Jak sprawdzić czy firma istnieje?

Jak sprawdzić czy firma istnieje?

Przed ważnym zakupem mamy w zwyczaju sprawdzać określony towar, czy sprzęt. Szukamy o nim informacji, aby poznać najważniejsze cechy, być może ukryte wady, czytamy opinie innych użytkowników, porównujemy ceny. Sprawdzamy określone informacje przed ostateczną decyzją o zakupie. Nie ma w tym niczego dziwnego, czy nadzwyczajnego. Tym bardziej nie powinno dziwić sytuacja, w której przedsiębiorca chce sprawdzić informacje o firmie, z którą planuje nawiązać współpracę.

Dlaczego jest to dobrą biznesową praktyką? Jak można sprawdzić czy dana firma istnieje? (więcej…)

Budowanie marki osobistej – o czym musisz pamiętać?

Budowanie marki osobistej – o czym musisz pamiętać?

Zagadnienie marki osobistej, nazywanej również personal brandingiem, teoretycznie jest powszechnie znane. Według raportu „Personal Branding w Polsce 2019” Premium Consulting aż 94,1% respondentów spotkało się z tym pojęciem. Na czym jednak polega budowanie marki? Dlaczego warto nad nią pracować?

 

Marka osobista, czyli zaufanie

 

Pierwszym skojarzeniem z marką osobistą jest z reguły popularność konkretnej osoby w mediach społecznościowych. Jednak obecność w tym kanale komunikacyjnym jest tylko jednym z elementów budowania silnej marki. Mocny wizerunek to nie tylko liczba obserwatorów na Facebooku czy Instagramie. Marka osobista to szereg świadomych działań zmierzających do uwiarygodnienia twojej osoby wśród odbiorców. Należą do nich nie tylko skuteczne narzędzia komunikacji (m.in. content marketing, social media, strona www), ale również oferowanie odbiorcom konkretnych wartości (np. wiedzy, profesjonalizmu, doradztwa). Jeśli nie jesteście przekonani o korzyściach jakie to przyniesie, zachęcam do zajrzenia do poprzedniego wpisu o personal brandingu, gdzie zostało to podsumowane.

 

Klienci doceniają bardziej kontakt z konkretną osobą reprezentująca firmę niż z samym przedsiębiorstwem jako marką. Raport Premium Consulting wskazuje, że najskuteczniejszą formą działań jest posiadanie marki osobistej oferującej usługi i produkty pod własnym nazwiskiem (49,5%). Kto zatem powinien budować własną markę osobistą? Każdy, komu zależy na zwiększeniu zaufania klientów do oferowanych usług czy produktów.

 

Marka osobista – kto najbardziej na niej skorzysta?

 

Wyniki raportu „Personal Branding w Polsce 2019” wskazują, że na budowaniu własnej marki osobistej mogą najbardziej skorzystać:

• freelancerzy (84%),
• właściciele firm usługowych (69%),
• artyści (54%),
• specjaliści zatrudnieni w firmach (29%),
• osoby wchodzące na rynek pracy (19%),
• właściciele firm produkcyjnych (15%).

 

Budowanie marki osobistej – od czego zacząć?

 

 

Pierwszym krokiem w budowaniu silnej marki osobistej jest uświadomienie sobie, co tak naprawdę możesz zaoferować swoim odbiorcom. Jedną z najbardziej docenianych cech jest wiedza. Reprezentując swoją branżę, powinieneś być specjalistą w swojej dziedzinie. Jak podkreślić swój profesjonalizm? Udzielaj praktycznych rad za pośrednictwem kanałów w mediach społecznościowych. Prowadź bloga, na którym będziesz zamieszczał eksperckie artykuły (możesz to robić np. na łamach bloga firmowego). Informuj o wszystkich istotnych zmianach zachodzących zarówno w twojej firmie (np. wprowadzenie nowego produktu czy nowej technologii), jak też branży (np. zmiany w prawodawstwie, nowoczesne trendy).

Twój profesjonalizm powinien przejawiać się również w standardach kontaktu z odbiorcami. Zachowanie podstaw etykiety, otwartość i zaangażowanie w problemy klientów związanych z oferowanymi przez ciebie produktami czy usługami podkreślą twoje kompetencje. Wykazując się branżową wiedzą i jednocześnie dzieląc się nią ze swoimi odbiorcami, wzbudzisz zaufanie potencjalnych klientów.

 

Raport „Personal Branding w Polsce 2019” wskazuje, że to wiedza wpływa na wiarygodność budującego markę osobistą. 66,8% respondentów najbardziej docenia fakt dzielenia się nią za darmo w internecie.

 

Pracując nad swoją marką osobistą, musisz być w tym autentyczny. Dlatego tak ważne jest, abyś był sobą w komunikacji z odbiorcami. Aby móc osiągnąć ten cel, musisz w pierwszej kolejności zastanowić się nad swoimi wartościami. Przemyśl, co tak naprawdę jesteś w stanie zaoferować swoim klientom. Wskaż swoje mocne strony. Spróbuj określić własny styl, który będzie wyróżniał cię na tle konkurencji. Pamiętaj, że decydując się na budowanie marki osobistej, postanawiasz tak naprawdę zarządzać sobą.

 

 

Marka osobista – o czym należy jeszcze pamiętać?

 

 

Wadami kreowania własnej marki jest zabieranie prywatności i konieczność poświęcenia dużej ilości czasu. Z drugiej jednak strony prezentowanie wybranych informacji z twojego życia prywatnego, które będą powiązane z tworzonym wizerunkiem, zwiększy twoją wiarygodność. Budowanie pozytywnych relacji z klientami również wymaga odpowiedniej ilości czasu i jest procesem długofalowym. Istotną kwestią jest również charyzma.

 

Pamiętaj, że nie tylko ty w branży zdecydowałeś się na budowę własnej marki osobistej. Jak zatem masz wyróżnić się na tle innych marek? Przede wszystkim musisz być pewny tego, co robisz. Jeśli sam zwątpisz w sens swoich działać, inni również nie będą ci wierzyć. Świadomość własnej wartości przełoży się na moc twoich komunikatów. Dzięki swojej charyzmie i determinacji staniesz się autorytetem dla twoich odbiorców.

 

marka osobista - praktyczne porady

 

Istotną kwestią w budowaniu marki osobistej jest spójność. Kreowanie profesjonalnego wizerunku wiąże się z wykazaniem się profesjonalizmem i poświęceniem własnej prywatności. Nie możesz jednak zapominać, że te dwie sfery życia muszą się wzajemnie uzupełniać. Wyobraź sobie własną reakcję, kiedy na profilu społecznościowym cenionego przez ciebie dietetyka znajdujesz zdjęcie, na którym je hot-doga z przydrożnego baru. Na tym właśnie polega spójność: twoje życie prywatne i zawodowe musi kierować się tymi samymi zasadami. Nie możesz w żaden sposób swoim postępowaniem zaprzeczać komunikatom, jakie wysyłasz do swoich odbiorców.

 

Budowanie marki to nie zakładanie biznesowej maski, w której ma być ci do twarzy przed klientami. Działania powierzchowne i próby budowy wizerunku w zupełnym oderwaniu od twojego prawdziwego „ja” nie sprawdzi się na dłuższą metę. Co więcej, przyniesie skutek odwrotny do zamierzonego. Klienci bardzo szybko wykryją oszustwo. Brak uczciwości z twojej strony na zawsze przekreśli twoją wiarygodność.

Wiele osób, które rozważają budowanie marki osobistej, w pierwszej kolejności przykładają wagę do promowania swojego wyglądu zewnętrznego. Jednak nie o to w budowaniu skutecznej marki osobistej chodzi. Oczywiście ciekawe zdjęcia czy biznesowy wizerunek mogą pozytywnie wpłynąć na odbiór twojej osoby przez klientów. Jednak kreowanie marki to proces długofalowy, który powinien skupiać się przede wszystkim na akcentowaniu posiadanej wiedzy i skutecznej komunikacji z odbiorcami. Takie działania jak wizerunkowa sesja zdjęciowa czy komunikacja foto przez internet są na szarym końcu listy elementów wzmacniających markę osobistą. Zatem zamiast skupiać się na tym, jak wyglądasz, większą uwagę przywiąż do tego, jaką wiedzą możesz się podzielić i w jaki sposób to zrobić. Dobrze przemyślany content marketing, aktywna komunikacja w social media oraz profesjonalna strona internetowa przyniosą więcej korzyści niż biznesowa sesja fotograficzna.

 

Tekst powstał przy współpracy z platformą ALEO, która dostarcza informacji o przedsiębiorcach, ofertach i przetargach publicznych. To także baza wiedzy o prowadzeniu biznesu, marketingu i finansach w firmie.

 

Dofinansowanie i dotacje na rozpoczęcie działalności gospodarczej 2019

Dofinansowanie i dotacje na rozpoczęcie działalności gospodarczej 2019

 

Dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej to wielka pomoc dla przyszłych przedsiębiorców. Jak podaje CEIDG, dziennie w Polsce powstaje nawet kilkaset nowych działalności. Duża część tych firm nie mogłaby powstać, gdyby nie wsparcie otrzymane w formie dotacji i dofinansowania. Dzisiaj opowiem Ci czym jest dofinansowanie dla firm, czym są dotacje unijne, jaki jest ich cel, a także co musisz zrobić, żeby skorzystać z takiej formy wsparcia.


 

Dofinansowanie i dotacje z Funduszy Europejskich

 

Głównym celem Funduszy Europejskich jest zapewnienie krajom członkowskim UE, równych szans na rozwój gospodarczy i walkę z bezrobociem. Budżet Unii Europejskiej w dużej mierze składa się z przychodów państw członkowskich i jest to około 1%. Co jakiś czas (co 5-7 lat) jest tworzony nowy plan podziału funduszy na konkretne cele.

Które z tych celów mogą interesować Ciebie?

  • dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej
  • doradztwo zawodowe
  • praktyki zawodowe i staże
  • kursy zawodowe, studia podyplomowe, szkolenia

Zanim jednak określimy cele, warto podsumować czym są dotacje, a czym dofinansowanie.

 

Dotacje UE

Dotacje-na-rozwój-firmy

 

Dotacja UE jest nieodpłatnym wsparciem udzielanym przedsiębiorcom na ich cele biznesowe. Forma takiej dotacji jest traktowana jako uznaniowa. Nie musisz jej spłacać, ale musisz pamiętać, że może ona ulec zwrotowi jeśli nie spełnisz warunków umowy. W Polsce są przewidziane Programy Krajowe i Regionalne, z których środki są przekazywane na cele związane ze wsparciem działalności gospodarczej.  Mazowsze, jako region bardziej rozwinięty, ma nieznacznie mniejszy dostęp do puli pieniężnej wspomnianych programów. Jednak mimo tego cała masa przedsiębiorców korzysta z takich możliwości, gdyż jest to znacząca pomoc w otwarciu własnego biznesu.

 

Dofinansowanie unijne

 

Dofinansowanie unijne jest formą pomocy bardzo zbliżoną do dotacji, z tymże dofinansowania mogą mieć formę zwrotną lub bezzwrotną w zależności od celu. Wysokość dofinansowania jest zazwyczaj uzależniona od kosztu Twojego przedsięwzięcia. Mówi się tutaj o maksymalnej kwocie dofinansowania, określonej na 40 tyś. złotych.

 

Kto może się ubiegać o dotacje z Unii Europejskiej na podjęcie działalności?

 

 Dotacje na rozpoczęcie działalności są przeznaczone dla :

  • osób poniżej 30 roku życia, które nie pracują, ani się nie uczą

po przeprowadzeniu stosownej analizy Twojej sytuacji, możesz otrzymać nie tylko środki na rozpoczęcie działalności, ale także staże i praktyki, szkolenia czy też studia podyplomowe lub po prostu pomoc w znalezieniu pracy

  • osoby powyżej 30 roku życia, które nie pracują

będąc w tej grupie musisz spełnić odpowiednie warunki, które mogą się różnić w zależności od województwa. Możesz liczyć na szkolenie, pożyczkę lub dotację na założenie firmy, jednak grupa osób, które otrzymają pomoc w takiej formie, jest bardziej zawężona niż przy osobach poniżej 30 roku życia.

 

Jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej są kierowane do konkretnych ludzi. Osoby, które mogą się o nie ubiegać to:

  • osoby bezrobotne na stałe
  • o bardzo niskim wykształceniu
  • po 45 roku życia
  • niepełnosprawne
  • bezrobotne kobiety

 

Jeśli jesteś osobą bezrobotną, informacje te możesz uzyskać w Wojewódzkim lub Powiatowym Urzędzie Pracy. W innym wypadku możesz także skorzystać z tak zwanej Wyszukiwarki Dotacji lub otrzymać odpowiednią informację w Punkcie Informacyjnym Funduszy Europejskich.

Zanim zaczniesz starać się o dotację unijną na rozpoczęcie działalności gospodarczej, musisz wiedzieć, że Twój projekt będzie tylko współfinansowany przez Unię Europejską. Każda osoba ubiegająca się o dofinansowanie czy dotację, powinna mieć też wkład własny.

 Wysokość wkładu własnego jest uzależniona od rodzaju Twojego projektu. Jeśli zamysłem jest generowanie zysku, zazwyczaj możesz liczyć na większe dofinansowanie unijne i mniejszy wymagany wkład własny. Dodatkowo warto wspomnieć, że wkładem nie muszą być pieniądze na Twoim koncie, może to być też kredyt czy pożyczka.

 

Jak otrzymać dotację na założenie własnej działalności?

 

W pierwszej kolei musisz posiadać odpowiedni biznesplan działalności gospodarczej.  Musisz określić czy Twój pomysł sprawdzi się i utrzyma na rynku. W projekcie powinny się znaleźć szczegóły dotyczące czasu potrzebnego na realizację przedsięwzięcia oraz teren, na którym będzie ono prosperować. Biznesplan jak wiadomo, jest elementem szczególnie ważnym. Będzie na niego zwracana szczególna uwaga Komisji Oceny Wniosków. Możesz napisać swój biznesplan z pomocą doradcy. Nawet jeśli nie pomoże Ci on w pisaniu od podstaw, warto żeby chociaż skorygował samą treść.

Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego programu krajowego lub regionalnego. Program powinien być dopasowany do potrzeb i zamysłów Twojego biznesu. Na Portalu Funduszy Europejskich możesz znaleźć tak zwany Poradnik Beneficjenta, który Ci pomoże dopasować odpowiedni program. Musisz także zwrócić szczególną uwagę na terminy i miejsca składania wniosków.

Aby złożyć wniosek,  należy wypełnić stosowny formularz, który powinien być dostępny na stronie wybranego programu. Wniosek ma być przygotowany w wersji elektronicznej oraz papierowej, a do jego napisania możesz skorzystać z instrukcji jego wypełnienia. Do wniosku koniecznie trzeba załączyć biznesplan, analizę finansową, harmonogram działań oraz ocenę potencjału projektu. Wszystko to jest do zrobienia samemu, w razie potrzeby można skorzystać z pomocy doradcy.

dotacje z Unii

Oczekiwania co do treści wniosku różnią się w zależności od programu, do którego chcesz się zgłosić. Niezależnie od różnic, każdy formularz powinien wymagać podania:

  • biznesplan
  • tytuł projektu
  • okres trwania przedsięwzięcia
  • harmonogram
  • Twoje dane
  • teren, na którym chcesz działać
  • szczegółowy opis projektu
  • cele, które muszą pokrywać się z założeniami projektu
  • koszty i źródła dofinansowania
  • jakie widzisz korzyści
  • analizę ekonomiczną, finansową

 

Po złożeniu wniosku, można czekać od 1 do 3 miesięcy na decyzję. Będzie on rozpatrywany pod kątem treści, ale także merytorycznie. Najpierw dojdzie do formalnej oceny pod kątem zgodności z wymogami. Po spełnienie kryteriów formalnych dojdzie do oceny merytorycznej. Liczy się tutaj treść Twojego projektu, prawdopodobieństwo wykonania projektu, a także zgodność wniosku z wymogami merytorycznymi.

 

Miej pewność, że zamieścisz takie informacje jak:

  • opis planowanej działalności gospodarczej gospodarczej – opis branży, zalety oraz mocne strony przedsięwzięcia, charakterystyka rynku, na którym firma ma prosperować
  • Twoje doświadczenie zawodowe – wykształcenie, wcześniejsza styczność z branżą Twojego projektu czy też dodatkowe kompetencje
  • koszty inwestycji – tutaj musisz określić ilość potrzebnych pieniędzy oraz nakreślić argumenty wskazujące opłacalność inwestycji
  • konkurencja rynkowa – możliwie szczegółowe dane o głównych konkurentach na rynku, propozycja strategii konkurowania na rynku
  • przygotowanie inwestycji – określić potrzebne zasoby oraz plan na dalsze kroki, które będzie trzeba wykonać już po założeniu działalności

 

Twój wniosek o dotację z Unii Europejskiej na rozpoczęcie działalności gospodarczej oceniany jest na podstawie karty oceny wniosku. Na tej karcie będą przydzielane Ci punkty z części formalnej i merytorycznej. Oczywiście im więcej punktów tym większe szanse na powodzenie.

Po tym czeka już Cię tylko rozmowa z doradcą zawodowym, która też będzie poddana ocenie. Dopiero po przejściu tego etapu, dochodzi do zliczenia wszystkich punktów i wydania decyzji.

 

Otrzymanie dotacji z Unii Europejskiej

wniosek o dotacje dla firmy

Po otrzymaniu pozytywnej decyzji, dochodzi do podpisania stosownej umowy. Umowa określa Twoje obowiązki i uprawnienia, plan realizacji projektu oraz jego budżet, a także szczegóły dotyczące rozliczenia projektu. Dotacja będzie miała formę refundacji, a żeby ją otrzymać ostatecznie, należy złożyć jeszcze wniosek o wypłatę środków. Rzecz jasna, pamiętajmy o tym, aby spełniać wszystkie warunki umowy, które są gwarantem naszego prawa do wspomnianych pieniędzy.

Zanim podpiszesz umowę musisz dostarczyć stosowne załączniki.  Najczęściej jest to:

  • zaświadczenie o niekaralności
  • aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS
  • zaświadczenia o niezaleganiu w opłatach podatkowych oraz składek ZUS

Oprócz wymienionych wyżej, mogą być również wymagane inne dokumenty. Jest to zależne od specyfikacji projektu.

Po otrzymaniu dofinansowania z UE na rozpoczęcie działalności gospodarczej, możesz w końcu otworzyć własną działalność gospodarczą. Musisz zrobić to w terminie, który jest określony w umowie, pamiętając że za dzień rozpoczęcia jest uznawany dzień wpisu do CEIDG.

Podpowiemy jeszcze tylko, że ważny jest wybór odpowiedniego biura księgowego, ale także założenie nowego firmowego konta bankowego.

 

 

Dotacje UE, a obowiązki przedsiębiorcy

 

Po otrzymaniu dotacji unijnej będziesz musiał stosować się do warunków umowy. Niedotrzymanie ich może skutkować koniecznością zwrotu dotacji wraz z odsetkami.

Najważniejszym czynnikiem, będzie zdecydowanie sposób w jaki wydajesz pieniądze z dotacji unijnej. Przeznaczaj je tylko na cele, które zostały określone w umowie i nie przekraczaj przewidzianych na to wcześniej kwot.

Będziesz też mieć obowiązek rozliczenia projektu, które będzie polegało na przedstawieniu dokumentów (najczęściej faktur) potwierdzających Twoje transakcje.  Do rozliczenia zazwyczaj dochodzi w terminie do 30 dni od dnia zakończenia korzystania z przeznaczonych Ci środków. Kluczowe informacje to okres, za który się rozliczasz, wskazanie wydatków ich kosztów oraz źródeł finansowania.

 

Wsparcie pomostowe dla firm

 

Jeśli otrzymałeś dofinansowanie na założenie działalności gospodarczej, możesz liczyć na tak zwane wsparcie pomostowe. Jest to bezzwrotna pomoc, która ma wesprzeć Twoją firmę w uzyskaniu płynności finansowej.

Ta forma pomocy, może być przyznana na maksymalny okres 12 miesięcy i wynosi zazwyczaj 1000 zł miesięcznie.

Wsparcie pomostowe ma dwie formy:

  • podstawowe – przez okres do pierwszych 6 miesięcy dni prowadzenia działalności gospodarczej
  • przedłużone – o kolejne 6 miesięcy po okresie podstawowym

Otrzymane środki możesz przeznaczyć na pokrycie bieżących wydatków, przykładowo składki ZUS, ubezpieczenie zdrowotne, czynsz oraz inne podobne wydatki.

 

Dofinansowanie dla firm – warto czy nie?

 

Sama idea, która przyświeca dotacjom na założenie firmy jest naprawdę pomocna. Wiele osób, które w tej chwili prowadzi własny biznes, nie miałoby takiej możliwości bez odpowiedniego wsparcia. Musisz jednak zdawać sobie sprawę, że uzyskanie dofinansowania na firmę nie jest procesem szybkim czy też prostym. Zanim dojdziesz do etapu podpisania umowy, może minąć nawet rok. Dodatkowo pamiętaj, że niezależnie od czegokolwiek, wiążesz się z ryzykiem. Nawet gdyby cały proces założenia firmy był sfinansowany i tak nie jest to jednoznaczne z sukcesem.

Według CEIDG  codziennie jest zamykanych kilkaset działalności, które nie zdołały utrzymać się na rynku. Najważniejsze jest to, żeby nie traktować dotacji unijnej jako głównego celu i zamysłu Twojego biznesu. Zamysłem ma być uzyskanie płynności, stabilności i zysku. Jeśli już uda Ci się uzyskać dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej, wydaj te pieniądze mądrze i korzystaj z wszelkich form wsparcia, które Ci przysługują. Nie zapominaj też, że w momencie zakończenia umowy, zostajesz sam.

A może udało Wam się zdobyć dofinansowanie na działalność i zechcecie podzielić się własnymi doświadczeniami? Zachęcam i pozdrawiam!

 

Efektywne zarządzanie procesami biznesowymi

Efektywne zarządzanie procesami biznesowymi

Firma jest jak organizm. Zachodzi w nim mnóstwo procesów decydujących o jego prawidłowym funkcjonowaniu. Najczęściej zaburzenie jednego z nich będzie miało negatywny wpływ na pozostałe. Wszystkie procesy są bowiem w określony sposób połączone ze sobą i tworzą integralną całość. Jeśli zależy nam (a powinno) aby organizm, czyli nasz biznes, był w dobrej formie i kondycji, musimy o niego dbać. Aby było to możliwe musimy najpierw poznać określone procesy, by wiedzieć jak o nie dbać i jak nimi zarządzać.

W dzisiejszym wpisie podpowiem Wam czym jest zarządzaniem procesami firmowymi i jak można robić to efektywnie. 

 

 

Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi?

 

 

Zarządzanie procesami biznesowymi, w skrócie określane jest też jako BPM, czyli Business Process Management. Głównym jego założeniem jest zapewnienie jak najlepszej widoczności procesów zachodzących w firmie i właściwe kierowanie nimi. Kluczowym elementem zarządzania jest identyfikacja, analizę i optymalizacja. Wykorzystuje się do tego odpowiednie narzędzia i usługi. Podobnie jak z organizmem – aby poznać stan niektórych obszarów potrzebne jest korzystanie ze specjalistycznego sprzętu medycznego (np. rentgen). Zarządzanie procesami biznesowymi, jak sama nazwa wskazuje, będzie polegało nie tylko na zbadaniu stanu zdrowia firmy, ale na odpowiednim zarządzaniu poszczególnymi funkcjami. Tak aby cały obieg pozostał niezakłócony. Oczywiście mamy do dyspozycji specjalistyczne narzędzia, które pomogą nam kontrolować kluczowe procesy biznesowe, analizować je, monitorować i doskonalić pod kątem efektywności. 

 

Mam wrażenie, że nie trzeba specjalnie nikogo przekonywać dlaczego zarządzanie procesami firmowymi jest takie ważne. Zwłaszcza jeśli już prowadzicie własną firmę. Mimo to, wiele firm często nie zdaje sobie sprawy, że właściwie opracowana mapa procesów biznesowych jest niezbędna do przewidywania zachowań firmy oraz znacznie ułatwia i usprawnia prace związane choćby z wdrażaniem systemu informatycznego w firmie, albo automatyzowanie niektórych działań.

 

Cześć procesów jest powtarzalnych w każdej firmie, część jest przypisana do określonych branży. Ale nie ma wątpliwości, że procesy w obszarach takich jak księgowość, obsługa klienta, IT i dane, sprzedaż, marketing, obsługa klienta decydują o ostatecznym kształcie naszego biznesu i jego efektywności. To one kontrolują funkcje życiowe naszego organizmu. Są ze sobą ściśle związane i mimo, że często skupiają się na zupełnie różnych działaniach, wszystkie mają jeden wspólny cel. Zapewnić prawidłowe funkcjonowanie i możliwość rozwoju biznesowego. Odpowiedzialne zarządzanie procesami pozwala też zoptymalizować koszty firmy, zwiększyć produktywność, pomaga w skuteczniejszy sposób zarządzać kapitałem ludzkim, zwiększa interakcję z rynkiem i klientami. Pojawia się zatem podstawowe pytanie, jak nimi zarządzać, aby osiągać spodziewane korzyści?

 

 

Jak efektywnie zarządzać procesami firmowymi?

 

Jak zarządzać procesami firmowymi

 

Na wstępie warto zaznaczyć, że wiele zależy od charakteru biznesu, branży, skali naszej działalności. W zależności od indywidualnych cech naszego biznesu, te same procesy mogą mieć różną wagę i wartość. Nasze cele i priorytety też będą zmieniać się w oparciu o te cechy. Dlatego strategię najlepiej będzie oprzeć o nasze konkretne dane i nie podchodzić do tematu szablonowo. Zwłaszcza, że nie ma jednego skutecznego szablony, który stał by się przepisem na sukces dla każdego.

Mimo wszystko chciałbym Wam podpowiedzieć jak można ugryźć ten temat. Poniżej pokrótce opiszę kilka kroków, które mogą być dla Was wskazówką przy budowaniu Waszej strategii BPM.

 

Krok 1 – Organizacja i analiza

 

Chcąc efektywnie zarządzać procesami biznesowymi, tak jak już wspominałem wyżej, podstawową kwestią jest zdobycie wiedzy o tych procesach, analiza ich, a następnie odpowiednia organizacja działań. Ważne będzie też zdefiniowanie podstawowych celów i założeń, zidentyfikowanie procesów. Jakie są kluczowe procesy w naszej firmie? Co chcemy usprawnić? Jakie są nasze najmocniejsze strony, a jakie wymagają szczególnej uwagi? Na jakie przeszkody możemy trafić? Jak działa konkurencja? Dane które zdobędziemy trzeba będzie zanalizować, a na podstawie wniosków zbudować wstępny plan. Dobrze będzie włączyć w to i zaangażować pracowników. Należy pamiętać, że największe ryzyko zlokalizowane jest właśnie na pierwszym etapie projektu, przy analizie. Gdy popełnimy błąd na początku, potem trudno wrócić do pierwszego etapu i go naprawić.

Częstym błędem jest utożsamianie danego procesu ze schematem organizacyjnym firmy. Niedostateczne rozpoznanie wszystkich procesów, a przecież każdy obszar firmowy ma ich zazwyczaj kilka, które dodatkowo związane są często z innymi działami, innymi obszarami biznesowymi. To rodzi potrzebę gruntownej analizy. Bez tego nasza mapa będzie niedokładna, a tym samym także nasze finalne wnioski. 

 

Krok 2 – obranie strategii, wybór narzędzi

 

Po zdefiniowaniu głównych założeń i zbudowaniu wstępnego planu i mapy procesów, warto ubrać to w strategię. Stworzyć listę zasobów, potencjalnych narzędzi, które pomogą nam w realizacji celu. Na tym etapie warto stworzyć też harmonogram prac. Najlepiej jeśli będzie zakładał więcej niż jeden scenariusz. Jeśli będziemy mieć kilka możliwości i dróg, łatwiej będzie podjąć konkretne działania pod dany wariant. A gdy jakieś rozwiązanie okaże się nieskuteczne, będziemy mieć możliwość zmiany podejścia bez ryzyka zachwiania innych procesów. Określenie celu, drogi którą do niego dojdziemy i listy narzędzi, która nam to ułatwi, sprawi, że nasze działania staną się wydajniejsze. Budowanie strategii zmusza do wniknięcia w projekt, lepszego zrozumienia i finalnie skuteczniejszej oceny efektów naszych prac. Na tym etapie trzeba też podjąć decyzję od narzędziach, z których będziemy korzystać. Muszą być dobrane ściśle do funkcji jaką mają pełnić. Czasami mogą mieć formę systemów IT, oprogramowania, aplikacji, ale też usług, jak choćby cloud computing. Jeśli serce firmy nie bije zbyt mocno, może potrzebny będzie rozrusznik? Wybór odpowiedniego modelu będzie zatem decydujący i musi znaleźć się w naszej strategii biznesowej. Taką rolę rozrusznika może mieć system informatyczny.

 

Krok 3 – Realizacja planu 

 

Jeśli mamy pełną wiedzę na temat firmowych procesów, mamy zbudowany plan działania, przychodzi kluczowy moment wdrażania teorii w życie. Podobnie jak w przypadku budowania strategii, dobrze będzie oprzeć się na współpracownikach i odpowiednio przydzielić poszczególne zadania. W trakcie realizacji planu niezmiernie ważny będzie element kontroli. Musimy mieć pewność, że nasze założenia się sprawdzają, albo konieczne jest skorzystanie z innego rozwiązania. Innymi słowy trzeba trzymać rękę na pulsie. Pomocne z pewnością będzie określenie ram czasowych na poszczególne zadania, ale najlepiej z pewnym buforem. Dobrze będzie dać sobie pole manewru i takie zintegrowanie działań, aby nie zakłócać już funkcjonujących procesów. Po zamknięciu kolejnych etapów warto poświęcić trochę czasu na refleksję, czyli ocenę naszych działań w odniesieniu do narzuconych celów. Czy obrana metoda się sprawdza? Czy po drodze nie zmieniły się warunki? 

 

Istotą każdego procesu biznesowego jest wytworzenie wartości dodanej dzięki wykorzystaniu odpowiednich technologii, wiedzy i umiejętności. Podchodząc do projektowania procesu biznesowego i zarządzania nim, należy uwzględnić, czy jest to proces wspierający działalność przedsiębiorstwa, czy też stanowiący samą jego istotę. Jeśli chcecie, aby Wasza firma była zdrowym, sprawnie funkcjonującym organizmem czeka Was sporo pracy. Im większy biznes, tym więcej procesów, które wymagają naszej uwagi i opieki. Oczywiście możecie, a w niektórych przypadkach musicie, korzystać ze wsparcia zewnętrznego. Całe szczęście outsourcing usług jest już powszechnym zjawiskiem, dzięki czemu dostęp do niektórych narzędzi jest stosunkowo łatwy. Podobnie jak dostęp do dedykowanych aplikacji i oprogramowania, które może stać się nieodłącznym elementem zarządzania procesami.

 

Jeśli potrzebujecie wsparcia, czy w formie doradztwa na poziomie budowania planu, czy też konkretnych narzędzi w postaci usług biznesowych i wsparcia technologicznego, zachęcam do kontaktu. Nie tylko podpowiem Wam już sprawdzone rozwiązania, które pomogą Wam efektywniej zarządzać kluczowymi procesami, ale też podpowiem gdzie najczęściej pojawiają się przeszkody i jak można z nimi wygrać. Jestem do Waszej dyspozycji.

Do usłyszenia i zobaczenia!