Co dzieje się z firmą po śmierci właściciela? Jak sprawić, aby spadkobiercy mogli sprawnie kontynuować jej działalność? Nawet jeśli jeszcze nie myślałeś o tym, to prawdopodobnie ten moment (prędzej lub później) nadejdzie. Dobrze jest zawczasu zabezpieczyć siebie, rodzinę, firmę – nawet jeśli planujesz długie, pełne sukcesów i radości życie (czego oczywiście życzę!).
Jedną z możliwości sprawnego przekazania firmy następcom po śmierci, jest sukcesja w firmie. Dokładne zasady tego procesu reguluje m.in. ustawa o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw. W dzisiejszym artykule zbiorę w jednym miejscu i podsumuję najważniejsze informacje na temat sukcesji, zarządu sukcesyjnego i dodatkowych wskazówek, o których powinieneś pamiętać. Zapraszam!
Sukcesja w firmie – najważniejsze informacje
Sukcesja firmy to rozwiązanie, które pozwala zabezpieczyć przyszłość firmy i pracowników na wypadek śmierci. W skrócie – przedsiębiorca może powołać zarządcę sukcesyjnego, który umożliwi firmie dalsze, płynne funkcjonowanie. Takiego zarządcę mogą też powołać spadkobiercy po śmierci przedsiębiorcy (w terminie 2 miesięcy od zgonu przedsiębiorcy, w formie aktu notarialnego) ale lepiej jest zrobić to jeszcze za życia. Zarząd sukcesyjny daje następcom prawnym niezbędny i ważny czas na organizację i podjęcie decyzji, czy chcą kontynuować działalność, zlikwidować ją czy sprzedać firmę. Zarząd wykonuje zarządca sukcesyjny, który jest odpowiedzialny za prowadzenie przedsiębiorstwa do czasu uregulowania wszelkich niezbędnych formalności spadkowych. Dotyczy to między innymi umów z pracownikami, kontakty z kontrahentami, sprawy rozliczeniowe, podatkowe itp. Zarząd wygasa w terminie 2 lat od dnia śmierci przedsiębiorcy ( w niektórych sytuacjach i z ważnych powodów, sąd może przedłużyć ten okres) lub wcześniej – na przykład gdy stwierdzono nabycie przedsiębiorstwa w spadku przez jedynego spadkobiercę, albo zapisobiorcę windykacyjnego. Gdy jedna osoba nabyła całe przedsiębiorstwo w spadku, gdy ogłoszona zostanie upadłość przedsiębiorcy, czy też zostanie przeprowadzone podział spadku (obejmujący firmę). A jakie to wszystko daje korzyści i dlaczego warto zawracać sobie tym głowę?
Korzyści sukcesji w firmie
Nie dochodzi do wyrejestrowania podatnika VAT.
Firma kontynuuje dotychczasową metodę opodatkowania.
Wszystkie umowy z pracownikami i kontrahentami pozostają w mocy prawnej.
Jest zachowana płynność funkcjonowania firmy.
Zarządca sukcesyjny z chwilą śmierci przedsiębiorcy, przejmuje prowadzeniem firmy (można go w prosty sposób odwołać)
Nie wygasają wcześniej udzielone zezwolenia, licencje i koncesje.
Konto bankowe dla firm może pozostać to samo, zarządca sukcesyjny otrzymuje do niego dostęp.
Sukcesja to forma zabezpieczenia i rozwiązanie, które warto zorganizować za życia właściciela. Dzięki temu przedsiębiorstwo zachowa pełną płynność działania a ustalony zarządca po śmierci przedsiębiorcy może zająć się prowadzeniem firmy zgodnie z ustaloną wizją. Bez zbędnych, czasochłonnych i blokujących formalności, bez notariusza. Dzięki zgłoszeniu do CEIDG zarządcy, umowy z pracownikami pozostają w mocy, można też zachować ciągłość wykonywania kontraktów i zleceń. Jeśli prowadzisz i rozwijasz swoją firmę przez lata, szkoda byłoby jej los pozostawić przypadkowi, albo ustawowej ścieżce prawnej. Dlatego polecam bliżej zapoznać się z pojęciem sukcesji i zarządu. Zwłaszcza jeśli traktujesz trochę swoją firmę jak dziecko. Co jeszcze warto wiedzieć?
Co jeszcze warto wiedzieć o sukcesji w firmie?
Umowy handlowe podpisane przez zmarłego przedsiębiorcę nie wygasają z powodu jego śmierci. Są bezpieczne. Jeżeli zarządca sukcesyjny został powołany przez przedsiębiorcę, może płynnie kontynuować ich wykonywanie. To ważne informacja, bo niekiedy ma to bezpośredni wpływ ciągłość działalności firmy. To w końcu jedna z podstawowych kwestii. Gdy zarządca nie został ustanowiony za życia przedsiębiorcy, to w okresie od śmierci przedsiębiorcy do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego, każda ze stron umowy może powstrzymać się od spełnienia świadczenia i wykonania innych obowiązków lub uprawnień wynikających z umowy. Nie muszę Wam chyba mówić, że nie jest idealny scenariusz dla firmy. Podobnie jest z resztą w przypadku umów z pracownikami. Jeśli przedsiębiorca wpisze do CEIDG zarządcę sukcesyjnego, jego śmierć nie wpłynie na ich sytuację. Wszystkie obowiązki pracodawcy w firmie płynnie przejmie zarządca sukcesyjny, a umowy o pracę z pracownikami wygasają z dniem wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego. Oczywiście w między może dojść do przejęcia pracownika przez nowego pracodawcę (na zasadach określonych w art. 231 k.p.). Jeśli nie ustanowiono zarządu sukcesyjnego, umowa o pracę wygasa z upływem 30 dni od dnia śmierci pracodawcy.
Kolejną sprawą, o której warto pamiętać przy okazji sukcesji w firmie, to kwestia zezwoleń, koncesji, licencji. Po śmierci przedsiębiorcy, który prowadził swoją działalność na podstawie pozwoleń i uprawnień – zezwolenia nie wygasają automatycznie, a dopiero z upływem sześciu miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy (jeśli nie został ustanowiony zarząd sukcesyjny). Ewentualnie z upływem trzech miesięcy od dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego. Aby można było bez przeszkód kontynuować działalność na bazie dotychczasowych licencji i pozwoleń (na przykład w przypadku własnej restauracji) – zarządca musi je potwierdzić. W tym celu musi przedłożyć we właściwym urzędzie dokumenty, które potwierdzają spełnienie warunków niezbędnych do uzyskania tej decyzji, dopilnować wszystkich formalności i oświadczyć, że przyjmuje wszystkie warunki zawarte w decyzji i zobowiązuje się do wykonania związanych z nią obowiązków. Jak widzicie rola zarządcy jest istotna w całym procesie. Jak go powołać?
Fundacja rodzinna? To kolejny instrument sukcesji, o którym warto wiedzieć. Fundacja rodzinna umożliwia bardziej trwałe i długoterminowe przekazanie przedsiębiorstwa, aktywów i kontroli rodzinie, z precyzyjnym uregulowaniem praw i warunków. Jest to rozwiązanie szczególnie popularne w firmach rodzinnych, gdzie sukcesja dotyczy aktywów przekazywanych na wiele pokoleń. W teorii – fundacja rodzinna może w praktyce zastąpić lub uzupełnić mechanizm zarządu sukcesyjnego — gdy właściciel chce, aby firma lub jej aktywa nie były jedynie „tymczasowo” zarządzane po jego śmierci, ale trwale kontynuowane przez struktury statutowe.To narzędzie daje większą przewidywalność i stabilność, szczególnie w dużych rodzinnych biznesach, niż klasyczny zarząd sukcesyjny. W wielu przypadkach przedsiębiorcy wykorzystują fundację rodzinną właśnie do tego, aby uniknąć momentu, w którym firma „funkcjonuje tylko w spadku”, a stała się byt operacyjny, zarządzany wg jasno ustalonych zasad statutowych. Przy tej okazji warto zapoznać się z aktualnymi zmianami podatkowymi dotyczącymi fundacji, które planowane są na 2026 r. Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, skontaktuj się ze mną lub biurem rachunkowym M&M Księgi Rachunkowe.
Zarządca sukcesyjny – kim jest i jak powołać?
Zarządca sukcesyjny posługuje się własnymi danymi, a także firmą zmarłego przedsiębiorcy z dodatkowym oznaczeniem – „w spadku”. Wykonuje prawa i obowiązki zmarłego przedsiębiorcy, wynikające z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej oraz, te wynikające z prowadzenia przedsiębiorstwa „w spadku”. Może pozywać i być pozywany w sprawach wynikających z wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej, lub prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Może też brać udział w postępowaniach administracyjnych, podatkowych i sądowo-administracyjnych w tych sprawach. W skrócie – zarządca sukcesyjny działa na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku, zarządzając ją do momentu uregulowania niezbędnych formalności. Dbając o sprawne i bezproblemowe przejęcie firmy. To oni odpowiadają za wszelkie zobowiązania, jak również mają prawo do udziału w zyskach. Zysk wypłacany jest im przez zarządcę sukcesyjnego w odpowiednich częściach.
Zarządca nie ponosi odpowiedzialności za zaległości finansowe, nie odpowiada osobistym majątkiem za zobowiązania firmowe. Odpowiedzialność ponosi tylko w przypadku wyrządzenia szkody lub poprzez nienależyte wykonywanie obowiązków. Zarządca może wykonywać swoje zadania bezpłatnie, albo pobierać za nie wynagrodzenie (na podstawie stosownej umowy).
Zarządca sukcesyjny jest odpowiedzialny za sporządzenie i złożenie przed notariuszem inwentarza przedsiębiorstwa w spadku obejmującego składniki przedsiębiorstwa w spadku (z podaniem ich wartości według stanu i cen z chwili śmierci przedsiębiorcy) i długi spadkowe związane z działalnością przedsiębiorcy. A jak go powołać i o czym pamiętać? Po pierwsze – zarządcą sukcesyjnym może być osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych. Nie może być nim osoba prawna, czyli – na przykład – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Po drugie, tak jak już wspominałem, można powołać go za życia przedsiębiorcy, lub po jego śmierci. Funkcję zarządcy sukcesyjnego w jednym czasie może pełnić tylko jedna osoba. Jest możliwość, aby przedsiębiorca wyznaczył zarządcę „rezerwowego” – natomiast będzie on powołany tylko jeśli zarządca sukcesyjny powołany w pierwszej kolejności zrezygnuje z pełnienia tej funkcji lub nie będzie mógł jej pełnić. Przedsiębiorca może ustanowić zarządcę sukcesyjnego, albo zastrzec, że z chwilą jego śmierci wskazany prokurent stanie się takim zarządcą. Takie rozwiązanie wymaga oczywiście zgody samego prokurenta, oraz zgłoszenia sprawy do CEIDG. Zgłoszenie można zrobić równocześnie z ustanowieniem prokurenta lub dopiero po udzieleniu prokury. Nie ma jakichś specjalnych wymogów jeśli chodzi o prokurenta, wystarcza pełna zdolność do czynności prawnych i brak zakazu prowadzenia działalności gospodarczej.
W skrócie – do powołania zarządcy będzie niezbędne:
złożenie oświadczenia o powołaniu zarządcy sukcesyjnego (w formie pisemnej),
pisemna zgoda zarządcy na pełnienie tej funkcji,
zgłoszenie zarządcy do CEIDG.
Co w przypadku, gdy zarządcę trzeba ustalić po śmierci przedsiębiorcy? Jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony przed śmiercią przedsiębiorcy, zarządcę można powołać (w ciągu dwóch miesięcy od śmierci) małżonek przedsiębiorcy (któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku) spadkobierca ustawowy, testamentowy (jeśli przyjęli spadek), lub zapisobierca windykacyjny, który przyjął zapis windykacyjny. Co ważne, aby powołać zarządcę po śmierci przedsiębiorcy konieczna jest zgoda osób, którym przysługuje łącznie udział większy niż 85/100. Powołanie zarządcy po śmierci przedsiębiorcy należy uregulować przed notariuszem (w praktyce to właśnie on zgłasza powołanie zarządcy sukcesyjnego do CEIDG). Aby zgłosić zarządcę sukcesyjnego do CEIDG, wystarczy wniosek online (na portalu biznes.gov.pl – zmieniając dane we wpisie), w wersji papierowej w urzędzie gminy albo wysłać go pocztą (listem poleconym, z potwierdzeniem notarialnym). Złożenie wniosku o wpis zarządcy sukcesyjnego do CEIDG jest bezpłatne. A jak wygląda kwestia rezygnacji i odwołania zarządcy sukcesyjnego?
Rezygnacja i odwołanie zarządcy
Zarządca sukcesyjny przestaje pełnić swoją funkcję między innymi w przypadku swojej śmierci, utraty zdolności do czynności prawnych, a także na zasadzie rezygnacji lub odwołania go z funkcji. Zarządca sukcesyjny może też w każdym momencie sam zrezygnować z pełnionej funkcji. Zarówno za życia, jak i po śmierci przedsiębiorcy. W pierwszym przypadku, wystarczy złożyć rezygnację w formie pisemnej, a w drugim przypadku – składając rezygnację w formie notarialnej (a notariusz przekazuje te informacje już do CEIDG). W takim przypadku zarządca wykonuje swoje obowiązki jeszcze przez 2 tygodnie. A jak wygląda proces odwołania?
Podobnie jak w przypadku rezygnacji – zarządcę można odwołać w każdym momencie. Trzeba przedstawić mu oświadczenie w formie pisemnej i zgłosić to do CEIDG najpóźniej w następnym dniu roboczym po odwołaniu. Jeśli do odwołania dochodzi po śmierci przedsiębiorcy, ważna będzie zgoda osób posiadających więcej niż 1/2 udziału w przedsiębiorstwie w spadku. Po odwołaniu aktualnego zarządcy, można powołać nowego na jego miejsce.
Jeśli macie pytania związane z przyszłością firmy po śmierci, szukacie sposobów aby właściwie ją zabezpieczyć, potrzebujecie pomocy prawnej lub podatkowej – zapraszam do kontaktu. Na pewno będę w stanie doradzić, podsunąć dodatkowe wskazówki, czy polecić odpowiedniego specjalistę lub prawnika.
Kryzys czai się za rogiem. Już teraz można powiedzieć, że jest źle, a będzie jeszcze gorzej. Niekorzystne zmiany w prawie, przepisach podatkowych, szalejąca inflacja, spowolnienie gospodarcze, wojna w Ukrainie. Mówiąc bardzo delikatnie – ciekawych dożyliśmy czasów. W obawie przed gorszymi czasami przedsiębiorcy redukują i optymalizują koszty w firmie. Według przedstawionego raportu „Thriving in uncertainty” Polska jest liderem w Europie jeżeli chodzi o procent firm, w których kadra kierownicza planuje tego rodzaju optymalizacje kosztów. W ciągu ostatnich lat, aż 86 % menedżerów z Polski pracowało nad prognozowaniem i optymalizacją, aż 57 % rozbudowywało swoje zaplecze informatyczne w celu redukcji kosztów oraz poprawienia efektywności.
To specjalnie nie dziwi. Tak jak wspomniałem, aktualna sytuacja nie daje wyboru. Pozostaje jednak najważniejsze pytanie. Jak skutecznie optymalizować koszty w firmie? Jakie mamy możliwości i gdzie szukać oszczędności?
Zarządzanie finansami w firmie
Niezależnie od tego, czy te wizje nadchodzącego kataklizmu są realne czy nie, odpowiednie zarządzanie finansami w firmie jest i zawsze była kluczowa. W końcu każdy kto prowadzi firmę chce, aby przynosiła jak największe zyski, a jednocześnie generowała jak najmniejsze koszty. Logiczne prawda?
Dla właścicieli firm i menedżerów odpowiedzialnych za finanse przedsiębiorstwa, bardzo ważna jest aktualna wiedza na temat zasad związanych z cyklem rotacji gotówki, płynnością finansową, dywersyfikacją środków itd. Aby umiejętnie zarządzać finansami, trzeba się na nich po prostu znać. Zwłaszcza, że wachlarz naszych możliwości i wybór rozwiązań jest spory. Trzeba o nich wiedzieć, a do tego umiejętnie wykorzystać do właściwego zarządzania finansami w firmie. Jak to zazwyczaj bywa, w teorii nie brzmi to na bardzo skomplikowane, a w rzeczywistości jest dużym i odpowiedzialnym wyzwaniem. Często złożonym z wielu etapów, elementów, działań. Zarządzanie finansami w firmie to konieczność zaplanowania nad szeregiem procesów, oraz ich ciągłe usprawnianie. Temu służy optymalizacja kosztów firmowych. Jak ją wykorzystać w praktyce?
Jak skutecznie optymalizować koszty firmy?
W wielu firmach, pomimo przeprowadzanej optymalizacji efekty nie są widoczne. Dlaczego? Powodem jest niezrozumiałość tego procesu, krótkowzroczność, brak umiejętnego zarządzania finansami w praktyce i brak odpowiedniej strategii implementacji. Niestety proces optymalizacji często niesie za sobą obowiązek cięcia kosztów. Z drugiej strony trzeba uważać na związane z tym pułapki. Im więcej chcemy zaoszczędzić w firmie, tym bardziej rośnie ryzyko zahamowania dalszego rozwoju organizacji, czy wstrzymanie jej właściwego funkcjonowania. To często ryzykowna gra, w której kluczowe staje się odpowiednia organizacja, zarządzanie zasobami ludzkimi i przepływem pieniądza. Chcąc uprościć temat, możemy proces optymalizacji podzielić na następujące kroki:
poznać dokładną sytuację i zrozumieć procesy firmowe, zwłaszcza w zakresie kosztów zakupu (audyt),
analiza, czyli opracowanie raportu zawierającego propozycje działań optymalizujących w celu uzyskania obniżenia kosztów w konkretnych obszarach działalności,
wdrożenie program optymalizacyjnego, zbudowanie strategię długoterminowej (albo na określony czas),
bieżące monitorowanie efektów i analiza programu naprawczego w oparciu o dane.
Oczywiście to ogólny zarys. Pod każdym z tych punktów kryje się mnóstwo procesów, pracy, czasami całego zespołu specjalistów. Im większy biznes, tym tych podpunktów będzie więcej. Pamiętajmy również, że zmniejszenie wydatków w firmie np. o 8-10 %, gdzie rezygnujemy z dodatkowych świadczeń dla pracowników jak np. budżet szkoleniowy, bonusy, premie, może odbijać się na zespole i zapewne w jakimś sensie będzie się na nim odbijać. Dlatego nie zawsze wskazane będzie „trzęsienie ziemi”. Czasami wystarczy uszczelnić obecne wydatki, sprawdzić gdzie pieniądze nam uciekają, dokładniej przeanalizować czy konieczne jest kupowanie danego produktu lub usługi. To często pozwala wygospodarować dodatkowe % w firmie, bez konieczności redukcji poziomu pracy naszego zespołu. Albo poziomu zatrudnienia w firmie…
Inne stosowane metody optymalizacji kosztów w firmie, to redukcja zatrudnienia. Osobiście uważam jednak, że jest to droga donikąd. To tak jakbyśmy szukając oszczędności w opłatach za prąd, nagle w kilku pokojach w naszej siedzibie mieli pracować po ciemku. Jakość pracy spadnie do zera, co będzie nas kosztować znacznie drożej niż te kilkadziesiąt złotych na rachunku za energię. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest pozbycie się części niepotrzebnych zadań, niż ludzi. Zanim to zrobimy konieczna jest ocena, które z nich generują więcej kosztów/czasu niż korzyści. Niektórych procesów może nie opłaca się ruszać?
Kolejny sposób dotyczący optymalizacji kosztów w firmie, to dobra koordynacja zakupowa wszystkich działów. Zbierając np. zamówienia zakupowe ze wszystkich działów w jednym miejscu, możemy przy większych ilościach oraz częstych zakupach liczyć na pokaźne zniżki od dostawców. Oszczędzać w ten sposób można również na podróżach służbowych. Załóżmy, że dane przedsiębiorstwo wysyła pracowników różnego szczebla w te same miejsca, lecz w różnych godzinach, różnymi kanałami komunikacji i co najgorsze w różne placówki hotelowe. A wystarczy połączyć poszczególne działy w grupy. Grupy mogą już łatwiej negocjować upusty podróży czy zniżki w wybranych hotelach. W zasadzie wszystkie usługi, z których korzysta nasz biznes można negocjować! Myślę, że wielu z Was zaskoczyła by kwota, którą można w ten sposób zaoszczędzić.
Firma może wykorzystać też dodatkowe środki na inwestycję w rozwój. Pieniądze uzyskane z optymalizacji kosztów, albo z optymalizacji niektórych nierentowanych i niepotrzebnych obszarów, można ulokować np. w marketingu, sprzedaży czy employer brandingu. Takie działanie może ułatwić pozyskiwanie nowych klientów czy wysoce wykwalifikowanych pracowników. To może diametralnie zmienić sytuację finansową w firmie i mieć duże znaczenie dla optymalizacji. Może nie wszyscy mają takie podejście, ale optymalizacja kosztów to w moim przekonaniu także tworzenie przewagi nad konkurencją. Złe czasy, stają się często dobrym momentem, aby wyprzedzić ją, dopracować ofertę, odpowiednio dobrać politykę cenową i dotrzeć do nowych klientów.
Następnym sposobem na skuteczną optymalizację kosztów jest outsourcing niektórych działów i procesów w firmie. Oddanie usług księgowych, prawnych czy usług informatycznych, zewnętrznym firmom może znacząco zredukować koszty w danym sektorze. A co ważne, jednocześnie podniesie się poziom i jakość tej obsługi. Takie oddelegowanie procesów, znacząco zredukuje koszt bez ponoszenia strat biznesowych danej organizacji. Z jednej strony koszt usługi będzie mniejszy, niż zatrudnienie samodzielnego fachowca. Z drugiej strony otrzymujecie zazwyczaj dostęp do całego zespołu specjalistów, którzy są do Waszej dyspozycji. Chętnie przedstawię Wam bliżej możliwości, korzyści i koszty przejścia na outsourcing, bo tak się przypadkowo składa, że prowadzę akurat kilka firm w tym modelu biznesowym. Zachęcam do bezpośredniego kontaktu!
Sprawdzoną metodą w optymalizacji jest wdrożenie automatyzacji procesów firmowych. Na co dzień korzystamy z różnego rodzaju narzędzi, technologii, które mogą nam (z odpowiednim wsparciem) posłużyć także do przeprowadzenia skutecznego procesu optymalizacyjnego. Dzięki automatyzacji np. w obszarze obsługi klienta, sprzedaży, marketingu, produkcji – uwalniamy zasoby. Czy to chodzi o koszty, ludzi, czy nasze własne zaangażowanie.
Co powstrzymuje Cię przed optymalizacją kosztów?
Jednym z podstawowych problemów firm i obawą przed zrobieniem rzetelnej optymalizacji jest obawa przed zmianą. Dotyczy to zarówno szczebla menadżerskiego jak i pracowników. Właściciele firm obawiają się natomiast dodatkowych kosztów związanych z nowymi wdrożeniami, nie zastanawiając się jakie korzyści może to przynieść w dłuższej perspektywie.
Nie ukrywam, że sam proces optymalizacji nie należy do łatwych i bywa bardzo czasochłonny. Wymaga zagłębienia się w wiele elementów i funkcjonowanie danej organizacji. Uważam jednak, że każda firma powinna nieustannie szukać rozwiązań, które uszczelnią niepotrzebne wydatki oraz pomogą znaleźć nowe opłacalne rozwiązania zwiększające szanse na rozwój przedsiębiorstwa. Przeprowadzenie takiej optymalizacji wymaga rzetelnej diagnozy sytuacji oraz znalezienie najbardziej optymalnych rozwiązań dopasowanych do specyfiki danego biznesu. To często proces, który wymaga i sporo czasu i trochę wysiłku ze strony przedsiębiorcy. Doskonale rozumiem, że w trudnych momentach czasem trudno jest złapać dystans w biznesie i trzeźwo przeanalizować wszystkie opcje, zagrożenia i szanse. To może być blokadą do przeprowadzenia zmian w firmie, ale nie powinno ich finalnie przekreślić. Warto pamiętać, że zawsze możecie też skorzystać z dodatkowego wsparcia.
Wsparcie w optymalizacji kosztów firmowych
Wiedząc, jak ważnym wyzwaniem jest optymalizacja kosztów firmowych, warto rozpatrzyć poszukanie wsparcia w tych działaniach. Dobrze skorzystać z doświadczeń i praktycznego rozeznania tych, którzy już mają to za sobą. To może być kompleksowa pomoc, która obejmie wszystkie firmowe procesy, albo możecie skupić się na poszczególnych dziedzinach, zaczynając od najbardziej istotnych. Oczywiście mogę Wam w tym pomóc. Zarówno całościowo, jak też w wybranych aspektach. Na przykład jeśli chodzi o firmowe IT, strategię marketingową ale też w przypadku finansów i podatków. Być może wiecie, że prowadzę biuro rachunkowe w Warszawie. Przeprowadziliśmy już szereg optymalizacji kosztów u naszych klientów, a w zasadzie cały czas to robimy. Podatki to temat dynamiczny, wymaga aktualnych informacji i szybkiego wdrażania.
Jestem do Waszej dyspozycji. Jeśli szukacie wsparcia w optymalizacji kosztów firmowych – pomogę. Napiszcie do mnie, krótko przedstawiając sytuację i porozmawiajmy o Waszym biznesie! A jeśli uznamy, że optymalizacja nie jest najlepszą drogą – możesz skorzystać ze wsparcia mojego zespołu ByeBiz, który pomoże skutecznie i sprawnie zamknąć firmę i rozpocząć nową przygodę z własną firmą. Zapraszam do kontaktu!
Jeden, uniwersalny przepis na sukces w biznesie nie istnieje. To suma składowa wielu czynników, działań, cech i nigdy do końca nie wiadomo, który czynnik okaże się decydujący. Z drugiej strony wierzę, że istnieje zbiór pewnych standardów, uniwersalnych elementów, które mogą nas bardzo przybliżyć do osiągnięcia zakładanych celów. Niezależnie od tego jaką dokładnie prowadzimy firmę, w jakiej branży działamy, możemy wyznaczyć co najmniej kilka wspólnych punktów. Na przykład klienci. A co za tym idzie ich obsługa. Dziś opowiem dlaczego jest taka ważna i jak możemy ją usprawniać. Zapraszam!
Dlaczego obsługa Klienta jest tak ważna?
Niezależnie od branży w jakiej działamy, czy formy działalności, obsługa klienta jest jednym z najważniejszych czynników warunkującym funkcjonowanie biznesu. Ma kolosalne znaczenie przy budowaniu własnej marki i wizerunku firmy. Mam wrażenie, że nie trzeba Was w tym specjalnie uświadamiać, ale pewne kwestie warto podkreślić i podsumować. Dział obsługi klienta, ma bezpośredni wpływ na nasze relacje z odbiorcą, a tym samym na sprzedaż naszych usług lub produktów. To nasza pierwsza linia frontu w kontaktach z klientem. To od niej, w dużej mierze zależy decyzja o współpracy, czy też decyzja zakupowa. Może doprowadzić do tego że pozyskamy klienta, albo go bezpowrotnie stracimy. Wysokiej jakości obsługa klienta, jest jednym z kluczowych czynników wspomagającym budowanie naszej renomy i pozytywnego wizerunku firmy. Zadowolony klient jest żywą reklamą naszego biznesu, dlatego powinno nam na tym szczególnie zależeć. Nie tylko chętniej do nas wróci, ale też poleci nasze usługi i produkty innym. Opinie i rekomendacje to z kolei silny magnez dla kolejnych klientów i jeden z ważniejszych czynników decydujących o naszej wiarygodności. Nie ma w tym chyba nic zaskakującego – chyba wszyscy tak mamy, że chętnie korzystamy z rekomendacji znajomych, rodziny. Szukamy pozytywnych sygnałów i opinii, zanim zdecydujemy się na jakiś zakup lub współpracę. To naturalny i logiczny proces w biznesie.
Obsługa klienta pomaga też w weryfikacji naszej strategii biznesowej. Planując konkretne działania sprzedażowe, reklamowe, czy marketingowe opieramy się na bardziej lub mniej prawdziwych założeniach. Bezpośredni kontakt z odbiorcą pozwala zmierzyć ich realną wartość. Łatwo jest wpaść w samozachwyt, trudno być czasem krytycznym i obiektywnym wobec własnych rozwiązań. Sygnały od naszych klientów pomagają je ocenić i w razie potrzeby skorygować, usprawnić. Obsługa klienta to zatem źródło cennych informacji, nie tylko o naszej grupie docelowej, ale też o nas samych. A to nieodłączny element rozwoju w biznesie. Konkret, który pomaga w dokładnej analizie i ulepszaniu naszych działań. Pozwala zdiagnozować nasze mocne i słabsze strony. To z kolei sprawia, że łatwiej znaleźć nam perspektywiczne rozwiązania, które będą przynosić długotrwałe korzyści dla naszego biznesu. Doraźnie też jest dużym wsparciem. Zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych.
Obsługa klienta jest równie ważna przy pierwszym kontakcie z naszą marką, co w późniejszych etapach współpracy. To dzięki niej jesteśmy w stanie przyciągnąć i utrzymać przy sobie klienta na dłużej. Wymienione aspekty i argumenty znajdują potwierdzenie w codzienności. Sam przekonałem się o tym choćby rozmawiając z klientami mojego biura rachunkowego w Warszawie.
Obsługa klienta – jak ją usprawnić?
Świadomość tego jak ważna jest obsługa klienta w biznesie, to dopiero początek. Teraz warto pójść krok dalej. Sama wiedza nie wiele zmienia w praktyce. Nawet jeśli zawsze staraliście się dbać o odpowiednią jakość obsługi klienta, macie sprawdzone rozwiązania, funkcjonujące procesy i sukcesy na tym polu, nie oznacza to, że robota jest skończona i można spocząć na lurach. Potrzeby, oczekiwania klientów, realia rynkowe, zmieniają się bardzo dynamicznie. To wymaga od nas stałej pracy i dopasowania się do zmieniających się okoliczności. To ciągła praca i naprawdę spore wyzwanie. Mam nadzieję, że garść porad ode mnie pomoże Wam to odpowiednio zaplanować i zorganizować.
Odpowiedni personel
To pierwsza i chyba najważniejsza sprawa. Dobór odpowiedniej kadry, będzie miał decydujący wpływ na jakość obsługi. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że bardziej od zawodowego doświadczenia ważniejsze są indywidualne umiejętności i charakter pracownika. Prezencja też ma duże znaczenie w wielu przypadkach, chyba że mówimy tylko o obsłudze telefonicznej, bądź internetowej. Kluczowe będzie jednak usposobienie i podejście do klienta. Nasz pracownik BOK musi być odpowiednio przeszkolony, kompetentny, a do tego cierpliwy, profesjonalny, a przede wszystkim odporny na stres. Praca z ludźmi jest wymagająca, a zależy od niej bardzo wiele.
Odpowiednie zarządzanie w firmie
Dużo zależy też od odpowiedniej organizacji i zarządzania biurem obsługi klienta. To rola kadry kierowniczej, kwestia wypracowania najlepszych schematów i rozwiązań. Bez odpowiedniego przywództwa, motywacji, kontroli i jasnych wskazówek, o naszej jakości zacznie decydować przypadek, a w działania wkradnie się chaos. Im lepiej zorganizujemy cały proces od naszej strony, im lepiej wdrożymy naszych pracowników w ten proces, tym mniejsze ryzyko i widmo wpadki. Nie mówimy o skryptach rozmów, sztywnych ramach. Mówimy o wypracowaniu stylu, podejścia, odpowiednich założeń głównych. Trzeba też pamiętać o ciągłej motywacji, zainteresowaniu i nagradzaniu wysiłków naszych współpracowników, o tym jak być dobrym szefem już pisałem na blogu, możecie zajrzeć w wolnej chwili do tego wpisu.
Dostępność
To również elementarna sprawa. Musimy być w stałym kontakcie z naszymi klientami, zawsze gdy będą tego potrzebować. Trzeba też maksymalnie uprościć i ułatwić możliwość kontaktu z naszą marką wszystkim zainteresowanym. To może i powinno objawiać się w różnej formie. Musimy odpowiednio wyeksponować dane kontaktowe np. na naszej stronie firmowej. Może trzeba będzie zadbać o odpowiedni sposób przekierowania połączeń przychodzących, aby zawsze był ktoś pod telefonem. A może dobrym rozwiązaniem będzie wdrożenie zautomatyzowanej obsługi telefonicznej, gdzie dzwoniący będzie odpowiednio pokierowany, albo będzie mógł uzyskać informacje bez konieczności łącznia się bezpośrednio z obsługą (co mogłoby działać np. w weekend, gdy w biurze nikogo nie ma). Taka dostępność może objawiać się także obecnością na portalach społecznościowych, które także mogę pełnić role komunikacyjne. Rozwiązań jest wiele. Grunt, aby przyświecała Wam myśl aby maksymalnie ułatwić komunikację z klientami i być dla nich dostępni nie tylko w teorii. Dobrze, aby konkretne rozwiązania były dopasowane do Waszych indywidualnych możliwości, charakteru działalności i specyfiki klienta.
Poznaj siebie i klienta
Wspomniałem o tym na wstępie. Wiedza to klucz, podstawa, od której wszystko się zaczyna. Rozmowy z kontrahentami, klientami są źródłem bezcennych informacji – pozwalają zbadać poziom satysfakcji, określić aspekty wymagające dopracowania, zaopiekowania. To pomaga w analizie zachowań naszych klientów, jak również w wyborze adekwatnych narzędzi. Jeśli dobrze znasz swoje procesy biznesowe, jeśli znasz podstawowe potrzeby i oczekiwania klientów, masz to, co najważniejsze do tego, aby usprawnić obsługę. Druga sprawa to odpowiednie wykorzystanie tej wiedzy w praktyce, co może nie być takie łatwe i oczywiste. Zwłaszcza, gdy prowadzisz większą firmę i masz więcej procesów, nad którymi trzeba zapanować. Pamiętajcie też, że zawsze możecie skorzystać ze wsparcia zewnętrznej firmy, również przy optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Strategia biznesowa
W każdej dziedzinie naszej działalności warto mieć określoną i przemyślaną koncepcję. Nasza wizja powinna skupiać się na detalach, ale jednocześnie być częścią większego planu. Zakładać różne scenariusze, przewidywać różne zagrożenia. Tak samo gdy myślimy o marketingu, finansach, jak o obsłudze. Tak jak wspominałem we wstępie – to nieodzowny element układanki pod nazwą własna firma. Oczywiście nie wszystko da się zrobić od razu, dlatego strategia działań powinna być podzielona na realne i przemyślane etapy. Mając tak określoną koncepcję i strategię biznesową (obejmującą również sposoby obsługi klienta), znamy cel i efekt końcowy jaki chcemy uzyskać. A to już dużo. Dzięki temu możemy obrać odpowiedni kierunek rozwoju i ulepszania naszych procesów firmowych i kluczowych obszarów. Nasza strategia musi być dopasowana do naszych potrzeb, do potrzeb klienta ale zakładać także plan A, B, a najlepiej jeszcze C.
Standardy i narzędzia
Wypracowanie określonych standardów jest ważne, ale musi opierać się na indywidualnych cechach. Te dwie kwestie nie wykluczają się, tylko tworzą spójną całość. Do prawidłowego funkcjonowania obsługi klienta, niezbędne będzie usystematyzowanie pewnych procesów. Uproszczenie ich i rozbicie na mniejsze struktury. Taki schemat, standard – wzorzec – pozwoli zapanować nad obsługą, jakkolwiek by nie wyglądała. Pomoże utrzymać ją na wysokim poziomie i umożliwi stopniowe wprowadzanie ulepszeń.
Obsługa klienta to złożony proces. Nie zawsze opiera się tylko na kompetencjach naszych pracowników, czy wypracowanych standardach. Trzeba też umiejętnie korzystać z palety narzędzi, które mogą być dla nas olbrzymim wsparciem. Pomogą nam w organizacji, skutecznym zarządzaniu i monitorowaniu naszych działań. Stosuje się obecnie sporo zautomatyzowanych narzędzi, wykorzystuje sztuczną inteligencję, boty. Do tego branżowe aplikacje, dedykowane systemy informatyczne, CRM-y itd. Z drugiej strony pamiętajmy, że to tylko narzędzia, które aby były skuteczne i miały wartość, muszą być też umiejętnie wykorzystywane, skonfigurowane, monitorowane. Sami musicie ocenić, które z nich będą w Waszym przypadku sensowne, a które nie. Może będzie trzeba je przetestować, zobaczyć jak sprawdzają się w praktyce? Czasem to jedyne wyjście.
Monitoruj efekty pracy
To ważny, a niestety często pomijany etap rozwoju firmy i określonych obszarów. Monitoring naszych działań, weryfikacja efektów jest nieodzowna, jeśli zależy nam na podnoszeniu jakości obsługi. Nawet przemyślane i dobre koncepcje wymagają naszej uwagi, czujności i zainteresowania. Reakcji, gdy jest właściwe. To trochę taka próba przewidywania nieprzewidzianego. Jeśli uważnie obserwujemy co i jak dzieje się w naszej firmie, jest większa szansa, że uda nam się pewne kryzysy i zagrożenia odpowiednio wcześnie wykryć, rozpoznać i wyprzedzić. Warto też pamiętać, że świat, potrzeby naszych klientów dynamicznie się zmieniają. Musimy za tym nadążać, a bez odpowiedniego monitoringu, będzie to po prostu trudne, albo wręcz niemożliwe.
Większość firm, zwłaszcza w fazie rozwoju, potrzebuje dodatkowego wsparcia księgowego, informatycznego, marketingowego albo biznesowego. W zależności od profilu działalności, branży – to wsparcie będzie miało inny wymiar i zakres. Niektóre firmy w tym celu, decydują się na zatrudnienie własnego zespołu, inne korzystają z outsourcingu usług. W dzisiejszym wpisie skupimy się na tej drugiej opcji. Dlaczego?
Z doświadczenia wiem, że w wielu przypadkach to po prostu najlepsze rozwiązanie. Dlatego w dzisiejszym wpisie podsumuję najważniejsze informacje, możliwości jakie daje korzystanie z outsourcingu i podpowiem Wam jak to wszystko efektywnie zorganizować. Zapraszam!
Outsourcing – z czym to się je?
Im bardziej chcecie rozwijać firmę, tym pojawia się więcej obszarów i elementów, które wymagają zaopiekowania. To naturalny proces, który bywa jednak w praktyce sporym wyzwaniem. Co ważne, to proces który w zasadzie nigdy się nie kończy 🙂 No chyba, że sami o tym zdecydujecie. Tak naprawdę zaraz po rozpoczęciu działalności pojawia się kilka ważnych aspektów, które albo trzeba wziąć na klatę i samodzielnie zorganizować, albo skorzystać ze wsparcia zewnętrznych podmiotów. I tu pojawia się właśnie wątek outsourcingu.
Outsouricng jest skrótem stworzonym z trzech angielskich słów – outside-resource-using, czyli dosłownie: wykorzystywanie źródeł zewnętrznych. Tak to też wygląda w rzeczywistości. Wykorzystujemy źródła zewnętrzne (firmy, niezależni specjaliści) do realizacji wewnętrznych usług i procesów. Dzięki temu cześć obowiązków spadają z barków przedsiębiorcy i zajmują się nimi specjaliści z firmy, z którą podpiszemy umowę. Outsourcing jest spotykany najczęściej w takich dziedzinach jak księgowość, controlling (audyty), szkolenia, zaopatrzenie, administracja, marketing czy obsługa IT. Naprawdę ciężko znaleźć taki obszar w firmie, którego nie dałoby się z powodzeniem delegować na zewnątrz.
Można się spotkać z opinią, że korzystanie z outsourcingu bywa ryzykowne. W końcu wpuszczamy na swoje podwórko obcych – przekazujemy im uprawnienia, dane, powierzamy ważne i odpowiedzialne funkcje, które niekiedy decydują o właściwym funkcjonowaniu naszej firmy. To prawda. Natomiast ryzyko nie jest większe niż w przypadku zatrudnienia własnych specjalistów. Pod wieloma względami jest to dużo bezpieczniejsze. Zwłaszcza gdy weźmiemy pod uwagę, że outsourcingową firmę możemy zweryfikować i mamy bezpośredni wpływ na kształt umowy i dokładnych ustaleń. Niezależnie od tego z jakiego rodzaju outsourcingu planujecie skorzystać, jedna zasada powinna być niezmienna: fakt przekazania niektórych obszarów innym, nie oznacza, że można przestać się nimi interesować 🙂
Jak i kiedy warto skorzystać z outsourcingu?
Weźmy jako przykład outsourcing IT. Na początek rozbijmy to określenie na czynniki pierwsze. IT to skrót określający technologię informacyjną, w potocznym i szerszym znaczeniu oznacza informatykę i telekomunikację. Usługi IT będą oznaczać zatem realizację wszelkiego rodzaju działań związanych z technologią i informatyką. Outsourcing IT polega na oddelegowaniu do zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmy zadań informatycznych. To powierzenie usług IT specjalistom, których nie musimy zatrudniać we własnej firmie, a z drugiej strony mamy do dyspozycji i niemal „na własność” cały zespół. Współpraca odbywa się w podobny sposób co w przypadku biur rachunkowych, agencji reklamowych, kancelarii prawnych itd.
W skład usług IT wchodzi między innymi:
Tworzenie, zarządzanie, modernizowanie i rozbudowę sieci komputerowych.
Utrzymywanie i serwis sprzętu komputerowego.
Zabezpieczenie procesów informatycznych i danych przed utratą (backupy).
Zarządzanie serwerami.
Rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem, udoskonalanie.
Instalacja i konfiguracja aplikacji i oprogramowania.
Instalacja i konfiguracja sprzętu komputerowego.
Usuwanie wirusów, szkodliwego oprogramowania.
Zapobieganie cyber zagrożeń (monitoring IT).
Zarządzanie bazy danych i ochrona RODO.
Wdrażanie usługi chmurowych i dedykowanych rozwiązań IT.
Szkolenia dla pracowników.
To kilka charakterystycznych usług, ale z pewnością nie jest to kompletna lista. Wiele zależy od indywidualnych potrzeb, z resztą każda firma informatyczna może mieć nieco inną ofertę i specjalizację, a Wy dodatkowe potrzeby. Niezależnie do tych szczegółów, dzięki outsourcingowi możecie realizować projekty bez konieczności reorganizowania swojej firmy, czy rozbudowywania zespołu.
Zainteresowany outsourcingiem dla małej lub średniej firmy? Dowiedz się więcej!
Oczywiście na bardzo podobnej zasadzie działa biuro rachunkowe, które podobnie jak w IT dysponuje zespołem specjalistów, gotowych przejąć obsługę poszczególnych obszarów takich jak księgowość, kontakt z urzędami, procesy kadrowe i finansowe. Podobnie z marketingiem. Outsourcing marketingu zapewni Wam dostęp na przykład do:
Kiedy zatem warto skorzystać z outsourcingu? Zawsze, gdy w Waszej firmie pojawia się obszar, który wymaga szerszego zaopiekowania. Zawsze, gdy wchodzicie na kolejny etap rozwoju biznesowego. Zwłaszcza, gdy nie macie odpowiednich kompetencji i specjalistów na pokładzie i zależy Wam na pilnowaniu finansów. A dlaczego outsourcing się opłaca? Jakie dokładnie niesie korzyści?
Outsourcing – dlaczego warto?
Przygotowałem dla Was „kilka” konkretnych argumentów, które przemawiają za outsourcingiem. Jeśli nie zgadzacie się z jakimś punktem, poprawcie mnie w komentarzach. Oczywiście to tylko kilka wybranych aspektów i wiele zależy tu od indywidualnych potrzeb, obszarów i rodzajów outsourcingu. Można jednak przyjąć, że w większości przypadków warto skorzystać z outsourcingu z uwagi na:
dostęp do nowoczesnej technologii – firmy outsourcingowe dysponują większą paletą narzędzi i możliwości niż samodzielny fachowiec;
lepszą optymalizację kosztów firmowych – współpraca z firmą zewnętrzną zawsze będzie tańsza niż zatrudnianie samodzielnego specjalisty, tworzenie mu miejsca pracy, do tego podatki itd.
większą jakość współpracy – w firmach outsourcingowych zazwyczaj mamy do czynienia z całym zespołem specjalistów. Często o różnych specjalizacjach, co daje większe możliwości i większą jakość świadczonych usług.
gwarancję jakości usług informatycznych i wiedzy – umowa na świadczenie usług ma większą moc niż CV kandydata do pracy 😉
większą odpowiedzialność za błędy – pracownika w przypadku wpadki trudno będzie obarczyć dodatkową odpowiedzialnością np. finansową, z firmą outsourcingową jest już inaczej;
dostęp do wielu profesjonalnych usług w jednym miejscu – otrzymujemy szereg możliwości, które byłyby nieosiągalne w przypadku posiadania samodzielnego informatyka, albo księgowej;
lepszą organizację pracy – jedną z głównych zalet outsourcingu jest jego elastyczność. Warunki i charakter współpracy można swobodnie dopasować do własnych potrzeb i w razie konieczności zmieniać w trakcie współpracy;
dobrą komunikację – firmy dbają zazwyczaj o zachowanie pewnych standardów jeśli chodzi o obsługę klienta, co ułatwia i usprawnia komunikację;
wspomniałem wyżej o ryzyku – firmy outsourcingowe mają zazwyczaj wyrobioną markę, bagaż doświadczeń potwierdzony często referencjami, projektami, opiniami, które łatwiej jest zweryfikować niż fachowca, którego jedyną podkładką jest CV czy portfolio;
wygoda i dyspozycyjność – informatyk na etacie jest dostępny zazwyczaj przez ok 8 godzin dziennie, potem albo odbierze telefon albo nie 🙂 Opieka firmy IT może odbywać się nawet 24 h na dobę;
elastyczność oferty – zakres współpracy z firmą outsourcingową można zmieniać, skupiając się na wybranych, najważniejszych i aktualnych potrzebach biznesowych;
indywidualne warunki – outsourcing daje możliwość swobodnego wyboru oferty, ale też umożliwia tworzenie dedykowanych rozwiązań, szytych na miarę konkretnej firmy i środowiska;
stały monitoring, analiza – w przypadku zewnętrznych podmiotów dużo łatwiej o profesjonalną i bezstronną analizę i monitoring efektów pracy;
sprawna reakcja w przypadku awarii lub sytuacji kryzysowych – w przypadku pracownika nigdy nie będziemy mieć gwarancji, że będzie dostępny gdy naprawdę jest potrzebny. W przypadku firmy, wystarczy to uwzględnić na etapie określania warunków współpracy, aby potem oczekiwać reakcji w ustalonym czasie i charakterze;
serwis i usługi dodatkowe – czyli kolejny argument przemawiający za zewnętrzną firmą, gdzie w ofercie mogą znaleźć się dodatkowe usługi, niedostępne w przypadku samodzielnego specjalisty, którego możliwości zawsze będą bardziej ograniczone. Outsourcing może rozwijać się razem z Twoją firmą, być dostosowany do tempa tego rozwoju.
Mam nadzieję, że powyższe argumenty przemawiające za outsourcingiem dadzą Wam do myślenia. Na pewno trudno je zignorować, jeśli poważnie myślicie o rozwoju swojego biznesu. Pozostaje nam jeszcze jedna kwestia, którą chciałem poruszyć. Jak wybrać odpowiednią firmę i obsługę outsourcingową? W zalewie firm i usługodawców, może się to okazać nie lada wyzwaniem.
Jak dobrze wybrać firmę outsourcingową?
Na rynku jest ogromna ilość firm informatycznych, biur rachunkowych i agencji marketingowych, które proponują swoje usługi na zasadzie outsourcingu. To z jednej strony dobra informacja, z drugiej wyzwanie dla przedsiębiorców, którzy szukają takiego wsparcia. Niby mówi się, że od przybytku głowa nie boli, ale chcąc wybrać tą jedną, właściwą firmę wśród kilkudziesięciu innych, może się to okazać sporym problemem. Dlatego teraz podpowiem Wam kilka praktycznych wskazówek na co warto zwracać uwagę.
Na co zwracać uwagę przy wyborze outsourcingu?
Doświadczenie – to jeden z podstawowych czynników. Określa jak długo dana firma działa w branży, czym się zajmuje i z jakim efektem. To nieocenione źródło wiedzy i bardzo konkretna wskazówka jakiej współpracy możecie się spodziewać.
Specjalizacja – mając wiedzę w jakiej branży działa firma, gdzie osiąga największe sukcesy, w czym się specjalizuje, będziecie mieć większą pewność, że trafiliście pod dobry adres, a Wasze potrzeby będą zaopiekowane.
Wiedza – czasami wystarczy jedna rozmowa, albo wejście na firmowego bloga, aby przekonać się czy specjaliści z danej firmy mają odpowiednią, profesjonalną wiedzę. Warto też sprawdzić z jakich narzędzi korzystają, czy dobrze je znają? Czy mają dodatkowe certyfikaty, uprawnienia? To wszystko będzie dobrą wskazówką i pozytywnym sygnałem przy podejmowaniu decyzji o współpracy.
Cena – to jeden z głównych czynników, jakimi kierujemy się przy wyborze współpracy. Pamiętajcie jednak, że w wielu przypadkach cena będzie ściśle związana z jakością usług. Zbyt niska cena powinna być zastanawiająca. Poza tym warto zwrócić uwagę co w danej cenie rzeczywiście się zawiera. Może warto zapłacić trochę więcej, a w zamian otrzymać wsparcie na lepszym poziomie?
Organizacja – można określić to też jako podejście do klienta. Od tego zależna będzie jakość komunikacji i jej efektywność. Dobra organizacja pracy przełoży się na prawidłowe funkcjonowanie Waszej firmy.
Referencje i opinie – z zaznaczeniem, że bardziej wiarygodne są jednak referencje niż anonimowe opinie 😉
Zaangażowanie – czyli jedna z ważniejszych cech przy każdego rodzaju współpracy, nie tylko w przypadku outsourcingu. Od tego będzie zależeć, czy rozwój Waszej firmy będzie realny, czy pozostanie tylko teoretyczny. Czy firmie będzie zależeć aby „odbębnić” swoje, czy jednak podejmuje inicjatywę? Można to próbować wyczuć już przy pierwszych rozmowach.
Elastyczność – to ważny czynnik w outsourcingu. Jeśli dana firma tworzy ofertę w oparciu o Twoje indywidualne ustalenia, potrzeby, jest w stanie dopasować warunki współpracy pod Was, to dobry impuls, który warto docenić. Jeśli po rozmowie dostaniecie szablon ogólnej umowy z wyjściowym cennikiem, może być to znak, że jednak nie słuchała i nie wyczuła Waszych oczekiwań.
Ogólna zależność jest prosta: im lepszy zrobicie research, im więcej czasu poświęcicie na poszukiwania, tym większą macie szansę na udaną i jakościową współpracę. Skoro jednak już czytacie ten wpis, to mogę Wam uprościć to zadanie…
Jak wiecie prowadzę kilka firm, do których należy między innymi WBT-IT. Proponujemy outsourcing IT, posiadamy zgrany zespół i bogate doświadczenie, dzięki któremu z powodzeniem obsługujemy małe i duże firmy z Warszawy. Zakres współpracy i poszczególne usługi zawsze staramy się dopasować do indywidualnych możliwości i oczekiwań. Po wcześniejszym audycie i rozmowach oczywiście 😉 Jeśli szukacie profesjonalnej obsługi informatycznej i wsparcia technologicznego skontaktujcie się ze mną i porozmawiajmy o szczegółach. Podobnie jeśli szukacie wsparcia w księgowości.
Ryzyko w praktyce towarzyszy przedsiębiorcom na każdym etapie rozwijania biznesu. To rzeczywistość, z którą trzeba się zmierzyć. Niestety nie zawsze z tej potyczki uda się wyjść cało, a konsekwencje są bardzo bolesne w skutkach. Na tyle, że część przedsiębiorców musi podjąć decyzję o upadłości. Kiedy, kto i jak może ją ogłosić? Dowiecie się tego z dzisiejszego wpisu. Zapraszam!
Postępowanie upadłościowe, czyli co?
Załamanie rynku, problemy z zatrudnieniem odpowiedniej kadry, rosnące ceny, działania konkurencji, utrata strategicznego klienta, zator finansowy. To tylko niektóre z czynników, które mogą pociągnąć firmę na dno. Niestety nie zawsze nasze starania przynoszą oczekiwany skutek. Niektóre błędy trudno się naprawia, nad pewnymi sprawami nie mamy żadnej władzy. Może się zdarzyć, że przedsiębiorca dochodzi do muru i nie ma sensu przebijać go głową. Trzeba podjąć trudne decyzje, a jedną z nich może być ogłoszenie upadłości.
Upadłość firmy należy rozumieć jako postępowanie upadłościowe przedsiębiorstwa lub osoby fizycznej, która prowadzi działalność gospodarczą. Może ją ogłosić w zasadzie każdy przedsiębiorca. Zgodnie z definicją, przedsiębiorcą jest osobą fizyczną, prawną, albo jednostką organizacyjną niebędąca osobą prawną, która prowadzi działalność gospodarczą we własnym imieniu.
Z pojęciem upadłości gospodarczej zazwyczaj kojarzą się nam duże firmy, jednak zasady pozostają niezmienne również dla działalności jednoosobowych i mikro przedsiębiorców. Podobnie jeśli chodzi o spółki kapitałowe, wspólników spółek handlowych i partnerskich. Aby móc ogłosić upadłość, trzeba spełnić pewne warunki. Dobrą praktyką, zanim jeszcze podejmiecie finalne decyzje, jest skonsultować swoją sytuację z doświadczonym specjalistą. Albo zespołem specjalistów, takich jak zespół ByeBiz. Czasem wystarczy jedno spotkanie, porada prawna, aby lepiej zrozumieć aktualną sytuację i znaleźć najbardziej optymalne rozwiązania.
Upadłość firmy – jak i kiedy?
Upadłość może zostać ogłoszona wobec dłużnika niewypłacalnego. Przedsiębiorcy, który zaprzestał płacenia długów (ma wierzycieli, których nie spłaca), gdy jego majątek nie wystarcza na zaspokojenie długów (w dokumentach księgowych występuje nadwyżka zobowiązań nad aktywami), lub gdy nie ma perspektyw odzyskania zdolności płatniczej lub zwiększenia wartości majątku.
Dłużnikiem niewypłacalnym w rozumieniu ustawy Prawo upadłościowe i ustawy Prawo restrukturyzacyjne, jest dłużnik, który utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Zakłada się, że dochodzi do takiej utraty, jeżeli opóźnienie w wykonywaniu zobowiązań pieniężnych przekracza trzy miesiące. Poza tym, w odniesieniu do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (z wyjątkiem spółek osobowych, w których co najmniej jednym wspólnikiem odpowiadającym za zobowiązania spółki bez ograniczenia całym swoim majątkiem jest osoba fizyczna), którym przyznano zdolność prawną, niewypłacalność zachodzi również wtedy, gdy zobowiązania pieniężne przekraczają wartość jego majątku, a stan ten utrzymuje się przez ponad dwa lata. Mimo zaistnienia takiej sytuacji, sąd może oddalić wniosek o ogłoszenie upadłości jeżeli nie ma zagrożenia utraty przez dłużnika zdolności do wykonywania jego wymagalnych zobowiązań pieniężnych w niedługim czasie. Szczegółowe przepisy w postępowaniu upadłościowym znajdziecie TUTAJ.
Gdy zaległości finansowe przedsiębiorcy nie są zbyt duże, dobrym rozwiązaniem może być postępowanie naprawcze. Zwłaszcza jeśli sąd będzie miał przesłanki, że nasza firma (mimo trudnej sytuacji) będzie w stanie zaspokoić wierzycieli w szerszy sposób dalej funkcjonując, niż gdy ją zamkniemy. Postępowanie takie wiąże się jednak z dodatkową kontrolą nadzorcy sądowego. Mimo, że majątkiem zarządza nadal właściciel firmy, to ma nad sobą “anioła” stróża. Skupmy się jednak na samym procesie upadłościowym – jak wygląda w praktyce?
Jak ogłosić upadłość firmy?
Proces upadłościowy jest trudny dla przedsiębiorców, ale raczej nie z powodu formalności. Te nie są przesadnie skomplikowane. Aby rozpocząć procedurę wystarczy złożyć odpowiedni wniosek. Wniosek do sądu o ogłoszenie upadłości może zgłosić każdy z jej wierzycieli, zarząd, każda z osób uprawnionych do reprezentacji oraz likwidator. Likwidator organizacji prowadzącej działalność gospodarczą obowiązany jest zgłosić do sądu wniosek o ogłoszenie upadłości, gdy jego zdaniem majątek organizacji nie wystarcza na pokrycie długów.
Postępowanie w sprawie ogłoszenia upadłości prowadzi sąd rejonowy – sąd gospodarczy właściwy ze względu miejsce, gdzie jest prowadzona główna działalność gospodarcza. Celem upadłości jest ochrona wierzycieli poprzez „zamrożenie” majątku dłużnika, z jednej strony przez uniemożliwienie uszczuplania jego majątku, z drugiej strony przez zahamowanie narastania jego obciążeń. Musicie być świadomi tego, że razem ze złożeniem wniosku, pojawi się też obowiązek (na żądanie sądu) złożenia aktualnego bilansu, rachunków, zysków i strat, oraz spis wierzycieli. Macie też obowiązek złożenia w sądzie wniosku o ogłoszenie upadłości, nie później niż w ciągu dwóch tygodni od dnia zaprzestania płacenia długów (w przypadku organizacji, odpowiedzialnym za dopełnienie tego obowiązku jest jej zarząd).
Wniosek o ogłoszenie upadłości powinien zawierać:
nazwę i dane firmy oraz wskazanie osób upoważnionych do reprezentowania,
oznaczenie miejsca, w którym znajduje się siedziba oraz majątek,
spis wierzycieli,
wskazanie okoliczności, które uzasadniają wniosek,
sprawozdanie finansowe lub bilans sporządzony dla celów postępowania upadłościowego,
oświadczenie o spłatach wierzytelności dokonanych w ciągu ostatnich 6 miesięcy,
spis podmiotów zobowiązanych majątkowo wobec organizacji,
wykaz tytułów egzekucyjnych przeciwko organizacji.
Złożenie wniosku o upadłość to dopiero początek. Potem mamy do czynienia z dwoma etapami postępowania upadłościowego:
w przedmiocie ogłoszenia upadłości – tutaj sąd weryfikuje, czy można w ogóle ogłosić upadłość danego podmiotu,
właściwym postępowaniem upadłościowym – ta część postępowania toczy się aż do prawomocnego zakończenia.
Uwzględniając wniosek o ogłoszenie upadłości właściwy sąd gospodarczy wydaje postanowienie, w którym wymienia osobę upadłego (podaje nazwę organizacji), wzywa jego wierzycieli do zgłoszenia swoich wierzytelności w oznaczonym terminie, wyznacza sędziego komisarza oraz syndyka masy upadłościowej. Data postanowienia sądu jest datą ogłoszenia upadłości.
Wstępne zgromadzenie wierzycieli zwołuje sąd w przypadku zaistnienia podstaw do ogłoszenia upadłości, chyba że oczywiste jest, iż dalsze postępowanie może być prowadzone tylko w celu likwidacji majątku upadłego. Nie zwołuje się wstępnego zgromadzenia wierzycieli, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że jego przeprowadzenie pociągałoby za sobą nadmierne koszty, jak również gdy suma spornych wierzytelności przekracza 15% ogólnej sumy wierzytelności. Wstępne zgromadzenie wierzycieli podejmuje uchwały co do prowadzenia dalszego postępowania upadłościowego z możliwością zawarcia układu albo likwidacji majątku. We wstępnym zgromadzeniu mają również prawo uczestniczyć dłużnik, tymczasowy nadzorca sądowy albo zarządca przymusowy ustanowieni w postępowaniu zabezpieczającym oraz wierzyciele, których wierzytelności są stwierdzone tytułami egzekucyjnymi. To również inni wierzyciele, jeżeli ich wierzytelności są bezsporne i zostali dopuszczeni przez sąd. Jak nadmieniliśmy, na wstępnym zgromadzeniu wierzycieli można także zawrzeć układ. Jest to możliwe jeżeli uczestniczy w nim co najmniej połowa wierzycieli mających łącznie trzy czwarte ogólnej sumy wierzytelności stwierdzonych tytułami egzekucyjnymi. Przed podjęciem uchwał, zawarciem układu, na zgromadzeniu wierzycieli sporządza się spis wierzytelności. Spis wierzytelności sporządza pod nadzorem sędziego tymczasowy nadzorca sądowy albo zarządca, jeżeli był ustanowiony.
Na skutek ogłoszenia upadłości organizacja traci prawo zarządzania, korzystania i dysponowania swoim majątkiem. Majątek ten stanowi masę upadłościową. Wyznaczony przez sąd syndyk przejmuje cały majątek organizacji, zarządza nim i przeprowadza jego likwidację. Obowiązkiem zarządu upadłej organizacji jest wskazanie i wydanie syndykowi całego majątku organizacji, ksiąg finansowych itd. W przypadku ukrywania majątku, sędzia – komisarz może zastosować wobec upadłego środki przymusu, które są określone w Kodeksie postępowania cywilnego. Może też wymierzyć karę grzywny. W jednym postanowieniu sąd nie może nałożyć grzywny przekraczającej jeden tysiąc złotych, chyba że trzykrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne. Ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać stu tysięcy złotych.
Syndyk zobowiązany jest zawiadomić o upadłości izbę skarbową, ZUS oraz wszystkich znanych wierzycieli. Ponadto, obowiązkiem syndyka jest jak najszybsze sporządzenie spisu majątku upadłej organizacji oraz dokonanie oszacowania jego wartości. Na tej podstawie sporządza się bilans, po czym przystępuje do likwidacji majątku. O zakończeniu postępowania upadłościowego orzeka sąd, a po uprawomocnieniu się postanowienia, syndyk składa wniosek o wykreślenie organizacji z Krajowego Rejestru Sądowego.
Warto wiedzieć, że syndyk nie rozdziela funduszy pomiędzy wierzycieli losowo. Dzieli je według czterech kategorii. Kategorie określa art. 342 prawa upadłościowego [Dz. U. z 2020 r. poz. 1228, 2320, z 2021 r. poz. 1080, 1177].
Ogłoszenie upadłości i co dalej?
Rozwiązań jest często równie dużo co problemów. Niejednokrotnie da się uniknąć upadłości przy wdrożeniu nowej strategii biznesowej. Natomiast trzeba się też pogodzić z tym, że w niektórych przypadkach najlepszym wyjściem dla przedsiębiorcy będzie likwidacja działalności. Dobra wiadomość jest taka, że z odpowiednim wsparciem jesteś w stanie zrobić to szybko, zgodnie z prawem i dbając o swój interes. Bo koniec w biznesie, jest często nowym początkiem. Chętnie pomogę Ci przejść przez ten trudniejszy okres, tak abyś mógł planować lepszą przyszłość.
Najnowsze komentarze