Kryzys czai się za rogiem. Już teraz można powiedzieć, że jest źle, a będzie jeszcze gorzej. Niekorzystne zmiany w prawie, przepisach podatkowych, szalejąca inflacja, spowolnienie gospodarcze, wojna w Ukrainie. Mówiąc bardzo delikatnie – ciekawych dożyliśmy czasów. W obawie przed gorszymi czasami przedsiębiorcy redukują i optymalizują koszty w firmie. Według przedstawionego raportu „Thriving in uncertainty” Polska jest liderem w Europie jeżeli chodzi o procent firm, w których kadra kierownicza planuje tego rodzaju optymalizacje kosztów. W ciągu ostatnich lat, aż 86 % menedżerów z Polski pracowało nad prognozowaniem i optymalizacją, aż 57 % rozbudowywało swoje zaplecze informatyczne w celu redukcji kosztów oraz poprawienia efektywności.
To specjalnie nie dziwi. Tak jak wspomniałem, aktualna sytuacja nie daje wyboru. Pozostaje jednak najważniejsze pytanie. Jak skutecznie optymalizować koszty w firmie? Jakie mamy możliwości i gdzie szukać oszczędności?
Zarządzanie finansami w firmie
Niezależnie od tego, czy te wizje nadchodzącego kataklizmu są realne czy nie, odpowiednie zarządzanie finansami w firmie jest i zawsze była kluczowa. W końcu każdy kto prowadzi firmę chce, aby przynosiła jak największe zyski, a jednocześnie generowała jak najmniejsze koszty. Logiczne prawda?
Dla właścicieli firm i menedżerów odpowiedzialnych za finanse przedsiębiorstwa, bardzo ważna jest aktualna wiedza na temat zasad związanych z cyklem rotacji gotówki, płynnością finansową, dywersyfikacją środków itd. Aby umiejętnie zarządzać finansami, trzeba się na nich po prostu znać. Zwłaszcza, że wachlarz naszych możliwości i wybór rozwiązań jest spory. Trzeba o nich wiedzieć, a do tego umiejętnie wykorzystać do właściwego zarządzania finansami w firmie. Jak to zazwyczaj bywa, w teorii nie brzmi to na bardzo skomplikowane, a w rzeczywistości jest dużym i odpowiedzialnym wyzwaniem. Często złożonym z wielu etapów, elementów, działań. Zarządzanie finansami w firmie to konieczność zaplanowania nad szeregiem procesów, oraz ich ciągłe usprawnianie. Temu służy optymalizacja kosztów firmowych. Jak ją wykorzystać w praktyce?
Jak skutecznie optymalizować koszty firmy?
W wielu firmach, pomimo przeprowadzanej optymalizacji efekty nie są widoczne. Dlaczego? Powodem jest niezrozumiałość tego procesu, krótkowzroczność, brak umiejętnego zarządzania finansami w praktyce i brak odpowiedniej strategii implementacji. Niestety proces optymalizacji często niesie za sobą obowiązek cięcia kosztów. Z drugiej strony trzeba uważać na związane z tym pułapki. Im więcej chcemy zaoszczędzić w firmie, tym bardziej rośnie ryzyko zahamowania dalszego rozwoju organizacji, czy wstrzymanie jej właściwego funkcjonowania. To często ryzykowna gra, w której kluczowe staje się odpowiednia organizacja, zarządzanie zasobami ludzkimi i przepływem pieniądza. Chcąc uprościć temat, możemy proces optymalizacji podzielić na następujące kroki:
poznać dokładną sytuację i zrozumieć procesy firmowe, zwłaszcza w zakresie kosztów zakupu (audyt),
analiza, czyli opracowanie raportu zawierającego propozycje działań optymalizujących w celu uzyskania obniżenia kosztów w konkretnych obszarach działalności,
wdrożenie program optymalizacyjnego, zbudowanie strategię długoterminowej (albo na określony czas),
bieżące monitorowanie efektów i analiza programu naprawczego w oparciu o dane.
Oczywiście to ogólny zarys. Pod każdym z tych punktów kryje się mnóstwo procesów, pracy, czasami całego zespołu specjalistów. Im większy biznes, tym tych podpunktów będzie więcej. Pamiętajmy również, że zmniejszenie wydatków w firmie np. o 8-10 %, gdzie rezygnujemy z dodatkowych świadczeń dla pracowników jak np. budżet szkoleniowy, bonusy, premie, może odbijać się na zespole i zapewne w jakimś sensie będzie się na nim odbijać. Dlatego nie zawsze wskazane będzie „trzęsienie ziemi”. Czasami wystarczy uszczelnić obecne wydatki, sprawdzić gdzie pieniądze nam uciekają, dokładniej przeanalizować czy konieczne jest kupowanie danego produktu lub usługi. To często pozwala wygospodarować dodatkowe % w firmie, bez konieczności redukcji poziomu pracy naszego zespołu. Albo poziomu zatrudnienia w firmie…
Inne stosowane metody optymalizacji kosztów w firmie, to redukcja zatrudnienia. Osobiście uważam jednak, że jest to droga donikąd. To tak jakbyśmy szukając oszczędności w opłatach za prąd, nagle w kilku pokojach w naszej siedzibie mieli pracować po ciemku. Jakość pracy spadnie do zera, co będzie nas kosztować znacznie drożej niż te kilkadziesiąt złotych na rachunku za energię. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest pozbycie się części niepotrzebnych zadań, niż ludzi. Zanim to zrobimy konieczna jest ocena, które z nich generują więcej kosztów/czasu niż korzyści. Niektórych procesów może nie opłaca się ruszać?
Kolejny sposób dotyczący optymalizacji kosztów w firmie, to dobra koordynacja zakupowa wszystkich działów. Zbierając np. zamówienia zakupowe ze wszystkich działów w jednym miejscu, możemy przy większych ilościach oraz częstych zakupach liczyć na pokaźne zniżki od dostawców. Oszczędzać w ten sposób można również na podróżach służbowych. Załóżmy, że dane przedsiębiorstwo wysyła pracowników różnego szczebla w te same miejsca, lecz w różnych godzinach, różnymi kanałami komunikacji i co najgorsze w różne placówki hotelowe. A wystarczy połączyć poszczególne działy w grupy. Grupy mogą już łatwiej negocjować upusty podróży czy zniżki w wybranych hotelach. W zasadzie wszystkie usługi, z których korzysta nasz biznes można negocjować! Myślę, że wielu z Was zaskoczyła by kwota, którą można w ten sposób zaoszczędzić.
Firma może wykorzystać też dodatkowe środki na inwestycję w rozwój. Pieniądze uzyskane z optymalizacji kosztów, albo z optymalizacji niektórych nierentowanych i niepotrzebnych obszarów, można ulokować np. w marketingu, sprzedaży czy employer brandingu. Takie działanie może ułatwić pozyskiwanie nowych klientów czy wysoce wykwalifikowanych pracowników. To może diametralnie zmienić sytuację finansową w firmie i mieć duże znaczenie dla optymalizacji. Może nie wszyscy mają takie podejście, ale optymalizacja kosztów to w moim przekonaniu także tworzenie przewagi nad konkurencją. Złe czasy, stają się często dobrym momentem, aby wyprzedzić ją, dopracować ofertę, odpowiednio dobrać politykę cenową i dotrzeć do nowych klientów.
Następnym sposobem na skuteczną optymalizację kosztów jest outsourcing niektórych działów i procesów w firmie. Oddanie usług księgowych, prawnych czy usług informatycznych, zewnętrznym firmom może znacząco zredukować koszty w danym sektorze. A co ważne, jednocześnie podniesie się poziom i jakość tej obsługi. Takie oddelegowanie procesów, znacząco zredukuje koszt bez ponoszenia strat biznesowych danej organizacji. Z jednej strony koszt usługi będzie mniejszy, niż zatrudnienie samodzielnego fachowca. Z drugiej strony otrzymujecie zazwyczaj dostęp do całego zespołu specjalistów, którzy są do Waszej dyspozycji. Chętnie przedstawię Wam bliżej możliwości, korzyści i koszty przejścia na outsourcing, bo tak się przypadkowo składa, że prowadzę akurat kilka firm w tym modelu biznesowym. Zachęcam do bezpośredniego kontaktu!
Sprawdzoną metodą w optymalizacji jest wdrożenie automatyzacji procesów firmowych. Na co dzień korzystamy z różnego rodzaju narzędzi, technologii, które mogą nam (z odpowiednim wsparciem) posłużyć także do przeprowadzenia skutecznego procesu optymalizacyjnego. Dzięki automatyzacji np. w obszarze obsługi klienta, sprzedaży, marketingu, produkcji – uwalniamy zasoby. Czy to chodzi o koszty, ludzi, czy nasze własne zaangażowanie.
Co powstrzymuje Cię przed optymalizacją kosztów?
Jednym z podstawowych problemów firm i obawą przed zrobieniem rzetelnej optymalizacji jest obawa przed zmianą. Dotyczy to zarówno szczebla menadżerskiego jak i pracowników. Właściciele firm obawiają się natomiast dodatkowych kosztów związanych z nowymi wdrożeniami, nie zastanawiając się jakie korzyści może to przynieść w dłuższej perspektywie.
Nie ukrywam, że sam proces optymalizacji nie należy do łatwych i bywa bardzo czasochłonny. Wymaga zagłębienia się w wiele elementów i funkcjonowanie danej organizacji. Uważam jednak, że każda firma powinna nieustannie szukać rozwiązań, które uszczelnią niepotrzebne wydatki oraz pomogą znaleźć nowe opłacalne rozwiązania zwiększające szanse na rozwój przedsiębiorstwa. Przeprowadzenie takiej optymalizacji wymaga rzetelnej diagnozy sytuacji oraz znalezienie najbardziej optymalnych rozwiązań dopasowanych do specyfiki danego biznesu. To często proces, który wymaga i sporo czasu i trochę wysiłku ze strony przedsiębiorcy. Doskonale rozumiem, że w trudnych momentach czasem trudno jest złapać dystans w biznesie i trzeźwo przeanalizować wszystkie opcje, zagrożenia i szanse. To może być blokadą do przeprowadzenia zmian w firmie, ale nie powinno ich finalnie przekreślić. Warto pamiętać, że zawsze możecie też skorzystać z dodatkowego wsparcia.
Wsparcie w optymalizacji kosztów firmowych
Wiedząc, jak ważnym wyzwaniem jest optymalizacja kosztów firmowych, warto rozpatrzyć poszukanie wsparcia w tych działaniach. Dobrze skorzystać z doświadczeń i praktycznego rozeznania tych, którzy już mają to za sobą. To może być kompleksowa pomoc, która obejmie wszystkie firmowe procesy, albo możecie skupić się na poszczególnych dziedzinach, zaczynając od najbardziej istotnych. Oczywiście mogę Wam w tym pomóc. Zarówno całościowo, jak też w wybranych aspektach. Na przykład jeśli chodzi o firmowe IT, strategię marketingową ale też w przypadku finansów i podatków. Być może wiecie, że prowadzę biuro rachunkowe w Warszawie. Przeprowadziliśmy już szereg optymalizacji kosztów u naszych klientów, a w zasadzie cały czas to robimy. Podatki to temat dynamiczny, wymaga aktualnych informacji i szybkiego wdrażania.
Jestem do Waszej dyspozycji. Jeśli szukacie wsparcia w optymalizacji kosztów firmowych – pomogę. Napiszcie do mnie, krótko przedstawiając sytuację i porozmawiajmy o Waszym biznesie! A jeśli uznamy, że optymalizacja nie jest najlepszą drogą – możesz skorzystać ze wsparcia mojego zespołu ByeBiz, który pomoże skutecznie i sprawnie zamknąć firmę i rozpocząć nową przygodę z własną firmą. Zapraszam do kontaktu!
Prowadząc kilka firm i pomagając innym przedsiębiorcom w podejmowaniu strategicznych decyzji, coraz częściej spotykam się z sytuacją, w której likwidacja spółki okazuje się nie porażką, a rozsądnym krokiem biznesowym. To decyzja, która wymaga odwagi, chłodnej analizy i świadomości konsekwencji – ale często właśnie ona pozwala uporządkować sprawy, zamknąć nierentowny projekt i zrobić przestrzeń na nowe możliwości. Kiedy warto wziąć pod uwagę likwidację spółki? O czym warto pamiętać? Tym zajmiemy się w dzisiejszym wpisie.
Likwidacja spółki – co to właściwie oznacza?
Likwidacja spółki to formalne zakończenie jej istnienia jako podmiotu prawnego. To nie tylko wykreślenie z rejestru KRS, ale cały proces, którego celem jest uregulowanie zobowiązań, zabezpieczenie wierzycieli oraz podział majątku między wspólników. Z mojego doświadczenia wynika, że przedsiębiorcy często utożsamiają likwidację z bankructwem. Tymczasem w wielu przypadkach jest to świadoma decyzja strategiczna – sposób na uporządkowanie struktur biznesowych, zamknięcie projektów, które już nie przynoszą wartości, albo przekształcenie działalności w inną formę prawną.
W polskim systemie prawnym procedura likwidacji jest szczegółowo regulowana i różni się w zależności od formy prawnej spółki (sp. z o.o., S.A., spółki osobowe). Cel jednak zawsze pozostaje ten sam: zakończyć działalność zgodnie z przepisami, minimalizując ryzyka finansowe i prawne.
Kiedy warto rozważyć likwidację spółki?
Nie ma jednej recepty na to, kiedy należy zamknąć spółkę. Każdy przypadek jest inny, ale są sytuacje, w których likwidacja okazuje się po prostu najlepszym rozwiązaniem.
1. Spółka przestaje być rentowna
Jeśli działalność od dłuższego czasu generuje straty, a prognozy finansowe nie rokują poprawy – likwidacja może być bardziej rozsądna niż dalsze dokładanie środków. Utrzymywanie nierentownej spółki to nie inwestycja, a ryzyko, które z czasem może uderzyć w majątek wspólników.
2. Zmiana kierunku lub strategii biznesowej
Niektóre spółki powstają w określonym celu – realizacji projektu, inwestycji czy krótkoterminowego przedsięwzięcia. Po jego zakończeniu utrzymywanie spółki często traci sens. W takiej sytuacji jej zamknięcie bywa naturalnym etapem rozwoju przedsiębiorcy, który chce skupić się na nowych obszarach.
3. Konflikty między wspólnikami
Z doświadczenia wiem, że wewnętrzne spory potrafią zniszczyć nawet świetnie prosperującą firmę. Gdy brak porozumienia blokuje decyzje, a mediacje nie przynoszą skutku – likwidacja może być lepszym rozwiązaniem niż dalsze pogłębianie konfliktów.
4. Utrata rynku lub zmiany regulacyjne
Zmienność rynku i przepisów to codzienność przedsiębiorcy. Jeśli model biznesowy spółki przestaje być opłacalny z powodu nowych regulacji lub utraty popytu – lepiej zamknąć działalność w kontrolowany sposób, niż doprowadzić do przymusowej upadłości.
5. Zmiana formy działalności
Bywa i tak, że rozwój firmy wymaga innej formy prawnej – np. przekształcenia spółki w jednoosobową działalność gospodarczą lub odwrotnie. Wówczas likwidacja spółki może być częścią szerszego procesu restrukturyzacyjnego.
Jak przygotować się do likwidacji spółki?
Zanim podejmiesz decyzję o likwidacji, warto dokładnie przeanalizować sytuację finansową i prawną firmy. Ten etap jest kluczowy, bo pozwala uniknąć błędów i nieprzyjemnych niespodzianek. Pierwszym krokiem powinna być szczegółowa analiza aktywów, pasywów i zobowiązań spółki. Trzeba sprawdzić, czy firma posiada środki na pokrycie długów i jakie ma należności do odzyskania. Na tej podstawie sporządza się bilans otwarcia likwidacji.
Likwidacja to proces, który łączy w sobie aspekty prawne, księgowe i podatkowe. Warto więc zasięgnąć opinii specjalisty – doradcy podatkowego lub prawnika – który pomoże prawidłowo przeprowadzić każdy etap i uniknąć ryzyka odpowiedzialności osobistej. Zanim spółka wejdzie w formalny etap likwidacji, warto uporządkować bieżące sprawy – spłacić długi, zakończyć umowy z kontrahentami i rozliczyć się z pracownikami. Pozwoli to uniknąć komplikacji w dalszej części procesu. W praktyce pomocny okazuje się plan działań obejmujący harmonogram, obowiązki likwidatorów oraz sposób komunikacji z urzędami, kontrahentami i wspólnikami. Przejrzystość i dokumentacja każdego kroku to klucz do spokojnego zakończenia działalności.
To nie wszystko co warto wiedzieć i nie wszystko co, skutecznie pozwoli Ci zlikwidować spółkę. Chętnie opowiem Ci o tym więcej, przy bezpośrednim kontakcie. Ja, albo mój zespół Bye Biz, który specjalizuje się w bezproblemowym zamykaniu firm. Myślisz, że najwyższy czas powiedzieć 'bye’ swojej spółce? Skontaktuj się z nami!
Jeden, uniwersalny przepis na sukces w biznesie nie istnieje. To suma składowa wielu czynników, działań, cech i nigdy do końca nie wiadomo, który czynnik okaże się decydujący. Z drugiej strony wierzę, że istnieje zbiór pewnych standardów, uniwersalnych elementów, które mogą nas bardzo przybliżyć do osiągnięcia zakładanych celów. Niezależnie od tego jaką dokładnie prowadzimy firmę, w jakiej branży działamy, możemy wyznaczyć co najmniej kilka wspólnych punktów. Na przykład klienci. A co za tym idzie ich obsługa. Dziś opowiem dlaczego jest taka ważna i jak możemy ją usprawniać. Zapraszam!
Dlaczego obsługa Klienta jest tak ważna?
Niezależnie od branży w jakiej działamy, czy formy działalności, obsługa klienta jest jednym z najważniejszych czynników warunkującym funkcjonowanie biznesu. Ma kolosalne znaczenie przy budowaniu własnej marki i wizerunku firmy. Mam wrażenie, że nie trzeba Was w tym specjalnie uświadamiać, ale pewne kwestie warto podkreślić i podsumować. Dział obsługi klienta, ma bezpośredni wpływ na nasze relacje z odbiorcą, a tym samym na sprzedaż naszych usług lub produktów. To nasza pierwsza linia frontu w kontaktach z klientem. To od niej, w dużej mierze zależy decyzja o współpracy, czy też decyzja zakupowa. Może doprowadzić do tego że pozyskamy klienta, albo go bezpowrotnie stracimy. Wysokiej jakości obsługa klienta, jest jednym z kluczowych czynników wspomagającym budowanie naszej renomy i pozytywnego wizerunku firmy. Zadowolony klient jest żywą reklamą naszego biznesu, dlatego powinno nam na tym szczególnie zależeć. Nie tylko chętniej do nas wróci, ale też poleci nasze usługi i produkty innym. Opinie i rekomendacje to z kolei silny magnez dla kolejnych klientów i jeden z ważniejszych czynników decydujących o naszej wiarygodności. Nie ma w tym chyba nic zaskakującego – chyba wszyscy tak mamy, że chętnie korzystamy z rekomendacji znajomych, rodziny. Szukamy pozytywnych sygnałów i opinii, zanim zdecydujemy się na jakiś zakup lub współpracę. To naturalny i logiczny proces w biznesie.
Obsługa klienta pomaga też w weryfikacji naszej strategii biznesowej. Planując konkretne działania sprzedażowe, reklamowe, czy marketingowe opieramy się na bardziej lub mniej prawdziwych założeniach. Bezpośredni kontakt z odbiorcą pozwala zmierzyć ich realną wartość. Łatwo jest wpaść w samozachwyt, trudno być czasem krytycznym i obiektywnym wobec własnych rozwiązań. Sygnały od naszych klientów pomagają je ocenić i w razie potrzeby skorygować, usprawnić. Obsługa klienta to zatem źródło cennych informacji, nie tylko o naszej grupie docelowej, ale też o nas samych. A to nieodłączny element rozwoju w biznesie. Konkret, który pomaga w dokładnej analizie i ulepszaniu naszych działań. Pozwala zdiagnozować nasze mocne i słabsze strony. To z kolei sprawia, że łatwiej znaleźć nam perspektywiczne rozwiązania, które będą przynosić długotrwałe korzyści dla naszego biznesu. Doraźnie też jest dużym wsparciem. Zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych.
Obsługa klienta jest równie ważna przy pierwszym kontakcie z naszą marką, co w późniejszych etapach współpracy. To dzięki niej jesteśmy w stanie przyciągnąć i utrzymać przy sobie klienta na dłużej. Wymienione aspekty i argumenty znajdują potwierdzenie w codzienności. Sam przekonałem się o tym choćby rozmawiając z klientami mojego biura rachunkowego w Warszawie.
Obsługa klienta – jak ją usprawnić?
Świadomość tego jak ważna jest obsługa klienta w biznesie, to dopiero początek. Teraz warto pójść krok dalej. Sama wiedza nie wiele zmienia w praktyce. Nawet jeśli zawsze staraliście się dbać o odpowiednią jakość obsługi klienta, macie sprawdzone rozwiązania, funkcjonujące procesy i sukcesy na tym polu, nie oznacza to, że robota jest skończona i można spocząć na lurach. Potrzeby, oczekiwania klientów, realia rynkowe, zmieniają się bardzo dynamicznie. To wymaga od nas stałej pracy i dopasowania się do zmieniających się okoliczności. To ciągła praca i naprawdę spore wyzwanie. Mam nadzieję, że garść porad ode mnie pomoże Wam to odpowiednio zaplanować i zorganizować.
Odpowiedni personel
To pierwsza i chyba najważniejsza sprawa. Dobór odpowiedniej kadry, będzie miał decydujący wpływ na jakość obsługi. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że bardziej od zawodowego doświadczenia ważniejsze są indywidualne umiejętności i charakter pracownika. Prezencja też ma duże znaczenie w wielu przypadkach, chyba że mówimy tylko o obsłudze telefonicznej, bądź internetowej. Kluczowe będzie jednak usposobienie i podejście do klienta. Nasz pracownik BOK musi być odpowiednio przeszkolony, kompetentny, a do tego cierpliwy, profesjonalny, a przede wszystkim odporny na stres. Praca z ludźmi jest wymagająca, a zależy od niej bardzo wiele.
Odpowiednie zarządzanie w firmie
Dużo zależy też od odpowiedniej organizacji i zarządzania biurem obsługi klienta. To rola kadry kierowniczej, kwestia wypracowania najlepszych schematów i rozwiązań. Bez odpowiedniego przywództwa, motywacji, kontroli i jasnych wskazówek, o naszej jakości zacznie decydować przypadek, a w działania wkradnie się chaos. Im lepiej zorganizujemy cały proces od naszej strony, im lepiej wdrożymy naszych pracowników w ten proces, tym mniejsze ryzyko i widmo wpadki. Nie mówimy o skryptach rozmów, sztywnych ramach. Mówimy o wypracowaniu stylu, podejścia, odpowiednich założeń głównych. Trzeba też pamiętać o ciągłej motywacji, zainteresowaniu i nagradzaniu wysiłków naszych współpracowników, o tym jak być dobrym szefem już pisałem na blogu, możecie zajrzeć w wolnej chwili do tego wpisu.
Dostępność
To również elementarna sprawa. Musimy być w stałym kontakcie z naszymi klientami, zawsze gdy będą tego potrzebować. Trzeba też maksymalnie uprościć i ułatwić możliwość kontaktu z naszą marką wszystkim zainteresowanym. To może i powinno objawiać się w różnej formie. Musimy odpowiednio wyeksponować dane kontaktowe np. na naszej stronie firmowej. Może trzeba będzie zadbać o odpowiedni sposób przekierowania połączeń przychodzących, aby zawsze był ktoś pod telefonem. A może dobrym rozwiązaniem będzie wdrożenie zautomatyzowanej obsługi telefonicznej, gdzie dzwoniący będzie odpowiednio pokierowany, albo będzie mógł uzyskać informacje bez konieczności łącznia się bezpośrednio z obsługą (co mogłoby działać np. w weekend, gdy w biurze nikogo nie ma). Taka dostępność może objawiać się także obecnością na portalach społecznościowych, które także mogę pełnić role komunikacyjne. Rozwiązań jest wiele. Grunt, aby przyświecała Wam myśl aby maksymalnie ułatwić komunikację z klientami i być dla nich dostępni nie tylko w teorii. Dobrze, aby konkretne rozwiązania były dopasowane do Waszych indywidualnych możliwości, charakteru działalności i specyfiki klienta.
Poznaj siebie i klienta
Wspomniałem o tym na wstępie. Wiedza to klucz, podstawa, od której wszystko się zaczyna. Rozmowy z kontrahentami, klientami są źródłem bezcennych informacji – pozwalają zbadać poziom satysfakcji, określić aspekty wymagające dopracowania, zaopiekowania. To pomaga w analizie zachowań naszych klientów, jak również w wyborze adekwatnych narzędzi. Jeśli dobrze znasz swoje procesy biznesowe, jeśli znasz podstawowe potrzeby i oczekiwania klientów, masz to, co najważniejsze do tego, aby usprawnić obsługę. Druga sprawa to odpowiednie wykorzystanie tej wiedzy w praktyce, co może nie być takie łatwe i oczywiste. Zwłaszcza, gdy prowadzisz większą firmę i masz więcej procesów, nad którymi trzeba zapanować. Pamiętajcie też, że zawsze możecie skorzystać ze wsparcia zewnętrznej firmy, również przy optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Strategia biznesowa
W każdej dziedzinie naszej działalności warto mieć określoną i przemyślaną koncepcję. Nasza wizja powinna skupiać się na detalach, ale jednocześnie być częścią większego planu. Zakładać różne scenariusze, przewidywać różne zagrożenia. Tak samo gdy myślimy o marketingu, finansach, jak o obsłudze. Tak jak wspominałem we wstępie – to nieodzowny element układanki pod nazwą własna firma. Oczywiście nie wszystko da się zrobić od razu, dlatego strategia działań powinna być podzielona na realne i przemyślane etapy. Mając tak określoną koncepcję i strategię biznesową (obejmującą również sposoby obsługi klienta), znamy cel i efekt końcowy jaki chcemy uzyskać. A to już dużo. Dzięki temu możemy obrać odpowiedni kierunek rozwoju i ulepszania naszych procesów firmowych i kluczowych obszarów. Nasza strategia musi być dopasowana do naszych potrzeb, do potrzeb klienta ale zakładać także plan A, B, a najlepiej jeszcze C.
Standardy i narzędzia
Wypracowanie określonych standardów jest ważne, ale musi opierać się na indywidualnych cechach. Te dwie kwestie nie wykluczają się, tylko tworzą spójną całość. Do prawidłowego funkcjonowania obsługi klienta, niezbędne będzie usystematyzowanie pewnych procesów. Uproszczenie ich i rozbicie na mniejsze struktury. Taki schemat, standard – wzorzec – pozwoli zapanować nad obsługą, jakkolwiek by nie wyglądała. Pomoże utrzymać ją na wysokim poziomie i umożliwi stopniowe wprowadzanie ulepszeń.
Obsługa klienta to złożony proces. Nie zawsze opiera się tylko na kompetencjach naszych pracowników, czy wypracowanych standardach. Trzeba też umiejętnie korzystać z palety narzędzi, które mogą być dla nas olbrzymim wsparciem. Pomogą nam w organizacji, skutecznym zarządzaniu i monitorowaniu naszych działań. Stosuje się obecnie sporo zautomatyzowanych narzędzi, wykorzystuje sztuczną inteligencję, boty. Do tego branżowe aplikacje, dedykowane systemy informatyczne, CRM-y itd. Z drugiej strony pamiętajmy, że to tylko narzędzia, które aby były skuteczne i miały wartość, muszą być też umiejętnie wykorzystywane, skonfigurowane, monitorowane. Sami musicie ocenić, które z nich będą w Waszym przypadku sensowne, a które nie. Może będzie trzeba je przetestować, zobaczyć jak sprawdzają się w praktyce? Czasem to jedyne wyjście.
Monitoruj efekty pracy
To ważny, a niestety często pomijany etap rozwoju firmy i określonych obszarów. Monitoring naszych działań, weryfikacja efektów jest nieodzowna, jeśli zależy nam na podnoszeniu jakości obsługi. Nawet przemyślane i dobre koncepcje wymagają naszej uwagi, czujności i zainteresowania. Reakcji, gdy jest właściwe. To trochę taka próba przewidywania nieprzewidzianego. Jeśli uważnie obserwujemy co i jak dzieje się w naszej firmie, jest większa szansa, że uda nam się pewne kryzysy i zagrożenia odpowiednio wcześnie wykryć, rozpoznać i wyprzedzić. Warto też pamiętać, że świat, potrzeby naszych klientów dynamicznie się zmieniają. Musimy za tym nadążać, a bez odpowiedniego monitoringu, będzie to po prostu trudne, albo wręcz niemożliwe.
Decyzja o zamknięciu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie należy do łatwych, ale w wielu przypadkach jest to po prostu najbardziej racjonalne i bezpieczne rozwiązanie. Najczęściej wspólnicy decydują się na ten krok, gdy prowadzenie działalności przestaje być rentowne lub jej dalszy rozwój nie rokuje perspektyw. Stałe koszty utrzymywania spółki przy braku zadowalających przychodów mogą bowiem prowadzić do poważnych strat finansowych, a w konsekwencji – do ryzyka odpowiedzialności majątkiem prywatnym osób zarządzających. Świadome i zgodne z przepisami przeprowadzenie likwidacji spółki z o.o. pozwala uniknąć takich konsekwencji, chroniąc interesy zarówno wspólników, jak i wierzycieli. W dzisiejszym wpisie podsumuję kluczowe informacje i przedstawię praktyczne podpowiedzi, jak przeprowadzić cały proces możliwie bezboleśnie. Zapraszam!
Likwidacja spółki – kiedy i jak?
Choć decyzja o zakończeniu działalności może wydawać się porażką, w praktyce bywa wyrazem dojrzałego podejścia do biznesu. Pozwala uniknąć dalszego generowania strat i ogranicza odpowiedzialność osób zarządzających. Z punktu widzenia prawa i rachunkowości, likwidacja spółki z o.o. to uporządkowany proces, który prowadzi do formalnego wykreślenia podmiotu z rejestru przedsiębiorców KRS. A kiedy w ogóle możliwe jest rozwiązanie spółki? Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych (art. 270), do rozwiązania spółki może dojść m.in. w sytuacji: spełnienia przesłanek wskazanych w umowie spółki (np. upływ określonego czasu jej trwania), podjęcia uchwały wspólników o rozwiązaniu spółki, przeniesienia siedziby spółki poza granice Polski, ogłoszenia upadłości lub innych przyczyn wynikających z przepisów prawa. W wyjątkowych przypadkach rozwiązanie spółki może orzec także sąd – np. gdy osiągnięcie celu działalności jest niemożliwe lub występują poważne konflikty wewnętrzne.
Wiemy kiedy, a teraz możemy przejść do tego jak zlikwidować spółkę. Proces postępowania likwidacyjnego można podzielić na kilka etapów. Każdy z nich wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. To co chciałbym podkreślić i do czego Was zachęcić – do likwidacji trzeba podejść indywidualnie. Na potrzebę wpisu pewne tematy są uogólnione, sprowadzone do haseł, gdy w rzeczywistości mogą stanowić głębsze wyzwanie. Jeśli czytając ten wpis czujesz, że nie do końca pasuje on do Twojej sytuacji – to najlepszy sygnał, aby skorzystać z dodatkowego wsparcia. A teraz przyjrzyjmy się temu, jak wygląda proces likwidacji.
Proces likwidacji spółki w praktyce
Proces likwidacji należy rozpocząć od podjęcia uchwał o rozwiązaniu spółki i powołaniu likwidatorów (zawarta w formie aktu notarialnego, więc trzeba umówić wizytę u notariusza). Przygotowujemy dwa oddzielne dokumenty. Likwidatorów można powołać również jako oddzielny punkt uchwały o rozwiązaniu spółki – można zrobić jako 2 paragraf uchwały o rozwiązaniu spółki informację o likwidatorach i wtedy nie dodawać odrębnej uchwały o likwidatorach.
Za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (obecnie zgłoszenia do KRS przyjmowane są wyłącznie online), należy zgłosić otwarcie likwidacji w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwał – wypełnić wniosek, załączyć uchwały oraz oświadczenie likwidatora o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji wraz z podaniem adresu do korespondencji (jeżeli likwidatorów będzie więcej, to dla każdego odrębne oświadczenie). Opłata za wniosek do KRS wraz z wpisem do MSiG 350zł. Następnie należy wezwać wierzycieli do zgłaszania wierzytelności przez ogłoszenie w Monitorze Sadowym i Gospodarczym. Wniosek o publikację wezwania MSiG składa się na formularzu MSIG-M1. W części F należy dopisać nr telefonu i nr rachunku bankowego. W części D i części E, po wydrukowaniu formularza) należy zaznaczyć X w polu „dane zostaną pobrane z części A). Do formularza załączamy treść ogłoszenia oraz dowód dokonania opłaty za ogłoszenie (0,70 gr za każdy znak). Jeżeli treść ogłoszenia będzie edytowana, należy sprawdzić ilość wszystkich znaków wraz ze spacjami i wyliczyć opłatę. Opłaty dokonujemy na odpowiednie konto Ministerstwa Sprawiedliwości. Wypełniony i podpisany wniosek MSIG-M1 wraz z podpisanym dokumentem z treścią ogłoszenia i potwierdzeniem dokonania zapłaty za ogłoszenie składamy w punkcie przyjmowania ogłoszeń do Monitora Sądowego i Gospodarczego.
Po otwarciu likwidacji należy niezwłocznie sporządzić bilans likwidacyjny spółki – czyli bilans otwarcia likwidacji. Wykazuje się w nim wszystkie składniki aktywów spółki według ich wartości zbywczej – według realnej ceny, jaką można aktualnie osiągnąć ze sprzedaży tych składników majątkowych. Bilans sporządza się na dzień otwarcia likwidacji, czyli dzień, w którym wystąpiła przyczyna uzasadniająca rozwiązanie spółki. Następnie konieczne jest dokonanie czynności likwidacyjnych – zakończenie spraw spółki, upłynnienie majątku, ściągnięcie należności i zaspokojenie wierzycieli, podział pozostałego po zaspokojeniu wierzycieli majątku między wspólników. A także przygotowanie sprawozdania likwidacyjnego – sprawozdanie finansowe sporządzane na dzień poprzedzający podział pomiędzy wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli. Po tych czynnościach można złożyć wniosek o wykreślenie spółki z KRS. Opłata od wniosku KRS i Ogłoszenia w MSiG to 400 zł. Wniosek ten również składany jest za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych i załącza się do niego: sprawozdanie likwidacyjne wraz z uchwałą wspólników zatwierdzającą sprawozdanie, oświadczenie likwidatorów, że likwidacja została ukończona, czynności likwidacyjne zostały wykonane, czyli zostały zakończenie bieżące interesy spółki, ściągnięte wierzytelności, wypełnione zobowiązania, a majątek spółki został upłynniony, oświadczenie o braku toczących się postępowań sądowych, administracyjnych, komorniczych oraz o zaspokojeniu wszystkich wierzytelności, uchwałę wspólników o wyznaczeniu przechowawcy ksiąg i dokumentów rozwiązanej spółki, oświadczenie likwidatorów o ogłoszeniu sprawozdania w siedzibie spółki.
Likwidacja spółki przez obcokrajowców
Likwidacja spółki z o.o. to proces stosunkowo złożony, wymagający znajomości prawa handlowego i rachunkowości. Błędne przeprowadzenie któregoś z etapów może skutkować poważnymi konsekwencjami – od odpowiedzialności finansowej po odmowę wykreślenia spółki z KRS. Dlatego w praktyce najlepiej skorzystać ze wsparcia profesjonalistów – biura rachunkowego oraz doradców, którzy zadbają o poprawność dokumentów i terminowość działań. Wspólnie z biurem rachunkowym i specjalistami pomagamy w tym również obcokrajowcom, którzy prowadzą biznes w Polsce, ale chcą go zlikwidować, albo zmienić formę / charakter działalności. W tym celu powstał dedykowany zespół do zadań specjalnych ByeBiz, który skupia się głównie w sprawnym i rzetelnym przeprowadzaniu całego procesu likwidacji. Tylko w 2024 roku pomogliśmy zamknąć ponad 200 spółek. Prowadzimy obsługę w języku polskim i angielskim, a gdy trzeba również ukraińskim i tureckim. Korzystamy z własnego doświadczenia, ale często wspieramy się też grupą zaufanych partnerów.
Jako przedsiębiorca doskonale wiem, jak niejasny i skomplikowany jest nasz system prawno-podatkowy. To trudny i grząski teren i jeśli chcesz się po nim sprawnie poruszać, potrzebujesz dobrego przewodnika. Najlepsze wsparcie otrzymasz od kogoś, kto w tym siedzi, jest praktykiem, ma odpowiednie doświadczenie i podejście. Z taką myślą i założeniem budowałem zespół ByeBiz i dziś mogę powiedzieć, że to się udało. Mamy na koncie wiele zamknięć, które (paradoksalnie?) można nazwać sukcesem. Jeśli szukasz tego rodzaju wsparcia – skontaktuj się ze mną i opowiedz o swojej sytuacji. Być może już ta jedna rozmowa rozjaśni Ci, jak ułożyć sobie cały proces, w Twoim konkretnym przypadku. Zapraszam!
Niektóre sprzęty, środki transportu, urządzenia firmowe z czasem się niszczą. Takie życie. Gdy ten moment nastąpi, wypada zastąpić zużyty sprzęt nowym, zwłaszcza, że często ich naprawa jest nieopłacalna lub niemożliwa. Warto jednak pamiętać, że tego rodzaju sprzęt nie może zniknąć „ot tak” z ewidencji księgowej. Niezbędne będzie przeprowadzenie procesu likwidacyjnego środku trwałego. Dlatego w dzisiejszym artykule podsumowałem najważniejsze informacje i pojęcia, które pomogą Wam skutecznie zlikwidować środek trwały w firmie i odpowiednio to rozliczyć.
No dobra, ale czym są środki trwałe?
Zacznijmy od podstawowej kwestii, czyli wyjaśnienia czym jest środek trwały firmy. Środki trwałe, to w skrócie majątek, składnik rzeczowych aktywów przedsiębiorstwa (przekraczający wartość 10000 zł), który charakteryzuje się długim czasem użytkowania (powyżej 1 roku), postacią rzeczową (w przeciwieństwie do wartości niematerialnych i prawnych) i jest używany (zdatny do użytku) na potrzeby danej firmy. Ewentualnie jest oddany do używania innym jednostkom na podstawie najmu, dzierżawy lub umowy o podobnym charakterze. Środki trwałe mogą stanowić przedmiot umowy dzierżawy lub leasingu, jednak wtedy tylko jedna ze stron ma prawo zaliczyć je do aktywów trwałych. Jakie są przykładowe środki trwałe?
Rodzaje środków trwałych:
nieruchomości, budynki, lokale;
grunty;
obiekty inżynierii lądowej i wodnej;
inwentarz żywy;
urządzenia techniczne, maszyny;
środki transportu – gdy właścicielem pojazdu jest firma (lub gdy pojazd jest w leasingu);
narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie.
Ewidencję środków trwałych prowadzi się z podziałem na grupy, podgrupy i rodzaje. Klasyfikacja Środków Trwałych to usystematyzowany zbiór obiektów majątku trwałego służący m.in. do celów ewidencyjnych i ustalania stawek odpisów amortyzacyjnych. Co ważne, każdy środek trwały musi mieć ustaloną wartość początkową. Podstawą do jej ustalenia najczęściej stanowi cena zakupu. Może zostać powiększona o koszty poniesione na wprowadzenie składnika aktywów do obrotu. W przypadku darowizny, której wartości nie podano w umowie, wycenia się ją według wartości rynkowej. Natomiast wartość początkową od nabycia środka trwałego w postaci wkładu niepieniężnego, ustala się jego wartość początkową, od której były dokonywane odpisy amortyzacyjne. Odpisy amortyzacyjne to mówiąc inaczej, rozłożenie w czasie kosztów poniesionych na nabycie środka trwałego. Od 2018 roku nie ma obowiązku wprowadzania do ewidencji środków trwałych przedmiotów o wartości poniżej 10000 zł i można je wliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu. Amortyzacja polega na zaliczeniu środków trwałych do kosztów przychodu, poprzez odpisy amortyzacyjne (po spełnieniu określonych obowiązków) z wykluczeniem gruntów, praw wieczystych, budynków mieszkalnych służących do prowadzenia działalności. Co ważne, odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, jeżeli środek trwały nie został wprowadzony do ewidencji firmy.
W dzisiejszym wpisie skupimy się jednak na procesie likwidacji środka trwałego. Co do zasady, środki trwałe w firmie mogą zostać zlikwidowane po zamortyzowaniu, oraz na skutek utraty przydatności. Jeżeli środek uległ np. zużyciu, zepsuciu, może zostać zlikwidowany a jego niezamortyzowaną cześć można ująć w kosztach uzyskania przychodu. Jak likwidacja środka trwałego wygląda w praktyce? O czym jeszcze warto pamiętać?
Jak zlikwidować środki trwałe w firmie?
Tak jak wspomniałem na wstępie – likwidacja środka trwałego dokonywana jest zazwyczaj ze względu na jego uszkodzenie, zużycie lub zniszczenie. Czasami może chodzić też o zbyt duże koszty eksploatacyjne. W takiej sytuacji, przedsiębiorcy chcąc pozbyć się danego środka trwałego, decydują się na jego sprzedaż albo oddanie (przekazanie w formie darowizny). W takich przypadkach możemy mówić o likwidacji składnika majątku firmy.
Jeżeli jakieś urządzenie należące do firmy stało z jakiegoś powodu niezdatne do użytku, należy wyksięgować je z ewidencji bilansowej. W praktyce, proces likwidacji składa się z dwóch etapów: wycofanie z używania środka trwałego, oraz jego fizyczną likwidację (a niekiedy także wykorzystanie likwidowanego środka trwałego jako bazy nowego środka). Co ciekawe, przedsiębiorca może zdecydować o wyksięgowaniu środka trwałego z ewidencji bilansowej, jednak nie przeznaczać go w tym danym momencie do fizycznej likwidacji. Wszelkie czynności skutkujące zaprzestaniem ujmowania środka trwałego w księgach rachunkowych stanowią rozchód środka trwałego. Z chwilą rozchodu środka trwałego następuje zakończenie jego amortyzacji, wyłączenie z ewidencji i kasacja numeru inwentarzowego. Do momentu fizycznej likwidacji, środek trwały, który został postawiony w stan likwidacji, ujmuje się w ewidencji pozabilansowej. Ujęcie środka trwałego w ewidencji pozabilansowej może odbywać się, na podstawie dowodu „LT – Likwidacja środka trwałego”. Warto pamiętać, że dokument LT uznaje się za dowód księgowy będący podstawą zapisów w księgach rachunkowych, jeśli zawiera co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Co więcej, jeśli postawiony w stan likwidacji środek trwały nie został jeszcze w pełni zamortyzowany, jego nieumorzoną wartość można zakwalifikować do kosztów podatkowych.
Dokumentem potwierdzającym dokonanie likwidacji środka trwałego (pozwalającym na ujęcie nieumorzonej wartości środka trwałego w kosztach podatkowych firmy) jest protokół likwidacji środka trwałego. W dokumencie powinny znaleźć się takie informacje jak: miejsce i data jego sporządzenia, numer protokołu, imiona i nazwiska osób sporządzających i uczestniczących w procesie likwidacji. Do tego nazwa środka trwałego, numer inwentarzowy, sposób likwidacji, informacje o firmie (pieczątka), oraz dodatkowe załączniki (np. potwierdzenie uiszczenia opłaty środowiskowej, potwierdzenie złomowania). Oczywiście protokół likwidacji środka trwałego powinien być podpisany przez komisję likwidacyjną. To prawdopodobnie nie wszystkie kwestie, jakie warto wziąć pod uwagę. Tutaj duże znaczenie ma indywidualna sytuacja, o której warto porozmawiać indywidualnie. Dlatego jeśli macie dodatkowe pytania związane z likwidacją środków trwałych, albo inne z zakresu księgowości, kadr i podatków – zachęcam do bezpośredniego kontaktu ze mną lub moim biurem rachunkowym.
A jeśli chcecie zlikwidować coś więcej niż środki trwałe i skutecznie wycofać się z biznesu, skontaktuj się z zespołem ByeBiz, który na codzień pomaga likwidować spółki z o.o. prowadzone w Polsce. Jestem częścią tego zespołu i chętnie pomożemy Wam w całym procesie. Porozmawiajmy o szczegółach!
Większość firm, zwłaszcza w fazie rozwoju, potrzebuje dodatkowego wsparcia księgowego, informatycznego, marketingowego albo biznesowego. W zależności od profilu działalności, branży – to wsparcie będzie miało inny wymiar i zakres. Niektóre firmy w tym celu, decydują się na zatrudnienie własnego zespołu, inne korzystają z outsourcingu usług. W dzisiejszym wpisie skupimy się na tej drugiej opcji. Dlaczego?
Z doświadczenia wiem, że w wielu przypadkach to po prostu najlepsze rozwiązanie. Dlatego w dzisiejszym wpisie podsumuję najważniejsze informacje, możliwości jakie daje korzystanie z outsourcingu i podpowiem Wam jak to wszystko efektywnie zorganizować. Zapraszam!
Outsourcing – z czym to się je?
Im bardziej chcecie rozwijać firmę, tym pojawia się więcej obszarów i elementów, które wymagają zaopiekowania. To naturalny proces, który bywa jednak w praktyce sporym wyzwaniem. Co ważne, to proces który w zasadzie nigdy się nie kończy 🙂 No chyba, że sami o tym zdecydujecie. Tak naprawdę zaraz po rozpoczęciu działalności pojawia się kilka ważnych aspektów, które albo trzeba wziąć na klatę i samodzielnie zorganizować, albo skorzystać ze wsparcia zewnętrznych podmiotów. I tu pojawia się właśnie wątek outsourcingu.
Outsouricng jest skrótem stworzonym z trzech angielskich słów – outside-resource-using, czyli dosłownie: wykorzystywanie źródeł zewnętrznych. Tak to też wygląda w rzeczywistości. Wykorzystujemy źródła zewnętrzne (firmy, niezależni specjaliści) do realizacji wewnętrznych usług i procesów. Dzięki temu cześć obowiązków spadają z barków przedsiębiorcy i zajmują się nimi specjaliści z firmy, z którą podpiszemy umowę. Outsourcing jest spotykany najczęściej w takich dziedzinach jak księgowość, controlling (audyty), szkolenia, zaopatrzenie, administracja, marketing czy obsługa IT. Naprawdę ciężko znaleźć taki obszar w firmie, którego nie dałoby się z powodzeniem delegować na zewnątrz.
Można się spotkać z opinią, że korzystanie z outsourcingu bywa ryzykowne. W końcu wpuszczamy na swoje podwórko obcych – przekazujemy im uprawnienia, dane, powierzamy ważne i odpowiedzialne funkcje, które niekiedy decydują o właściwym funkcjonowaniu naszej firmy. To prawda. Natomiast ryzyko nie jest większe niż w przypadku zatrudnienia własnych specjalistów. Pod wieloma względami jest to dużo bezpieczniejsze. Zwłaszcza gdy weźmiemy pod uwagę, że outsourcingową firmę możemy zweryfikować i mamy bezpośredni wpływ na kształt umowy i dokładnych ustaleń. Niezależnie od tego z jakiego rodzaju outsourcingu planujecie skorzystać, jedna zasada powinna być niezmienna: fakt przekazania niektórych obszarów innym, nie oznacza, że można przestać się nimi interesować 🙂
Jak i kiedy warto skorzystać z outsourcingu?
Weźmy jako przykład outsourcing IT. Na początek rozbijmy to określenie na czynniki pierwsze. IT to skrót określający technologię informacyjną, w potocznym i szerszym znaczeniu oznacza informatykę i telekomunikację. Usługi IT będą oznaczać zatem realizację wszelkiego rodzaju działań związanych z technologią i informatyką. Outsourcing IT polega na oddelegowaniu do zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmy zadań informatycznych. To powierzenie usług IT specjalistom, których nie musimy zatrudniać we własnej firmie, a z drugiej strony mamy do dyspozycji i niemal „na własność” cały zespół. Współpraca odbywa się w podobny sposób co w przypadku biur rachunkowych, agencji reklamowych, kancelarii prawnych itd.
W skład usług IT wchodzi między innymi:
Tworzenie, zarządzanie, modernizowanie i rozbudowę sieci komputerowych.
Utrzymywanie i serwis sprzętu komputerowego.
Zabezpieczenie procesów informatycznych i danych przed utratą (backupy).
Zarządzanie serwerami.
Rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem, udoskonalanie.
Instalacja i konfiguracja aplikacji i oprogramowania.
Instalacja i konfiguracja sprzętu komputerowego.
Usuwanie wirusów, szkodliwego oprogramowania.
Zapobieganie cyber zagrożeń (monitoring IT).
Zarządzanie bazy danych i ochrona RODO.
Wdrażanie usługi chmurowych i dedykowanych rozwiązań IT.
Szkolenia dla pracowników.
To kilka charakterystycznych usług, ale z pewnością nie jest to kompletna lista. Wiele zależy od indywidualnych potrzeb, z resztą każda firma informatyczna może mieć nieco inną ofertę i specjalizację, a Wy dodatkowe potrzeby. Niezależnie do tych szczegółów, dzięki outsourcingowi możecie realizować projekty bez konieczności reorganizowania swojej firmy, czy rozbudowywania zespołu.
Zainteresowany outsourcingiem dla małej lub średniej firmy? Dowiedz się więcej!
Oczywiście na bardzo podobnej zasadzie działa biuro rachunkowe, które podobnie jak w IT dysponuje zespołem specjalistów, gotowych przejąć obsługę poszczególnych obszarów takich jak księgowość, kontakt z urzędami, procesy kadrowe i finansowe. Podobnie z marketingiem. Outsourcing marketingu zapewni Wam dostęp na przykład do:
Kiedy zatem warto skorzystać z outsourcingu? Zawsze, gdy w Waszej firmie pojawia się obszar, który wymaga szerszego zaopiekowania. Zawsze, gdy wchodzicie na kolejny etap rozwoju biznesowego. Zwłaszcza, gdy nie macie odpowiednich kompetencji i specjalistów na pokładzie i zależy Wam na pilnowaniu finansów. A dlaczego outsourcing się opłaca? Jakie dokładnie niesie korzyści?
Outsourcing – dlaczego warto?
Przygotowałem dla Was „kilka” konkretnych argumentów, które przemawiają za outsourcingiem. Jeśli nie zgadzacie się z jakimś punktem, poprawcie mnie w komentarzach. Oczywiście to tylko kilka wybranych aspektów i wiele zależy tu od indywidualnych potrzeb, obszarów i rodzajów outsourcingu. Można jednak przyjąć, że w większości przypadków warto skorzystać z outsourcingu z uwagi na:
dostęp do nowoczesnej technologii – firmy outsourcingowe dysponują większą paletą narzędzi i możliwości niż samodzielny fachowiec;
lepszą optymalizację kosztów firmowych – współpraca z firmą zewnętrzną zawsze będzie tańsza niż zatrudnianie samodzielnego specjalisty, tworzenie mu miejsca pracy, do tego podatki itd.
większą jakość współpracy – w firmach outsourcingowych zazwyczaj mamy do czynienia z całym zespołem specjalistów. Często o różnych specjalizacjach, co daje większe możliwości i większą jakość świadczonych usług.
gwarancję jakości usług informatycznych i wiedzy – umowa na świadczenie usług ma większą moc niż CV kandydata do pracy 😉
większą odpowiedzialność za błędy – pracownika w przypadku wpadki trudno będzie obarczyć dodatkową odpowiedzialnością np. finansową, z firmą outsourcingową jest już inaczej;
dostęp do wielu profesjonalnych usług w jednym miejscu – otrzymujemy szereg możliwości, które byłyby nieosiągalne w przypadku posiadania samodzielnego informatyka, albo księgowej;
lepszą organizację pracy – jedną z głównych zalet outsourcingu jest jego elastyczność. Warunki i charakter współpracy można swobodnie dopasować do własnych potrzeb i w razie konieczności zmieniać w trakcie współpracy;
dobrą komunikację – firmy dbają zazwyczaj o zachowanie pewnych standardów jeśli chodzi o obsługę klienta, co ułatwia i usprawnia komunikację;
wspomniałem wyżej o ryzyku – firmy outsourcingowe mają zazwyczaj wyrobioną markę, bagaż doświadczeń potwierdzony często referencjami, projektami, opiniami, które łatwiej jest zweryfikować niż fachowca, którego jedyną podkładką jest CV czy portfolio;
wygoda i dyspozycyjność – informatyk na etacie jest dostępny zazwyczaj przez ok 8 godzin dziennie, potem albo odbierze telefon albo nie 🙂 Opieka firmy IT może odbywać się nawet 24 h na dobę;
elastyczność oferty – zakres współpracy z firmą outsourcingową można zmieniać, skupiając się na wybranych, najważniejszych i aktualnych potrzebach biznesowych;
indywidualne warunki – outsourcing daje możliwość swobodnego wyboru oferty, ale też umożliwia tworzenie dedykowanych rozwiązań, szytych na miarę konkretnej firmy i środowiska;
stały monitoring, analiza – w przypadku zewnętrznych podmiotów dużo łatwiej o profesjonalną i bezstronną analizę i monitoring efektów pracy;
sprawna reakcja w przypadku awarii lub sytuacji kryzysowych – w przypadku pracownika nigdy nie będziemy mieć gwarancji, że będzie dostępny gdy naprawdę jest potrzebny. W przypadku firmy, wystarczy to uwzględnić na etapie określania warunków współpracy, aby potem oczekiwać reakcji w ustalonym czasie i charakterze;
serwis i usługi dodatkowe – czyli kolejny argument przemawiający za zewnętrzną firmą, gdzie w ofercie mogą znaleźć się dodatkowe usługi, niedostępne w przypadku samodzielnego specjalisty, którego możliwości zawsze będą bardziej ograniczone. Outsourcing może rozwijać się razem z Twoją firmą, być dostosowany do tempa tego rozwoju.
Mam nadzieję, że powyższe argumenty przemawiające za outsourcingiem dadzą Wam do myślenia. Na pewno trudno je zignorować, jeśli poważnie myślicie o rozwoju swojego biznesu. Pozostaje nam jeszcze jedna kwestia, którą chciałem poruszyć. Jak wybrać odpowiednią firmę i obsługę outsourcingową? W zalewie firm i usługodawców, może się to okazać nie lada wyzwaniem.
Jak dobrze wybrać firmę outsourcingową?
Na rynku jest ogromna ilość firm informatycznych, biur rachunkowych i agencji marketingowych, które proponują swoje usługi na zasadzie outsourcingu. To z jednej strony dobra informacja, z drugiej wyzwanie dla przedsiębiorców, którzy szukają takiego wsparcia. Niby mówi się, że od przybytku głowa nie boli, ale chcąc wybrać tą jedną, właściwą firmę wśród kilkudziesięciu innych, może się to okazać sporym problemem. Dlatego teraz podpowiem Wam kilka praktycznych wskazówek na co warto zwracać uwagę.
Na co zwracać uwagę przy wyborze outsourcingu?
Doświadczenie – to jeden z podstawowych czynników. Określa jak długo dana firma działa w branży, czym się zajmuje i z jakim efektem. To nieocenione źródło wiedzy i bardzo konkretna wskazówka jakiej współpracy możecie się spodziewać.
Specjalizacja – mając wiedzę w jakiej branży działa firma, gdzie osiąga największe sukcesy, w czym się specjalizuje, będziecie mieć większą pewność, że trafiliście pod dobry adres, a Wasze potrzeby będą zaopiekowane.
Wiedza – czasami wystarczy jedna rozmowa, albo wejście na firmowego bloga, aby przekonać się czy specjaliści z danej firmy mają odpowiednią, profesjonalną wiedzę. Warto też sprawdzić z jakich narzędzi korzystają, czy dobrze je znają? Czy mają dodatkowe certyfikaty, uprawnienia? To wszystko będzie dobrą wskazówką i pozytywnym sygnałem przy podejmowaniu decyzji o współpracy.
Cena – to jeden z głównych czynników, jakimi kierujemy się przy wyborze współpracy. Pamiętajcie jednak, że w wielu przypadkach cena będzie ściśle związana z jakością usług. Zbyt niska cena powinna być zastanawiająca. Poza tym warto zwrócić uwagę co w danej cenie rzeczywiście się zawiera. Może warto zapłacić trochę więcej, a w zamian otrzymać wsparcie na lepszym poziomie?
Organizacja – można określić to też jako podejście do klienta. Od tego zależna będzie jakość komunikacji i jej efektywność. Dobra organizacja pracy przełoży się na prawidłowe funkcjonowanie Waszej firmy.
Referencje i opinie – z zaznaczeniem, że bardziej wiarygodne są jednak referencje niż anonimowe opinie 😉
Zaangażowanie – czyli jedna z ważniejszych cech przy każdego rodzaju współpracy, nie tylko w przypadku outsourcingu. Od tego będzie zależeć, czy rozwój Waszej firmy będzie realny, czy pozostanie tylko teoretyczny. Czy firmie będzie zależeć aby „odbębnić” swoje, czy jednak podejmuje inicjatywę? Można to próbować wyczuć już przy pierwszych rozmowach.
Elastyczność – to ważny czynnik w outsourcingu. Jeśli dana firma tworzy ofertę w oparciu o Twoje indywidualne ustalenia, potrzeby, jest w stanie dopasować warunki współpracy pod Was, to dobry impuls, który warto docenić. Jeśli po rozmowie dostaniecie szablon ogólnej umowy z wyjściowym cennikiem, może być to znak, że jednak nie słuchała i nie wyczuła Waszych oczekiwań.
Ogólna zależność jest prosta: im lepszy zrobicie research, im więcej czasu poświęcicie na poszukiwania, tym większą macie szansę na udaną i jakościową współpracę. Skoro jednak już czytacie ten wpis, to mogę Wam uprościć to zadanie…
Jak wiecie prowadzę kilka firm, do których należy między innymi WBT-IT. Proponujemy outsourcing IT, posiadamy zgrany zespół i bogate doświadczenie, dzięki któremu z powodzeniem obsługujemy małe i duże firmy z Warszawy. Zakres współpracy i poszczególne usługi zawsze staramy się dopasować do indywidualnych możliwości i oczekiwań. Po wcześniejszym audycie i rozmowach oczywiście 😉 Jeśli szukacie profesjonalnej obsługi informatycznej i wsparcia technologicznego skontaktujcie się ze mną i porozmawiajmy o szczegółach. Podobnie jeśli szukacie wsparcia w księgowości.
Najnowsze komentarze