Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o.

Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o.

Jeśli prowadzisz działalność jednoosobową, a widzisz, że firma się rozwija i zaczyna “dusić się” w aktualnej formie. Podobnie jeśli szukasz sposobu, aby oddzielić swój majątek od majątek firmowego, albo przerażają Cię planowane zmiany i wyższe opodatkowanie JDG (Jednoosobowej Działalności Gospodarczej), które zakłada program niedawno ogłoszonego Polskiego Ładu… We wszystkich wspomnianych przypadkach, dobrym rozwiązaniem może okazać się przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.

Jak przekształcić działalność gospodarczą w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością? Dlaczego warto to zrobić i o czym trzeba pamiętać? Opowiem o tym w dzisiejszym artykule. Zapraszam!

 

Przekształcenie jednoosobowej działalności w sp. z o.o. – dlaczego warto?

 

 

Na początek zaznaczę, że to drugi mój wpis dotyczący przekształcenia w inną formę prowadzenia firmy. Wcześniej podpowiadałem Wam jak przekształcić spółkę komandytową w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Zachęcam do zapoznania się z tym wpisem, jeśli temat jest dla Was aktualny. Dziś natomiast skupimy się na przekształceniu działalności gospodarczej. Na dobry początek warto odpowiedzieć sobie na pytanie dlaczego warto to zrobić. A dopiero potem powiemy sobie jak to zrobić.

 

Tak jak wspomniałem we wstępie, jednym z głównych powodów dla których warto przekształcić JDG w Sp. z o.o. jest kwestia odpowiedzialności majątkowej. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej za długi odpowiada się własnym majątkiem, w przypadku spółki z o.o. już nie. Innymi słowy, jeśli prowadzisz biznes w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, Wasze rzeczy to również rzeczy Waszej firmy. Wasze auto, dom, samochód, oszczędności na rachunku bankowym. Jeśli z różnych powodów (nie musi być to nawet Waszą winą!) nie będziecie w stanie spłacić zaległości firmowych, w przypadku windykacji, komornik może zająć Twój rachunek bankowy przypisany do firmy, jak i Twój prywatny rachunek bankowy. Dotyczy to także pozostałych przedmiotów, których jesteście właścicielami. W spółce ten problem znika. W przypadku problemów finansowych i nieregulowanych płatności, komornik zająłby wyłącznie to, czego właścicielem jest spółka. Wspominałem o tym, w moich filmach na YouTube, oraz gdy pisałem o tym jak założyć działalność.

Co więcej, w przypadku przekształcenia, Wasza odpowiedzialność za zobowiązania dotyczy tylko tych sprzed przekształcenia. Spółka przez 3 lata będzie odpowiadać solidarnie z Wami za zobowiązania sprzed przekształcenia. Za nowe zobowiązania odpowiada już wyłącznie spółka. To na pewno spore bezpieczeństwo w razie ewentualnych problemów finansowych w firmie.

 

Przekształcenie może być też korzystne pod innym względem. Jeśli Wasza firma się rozrasta, rozwija, macie coraz więcej zleceń itd. – przekształcenie działalności w spółkę pozwala kontynuować dotychczasową działalność w niezakłócony sposób. Jeśli do tej pory Wasza działalność była niewielka, ograniczona, może okazać się, że lepszym sposobem będzie likwidacja działalności i otwarcie firmy. To kwestia bardzo indywidualna. Natomiast pewne jest, że przekształcenie w przeciwieństwie do likwidacji, jest bardziej płynne. Dodatkowo spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształconego. Tak samo w kontekście zezwoleń, koncesji, ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem.

 

Spółka z o.o. to też większe możliwości zdobycie dodatkowego finansowania i kapitału. W przypadku działalności gospodarczej pozyskanie inwestora jest mocno ograniczone, wręcz niemożliwe. Natomiast w przypadku spółki, w projekt może zaangażować się dodatkowa osoba (np. inwestor), który otrzyma też odpowiednie udziały. Prostsza też wydaje się ewentualna sprzedaż firmy. Nawet jeśli na ten moment tego nie przewidujecie. Nie jesteście jednak w stanie przewidzieć jak bardzo Wasza działalność się rozrośnie. Może za jakiś czas będziecie chcieli spróbować innego pomysłu? Udziały w spółce można w stosunkowo prosty sposób sprzedać, co również staje się istotnym argumentem. Kolejną rzeczą, którą nie jesteście w stanie przewidzieć (a jest pewna jak podatki!) to Wasza śmierć. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dziedziczenie jest prostsze. W przypadku Twojej śmierci, spadkobiercy mogą kontynuować działalność spółki, a firma może działać bez przerwy.

 

Kolejna ważna sprawa to brak ZUS-u. Nie będąc zatrudnionym w spółce na umowę, nie trzeba opłacać składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Składki już są wysokie, a planowane zmiany w ramach programu Polski Ład dodatkowo je podnoszą. Dla wielu przedsiębiorców to duży koszt, który stawia pod znakiem zapytania sensowność dalszego prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Przekształcenie JDG w spółkę jest jednym ze sposobów na ominięcie ZUS-u.

 

O czym jeszcze musisz pamiętać?

 

Po przekształceniu zachowasz wszystkie prawa i obowiązki, które przysługiwały Wam jako osobie fizycznej wpisanej do CEIDG. Na Waszą nową spółkę z o.o. przejdą więc np. umowy serwisowe, umowy o współpracy, wszystkie ulgi, koncesje i zezwolenia, które przysługiwały ci przed przekształceniem (chyba że ustawa lub decyzja mówią inaczej). Zachowasz też większość praw podatkowych (tzw. sukcesja podatkowa). Prawa, których nie zachowasz to np. prawo do opodatkowania dochodu według przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Od tej chwili będziesz opodatkowany podatkiem CIT.

 

Warto pamiętać, że przekształcenie jest neutralne podatkowo. Oznacza to, że nie zapłacicie podatku od dochodów (przychodów) ze sprzedaży majątku przekazanego do majątku jednoosobowej spółki z o.o. oraz z tytułu nabycia udziałów przekształconej spółki. Po przekształceniu nie powstanie przychód (dochód) do opodatkowania. Z drugiej strony, dzięki przekształceniu, od swoich przychodów możecie odliczyć podatek VAT i otrzymać jego zwrot. Musicie tylko pamiętać, aby złożyć deklaracje podatkowe i rozliczyć podatek za okresy sprzed przekształcenia. Ponieważ zachowujecie pełną ciągłość działalności gospodarczej, również nazwa twojej firmy może pozostać ta sama. Wystarczy jedynie, że dodasz skrót spółki.

 

Przekształcenie spółki

 

 

Jak przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę z o.o.?

 

Proces przekształcenia JDG w spółkę nie jest wybitnie skomplikowany. Wymaga jednak odpowiedniej organizacji, rozeznania, praktycznej wiedzy i dopełnienia niezbędnych kwestii formalnych. Jeśli nie za bardzo wiecie jak się za to zabrać, skontaktujcie się ze mną. Mam już kilka udanych przekształceń na koncie. Posiłkuję się biurem prawnym, biurem rachunkowym i doświadczeniem, dzięki czemu jestem w stanie zagwarantować Wam końcowy efekt. Moja pomoc nie musi się ograniczać tylko do procesu przekształcenia. Mogę zostać Twoim Osobistym Opiekunem Biznesowym i wspierać Cię przez pierwszy rok działalności jako niezależny konsultant, doradca, trener. Działając dokładnie tak jak to widzisz i w takim zakresie jak tego potrzebujesz!

 

Jak wygląda proces przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością? Kluczowym i pierwszym etapem jest złożenie wniosku o wpis przekształcenia i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Zanim to zrobicie, trzeba podjąć kilka niezbędnych czynności, które są wymagane do przekształcenia firmy w spółkę z o.o., w tym:

  • Sporządzenie bilansu i sprawozdania finansowego – czyli wycena składników majątku przedsiębiorstwa i sprawozdanie. Oba te dokumenty sporządza się na określony dzień i mają charakter załącznika do planu.
  • Sporządzenie planu przekształcenia – czyli plan, który będzie zbadany przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i będzie potwierdzony notarialnie. Wyznacza go sąd rejestrowy na wniosek, do którego należy dołączyć projekt oświadczenia o przekształceniu, projekt umowy spółki, oraz wspomniana wycena składników majątku i sprawozdanie finansowe. Do tego opłata sądowa w wysokości 300 zł.
  • Sporządzenie oświadczenia o przekształceniu oraz umowy spółki – czyli między innymi informacje odnośnie typu spółki, wysokość kapitału zakładowego, dane członków spółki i zakres przyznanych praw

 

Tak jak wspomniałem, trzeba zlecić zbadanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta, który ma maksymalnie dwa miesiące od dnia wyznaczenia, na napisanie opinii i złożenie jej wraz z planem przekształcenia sądowi rejestrowemu oraz przedsiębiorcy. Po tym kroku należy złożyć oświadczenie w formie aktu notarialnego. W następnej kolejności wypada stworzyć i podpisać umowę spółki. Najlepiej zrobić to z pomocą prawnika. Na tym etapie powołuje się władze spółki przekształconej oraz zawiera się w formie aktu notarialnego akt założycielski spółki z o.o. Co dalej?

 

Po przygotowaniu wspomnianych dokumentów, można złożyć wniosek do KRS (musi to nastąpić w ciągu 6 miesięcy od podpisania aktu założycielskiego spółki z o.o.). Wniosek składa się na standardowych formularzach, trzeba tylko pamiętać o wszystkich przygotowanych załącznikach i dokumentach. Gdy dostaniecie informację z KRS o wpisaniu do rejestru przedsiębiorców, spółka będzie mogła rozpocząć działanie. Wtedy pozostaje złożenie kolejnego wniosku, tym razem do Urzędu Skarbowego, o rejestrację VAT – oczywiście jeśli macie zamiar by płatnikiem VAT 😉

 

Pamiętajcie! Spółka z o.o. ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Oznacza to, że musi ona otworzyć księgi rachunkowe na dzień jej przekształcenia, czyli na dzień wpisu spółki do KRS. Księgi rachunkowe należy otworzyć w ciągu 15 dni od dnia wpisu spółki do KRS.

 

Po wykonaniu wszystkich urzędowych i biurokratycznych obowiązków konieczne jest jeszcze powiadomienie kontrahentów i instytucji o dokonanych zmianach. Jak mogliście zauważyć – przekształcenie JDG w spółkę z o.o. wymaga sporej ilości zabiegów, dokumentów a przede wszystkim… czasu. Dlatego tak ważne jest na pierwszym etapie planowania dogłębna analiza przypadku. Nie zawsze przekształcenie będzie dobrym ruchem, albo po prostu nie będzie najlepszym jaki możecie wykonać 🙂

Patrząc na to w jakim kierunku idą zmiany w przepisach. Jak bardzo wzrosną koszty prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, nie dziwi fakt, że coraz częściej dostaję zapytania o pomoc w przekształceniu aktualnej formy prowadzenia firmy. Dlatego też, postanowiłem podzielić się z Wami podstawowymi informacjami na blogu, które jak mam nadzieję pomogą Wam podjąć właściwe decyzje. Jeśli szukacie optymalnego rozwiązania dla swojej firmy, ważne jest poznać szersze spectrum możliwości. Znając (choćby poglądowo) wszystkie dostępne scenariusze, jest większa szansa, że znajdziecie właściwe rozwiązanie. Właściwe dla Was. A ja w razie potrzeby chętnie Wam w tym pomogę!

 

Już niebawem kolejny artykuł odnoszący się do przekształcenia firmy. Jeśli temat Was interesuje i nie chcecie go przegapić – zapiszcie się do mojego newslettera: BLOGOWSKAZY!

 

Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

1 stycznia 2021 roku spółki komandytowe stały się podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), co sprawia, że zyski przez nie wypracowane podlegają de facto podwójnemu opodatkowaniu. To sprawiło, że wielu przedsiębiorców słusznie zastanawia się, czy forma spółki komandytowej będzie w dalszym ciągu odpowiednia dla rodzaju prowadzonej przez nich działalności. Wśród możliwych i popularnych rozwiązań jest przekształcenie spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jak się okazuje, przekształcenie spółki komandytowej w spółkę z o.o. w praktyce bywa złożone i czasochłonne. Dlatego przygotowałem podsumowanie najważniejszych informacji dotyczących procesu przekształcenia spółek, co jak mam nadzieję pomoże Wam podjąć decyzję i zaplanować ewentualne działania. Zapraszam!

 

Spółka komandytowa, a spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

 

Zanim przejdziemy do wątku przekształcenia spółki, warto będzie podkreślić różnice, podobieństwa i cechy obu spółek. Co ciekawe, spółka komandytowa zaliczana jest do spółek osobowych, spółka z o.o. do spółek kapitałowych. Natomiast oba typy spółek łączy jeden wspólny mianownik – ograniczona odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki. Poszczególne różnice i podobieństwa przedstawiłem w poniższej tabeli.

 

Spółka komandytowa Spółka z o.o.
Rodzaj spółki Spółka osobowa Spółka kapitałowa
Konieczność prowadzenia działalności gospodarczej Tak Nie, spółka z o.o. może być zawiązana w każdym celu prawnie dopuszczalnym i nie musi być przedsiębiorcą
Przeznaczenie Przedsiębiorstwa małej i średniej wielkości, w których rola niektórych wspólników ogranicza się do biernej inwestycji (komandytariusze).Z założenia spółka miała być dedykowana rodzinnym biznesom. Spółki celowe dedykowane określonym projektom lub inwestycjom.Prowadzenie działalności bez konieczności angażowania wspólników lub chroniącej ich prywatny majątek.
Osobowość prawna Nie Tak
Sposób zarządzania Komplementariusze Zarząd spółki, jego członkami mogą być wspólnicy, jak również osoby spoza ich grona
Minimalna ilość wspólników Jeden komplementariusz i jeden komandytariusz Jeden wspólnik
Odpowiedzialność za zobowiązania spółki Komplementariusze bez ograniczeń, komandytariusze do wysokości sumy komandytowej Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki (w niektórych przypadkach odpowiadają członkowie zarządu)
Wkłady niepieniężne Wkładem może być także praca lub świadczenie usług. Ograniczenia w tym zakresie posiadają komandytariusze Praca i świadczenie usług nie mogą być wkładem do spółki.
Podejmowanie decyzji W sprawach bieżących decydują komplementariusze, w pozostałych wszyscy wspólnicy. Decyzje podejmowane są przez poszczególne organy oraz w drodze uchwał wspólników. Sposób podejmowania decyzji jest bardziej sformalizowany (konieczność zwoływania posiedzeń i zgromadzeń, protokołowanie ich przebiegu, prowadzenie księgi protokołów i księgi uchwał).
Wyjście ze spółki Możliwość taką musi przewidywać umowa spółki, nadto odbywa się to przez sprzedaż ogółu praw i obowiązków w spółce. Nie jest zatem możliwa sprzedaż tylko części „udziału”. O ile nic innego nie wynika z umowy spółki, wspólnik może swobodnie obracać swoimi udziałami. Może je sprzedawać pojedynczo, partiami albo wszystkie na raz.
Księgowość Jeżeli wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne – co do zasady, podatkowa księga przychodów i rozchodów. W innych przypadkach pełna księgowość Pełna księgowość nawet w spółce jednoosobowej
Podatek dochodowy Spółka nie jest podatnikiem podatku dochodowego. Podatek ten opłacają wyłącznie wspólnicy zgodnie z właściwymi im zasadami opodatkowania. Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Zysk spółki po opodatkowaniu może stanowić dywidendę. Ta zaś podlega opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym u wspólników spółki.
Składki ZUS Status wspólnika w spółce komandytowej jest tytułem do ubezpieczenia społecznego. Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. opłaca składki społeczne, jak przedsiębiorca jednoosobowy. W spółkach co najmniej dwuosobowych wspólnicy nie podlegają ubezpieczeniu społecznemu. Członkowie zarządu powołani uchwałą również nie podlegają z tego tytułu ubezpieczeniu społecznemu.
Zakończenie działalności Wspólnicy mogą zrezygnować z postępowania likwidacyjnego oraz uzgodnić inny sposób zakończenia działalności przez spółkę. Postępowanie likwidacyjne jest obowiązkowe.

 

Wspólnicy wieloosobowych spółek z o.o. nie są na przykład zobowiązani do opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne, podczas gdy taki obowiązek występuje dla wspólników spółek komandytowych. Do korzyści związanych z wyborem formy spółki z o.o. jako docelowej formy prowadzenia działalności gospodarczej zaliczyć można także zwolnienie z podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) pożyczek udzielanych spółce z o.o. przez wspólnika. Pożyczki udzielane przez wspólnika spółce komandytowej podlegają opodatkowaniu PCC.

 

Zastanawiasz się jak zmienić wspólnika w spółce cywilnej? Zajrzyj do tego artykułu!

 

Na pewno dużą zaletą spółki z o.o. w stosunku do sp. k. jest większa elastyczność. Między innymi w kontekście zmiany struktury własnościowej (zbywanie udziałów). Wspólnik spółki z o.o. może przenieść część swoich udziałów na rzecz innej osoby. Udział w spółce komandytowej (tj. ogół praw i obowiązków wspólnika) jest niepodzielny i może być przez wspólnika zbyty wyłącznie w całości. Jeśli zastanawiacie się czy lepsza będzie dla Was spółka jawna czy cywilna, albo jak założyć spółkę z o.o., zachęcam zajrzeć do moich poprzednich wpisów na blogu! A teraz skupmy się na bieżącej sytuacji i procesie przekształcenia spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

 

Podstawowe informacje o przekształceniu spółki komandytowej w spółkę z o.o.

 

 

Przed nowelizacją, opodatkowaniu podatkiem dochodowym CIT lub PIT podlegały tylko dochody wspólników, w zależności czy wspólnikiem była osoba prawna (CIT) czy fizyczna (PIT). Teraz, w obowiązującym reżimie prawnym, prócz opodatkowania wspólników, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych stanie się również sama spółka. Opodatkowanie spółek komandytowych wynosić będzie: według stawki podstawowej – 19 proc., lub według stawki preferencyjnej – 9 proc. (jeśli roczne przychody spółki nie przekroczą 2 mln euro). Jednym z możliwych rozwiązań, pozwalających uniknąć podwójnego opodatkowania jest przekształcenie spółki.

 

Zgodnie z art. 551 § 1 Kodeksu spółek handlowych, spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna (spółka przekształcana) może być przekształcona w inną spółkę handlową (spółkę przekształconą). Spółka przekształcana staje się przekształconą z chwilą wpisu do KRS, a jednocześnie następuje wykreślenie spółki przekształcanej. Skorzystanie z procesu przekształcania, w przeciwieństwie do likwidacji i założenia spółki od nowa, umożliwia zachować ciągłość podmiotowa spółki. Spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej, a dodatkowo spółka przekształcona pozostaje podmiotem, w szczególności: zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane spółce przed jej przekształceniem. To ważne w przypadku niektórych rodzajów prowadzonej działalności. W niektórych przypadkach skuteczniejsze i szybsze będzie zlikwidowanie spółki i założenie nowej. Natomiast są pewne szczególne przypadki, kiedy będzie to mało efektywnym rozwiązaniem.

 

Co ważne! Jeśli zmiana nazwy firmy polega nie tylko na zmianie oznaczenia wskazującego na charakter spółki, istnieje obowiązek podawania poprzedniej nazwy w nawiasie (obok nowej nazwy).

 

W kontekście przekształcenia spółki komandytowej w spółkę z o.o., poza standardowymi wymogami stosowanymi do wszystkich rodzajów przekształceń, konieczna jest zgoda wszystkich komplementariuszy, a także komandytariuszy reprezentujących co najmniej dwie trzecie sumy sum komandytowych. Do przekształcenia spółki niezbędne będzie:

  • sporządzenie planu przekształcenia spółki wraz z załącznikami;
  • przygotowanie opinii biegłego rewidenta;
  • powzięcia uchwały o przekształceniu spółki;
  • powołania członków organów spółki przekształconej albo wybór wspólników reprezentujących spółkę i prowadzących jej sprawy
  • dokonanie w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia spółki przekształcanej.

 

Warto pamiętać, że w zależności od tego jakie spółki uczestniczą w procesie przekształcania, poszczególne zasady i wymogi mogą się zmieniać. Poza tym każda sytuacja może zawierać dodatkowe, indywidualne cechy, które trzeba uwzględnić już na pierwszych etapach. Czasami od tego będzie zależeć ostateczna decyzja o tym czy lepiej będzie przekształcić czy zlikwidować spółkę. Dlatego też zachęcam do skorzystania z konsultacji i mojego wsparcia. Z uwagi na to, że “kilka” udanych procesów przekształcenia spółek mam już za sobą, będę w stanie podpowiedzieć konkretne działania, które będą odnosić się do Twojej konkretnej sytuacji i wyjdą na przeciw Twoim konkretnym potrzebom. Wystarczy napisać do mnie poprzez formularz lub bezpośrednio na maila: marcin@droga-do.pl. A teraz postaram się w skrócie opowiedzieć jak wyglądają podstawowe etapy w procesie przekształcenia spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

 

Przekształcenie spółki

 

Proces przekształcenia spółki komandytowej w spółkę z o.o.

 

Proces przekształcenia spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można podzielić na podstawowe 3 etapy: etap przygotowawczy, etap właściwy (związany z podjęciem uchwały o przekształceniu), jak również etap rejestrowy (sądowy). Poniżej podsumowałem najważniejsze informacje dotyczące poszczególnych kroków. Zanim jednak do tego przejdziemy, słów kilka odnośnie czynności wstępnych.

Sam proces przekształcenia powinien się rozpocząć od czynności zmierzających do ustalenia stanu osobowego i majątkowego spółki. W tym także określenie listy wspólników, którzy zamierzają uczestniczyć w spółce z o.o. Jeśli skład podmiotowy spółki przekształconej (sp. z o.o.) ma się różnić od składu podmiotowego spółki przekształcanej (sp. k.), najszybszą drogą do wprowadzenia nowych wspólników będzie nabycie przez nich udziałów jeszcze w ramach spółki przekształcanej, będącej spółką osobową. Co ważne – stosowny zapis musi znajdować się w umowie spółki. Zmiany w składzie wspólników można oczywiście dokonać także w spółce przekształconej (sp. z o.o.), jednak będzie to wymagało większych formalności, których lepiej uniknąć.

W przypadku zmiany wspólnika – jeśli dokonamy jej przed przekształceniem spowoduje to, że do czasu ukończenia przekształcenia, taka osoba fizyczna będzie ponosiła (jako komplementariusz) nieograniczoną odpowiedzialność majątkową, również majątkiem osobistym.

 

Pamiętaj! „Spółka nie może obejmować lub nabywać ani przyjmować w zastaw własnych udziałów. Zakaz ten dotyczy również obejmowania lub nabywania udziałów bądź przyjmowania ich w zastaw przez spółkę albo spółdzielnię zależną.” – Art. 200 § 1 zd. 1 i 2 KSH

 

Plan przekształcenia spółki komandytowej w spółkę z o.o.

 

To pierwszy krok jaki czeka Was w procesie przekształcenia – przygotować plan, który będzie zawierać:

  • ustalenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia;
  • określenie wartości udziałów albo akcji wspólników (w przypadku przekształcenia spółki kapitałowej w spółkę osobową)
  • projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki;
  • projekt umowy albo statutu spółki przekształconej;
  • sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na dzień, o którym mowa w § 1 pkt 1, przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie, jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe.”.

 

Na tym etapie wspólnicy powinni się również zastanowić, jak ma wyglądać struktura własnościowa wspólników spółki z o.o., która powstanie w wyniku przekształcenia. Po przygotowaniu planu przekształcenia i odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące przyszłego funkcjonowania spółki z o.o. należy wypełnić formalny wymóg: wspólnicy spółki komandytowej muszą być dwukrotnie zawiadomieni o zamiarze przekształcenia spółki komandytowej w spółkę z o.o.

 

Zgodnie z art. 560 § 1 KSH: „Spółka zawiadamia wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu spółki dwukrotnie, w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników spółki przekształcanej. Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia tej uchwały, a drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia.”

 

Uchwała o przekształceniu spółki

 

Właściwą fazę przekształcenia otwiera podjęcie uchwały o przekształceniu spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgodnie z art. 562 § 2 KSH, uchwała ta powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza. Protokół ten podpisywany jest przez notariusza oraz wszystkich wspólników spółki przekształcanej.

 

Minimalne wymogi co do treści samej uchwały określone są w art. 563 § 1 KSH: „Uchwała o przekształceniu spółki powinna zawierać co najmniej:

  • typ spółki, w jaki spółka zostaje przekształcona;
  • wysokość kapitału zakładowego, w przypadku przekształcenia w spółkę komandytowo-akcyjną, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością albo w spółkę akcyjną, albo wysokość sumy komandytowej, w przypadku przekształcenia w spółkę komandytową;
  • zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
  • nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej, w przypadku przekształcenia w spółkę kapitałową, albo
  • nazwiska i imiona wspólników prowadzących sprawy spółki i mających reprezentować spółkę przekształconą, w przypadku przekształcenia w spółkę osobową;
  • zgodę na brzmienie umowy albo statutu spółki przekształconej.”.

 

Co ważne – przekształcenie spółki nie wyłączy odpowiedzialności osób działających za spółkę przekształcaną. Wedle art. 568 § 1 KSH, osoby działające za spółkę przekształcaną odpowiadają solidarnie wobec spółki, wspólników oraz osób trzecich za szkody wyrządzone działaniem lub zaniechaniem, sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy lub statutu spółki, chyba że nie ponoszą winy. Natomiast za zobowiązania spółki przekształcanej powstałe przed dniem przekształcenia odpowiadają na dotychczasowych zasadach, solidarnie ze spółką przekształconą, wszyscy wspólnicy przekształcanej spółki osobowej, przez okres trzech lat, licząc od dnia przekształcenia (art. 574 KSH).

 

Przekształcenie firmy

 

Wniosek i rejestracja spółki w KRS

 

Po przygotowaniu planu, podjęciu uchwały oraz skompletowaniu całej dokumentacji – kolejnym niezbędnym krokiem będzie wniosek i rejestracja w KRS. Wniosek o wpis przekształcenia do rejestru wnoszą wszyscy członkowie zarządu albo wspólnicy mający prawo reprezentacji spółki przekształconej. Wniosek ten składa się na urzędowym formularzu (w przypadku spółki z o.o. będzie to formularz KRS W3). Warto przy tej okazji przypomnieć, że przekształcenie skuteczne jest z dniem wpisania spółki przekształconej spółki z o.o. do KRS. W związku z tym na etapie przygotowywania wniosku warto dokonać przekształcenia w pierwszym dniu danego miesiąca (z przyczyn bilansowych).

 

Do wniosku należy dołączyć dokumenty:

  • Formularz KRS WH – obligatoryjny formularz
  • Formularz KRS WK – dotyczący organu uprawnionego do reprezentacji sp. z o.o.;
  • Formularz KRS WM – dotyczący opisu przedmiotu działalności gospodarczej spółki przekształconej;
  • Formularz KRS WE – dotyczący wspólników spółki z o.o.;
  • Inne dokumenty związane z przekształceniem, czyli: uchwała o przekształceniu, oświadczenie w przedmiocie uczestnictwa w spółce przekształconej, oświadczenie zarządu o wniesieniu kapitału, dokument o powołaniu członków zarządu spółki, lista wspólników, nazwiska, imiona i adresy członków zarządu;
  • Formularz KRS ZH wraz z formularzem KRS Z1 – dotyczące ujawnienia o przekształceniu spółki komandytowej w jej aktach rejestrowych (należy do nich także dołączyć potwierdzenia uiszczenia opłat sądowych od wniosku (250 zł) oraz tytułem ogłoszenia w MSiG (100 zł), a także uchwałę w przedmiocie przekształcenia);
  • Dowód uiszczenia opłat sądowych: opłaty tytułem rejestracji podmiotu przekształconego w rejestrze przedsiębiorców KRS (w kwocie 500 zł) oraz opłaty za dokonanie ogłoszenia w przedmiocie wpisu spółki do rejestru w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (w kwocie 100 zł);
  • Dowód uiszczenia opłaty od pełnomocnictwa (w kwocie 17 zł) – jeśli spółka składa wniosek przez pełnomocnika.

 

Co istotne, zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 22 ustawy o KRS, wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu (podjęcie uchwały o przekształceniu). Po przyjęciu wniosku, sąd rozpoznaje go w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty jego złożenia. Jeśli wniosek bądź załączniki zawierają nieprawidłowości, sąd może wzywać do ich usunięcia lub poprawy.

 

Spółka z o.o. przekształcona ze sp. k. otrzymuje nowy numer KRS, natomiast numery NIP i REGON pozostają takie jak w ramach sp. k.

 

Ostatnią czynnością zamykającą etap rejestrowy (i całą procedurę przekształcenia), jest ogłoszenie przekształcenia. Jak stanowi art. 570 KSH, ogłoszenie o przekształceniu spółki jest dokonywane na wniosek zarządu spółki przekształconej albo wszystkich wspólników prowadzących sprawy spółki przekształconej.

 

Koszty przekształcenia spółki komandytowej w spółkę z o.o.

 

Na koniec ważny wątek, czyli kwestia kosztów przekształcenia spółki komandytowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Całe szczęście, nowelizacja przepisów Kodeksu spółek handlowych, która weszła w życie 1 marca 2020 r., skróciła procedurę przekształcenia oraz obniżyła koszty procesu przekształcenia.

Najważniejsza zmiana dotyczy tego, że od 1 marca 2020 r. nie jest konieczne poddanie planu przekształcenia obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta. Dzięki temu spółki mogą oszczędzić od 3 do 5 tys. zł netto kosztów. Co więcej, przekształcenie w spółkę z o.o. nie podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC), o ile ustalony kapitał zakładowy spółki z o.o. po przekształceniu nie będzie wyższy niż wartość uprzednio opodatkowanych PCC wkładów wspólników do spółki. Kolejnym plusem jest brak dodatkowego obowiązku zawarcia umowy spółki z o.o., która jeszcze do niedawna była konieczna.

 

Koszty związane z przekształceniem sp. k. w sp. z o.o.:

  • koszt sporządzenia protokołu z uchwałą o przekształceniu (ok 300 – 500 zł)
  • koszt opłaty sądowej i opłaty za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 600 zł (500 zł tytułem opłaty sądowej i 100 zł tytułem opłaty za publikację w MSiG);
  • koszt opłat skarbowych od pełnomocnictwa (za każde pełnomocnictwo, opłata skarbowa 17 zł)
  • ewentualne koszty obsługi prawnej

 

Mam nadzieję, że dzisiejszym wpis będzie dla Was pomocny, zwłaszcza jeśli rzeczywiście planujecie przekształcić spółkę komandytową w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Mam wrażenie, że udało się przedstawić temat szczegółowo, co nie zmienia sytuacji, że możecie potrzebować szerszego wsparcia. Bardziej praktycznego. W razie potrzeby zapraszam do kontaktu ze mną – pomogę Wam sprawnie załatwić formalności i doradzę najlepsze rozwiązania. Oczywiście najlepsze w Waszej konkretnej sytuacji 🙂

 

Zmiana wspólnika w spółce cywilnej

Zmiana wspólnika w spółce cywilnej

Na pewno spora część z Was prowadzi firmę w formie spółki cywilnej. W praktyce oznacza to, że razem ze swoim wspólnikiem (lub wspólnikami) prowadzicie działalność (we własnym imieniu) realizując wspólny, określony umową cel. A co w przypadku, gdy na pewnym etapie prowadzenia i rozwijania biznesu, Wasze oczekiwania, cele i wizje zaczną się różnić? Czy możliwa jest zmiana wspólnika w spółce cywilnej? Jak można to zorganizować, aby obyło się bez ofiar i formalnych komplikacji? W dzisiejszym wpisie podsumuję najważniejsze informacje na ten temat. Mam też dla Was kilka praktycznych porad od siebie. Zapraszam!

 

Wspólnicy w spółce cywilnej

 

Spółka cywilna jest stosunkiem prawnym, zespołem wspólników, w której wielopodmiotowość powiązana jest wspólnością majątkową. Majątek spółki, będąc współwłasnością łączną wspólników, opiera się na ich wzajemnym, szczególnym związku osobistym, który kształtuje umowę spółki.

Wspólnikiem spółki cywilnej może być osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, lecz wyposażona w zdolność prawną. Oznacza to, że co do zasady wspólnikiem może być każda osoba. Aby było to możliwe od strony formalnej, musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych czyli być osobą pełnoletnią oraz nieubezwłasnowolnioną.

Warto pamiętać, że wspólnikiem nie będzie mogła został osoba, która została pozbawiona (prawomocnym wyrokiem sądu) prawa wykonywania działalności gospodarczej, albo zabraniają jej tego przepisy szczególne (np. sędzia lub prokurator nie mogą otworzyć własnej kancelarii). Ostatnio usłyszałem też pytanie, czy spółka może zostać wspólnikiem innej spółki cywilnej? Natomiast tu odpowiedź jest krótka i jednoznaczna. Nie. Spółka nie jest wyposażona w zdolność prawną i nie nabywa we własnym imieniu praw. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby wspólnikiem została osoba, która pełni już podobną rolę w innej spółce. Wspólnicy mogą między sobą zawrzeć kilka różnych umów spółki cywilnej albo wejść w skład kolejnej spółki z innymi osobami.

 

Spółka cywilna na gruncie prawa cywilnego nie ma podmiotowości prawnej. Nie przysługuje jej też status przedsiębiorcy. W myśl ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, za przedsiębiorców uznaje się wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Dlatego też osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą w ramach tej spółki muszą posiadać wpis w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

 

A co w przypadku, gdy z różnych względów zachodzi potrzeba zmiany wspólnika w spółce cywilnej? Czy jest to możliwe, z uniknięciem ewentualnego zamieszania, problemów formalnych, z jednoczesnym utrzymaniem funkcjonowania spółki? Jak się okazuje tak. Choć nie jest to może tak oczywiste, jak mogłoby się wydawać.

 

Jak zmienić wspólnika w spółce cywilnej?

 

Jak doprowadzić do zmiany w składzie osobowym wspólników spółki cywilnej tak, aby pomimo wystąpienia wspólnika ze spółki, spółka cywilna nadal trwała?

Pierwszy sposób znalazł swoje odzwierciedlenie w uchwale SN z dnia 21.11.1995 r., III CZP 160/95. Sąd Najwyższy odpowiadał na pytanie, czy istnieje możliwość nabycia członkostwa w spółce cywilnej na podstawie umowy między nabywcą a zbywcą za zgodą wszystkich wspólników z konsekwencjami prawnymi polegającymi m. in. na przejęciu przez nabywcę zobowiązań zbywcy względem wierzycieli. W orzeczeniu można przeczytać, że dopuszczalne jest wstąpienie do spółki cywilnej nowego wspólnika i przejęcie przez niego dotychczasowych zobowiązań oraz uprawnień za zgodą pozostałych wspólników, w tym i jednocześnie ustępujących z tej spółki. Niestety, przez ostatnie lata to się zmieniło. Na ten moment przyjmuje się, że nie jest dopuszczalne zbycie ogółu praw i obowiązków w spółce cywilnej. Co więcej, w przypadku spółki cywilnej dwuosobowej rezygnacja jednego ze wspólników staje się równoznaczna z rozwiązaniem spółki. Powyższe rozważania prawne zostały zaaprobowane w uchwale składu 7 sędziów SN z dnia 10.06.2011 r., III CZP 135/10.

Wniosek? Umowa na mocy której dotychczasowy wspólnik zamierzający wystąpić ze spółki przeniesie na nowego wspólnika swoje prawa i obowiązki w spółce cywilnej będzie uważana za nieważną. W przypadku zawarcia takiej umowy dojdzie do rozwiązania dwuosobowej spółki cywilnej w związku z wystąpieniem z niej jednego ze wspólników.

Nie oznacza to jednak, że w przypadku zmiany wspólnika jesteście bez wyjścia. Istnieje sprawdzony sposób, aby uniknąć rozwiązania dwuosobowej spółki cywilnej w związku z chęcią wystąpienia z niej jednego wspólnika. Przede wszystkim należy w pierwszej kolejności powiększyć skład wspólników spółki o kolejnego wspólnika. Dopiero po tej czynności wystąpienie ze spółki cywilnej wspólnika nie spowoduje automatycznie rozwiązania spółki. Wówczas zachowany zostanie minimalny wymóg ciągłości co najmniej dwóch wspólników w spółce cywilnej, a co za tym idzie taka spółka nie ulegnie rozwiązaniu i będziecie nadal mogli prowadzić planowaną działalność. Już z nowym wspólnikiem.

 

Zmiana wspólnika – o czym warto pamiętać?

 

  • Osoba fizyczna, która przystępuje do spółki cywilnej prowadzącej działalność gospodarczą, powinna mieć już wpis w CEIDG. Jeżeli takiego wpisu nie ma, musi go uzyskać. We wniosku o wpis do CEIDG może wskazać jako datę rozpoczęcia działalności planowany dzień przystąpienia do spółki cywilnej.
  • Po uzyskaniu członkostwa w spółce cywilnej, nowy wspólnik swój wpis w CEIDG musi uzupełnić o NIP i REGON spółki cywilnej.
  • Osoba fizyczna, która wystąpiła ze spółki cywilnej, musi złożyć wniosek o wykreślenie wpisu w CEIDG (gdy nie będzie już prowadzić działalności gospodarczej), bądź o zmianę wpisu
  • Zmiany składu osobowego, spółka musi zgłosić w urzędzie statystycznym i skarbowym.

 

Jak zmienić wspólnika w spółce?

 

Zmiana wspólnika dwuosobowej spółki cywilnej krok po kroku

 

Dla ułatwienia, na przykładzie spółki dwuosobowej, pokażę Wam jak zorganizować zmianę wspólnika krok po kroku. Jeśli mimo przygotowanej instrukcji będziecie mieć dodatkowe wątpliwości i pytania, możecie napisać o nich w komentarzach albo bezpośrednio do mnie.

 

Zmiana wspólnika – KROK 1

 

Pierwszym krokiem, tak jak wspomniałem wyżej jest przystąpienie do spółki cywilnej nowego wspólnika. Dzięki temu spółka będzie mieć przez pewien okres czasu 3 wspólników. Taką zmianę można wykonać poprzez sporządzenie aneksu do umowy spółki, w którym to nowy wspólnik złoży oświadczenie o przystąpieniu do spółki cywilnej. Natomiast dotychczasowi wspólnicy wyrażą na to pisemną zgodę. Trzeba pamiętać przy tej okazji, aby zmienić nazwę spółki, uwaględniając fakt przystąpienia do niej nowej osoby. Wiąże się to też z koniecznością uregulowania na nowo (w umowie spółki) stosunku każdego wspólnika do udziału w zyskach.

 

Zmiana wspólnika – KROK 2

 

Drugim istotnym krokiem jest wystąpienie ze spółki cywilnej dotychczasowego wspólnika (który planował ją opuścić). Ta czynność spowoduje, że w spółce pozostanie dwóch wspólników. Dwóch, czyli minimalna ilość do tego, aby spółka mogła nadal funkcjonować.

Co ważne pierwszy i drugi krok można przeprowadzić niemal dzień po dniu. Nie ma potrzeby zachowania określonego terminu, czy odczekania określonego czasu. Dziś przyjmujecie nowego wspólnika, jutro jeden z nich rezygnuje. Wystąpienie wspólnika ze spółki cywilnej można przeprowadzić na trzy sposoby: 

  1. poprzez wypowiedzenie udziału z zachowaniem terminów wypowiedzenia,
  2. poprzez wypowiedzenie udziału w trybie natychmiastowym
  3. na mocy porozumienia stron o wystąpieniu wspólnika ze spółki.

 

Najlepszym i najprostszym sposobem będzie zawarcie porozumienia stron o wystąpieniu wspólnika ze spółki. Należy tylko pamiętać, aby wskazać dokładnie dzień, w którym wspólnik występuje ze spółki, jak również uregulować w porozumieniu rozliczenia finansowe stron.

 

Zmiana wspólnika – KROK 3

 

W ostatnim kroku, w związku z wystąpieniem wspólnika ze spółki, należy sporządzić stosowny aneks do umowy spółki cywilnej, w którym wspólnicy uwzględnią zmiany w treści umowy spółki i nowe warunki współpracy. W aneksie należy uwzględnić zakres składu osobowego, udział wspólników w zyskach, oraz nazwę spółki. Ostatnią sprawę, którą musicie formalnie załatwić będzie zgłoszenie zmian w urzędzie skarbowym i statystycznym.

 

Umowa poufności – wzór z omówieniem

Umowa poufności – wzór z omówieniem

Umowa o zachowaniu poufności to jedno z narzędzi, które pomoże Wam zabezpieczyć informacje dotyczące Waszej firmy. Zwłaszcza dane, które maja kluczowe znaczenie dla jej właściwego funkcjonowania i rozwoju. Najczęściej są to po prostu wszelkie informacje poufne, na przykład handlowe, finansowe, produkcyjne. To też strategia, plany, dane klientów, partnerów biznesowych. Wszystko to i wiele więcej możecie zabezpieczyć stosując umowę o zachowaniu poufności, określaną też jako NDA (non-disclosure agreement).

Czym dokładnie jest i co musi zawierać umowa poufności? Co musicie wiedzieć zanim podpiszecie NDA? O tym opowiem w dzisiejszym wpisie, a dodatkowo przygotowałem dla Was ogólny wzór umowy do pobrania. Tak dla ułatwienia 😉

 

Czym jest umowa o zachowaniu poufności 

 

Na dobry początek podsumujmy najważniejsze informacje dotyczące NDA. Najprościej mówiąc umowa poufności to kontrakt, który zawierany jest pomiędzy stronami (minimum dwoma ale może być ich więcej), który zobowiązuje do zachowania w tajemnicy określonych informacji. Najczęściej biznesowych. Taki dokument sporządza się na przykład przy okazji umowy o pracę, z podwykonawcą, czy też umów zawieranych przed rozpoczęciem negocjacji handlowych. Przykłady można mnożyć, natomiast łatwiej będzie po prostu wyjść z założenia, że umowę poufności możecie stosować w sprawach, które chcecie zachować w poufności. Jej cel, jak i zakres może być różny w zależności od sytuacji i Waszych potrzeb.

 

Umowa o zachowaniu poufności zawierana jest pomiędzy stroną otrzymującą dostęp do informacji poufnych oraz stroną ujawniającą te informacje na określonych warunkach.

 

Zakres umowy jest w dużej mierze uzależniony od rodzaju informacji jakie chcecie chronić i utrzymać w tajemnicy. Natomiast warto wiedzieć, że nie będzie obowiązywać w absolutnie każdym przypadku. Na przykład, gdy dane informacje są powszechnie znane. Niektóre dane trudno uznać za poufne i w takich przypadkach nie mogą być objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Poza tym, zobowiązania i ustalenia zawarte w NDA mogą zostać ujawnione, jeśli jest to wymagane przez przepisy prawa lub gdy taki obowiązek nałoży na jedną ze stron sąd.

Warto też pamiętać, że obowiązują już pewne regulacje prawne, które chronią tajemnice Waszego przedsiębiorstwa. Na przykład Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/943 z dnia 8 czerwca 2016 r. w sprawie ochrony niejawnego know-how i niejawnych informacji handlowych (tajemnic przedsiębiorstwa) przed ich bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzystywaniem i ujawnianiem.

 

Tajemnica przedsiębiorstwa a przepisy

 

Przepisy dotyczące ochrony przed bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzysty­waniem i ujawnianiem tajemnic przedsiębiorstwa istniały w Polsce zanim UE wprowadziła wspomnianą wyżej dyrektywę. Natomiast zmieniło się kilka dotychczasowych terminów i pojęć, o których chciałbym wspomnieć. Jednym z nich jest nowa definicja tajemnicy przedsiębiorstwa, nowe roszczenia i wyjątki od naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Co więcej, przedsiębiorca powinien dochować należytej staranności przy podejmowaniu działań w celu zachowania informacji w tajemnicy, a nie tylko ograniczać się do niezbędnego minimum.

 

Informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli spełnia łącznie trzy warunki:

  • ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub posiada wartość gospodarczą,
  • nie została ujawniona do wiadomości publicznej,
  • podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufności.

 

Dyrektywa unijna wprowadziła nowy opis czynu nieuczciwej konkurencji (czynu niedozwolonego) w zakresie naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Określa dokładniej na czym polega bezprawne pozyskanie oraz wykorzystanie i ujawnienie informacji stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa, jak również co takim czynem nie jest. Nie będzie bezprawne pozyskanie informacji, które nastąpiło w wyniku inżynierii odwrotnej, czyli nabycia cudzych tajemnic przedsiębiorstwa poprzez obserwację, badanie, rozłożenie na części lub testowanie produktu. O nieuprawionym ujawnieniu, wykorzystaniu lub pozyskaniu nie mamy do czynienia jeśli nastąpiło w jednym z następujących celów:

  • ochrony interesu chronionego prawem,
  • w ramach korzystania ze swobody wypowiedzi,
  • w celu ujawnienia nieprawidłowości lub działania z naruszeniem prawa
  • gdy ujawnienie informacji poufnych było związane z pełnioną funkcją

 

Przepisy z pewnością są dobrym oparciem i warto się zagłębić w ich treść. Co ciekawe umowa o zachowanie poufności nie została uregulowana w żadnej ustawie. Dlatego do czego szczególnie Was namawiam przy okazji dzisiejszego tematu, to dokładnie zagłębić się w treść Waszej umowy poufności. Precyzyjne określenie warunków i zakresu umowy może okazać się decydujące gdy przyjdzie do jej egzekwowania. Poniżej podsumowałem co powinniście zawrzeć w umowie NDA.

 

Co powinna zawierać umowa poufności?

 

Strony umowy (jakiejkolwiek) mają prawo do zawarcia umowy o dowolnej treści, o ile poczynione przez nich ustalenia nie naruszają przepisów prawa i zasad współżycia społecznego. Natomiast dokładne ustalenia, treść umowy i jej zakres może być określona i regulowana przez Was. Co powinno się w niej zawierać?

 

Co powinno znaleźć się w NDA?

  • określenie stron, dane które pozwolą na ich jednoznaczne zidentyfikowanie;
  • czas trwania umowy;
  • informacje uznawanych przez strony za poufne;
  • cel jaki ma przyświecać zachowaniu poufności;
  • środków bezpieczeństwa, jakie powinny zostać zastosowane przez strony;
  • skutki i kary za niedochowanie poufności
  • działania które będą obowiązywać również po wygaśnięciu umowy poufności

 

Wymienione kwestie to podstawa. Natomiast ich dokładne określenie należy do Was. Nie zawsze musicie określać czas trwania umowy – może być bezterminowa. Nie w każdym przypadku musicie też mnożyć listę kar i sankcji za jej niedochowanie (jeżeli strony nie uregulują kwestii odpowiedzialności, zastosowanie znajdą ogólne przepisy o odpowiedzialności deliktowej (art. 415 Kodeksu cywilnego). Wiele zależy od Was. Natomiast im dokładniej określicie poszczególne warunki, tym lepiej będziecie zabezpieczeni i tym mniejsze ryzyko, że ucierpi na tym wizerunek marki.

Dlatego warto potraktować powyższą listę jako obowiązkową i postarać się szczegółowo określić i umieścić wszystkie wspomniane punkty. Niestety, albo na szczęście nie zrobię tego za Was. Mimo wszystko przygotowałem wzór umowy o zachowanie poufności, który (jak mam nadzieję) stanie się dobrym punktem wyjściowym, aby przygotować umowę we własnym zakresie. Pamiętając o wszystkich indywidualnych i istotnych informacjach, które ja nie mam prawa znać. W końcu są poufne 😉

 

Darmowy wzór umowy o zachowanie poufności

 

Tak jak wspomniałem, poniższy wzór umowy poufności nie jest gotowcem, który wystarczy wydrukować i podpisać. Przygotowanie takiego szablonu byłoby nierealne. Zwłaszcza, gdy weźmie się pod uwagę jak bardzo może różnić się zakres i charakter takiej umowy w zależności od firmy i tematu. NDA dotycząca planów wprowadzenia na rynek nowego, innowacyjnej produktu i związanej z tym strategią będzie zawierać zapewne więcej warunków niż na przykład przy ochronie informacji handlowych. W zależności od tego co chcecie chronić, będzie zależało to jak chcecie to osiągnąć.

Przygotowany wzór potraktujcie zatem bardziej jako wsparcie przy samodzielnym tworzeniu treści do NDA. To też jest sporym ułatwienie, zwłaszcza jeśli do tej pory nie mieliście okazji przygotowywać takiej umowy. Aby pobrać darmowy wzór, wystarczy kliknąć na poniższą grafikę i zapisać się do mojego newslettera (dzięki czemu zyskacie też dostęp do kolejnych wzorów i szablonów, które planuję przygotować).

 

Wzór umowy o zachowanie poufności

 

Jeśli macie dodatkowe pytania i wątpliwości prawne co do umowy o zachowanie poufności nie musicie szukać informacji na własną rękę, na blogach takich jak mój. Im bardziej sprawa jest skomplikowana, tym bardziej polecam skorzystać z profesjonalnej porady prawnej. Zwłaszcza, gdy chcecie mieć 100% pewność, że pomyśleliście o wszystkim, a Wasza tajemnica będzie skutecznie chroniona. Możecie przygotować własną wersję, w oparciu o udostępniony przeze mnie wzór umowy, a potem skonsultować treść z doświadczonych specjalistą.

Powodzenia!

 

Zgłoszenie znaku towarowego

Zgłoszenie znaku towarowego

W dzisiejszym wpisie przeprowadzę Was przez proces zgłoszenia znaku towarowego krok po kroku. Jak się przekonacie nie jest to bardzo skomplikowane, natomiast wymaga konkretnych działań. W niektórych sytuacjach będą one konieczne, abyście mogli odpowiednio chronić swoją markę. W jakich? Dlaczego? Jak i gdzie zgłosić znak towarowy? Jakie korzyści to przyniesie? Na te i inne pytania znajdziecie odpowiedzi w dzisiejszym artykule. Zapraszam!

 

Znak towarowy – co to jest?

 

Na dobry początek trochę podstawowych informacji na temat znaku towarowego. Po żołniersku: znak towarowy to oznaczenie, które służy do identyfikacji danych produktów lub usług. Takim oznaczeniem może być znak, który umożliwia odróżnienie się od innych towarów na rynku, który można przedstawić w formie pozwalającej na dokładne ustalenie jego charakterystyki i przedmiotu udzielonej ochrony. Takim znakiem może być słowo, dźwięk, rysunek, pojedyncza litera o określonej formie. To może być też kolor, albo specyficzna forma lub kształt. Wiele zależy też od Waszej wizji i potrzeb.

Znak towarowy zgłasza się w Urzędzie Patentowym Rzeczpospolitej Polskiej z siedzibą w Warszawie. Oczywiście, jeśli chcecie chronić swoją markę na terenie Polski. Jeśli jednak zakres Waszej działalności (a przez to też zakres ochrony) rozciąga się poza granice naszego kraju, konieczne będzie zarejestrowanie go w odpowiednich instytucjach. Działając na terytorium innych państw członkowskich Unii Europejskiej, znak firmowy zgłosicie w Urzędzie Unii Europejskiej do spraw Własności Intelektualnej (EUIPO) z siedzibą w Alicante. Międzynarodowa ochrona znaku towarowego możliwe jest poprzez zastrzeżenie go w Światowej Organizacji Własności Intelektualnej (WIPO) z siedzibą w Genewie. Natomiast zanim kupicie bilet do Genewy i zaczniecie się pakować, warto uświadomić sobie dlaczego chcecie to zrobić i czy na pewno ta gra jest warta świeczki 🙂

 

Zanim zgłosisz znak towarowy…

 

Przed dokonaniem zgłoszenia znaku towarowego warto będzie sprawdzić, czy ktoś Was nie wyprzedził. Niestety sam miałem tego rodzaju problem, gdy otwierając jedną ze swoich firm okazało się, że firma o podobnej nazwie i charakterze działalności funkcjonuje od kilku lat. Całe szczęście sprawdziłem to zanim zaangażowałem się w projekt na 100% i dzięki temu uniknąłem poważniejszych problemów. Miałem możliwość zmiany swojej koncepcji. Wy także przed podjęciem strategicznych decyzji, zanim zgłosicie znak, musicie sprawdzić czy nie istnieją już znaki towarowe identyczne albo podobne do Waszego. Warto w tym celu przeszukać bazę znaków krajowych, bazę znaków UE, oraz bazę międzynarodową. Tutaj znajdziecie wyszukiwarkę znaków, jeśli chodzi o Polskę.

 

Prawo ochronne na znak towarowy trwa 10 lat od daty zgłoszenia znaku towarowego. Prawo to może zostać wydłużone na wniosek uprawnionego (po uzyskaniu decyzji).

 

Sprawdzenie dostępnych baz zarejestrowanych znaków to nie wszystko co musicie ustalić zanim przystąpicie do zgłoszenia swojego znaku towarowego. Istnieją dodatkowe warunki i ograniczenia, o których musicie wiedzieć. Dlatego teraz podsumuję kiedy można zgłosić znak towarowy, a kiedy będzie to niemożliwe.

 

Kiedy można zgłosić znak towarowy?

 

Prawo ochronne na znak towarowy przysługuje podmiotowi, który go zgłosił lub osobie, która nabyła od niego prawo do znaku towarowego. Znak towarowy może być zgłoszony przez osobę fizyczną, prawną, przez organ administracji rządowej albo państwową jednostkę organizacyjną, które nie posiada osobowości prawnej. Prawo ochronne obejmuje też wspólny znak towarowy. Może go uzyskać organizacja, która posiada zdolność do nabywania praw i zaciągania zobowiązań w swoim imieniu i osoba prawna działająca na podstawie przepisów prawa publicznego. Prawo używania wspólnego znaku towarowego przysługuje w przypadku organizacji – tej organizacji lub jej członkom. A w przypadku osoby prawnej – tej osobie i osobom które zostaną upoważnione do jego stosowania zgodnie z regulaminem używania znaku.

 

Wspólne prawo ochronne jest udzielane na znak towarowy, przeznaczony do używania przez kilka osób, w tym przedsiębiorców, którzy zgłosili go wspólnie. A ochrona obejmuje zakres wskazany w zgłoszeniu – ważne jest zatem dokładne określenie konkretnych towarów i usług, najlepiej jeszcze zanim zdecydujecie się na zgłoszenie znaku towarowego.

 

Kiedy nie można zgłosić znaku towarowego?

 

Istnieją też pewne ograniczenia, które mogą utrudnić Wam zgłoszenie znaku towarowego. Urząd patentowy może odmówić objęcia ochroną Waszego znaku jeśli uzna, że nie może on być znakiem towarowym i nie nadaje się do odróżnienia w obrocie towarów dla których ma być zgłoszony. Nie będziecie mogli zgłosić znaku jeśli składa się wyłącznie z elementów mogących służyć w obrocie do wskazania, w szczególności rodzaju towaru, jego pochodzenia, jakości, ilości, wartości, przeznaczenia, sposobu wytwarzania, składu, funkcji lub przydatności. Jeśli składa się z elementów, które weszły do języka potocznego lub są zwyczajowo używane w uczciwych i utrwalonych praktykach handlowych, lub gdy kształt (lub inna cecha szczególna) wynika z charakteru samego towaru.

 

Nie zarejestrujecie znaku w złej wierze, jeśli ze swojej istotny wprowadza odbiorców w błąd oraz jeśli jest to sprzeczne z porządkiem publicznym lub dobrymi obyczajami. Podobnie, gdy znak zawiera w sobie element będący symbolem religijnym, patriotycznym, kulturowym, albo symbol Rzeczypospolitej Polskiej (na przykład godło lub hymn), znak sił zbrojnych, organizacji paramilitarnej, sił porządkowych i odznak. Oczywiście Wasz znak nie może też zawierać symbolu obcego państwa, ani organizacji międzynarodowej. Nie może też zawierać w swoich najważniejszych cechach nazwy odmian roślin z zarejestrowanych z wcześniejszym pierwszeństwem w Rzeczypospolitej Polskiej lub na podstawie przepisów prawa Unii Europejskiej. Nie powinien też zawierać elementów geograficznych, w sensie dosłownym co do danego regionu, miejsca (zwłaszcza, jeśli nie pochodzi z danego miejsca, a jedynie nawiązuje do pochodzenia).

Nie chcę zalać Was formułkami prawniczymi, natomiast ograniczeń i istotnych szczegółów, które mogą utrudnić (lub uniemożliwić) Wam rejestrację znaku towarowego jest znacznie więcej. Dlatego też kolejną ważną sprawą zanim jeszcze zdecydujecie się na zgłoszenie znaku, powinna stać się profesjonalna konsultacja prawna w tym zakresie. Pozwoli Wam to nie tylko oszczędzić sobie czas i ewentualnego zawodu ale też przygotować niezbędne dokumenty, takie jak:

 

Zgłoszenie znaku towarowego – niezbędne dokumenty

 

  • wniosek, zgłoszenie znaku w celu uzyskania ochrony;
  • dowód pierwszeństwa;
  • oświadczenie o podstawie do korzystania z uprzedniego pierwszeństwa
  • regulamin znaku towarowego
  • dokumenty stwierdzającą uprawnienie do używania niektórych oznaczeń w znaku towarowym
  • pełnomocnictwa do złożenia dokumentu lub prowadzenia sprawy (rzecznik patentowy)

 

Najczęstszym powodem odrzucenia znaku jest niewystarczająco dobra lub niedokładna weryfikacja możliwości rejestracyjnych. Dzięki dodatkowemu wsparciu prawnemu, zyskacie większą pewność, że Wasz plan się powiedzie albo otrzymacie informację o tym, że nie będzie możliwe zgłoszenie proponowanego znaku. Obie informacje mają taką samą wartość. Dzięki temu będziecie po prostu wiedzieć na czym stoicie i jakie macie alternatywy. A gdy zdobędziecie dodatkowe potwierdzenie będziecie mogli z większą skutecznością zgłosić znak w odpowiednim Urzędzie. Jak to zrobić?

 

Jak zgłosić znak towarowy

 

Jak zgłosić znak towarowy?

 

Swoje zgłoszenie możecie złożyć osobiście lub przez pełnomocnika w Urzędzie Patentowym. Możecie je też przesyłać pocztą, faksem (ktoś jeszcze z nich korzysta?) i oczywiście przez Internet. Ta ostatnia opcja jest możliwa dzięki Platformie Usług Elektronicznych Urzędu Patentowego RP. Aby skorzystać z PUEUP, konieczne będzie założenie konta, dzięki któremu też dokonasz niezbędnych opłat o których zaraz opowiem więcej.

 

Pełnomocnikiem strony w postępowaniu przed Urzędem Patentowym może być rzecznik patentowy, radca prawny, adwokat lub osoba świadcząca usługi transgraniczne w rozumieniu ustawy o rzecznikach patentowych. Pełnomocnikiem osoby fizycznej może być również współuprawniony. Wszystkie niezbędne informacje na temat pełnomocnictwa znajdziecie pod tym linkiem.

 

Procedura zgłoszenia znaku towarowego

  • złożenie wniosku;
  • 1 egzemplarz fotografii lub odbitki znaku towarowego w przypadku znaku wyrażonego w postaci rysunków albo kompozycji;
  • 2 egzemplarze informatycznych nośników danych zawierających nagranie dźwięku w przypadku znaku towarowego dźwiękowego lub multimedialnego;
  • dowód uiszczenia opłaty od zgłoszenia;
  • dowód pierwszeństwa lub oświadczenie zgłaszającego o podstawie do korzystania z uprzedniego pierwszeństwa;
  • dokument stwierdzający uprawnienie do używania niektórych oznaczeń w znaku towarowym, w przypadkach określonych w art. 1291 ust. 1 pkt 9-11 ustawy pwp;
  • regulamin znaku;
  • pełnomocnictwo, jeżeli zgłaszający działa za pośrednictwem pełnomocnika, wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.

 

 

Tak jak już nadmieniłem, we wniosku należy przedstawić znak towarowy we właściwy sposób. Jeżeli znak towarowy jest literą, cyfrą, napisem, rysunkiem lub kompozycją kolorystyczną, należy go w tej postaci zamieścić w podaniu. Jeśli natomiast składa się z kilku odrębnych części (w użytku łącznym) należy przedstawić te części obok się w sposób, który odpowiada ich rzeczywistemu rozmieszczeniu na towarze (kontur znaku towarowego należy zaznaczyć linią ciągłą, a kontur towaru, na który znak ten ma być nakładany, linią przerywaną). Podobnie gdy znak towarowy składa się z pojedynczego wizerunku ukazującego jego usytuowanie na towarze, albo ma formę przestrzenną – również trzeba przedstawić w zgłoszeniu w odpowiedni i pozostawiający wątpliwości sposób. To ważne aby uzyskać pozytywną decyzję z urzędu.
Jeśli chodzi o procedury krajowe, tutaj znajdziecie niezbędne formularze do zgłoszenia znaku towarowego w Urzędzie Patentowym.

 

Barwne znaki towarowe przedstawia się w kolorach, z podaniem wykazu użytych kolorów, zgodnie z klasyfikacją wprowadzoną Porozumieniem wiedeńskim. Dodatkowo warto określić ich szczegółowe parametry i cechy szczególne. Jeśli budując własną markę, zdecydowaliście się na stworzenie profesjonalnego brandbooka, ten problem macie z głowy. Co do zasady, powinien on zawierać (między innymi) wszystkie niezbędne informacje dotyczące Waszego znaku towarowego. Wiem, że to wiąże się często ze sporym wydatkiem. Jak możecie się domyślać rejestracja samego znaku towarowego również. Ile zapłacicie za zgłoszenie?

 

Ile kosztuje zgłoszenie znaku towarowego?

 

Warunkiem wszczęcia postępowania o udzielenie prawa ochronnego na znak towarowy przed Urzędem Patentowym RP jest uiszczenie opłaty za zgłoszenie. Opłata ta powinna być uiszczona równocześnie z wniesieniem podania.

Tutaj znajdziecie dokładny cennik i wykaz opłat, natomiast poniżej przedstawiam podstawowe opłaty za zgłoszenie znaku towarowego:

  • 450 zł – opłata za zgłoszenie znaku towarowego w jednej klasie towarowej według obowiązującej klasyfikacji towarów i usług w formie tradycyjnej (papierowej),
  • 400 zł – opłata a zgłoszenie znaku towarowego w jednej klasie towarowej według obowiązującej klasyfikacji przez Internet,
  • 120 zł – opłata za każdą następną klasę towarową opłata wynosi.
  • 100 zł – opłata od oświadczenia o korzystaniu z pierwszeństwa – za każde pierwszeństwo.
  • 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo – jeżeli korzystasz z pełnomocnika.

 

Co ważne, w przypadku, gdy zgłaszający wykaże, że nie jest w stanie ponieść w pełnej wysokości opłaty za zgłoszenie znaku towarowego, Urząd Patentowy może zwolnić go z części opłat. Z tym zastrzeżeniem, że pozostała część do zapłaty nie będzie niższa niż 20% pełnej opłaty. A co jeśli chcecie się ubiegać o znak towarowy Unii Europejskiej (ZTUE)? Wtedy pozostaje Wam rejestracja online i koszt 850 EUR. ZTUE zapewnia uzyskanie wyłącznych praw we wszystkich obecnych i przyszłych państwach członkowskich Unii Europejskiej w drodze jednej rejestracji dokonywanej online. Zachowuje ważność przez 10 lat i można go przedłużać bezterminowo, każdorazowo o 10 lat.

 

Jeśli macie dodatkowe pytania, wątpliwości albo szukacie wsparcia w większym zakresie – zachęcam do kontaktu ze mną. Na pewno będę w stanie pomóc z uwagi na to, że sam przechodziłem przez ten proces 🙂 Mogę też zaoferować swoje wsparcie w formie osobistego doradcy, który będzie Wam towarzyszył i wspierał Was nie tylko przy okazji zgłoszenia znaku towarowego ale też przy innych procesach budowania i rozwijania własnej marki.

Zachęcam do bezpośredniego kontaktu! Powodzenia!

Tag: blog o biznesie