pozytywne efekty. 

Jednym z elementów Kaizen jest myślenie procesowe, czyli nastawienie na proces, a nie na końcowy wynik. Trzeba przyznać, że to metoda i podejście trochę inne niż w przypadku zachodnich firm, ale bardzo mi się podoba. Jest logiczne. Bardziej skupiamy się nie na celu, a na samej drodze do celu, dzięki czemu nasze kroki – nawet jeśli małe – mają duży sens.. Co więcej, mamy większe szanse, że pozytywne efekty będą długofalowe. Nastawienie na jakość to kolejna cecha charakterystyczna tej filozofii. Ja też mówię o tym już od dawna. Jakość rodzi jakość – podkreślałem to głównie przy temacie budowania własnej marki i jej wizerunku. W przypadku Kaizen tą jakość buduje się poprzez stałe usprawnianie siebie i strategii biznesowej. A jest to możliwe tylko przy odpowiedniej analizie konkretnych danych. Poza danymi szczególne znaczenie ma nastawienia się na odbiorcę, klienta. Twórca filozofii Kaizen – Imai – sam piszę, że „każdy proces jest klientem”. Trudno o zgrabniejsze i trafniejsze porównanie. Jeśli każdy proces będziemy ulepszać z myślą o klientach, dbając o odpowiednią jakość, pozytywne efekty musza się pojawić. Zastanowimy się zatem, jak zasady Kaizen mogą pomóc przedsiębiorcom w rozwoju i efektywnym zarządzaniu firmą.

Kaizen w biznesie – podstawowe zasady

Firmy takie jak Toyota, Walt Disney World, Siemens – są żywym przykładem, że filozofia Kaizen sprawdza się w biznesie. Jak jej zasady możemy wdrożyć we własnym przypadku? Jakie to zasady? Wypisałem kilka podstawowych, z krótkim komentarzem.

Podstawowe zasady Kaizen:

• problemy stwarzają możliwości – każde nowe wyzwania i przeszkody uczą, pomagają w poprawianiu działań, dzięki czemu można je przekuć w sukces.
• nie szukaj wymówek – zamiast szukać przeszkód, odnajduj możliwości, nowe drogi, które mogą przybliżyć Cię do celu. 
• pytaj 5 razy „Dlaczego?” – dawanie sobie szans na wątpliwości i wahania, dociekliwość w szukaniu odpowiedzi, pomoże nam poznać genezę problemu i jego charakter. To z kolei finalnie sprawi, że nasze działania będą bardziej skuteczne, przemyślane i efektywne jeśli dokładnie będziemy wiedzieć dlaczego mamy problem, dlaczego chcemy go rozwiązań i dlaczego akurat takim, a nie innym sposobem.
• bierz pomysły od wszystkich – czyli o sile inspiracji, która pomaga otworzyć się na nowe pomysły. Każdy pracownik może mieć pozytywny wkład w rozwój firmy, wnieść coś wartościowego. Angażuj ich! Warto opierać się na doświadczeniach i pomysłach innych, szukać nowych rozwiązań i inspiracji, które potem będzie można zastosować w usprawnianiu procesów i działań.
• planuj rozwiązania możliwe do wdrożenia – innymi słowy wyznaczaj realne cele. Wiele małych sukcesów jest lepsze od jednego dużego. Dzięki temu wyraźniej widać procesy, drogę do sukcesu, łatwiej też nie stracić motywacji w biznesie
• szukaj prostych rozwiązań, zamiast czekać na doskonałe – sztuka doskonalenia się wcale nie musi polegać na doskonałych rozwiązaniach. Nie ma co na nie czekać. Wybieraj proste metody i działaj, zamiast tylko wiecznie planować. 
• spryt ważniejszy od pieniędzy – nieustannie wykorzystuj swoją inteligencję, potencjał swój oraz swojego zespołu. Jeśli jakaś metoda wydaje się głupia, ale działa, to znaczy, że wcale głupia nie jest. Zamiast pieniędzy używaj rozumu!
• odrzucaj standardy – czyli łam zasady, szukaj nietypowych i nieszablonowych rozwiązań, nie przywiązuj się do istniejących standardów, lecz otwieraj się na nowe. Szukaj coraz to lepszych sposobów na zarządzanie firmą i zespołem.
• błędy w biznesie koryguj na bieżąco – widząc konieczność poprawek nie czekaj na wprowadzenie zmian zbyt długo. Naprawiaj je od ręki. Im szybciej zareagujesz, tym szybciej zrobisz krok do przodu.
• Ulepszanie nie ma określonego końca –  podążanie do doskonałości w biznesie i w życiu to niekończący się proces. Pogódź się z tym i każdego dnia myśl o tym co jeszcze można ulepszyć.

Małymi krokami w drodze po sukces

Mimo, że w dzisiejszym tekście uprościłem trochę temat i wspomniałem jedynie o pewnych podstawach, mam wrażenie, że główną myśl udało mi się przemycić. Jak sami widzicie filozofia Kaizen nie jest żadną rewolucyjną metodą – odwołuje się i podkreśla pewne ogólnie znane prawdy. 

Warto traktować ją zatem jako zbiór wskazówek, a nie sztywnych zasad. Warto mieć je przed oczami, pamiętać o nich w codziennych działaniach biznesowych. To ideologia, które nie rozwiązuje wszystkich problemów, ale może nam pomóc w efektywnym zarządzaniu firmą i budowaniu długofalowej strategii biznesowej. Z pewnością też ułatwi przejęcie kontroli nad obecnymi procesami w firmie i usprawnienie ich. 

Nastawienie się na metodę małych kroków w drodze po sukces, ma też inną ważna zaletę – pozwala na większą kontrolę procesów biznesowych, a dzięki temu skuteczniejszą reakcję, większą pewność siebie i większą świadomość podejmowanych decyzji. Łatwiej jest wyznaczać sobie mniejsze cele, realne do wykonania i nie gubić po drodze motywacji. Prowadzenie własnej firmy, rozwój zawodowy i osobisty to konieczność stałego doskonalenia się. Filozofia Kaizen może być w tym pomocna i inspirująca – przynajmniej moim skromnym zdaniem.

A jak Wy to oceniacie? Słyszeliście już wcześniej o Kaizen? Stosujecie ją w praktyce?

Jestem ciekawy Waszych spostrzeżeń, zapraszam do dyskusji.