Marketing relacji – po co to komu?

Marketing relacji – po co to komu?

Marketing jest jedną z tych dziedzin, która zmienia się wyjątkowo dynamicznie. Impulsy do tych zmian pojawiają się głównie ze strony klientów ale duże znaczenie ma też rynek, konkurencja, postęp technologiczny i rozwój możliwości biznesowych. Kto nadąża za oczekiwaniami obecnych i potencjalnym klientów, ten w wyścigu o jego atencję i zaufanie, ma większą szansę na sukces. A działania marketingowe stają się jeszcze bardziej efektywne. Nie jest to jednak takie łatwe, a jednym z trendów w marketingu, który może nam w tym pomóc jest marketing relacji. Dziś opowiem, czym jest, dlaczego warto go wykorzystywać w biznesie i jak to robić. Zapraszam!

 

Co to jest marketing relacji i dlaczego warto go stosować?

 

Marketing relacji jest jednym z wielu nurtów w marketingu. Bywa też czasem określany jako marketing partnerski. Jest jednym z tych trendów, który pojawił się naturalnie. Był nijako odpowiedzią na bezpośrednie i współczesne potrzeby odbiorców. O co w nim chodzi? Marketing relacji, jak już sama nazwa podpowiada, skupia się na indywidualnej komunikacji z odbiorcą. Głównym celem jest budowa, rozwój i podtrzymywanie relacji na linii klient – firma. Często sięga tam, gdzie tradycyjne metody i narzędzia marketingowe mogą nie sięgać. Głównie dlatego, że nie ma jednej słusznej drogi, ani jednego przekazu, który równie skutecznie trafi do wszystkich odbiorców. Indywidualne podejście staje się zatem głównym wyzwaniem i kluczem w marketingu relacji. Zwłaszcza, gdy sporzymy na nie w kontekście długofalowym. A dlaczego to takie ważne?

 

Takie indywidualne podejście do klienta nabiera w dzisiejszych czasach coraz większego znaczenia. Nie tylko dlatego, że klienci stali się bardziej wymagający, a konkurencja jest większa. Po prostu łatwiej i taniej jest podtrzymać zaufanie, niż budować je od zera. Lojalny klient do nas wróci, będzie żywą reklamą naszej marki, a tym samym pomoże w dalszym budowaniu jej pozytywnego wizerunku. Tradycyjne formy marketingu bazują często na jednostronnym przekazie. Nie nadążają za szybko zmieniającymi się preferencjami klientów, a przy okazji są bezosobowe. Zupełnie inaczej jest w przypadku marketingu relacji. Tu szczególnie znaczenie ma feedback, komunikacja, elastyczność, a sam klient jest w centrum zainteresowania. Zamiast stawiania na produkt, nastawiamy się na odbiorcę, zamiast mówienia, wchodzimy w dialog. W końcu chodzi nam o relacje, a one nie powstaną w magiczny sposób. Ważne są ich fundamenty, oraz fakt, że zależy nam na długofalowej współpracy i korzyściach, a nie na „jednorazowym strzale”. Niezależnie czy prowadzimy dużą firmę, czy mały lokalny biznes działa to podobnie. Narzędzia mogą nawet pozostać te same, grunt to zmienić podejście.

 

Jak znaleźć dobrego pracownika

 

Marketing relacji pojawił się jako odpowiedź na pewne współczesne zjawiska i trendy. Gdzie nie wystarczy wysłać komunikatu i czekać, aż klienci będą sami się dobijać do naszych drzwi. Warto zmienić podejście, z prostego powodu. Indywidualny, spersonalizowany marketing, budowanie realnych relacji poprawia skuteczność naszych działań. Przynosi długotrwałe korzyści i pomaga budować trwały i pozytywny wizerunek naszej marki. Jak to może wyglądać w praktyce?

 

 

Marketing relacji w praktyce

 

 

Marketing relacji, tak jak już wspomniałem, sprowadza się w dużej mierze do budowania zaufania. Poruszałem już ten wątek na łamach bloga. Nie chciałbym powtarzać treści, zwłaszcza że od tego czasu niewiele się zmieniło. Dlatego zachęcam do zapoznania się ze wpisem o zaufaniu w biznesie, a ja skupię się teraz na innych, bardziej praktycznych aspektach.

 

Z uwagi na ogromną popularność i powszechność internetu, staje się on jednym z głównych obszarów naszych marketingowych działań. To tu też upatrywałbym największe wyzwania w marketingu relacji. Dużo trudniej buduje się bowiem zaufanie, bez możliwości bezpośredniego spotkania, rozmowy face-to-face, przy określonym czasie. Z drugiej strony, dzięki rozwojowi mediów społecznościowych, w sieci również jest możliwa naturalna komunikacja dwukierunkowa. Często bywa nawet mniej kłopotliwa, od tradycyjnego spotkania czy rozmowy. Z pomocą portali społecznościowych można tworzyć angażujące treści, które będą oddziaływać na naszych odbiorców, wywoływać określone reakcje i dyskusje, w których można (a nawet trzeba) brać udział. To daje szansę nie tylko na wejść w komunikację firmy z klientem, ale również klientów między sobą. To wartościowe źródło wiedzy dla przedsiębiorców i marketerów, którzy w oparciu o te dane mogą lepiej poznać ich potrzeby, wątpliwości i refleksje, co będzie niezwykle cenne tworząc dla nich ofertę. Jeden szablon do wszystkich nie jest skutecznym rozwiązaniem…

 

Przydaje się zatem umiejętność profilowania, czyli dostosowanie naszych komunikatów i działań pod jednostkę, a nie ogół. Aby ułatwić to zadanie, technologia dostarcza nam coraz to nowych narzędzi, aplikacji, programów. Rozwiązania typu CRM, spersonalizowany mailing, reklama kontekstowa, aplikacje pozwalające zbadać zachowania klientów po wejściu na naszą stronę internetową. Jest tego naprawdę sporo. Prawda jest taka, że kiedyś marketing miał trochę inne założenia niż obecnie. Miał głównie pomagać w sprzedaży produktów. Obecnie ma pomagać w sprzedawaniu marki, idei, wizji, a wraz z nią określonych wartości. Zamiast celować w portfele klientów, trzeba wycelować w ich serca. Wzbudzić emocje, wyróżnić się od konkurencji, która przecież ma podobne cele. Trzeba sprawić, że klient spośród wielu podobnych ofert wybierze właśnie naszą. Zaufa nam i się nie zawiedzie. A gdy to się uda i zdobędziemy już jego serce, będzie trzeba powalczyć o jego lojalność. A tą zyskamy jeśli poziom naszych usług, albo nasz produkt będzie dobrej jakości i będzie spełniać pokładane w nich nadzieje.

 

Spotkania biznesowe - po co i dlaczego

 

Upraszczając, w marketingu relacji możemy podzielić naszą strategię na 4 kroki:

  1. krok – zacząć od siebie, poznać własne słabości i mocne strony marki
  2. krok – poznać naszego odbiorcę, stworzyć jego profil, charakterystykę, zebrać dane i je przeanalizować
  3. krok – dać się poznać, budować budować autentyczny wizerunek marki
  4. krok – zadbać o jakość naszych usług i dostosować ofertę do indywidualnych oczekiwań odbiorcy

 

 

Feedback, czyli informacje zwrotne od klientów, ich opinie i komunikacja z nimi, daje nam konkretne informacje, na bazie których możemy poznać naszych odbiorców. A to najważniejszy warunek, który trzeba spełnić, nie tylko w relacjach biznesowych z resztą. Nie wiem jak Wy, ale nie należę do osób, które wierzą w miłość od pierwszego wejrzenia. Zauroczenie, chemia, fascynacja tak, ale nie miłość. Aby zbudować więź trzeba czegoś więcej. Tak samo w życiu, jak w biznesie. Jeśli dobrze poznamy przyzwyczajenia, potrzeby i opinie naszych klientów mamy okazję zweryfikować naszą strategię marketingową, poprawić ofertę, obsługę klienta i wiele innych aspektów. Oczywiście jeśli poświęcimy czas i uwagę na ich analizę. A do tego często marketing relacji się właśnie sprowadza. Trzeba nie tylko pozyskać dane i zdobyć wiedzę (fundament), ale w oparciu o nią wprowadzić oczekiwane ulepszenia. Konieczne jest też dać innym możliwość poznania siebie. Dobrym narzędziem do tego i sposobnością aby pokazać się klientom, będzie strona internetowa, blog, nasze profile w social mediach, nasze materiały firmowe, reklama, nasza aktywność na forach i grupach, nasze doświadczenia z innymi klientami. Wszystkie nasze działania budują wizerunek marki w oczach potencjalnych i obecnych klientów. To jak nas finalnie odbierają jest sumą składową wielu elementów. Często to detale decydują, czy klienci poznają nas z właściwej strony i czy zostaną z nami.

 

W marketingu relacji niezwykle ważna jest zatem nie tylko umiejętność słuchania innych, ale też umiejętność kreowania własnego wizerunku. Oczywiście musi być autentyczny. W końcu komu udało się zbudować trwałą relację na fałszu i kłamstwie? Znacie taki przypadek? Watek budowania marki i własnej strategii biznesowej to rozległy temat. Marketing relacji zajmuje w nim ważne miejsce, dlatego nie raz jeszcze będę do niego wracał. Zachęcam do odwiedzania mojej strony regularnie i współtworzenia tego miejsca poprzez dzielenie się swoimi przemyśleniami, obserwacjami, doświadczeniami i uwagami 🙂

Networking w biznesie – jakie ma zalety?

Networking w biznesie – jakie ma zalety?

Nie od dziś mówi się, że dzięki znajomościom można wiele osiągnąć. Trudno się z tym nie zgodzić. Kontakty biznesowe otwierają nowe furtki i możliwości i z całą pewnością mogą pomóc w niejednej sytuacji i problemie. A im większa jest ta sieć, tym większe mamy szansę, że znajdą się w niej wartościowe kontakty, specjaliści, którzy mogą zapewnić realne wsparcie i nowe perspektywy. To sprawia, że networking staje się narzędziem do tego, aby rozwijać swój biznes. W dzisiejszym wpisie dowiecie się czym jest i jak możecie wykorzystać go w praktyce. Zapraszam!

 

Networking biznesowy, czyli kontakty w biznesie

 

Prowadząc własną firmę trzeba śledzić konkurencję i starać się być na bieżąco z aktualnościami z branży. Nawet prowadząc mały osiedlowy sklepik z odzieżą. Ale inne firmy i przedsiębiorcy nie od razu muszą być dla nas konkurencją i potencjalnym zagrożeniem. Mogą być naszą szansą, jeśli podejmiemy z nimi kontakt i współpracę. Mniej więcej tak działa networking, który polega na zdobywaniu kontaktów i utrzymywaniu dobrych relacji (nie tylko czysto zawodowych) z osobami, które mogą być wsparciem biznesowym dla naszej firmy. Ten rodzaj współpracy między przedsiębiorcami i markami powinien przynosić korzyść obopólną. To kluczowa sprawa, a to jaką dokładnie formę przyjmie taka współpraca, to już kwestia indywidualna. To może być wzajemne polecanie usług, połączenie sił przy określonych projektach, stworzenie wspólnej, bardziej kompleksowej oferty itd. Choć hasło networking brzmi poważnie, to wcale nie musi dotyczyć tylko poważnego biznesu. Równie dobrze sprawdza się w przypadku małych, lokalnych firm.

 

Podstawą networkingu jest zdobycie kontaktów i stworzenie odpowiednich relacji biznesowych. Im większy krąg potencjalnych partnerów, tym większe możliwości. Im trwalsza relacja, tym większa szansa, że taka współpraca przyniesie trwałe korzyści obu stronom. Można powiedzieć, że networking w dużej mierze opiera się na wymianie. Pomagasz innym w jakimś zakresie, wymieniasz się informacjami, wiedzą i podobnej pomocy możesz oczekiwać w zamian. To bardzo praktyczne i opłacalne, zwłaszcza jeśli potrzeby biznesowe wzajemnie się uzupełniają. Ale networking to nie tylko kontakty. Nie wystarczy wymienić się wizytówkami, przejść się czasem na branżową imprezę lub konferencję. To niestety nie jest takie łatwe i oczywiste. Dlaczego w takim razie warto zawracać sobie tym głowę?

 

Poradnik dla przedsiębiorców

 

Doskonale zdaję sobie sprawę, że takie otwarcie się na ludzi i wyjście do nich, nie dla każdego będzie łatwe i przyjemne. Zwłaszcza na początku. Warto jednak pamiętać, po co to wszystko. Networking i rozbudowywanie sieci biznesowych kontaktów to realna szansa na zdobycie nowych klientów, pozyskanie dostawców i wykonawców, zwiększenie renomy naszej marki, możliwość dotarcia do niedostępnych rejonów i specjalistów, oraz okazja do nawiązania ciekawych kontaktów z przedstawicielami innych branż. Od tego ile sami włożymy wysiłku i starań będzie zależało jakie korzyści uda się uzyskać. A jak zdobywać biznesowe kontakty? Jak networking wygląda w praktyce?

 

Jak budować sieć wartościowych kontaktów w biznesie?

 

Gdyby się tak dokładniej zastanowić, to każdy z Was ma do czynienia z networkingiem od lat. Choćby w momencie kiedy polecasz przyjacielowi sprawdzoną knajpę z dobrymi obiadami, albo usługi fryzjera, gabinet lekarski itd. Grunt to umiejętnie wykorzystać go do jasno określonych celów. To w jaki sposób zdobędziemy i wykorzystamy nowe znajomości zależy od Was i charakteru Waszego biznesu.

 

Warto być świadomym swoich potrzeb, to pierwsza i podstawowa sprawa, ważna jeszcze zanim zaczniemy szukać nowych kontaktów. Z uwagi na to, że networking ma charakter biznesowy, nie trzeba udawać, że szuka się przyjaciół. Określenie celu naszych działań jest wręcz wymagane jeśli chcemy osiągnąć realne korzyści z networkingu. Szukamy partnerów w biznesie, z którymi możemy wymienić się informacjami na interesujący nas temat, wiedzą, doświadczeniem, możemy nawiązać współpracę. Z tym nie ma co się kryć. Drugą podstawową kwestią, jest właśnie wiarygodność i autentyczność. To jest jak z budowaniem własnej marki – liczy się to jak postrzegają nas ludzie, bo to wywołuje określone reakcje, buduje pozytywne emocje i jest dobrym gruntem do nawiązania współpracy. Trzeba pamiętać, że nasza osoba mówi więcej o naszym biznesie niż logo na długopisie, czy ulotka. Personal branding, o którym wspominałem już we wpisie o marketingu, jak również w swoich filmach na YT, to uzyskanie spójności pomiędzy własnym wizerunkiem a wizerunkiem firmy, którą się reprezentuje. To jest bezpośrednio połączone. Za każdym biznesem stoją konkretni ludzie, niezależnie od branży.

 

Aby zdobywać nowe kontakty biznesowe trzeba wyjść z biura, otworzyć się na ludzi. Jeśli wcześniej zaplanowaliście kogo i po co szukacie, to teraz trzeba zastanowić się gdzie go znajdziecie. Warto aktywnie poszukać odpowiednich okazji. To mogą być konferencje branżowe, próba umówienia się z konkretną osobą indywidualnie, może jakieś targi? Każda branża ma swoje imprezy i dobrym pomysłem będzie pojawienie się na nich. Innym pomysłem może być dołączenie do stowarzyszeń biznesowych, różnego rodzaju izb handlowych. Może warto pomyśleć aby zainteresować się jakąś organizacją networkingową? Pojawiło się ich kilka i z tego co widzę, prężnie działają.

 

Linkedin do networkingu

 

Pamiętajcie, że wiele osób tak jak Wy szuka nowych kontaktów i zdaje sobie sprawę z wagi takich starań. Dlatego warto być dobrym obserwatorem. Idealnie do tego celu sprawdza się internet. To skarbnica wiedzy o naszej branży, o naszej konkurencji i potencjalnych partnerach. Wystarczy zrobić research. Świetnie do tego nadają się portale biznesowe, fora i grupy tematyczne. Sam ostatnio dostrzegłem spory potencjał portali społecznościowych w tej kwestii i staram się między innymi budować sieć z pomocą profilu na Linkedin. To miejsce jest stworzone do tego celu.

Możemy wykorzystać go w networkingu jako bazę danych, jako sposób na przedstawienie własnego doświadczenia i pozyskiwanie wiedzy o innych. To nieocenione źródło wiedzy o danej branży, o firmach które osiągają sukcesy i szukają nowych partnerów a także o wydarzeniach online i tych stacjonarnych. LinkedIn poprzez swój biznesowy charakter, stają się świetnym miejscem na promocję własnych osiągnięć, szukanie bezpośrednich kontaktów, jako kanał promocyjny, dzięki któremu możemy dotrzeć do określonej grupy odbiorców. Warto jednak przy tym wszystkim pamiętać, że samo zdobywanie kontaktów to początek „zabawy”. Prawdziwą sztuką jest budowanie relacji, które w perspektywie przyniosą nam korzyści. Ale to szerszy temat, na odrębny wpis i dyskusję. Jeśli nie chcecie go przegapić, możecie zapisać się do mojego newslettera.

Jeśli natomiast potrzebujesz wsparcia przy rozwijaniu networkingu, na przykład w social mediach, skontaktuj się ze mną. Mam w sieci kontaktów kilka sprawdzonych namiarów na specjalistów ds. social media marketingu, którzy chętnie pomogą Ci profesjonalnie i efektywnie prowadzić profil w social mediach 🙂

 

Optymalizacja kosztów w firmie

Optymalizacja kosztów w firmie

Kryzys czai się za rogiem. Już teraz można powiedzieć, że jest źle, a będzie jeszcze gorzej. Niekorzystne zmiany w prawie, przepisach podatkowych, szalejąca inflacja, spowolnienie gospodarcze, wojna w Ukrainie. Mówiąc bardzo delikatnie – ciekawych dożyliśmy czasów. W obawie przed gorszymi czasami przedsiębiorcy redukują i optymalizują koszty w firmie. Według przedstawionego raportu „Thriving in uncertainty” Polska jest liderem w Europie jeżeli chodzi o procent firm, w których kadra kierownicza planuje tego rodzaju optymalizacje kosztów. W ciągu ostatnich lat, aż 86 % menedżerów z Polski pracowało nad prognozowaniem i optymalizacją, aż 57 % rozbudowywało swoje zaplecze informatyczne w celu redukcji kosztów oraz poprawienia efektywności.

To specjalnie nie dziwi. Tak jak wspomniałem, aktualna sytuacja nie daje wyboru. Pozostaje jednak najważniejsze pytanie. Jak skutecznie optymalizować koszty w firmie? Jakie mamy możliwości i gdzie szukać oszczędności?

 

Zarządzanie finansami w firmie

 

Niezależnie od tego, czy te wizje nadchodzącego kataklizmu są realne czy nie, odpowiednie zarządzanie finansami w firmie jest i zawsze była kluczowa. W końcu każdy kto prowadzi firmę chce, aby przynosiła jak największe zyski, a jednocześnie generowała jak najmniejsze koszty. Logiczne prawda?

Dla właścicieli firm i menedżerów odpowiedzialnych za finanse przedsiębiorstwa, bardzo ważna jest aktualna wiedza na temat zasad związanych z cyklem rotacji gotówki, płynnością finansową, dywersyfikacją środków itd. Aby umiejętnie zarządzać finansami, trzeba się na nich po prostu znać. Zwłaszcza, że wachlarz naszych możliwości i wybór rozwiązań jest spory. Trzeba o nich wiedzieć, a do tego umiejętnie wykorzystać do właściwego zarządzania finansami w firmie. Jak to zazwyczaj bywa, w teorii nie brzmi to na bardzo skomplikowane, a w rzeczywistości jest dużym i odpowiedzialnym wyzwaniem. Często złożonym z wielu etapów, elementów, działań. Zarządzanie finansami w firmie to konieczność zaplanowania nad szeregiem procesów, oraz ich ciągłe usprawnianie. Temu służy optymalizacja kosztów firmowych. Jak ją wykorzystać w praktyce?

 

Jak skutecznie optymalizować koszty firmy?

 

W wielu firmach, pomimo przeprowadzanej optymalizacji efekty nie są widoczne. Dlaczego? Powodem jest niezrozumiałość tego procesu, krótkowzroczność, brak umiejętnego zarządzania finansami w praktyce i brak odpowiedniej strategii implementacji. Niestety proces optymalizacji często niesie za sobą obowiązek cięcia kosztów. Z drugiej strony trzeba uważać na związane z tym pułapki. Im więcej chcemy zaoszczędzić w firmie, tym bardziej rośnie ryzyko zahamowania dalszego rozwoju organizacji, czy wstrzymanie jej właściwego funkcjonowania. To często ryzykowna gra, w której kluczowe staje się odpowiednia organizacja, zarządzanie zasobami ludzkimi i przepływem pieniądza. Chcąc uprościć temat, możemy proces optymalizacji podzielić na następujące kroki:

 

  • poznać dokładną sytuację i zrozumieć procesy firmowe, zwłaszcza w zakresie kosztów zakupu (audyt),
  • analiza, czyli opracowanie raportu zawierającego propozycje działań optymalizujących w celu uzyskania obniżenia kosztów w konkretnych obszarach działalności,
  • wdrożenie program optymalizacyjnego, zbudowanie strategię długoterminowej (albo na określony czas),
  • bieżące monitorowanie efektów i analiza programu naprawczego w oparciu o dane.

 

Oczywiście to ogólny zarys. Pod każdym z tych punktów kryje się mnóstwo procesów, pracy, czasami całego zespołu specjalistów. Im większy biznes, tym tych podpunktów będzie więcej. Pamiętajmy również, że zmniejszenie wydatków w firmie np. o 8-10 %, gdzie rezygnujemy z dodatkowych świadczeń dla pracowników jak np. budżet szkoleniowy, bonusy, premie, może odbijać się na zespole i zapewne w jakimś sensie będzie się na nim odbijać. Dlatego nie zawsze wskazane będzie „trzęsienie ziemi”. Czasami wystarczy uszczelnić obecne wydatki, sprawdzić gdzie pieniądze nam uciekają, dokładniej przeanalizować czy konieczne jest kupowanie danego produktu lub usługi. To często pozwala wygospodarować dodatkowe % w firmie, bez konieczności redukcji poziomu pracy naszego zespołu. Albo poziomu zatrudnienia w firmie…

 

Inne stosowane metody optymalizacji kosztów w firmie, to redukcja zatrudnienia. Osobiście uważam jednak, że jest to droga donikąd. To tak jakbyśmy szukając oszczędności w opłatach za prąd, nagle w kilku pokojach w naszej siedzibie mieli pracować po ciemku. Jakość pracy spadnie do zera, co będzie nas kosztować znacznie drożej niż te kilkadziesiąt złotych na rachunku za energię. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest pozbycie się części niepotrzebnych zadań, niż ludzi. Zanim to zrobimy konieczna jest ocena, które z nich generują więcej kosztów/czasu niż korzyści. Niektórych procesów może nie opłaca się ruszać?

 

Kolejny sposób dotyczący optymalizacji kosztów w firmie, to dobra koordynacja zakupowa wszystkich działów. Zbierając np. zamówienia zakupowe ze wszystkich działów w jednym miejscu, możemy przy większych ilościach oraz częstych zakupach liczyć na pokaźne zniżki od dostawców. Oszczędzać w ten sposób można również na podróżach służbowych. Załóżmy, że dane przedsiębiorstwo wysyła pracowników różnego szczebla w te same miejsca, lecz w różnych godzinach, różnymi kanałami komunikacji i co najgorsze w różne placówki hotelowe. A wystarczy połączyć poszczególne działy w grupy. Grupy mogą już łatwiej negocjować upusty podróży czy zniżki w wybranych hotelach. W zasadzie wszystkie usługi, z których korzysta nasz biznes można negocjować! Myślę, że wielu z Was zaskoczyła by kwota, którą można w ten sposób zaoszczędzić.

 

 

Poradnik dla przedsiębiorców

 

Firma może wykorzystać też dodatkowe środki na inwestycję w rozwój. Pieniądze uzyskane z optymalizacji kosztów, albo z optymalizacji niektórych nierentowanych i niepotrzebnych obszarów, można ulokować np. w marketingu, sprzedaży czy employer brandingu. Takie działanie może ułatwić pozyskiwanie nowych klientów czy wysoce wykwalifikowanych pracowników. To może diametralnie zmienić sytuację finansową w firmie i mieć duże znaczenie dla optymalizacji. Może nie wszyscy mają takie podejście, ale optymalizacja kosztów to w moim przekonaniu także tworzenie przewagi nad konkurencją. Złe czasy, stają się często dobrym momentem, aby wyprzedzić ją, dopracować ofertę, odpowiednio dobrać politykę cenową i dotrzeć do nowych klientów.

 

Następnym sposobem na skuteczną optymalizację kosztów jest outsourcing niektórych działów i procesów w firmie. Oddanie usług księgowych, prawnych czy usług informatycznych, zewnętrznym firmom może znacząco zredukować koszty w danym sektorze. A co ważne, jednocześnie podniesie się poziom i jakość tej obsługi. Takie oddelegowanie procesów, znacząco zredukuje koszt bez ponoszenia strat biznesowych danej organizacji. Z jednej strony koszt usługi będzie mniejszy, niż zatrudnienie samodzielnego fachowca. Z drugiej strony otrzymujecie zazwyczaj dostęp do całego zespołu specjalistów, którzy są do Waszej dyspozycji. Chętnie przedstawię Wam bliżej możliwości, korzyści i koszty przejścia na outsourcing, bo tak się przypadkowo składa, że prowadzę akurat kilka firm w tym modelu biznesowym. Zachęcam do bezpośredniego kontaktu!

 

Sprawdzoną metodą w optymalizacji jest wdrożenie automatyzacji procesów firmowych. Na co dzień korzystamy z różnego rodzaju narzędzi, technologii, które mogą nam (z odpowiednim wsparciem) posłużyć także do przeprowadzenia skutecznego procesu optymalizacyjnego. Dzięki automatyzacji np. w obszarze obsługi klienta, sprzedaży, marketingu, produkcji – uwalniamy zasoby. Czy to chodzi o koszty, ludzi, czy nasze własne zaangażowanie.

 

Co powstrzymuje Cię przed optymalizacją kosztów?

 

Jednym z podstawowych problemów firm i obawą przed zrobieniem rzetelnej optymalizacji jest obawa przed zmianą. Dotyczy to zarówno szczebla menadżerskiego jak i pracowników. Właściciele firm obawiają się natomiast dodatkowych kosztów związanych z nowymi wdrożeniami, nie zastanawiając się jakie korzyści może to przynieść w dłuższej perspektywie.

Nie ukrywam, że sam proces optymalizacji nie należy do łatwych i bywa bardzo czasochłonny. Wymaga zagłębienia się w wiele elementów i funkcjonowanie danej organizacji. Uważam jednak, że każda firma powinna nieustannie szukać rozwiązań, które uszczelnią niepotrzebne wydatki oraz pomogą znaleźć nowe opłacalne rozwiązania zwiększające szanse na rozwój przedsiębiorstwa. Przeprowadzenie takiej optymalizacji wymaga rzetelnej diagnozy sytuacji oraz znalezienie najbardziej optymalnych rozwiązań dopasowanych do specyfiki danego biznesu. To często proces, który wymaga i sporo czasu i trochę wysiłku ze strony przedsiębiorcy. Doskonale rozumiem, że w trudnych momentach czasem trudno jest złapać dystans w biznesie i trzeźwo przeanalizować wszystkie opcje, zagrożenia i szanse. To może być blokadą do przeprowadzenia zmian w firmie, ale nie powinno ich finalnie przekreślić. Warto pamiętać, że zawsze możecie też skorzystać z dodatkowego wsparcia.

 

Wsparcie w optymalizacji kosztów firmowych

 

Wiedząc, jak ważnym wyzwaniem jest optymalizacja kosztów firmowych, warto rozpatrzyć poszukanie wsparcia w tych działaniach. Dobrze skorzystać z doświadczeń i praktycznego rozeznania tych, którzy już mają to za sobą. To może być kompleksowa pomoc, która obejmie wszystkie firmowe procesy, albo możecie skupić się na poszczególnych dziedzinach, zaczynając od najbardziej istotnych. Oczywiście mogę Wam w tym pomóc. Zarówno całościowo, jak też w wybranych aspektach. Na przykład jeśli chodzi o firmowe IT, strategię marketingową ale też w przypadku finansów i podatków. Być może wiecie, że prowadzę biuro rachunkowe w Warszawie. Przeprowadziliśmy już szereg optymalizacji kosztów u naszych klientów, a w zasadzie cały czas to robimy. Podatki to temat dynamiczny, wymaga aktualnych informacji i szybkiego wdrażania.

Jestem do Waszej dyspozycji. Jeśli szukacie wsparcia w optymalizacji kosztów firmowych – pomogę. Napiszcie do mnie, krótko przedstawiając sytuację i porozmawiajmy o Waszym biznesie!

Jak stworzyć skuteczny mailing?

Jak stworzyć skuteczny mailing?

Trudno znaleźć firmę, w której nie wykorzystuje się mailingu. Nie zawsze jest stosowany w ten sam sposób, potrafi mieć różne funkcje i znaczenie, natomiast nie zmienia to faktu, że to jeden z najtańszych, najwygodniejszych, a przy tym nadal skuteczny sposób komunikacji z klientem. Ale czy na pewno? Dlaczego warto wykorzystać mailing w marketingu i jak go skutecznie zorganizować? W dzisiejszym wpisie podsumowałem najważniejsze informacje na ten temat, jak również przygotowałem kilka praktycznych porad od siebie. Zapraszam!

 

Po co ci mailing w biznesie?

 

Dużo mówi się o różnych dominujących trendach w marketingu internetowym, ale już od dłuższego czasu nie wymienia się wśród nich mailingu. Nie oznacza to jednak, że to przestarzałe narzędzie, które całkowicie wyszło z użytku. Marketing to dziedzina, która zmienia się bardzo dynamicznie. Równie szybko co potrzeby i przyzwyczajenia internautów, zmieniają się narzędzia jakie wykorzystujemy, aby do nich docierać. Mailing, czyli jedno z pierwszych narzędzi e-marketingu, także tym zmianom podlega. Dlaczego warto z niego korzystać?Niezależnie od tego jakie masz zdanie na ten temat i jakie masz podejście do mailingu, z pewnymi argumentami nie ma co walczyć. Oto kilka z nich:

 

  • Niskie lub zerowe koszty – mailing wiąże się ze zdecydowanie niższymi wydatkami, niż w przypadku reklamy tradycyjnej, albo innych form komunikacji z naszymi klientami. W zasadzie można powiedzieć, że można go skutecznie stosować za darmo.
  • Wygoda – nawet duże kampanie mailowe i ambitne projekty wygodnie zaplanujesz i zrealizujesz siedząc przy komputerze. Nie musisz mieć zespołu fachowców, zaawansowanych narzędzi, specjalnych warunków. Możesz przygotować sobie gotowe szablony, ułatwić sobie pracę na różne sposoby.
  • Szybkość – mailing daje możliwość wysyłania naszych treści niemal w czasie rzeczywistym. Kilka sekund od wysłania e-maila, ląduje on w skrzynce odbiorczej.
  • Prostota – tworzenie kampanii mailingowej, zwłaszcza przy użyciu obecnie dostępnych narzędzi jest naprawdę proste. Typowe przeciągnij i upuść. Jeśli twierdzisz inaczej, znaczy się, że coś robisz źle 😉
  • Zasięg – nie istnieją żadne granice poza rozmiarem naszej bazy danych. Możemy wysyłać nasze komunikaty do każdego kraju, do każdego rodzaju grupy odbiorczej. Nie każdy ma konto na Twitterze, LinkedIn ale zdecydowana większość ma swój adres mailowy, prawda?
  • Analiza – w mailingu masz dostęp do istotnych statystyk i danych, które pomagają w analizie naszych działań marketingowych. Wiemy jakie reakcje i zachowania wzbudziła nasza wiadomość, w związku z tym wiemy jak poprawić nasze działania i jak sprawić aby nasz marketing był jeszcze bardziej skuteczny.
  • Bezpieczeństwo – po wejściu w życie RODO mogłoby się wydawać, że działania e-marketingowe będą trudniejsze i bardziej wymagające. Osobiście uważam, że RODO (o którym pisałem już wcześniej kilkukrotnie, kliknij i zobacz jeden z wpisów) utrudniło działania jedynie nieuczciwym firmom i spamerom. Jeśli pozyskałeś bazy danych legalnie, dopełniłeś obowiązków związanych z ochroną danych osobowych jesteś bezpieczny. Tak jak Twoich subskrybenci.

 

Warto korzystać z możliwości jakie daje email marketing trzeba tylko wiedzieć jak, do kogo, dlaczego i po co. Same chęci nie wystarczą. Choć są ważne – kluczem jest wiedza i umiejętne jej wykorzystanie w praktyce. Tak jak we wszystkich naszych działaniach biznesowych, nie tylko w marketingu, trzeba wypracować skuteczne podejście i metody – ogólnie mówiąc strategię. Podpowiem Wam teraz kilka własnych sposób jak tworzyć skuteczny mailing. Jak to często bywa w takich sytuacjach, wiele zależy od indywidualnych cech, potrzeb i warunków biznesowych. Są jednak pewne podstawowe i uniwersalne zasady, które powinny Wam pomóc.

 

Poradnik dla przedsiębiorców

 

Jak stworzyć skuteczny mailing?

 

Jak to często w marketingu bywa, skuteczność naszych działań jest uzależniona od szeregu czynników i zmiennych. Często to indywidualne kwestie, związane z charakterem naszej branży, z naszą grupą docelową, celem jaki chcemy osiągnąć. To powinno narzucać nam sposób myślenia. Olbrzymie znaczenie ma też nasza kreatywność, znajomość potrzeb i oczekiwań naszych klientów, ale to przecież żadna nowość. Poniżej opisałem kilka własnych przemyśleń, doświadczeń i praktycznych porad, które powinny Wam pomóc tworzyć skuteczne kampanie mailingowe.

 

Wyróżnij się w biznesie

Jedna z podstawowych maksym marketingowych ma zastosowanie również w tym przypadku. Tak jak zapewne wiecie, a ja wspomniałem na wstępie – mailing to jedno z najczęściej stosowanych narzędzi marketingowych. To sprawia, że bardzo trudno jest się wyróżnić na tle konkurencji. Kreatywność w marketingu jest wyjątkowo ważna. Ponad połowa odbiorców uzależnia swoje decyzje o zapoznaniu się z mailem, od jego tematu i nagłówka. Rodzi się oczywisty wniosek, że temat naszych wiadomości i treść musi zainteresować odbiorcę już na wstępie. Musi być chwytliwy. Jak to osiągnąć? Nie bój się próbować nowych pomysłów, eksperymentować, pamiętając jednak o celu jaki Ci przyświeca i tego jak zorganizowałeś swój lejek sprzedażowy. Kolejny nudny mail z informacją o zniżkach, o usługach? A może opiszesz swoją własną historię? Podzielisz się subiektywną opinią na jakiś gorący, aktualny temat? Opowiesz o swoim produkcie lub usłudze z perspektywy użytkownika?

 

Personalizacja maili

Dobrze, aby wiadomość nie tylko zawierała imię odbiorcy ale też, aby treść maila była skierowana bezpośrednio do niego, a nie w bliżej nieokreśloną przestrzeń. Im bardziej bezosobowo brzmi Twój mail, tym bardziej staje się obojętny i mniej zainteresowania będzie wzbudzać. Personalizacja to często kwestia detali, ale robi dobre wrażenie i jest fajną podkładką pod budowanie relacji. Jeśli skrócisz dystans miedzy marką a odbiorcą stosując odpowiedni język, formę stylistyczną, bezpośredni przekaz – Twoja marka stanie się mu bliższa. Jeśli skrócimy go na tyle, że uda się nawiązać relację, to nasze maile staną się wyczekiwane, nie będą lądować w spamie. To też wpływa na naszą wiarygodność, ułatwia budowanie naszej marki w świadomości potencjalnych klientów ale też przynosi dobre efekty sprzedażowe.

 

Odpowiednia forma i budowa maila

Aby zwiększyć skuteczność, nasze maile muszą mieć określoną formę. Temat powinien być krótki i konkretny. Badania pokazują, że im krótszy, tym jest chętniej klikany. Nie jestem fanem wrzucania w tematy dodatkowych znaków, ale w niektórych przypadkach jakaś ikonka, albo emoji może być dobrym pomysłem i zwracać uwagę. Treść maila też musi spełniać pewne kryteria – musi być wartościowa dla odbiorcy, odpowiednio pogrupowana i sformatowana. Dobrze też wrzucić jakąś ciekawą grafikę związaną z tematem – nawet jeśli nie każdy pobiera obrazy w mailach. Nasze maile mają być wartościowe (co uzależnione jest z poznaniem oczekiwań odbiorcy i odpowiedzi na nie) ale też wygodne do czytania, zjadliwe i łatwe do przyswojenia. Im lepiej to zorganizujecie, tym lepszy będzie efekt. Pamiętajcie też, że szerokość maila nie powinna przekraczać 600 pikseli a jego optymalna długość to ok 60-150 słów (do 200). Najważniejsze informacje wrzucajcie na górze – wyświetlają się wtedy w podglądzie wiadomości.

 

Content królem

Forma i wygląd maila są bardzo ważne, ale król jest tylko jeden. Nasz content, czyli treść maila musi być ciekawy, atrakcyjny. Wiem, że to ogólniki. Te tematy będą ściśle związane z Waszą działalnością, z zainteresowaniami naszych odbiorców. Jeśli prowadzisz serwis rowerowy, to ten temat powinien być wiodący – wyjściowy. Nie ma sensu pisać o sytuacji gospodarczej Marrakeszu. Nie znaczy to oczywiście, że każdy mail musi być o tym samym, w tej samej formie i zakresie. Aby content był wartościowy, dobrze aby był urozmaicony. Trzymając się przykładu z serwisem rowerowym – możesz dzielić się filmikami, w których pomagasz radzić sobie z drobnymi usterkami, albo na przykład możesz przygotować trasy rowerowe jako plan do pobrania. Pomysłów jest naprawdę wiele.

 

Pilnuj się!

Wysyłając mailing pamiętaj o tym aby był poprawny stylistycznie, gramatycznie, bez błędów ortograficznych i literówek. Niektórzy są na nie uczuleni. Trzeba maksymalnie ograniczyć wszystkie czynniki, które mogą zniechęcać do naszych maili, a to jest jedna z podstawowych kwestii. Zanim naciśniecie przycisk wyślij sprawdźcie dokładnie czy nie wkradł się jakiś chochlik, a jeśli nie czujecie się na tyle silnii w ortografii, czy interpunkcji żeby zrobić to samemu, może wspomagać się dodatkowymi narzędziami. Sam czasem korzystam np. z Ortografa – wystarczy wkleić tekst, a program zaznaczy nam wątpliwe fragmenty i zaznaczy błędy do poprawy.

 

Narzędzia do mailgu

Narzędzi do mailingu jest sporo, sam korzystałem dotychczas z trzech: Freshmaila, Mailchimpa i GetResponse. Jeśli będziecie zainteresowani opisem tych aplikacji to dajcie znać w komentarzach – zrobię tego rodzaju wpis na blogu i przybliżę Wam tę kwestię. Większość działa jednak według tego samego schematu, a różnią się jedynie detalami. Każdy umożliwia stworzenie projektu maila ze wszystkim niezbędnymi elementami, organizację baz danych, często ma też dodatkowe funkcjonalności – np. landing page. W każdym też mamy dostęp do statystyk niezbędnych pod analizę i monitoring naszych działań.

 

Filtry antyspamowe

Aby upewnić się, że nasza wiadomość nie trafi do spamu, warto przed każdym wysłaniem e-maila sprawdzić go pod tym kątem. Chyba wszystkie dostępne narzędzia posiadają opcję testów przed wysyłką – pozostaje jedynie o tym pamiętać i w razie problemów skorygować swój projekt.

 

Call to action

Jak wiecie CTA to Call To Action – wezwanie do działania. W naszych mailach musimy zachęcać do określonych działań, podrzucać wręcz na tacy reakcje, których oczekujemy od naszych odbiorców. Może to być button i link, który po kliknięciu przeniesie nas na stronę produktu, tematu z bloga, podstronę usługi związanej z danym tematem itd. Musimy mieć jasno określony cel jaki przyświeca danej akcji i aktywności. Nie zawsze musi to być sprzedaż. CTA może mieć formę linku w tekście, podlinkowanej grafiki, bezpośredniej zachęty. Forma może być dowolna, grunt aby była to jasna sugestia jakiej reakcji oczekujemy.

 

Częstotliwość mailingu

Osobiście unikam wysyłki maili w piątki i poniedziałki. Poniedziałek to zazwyczaj dzień, w którym trzeba wertować wiadomości z piątku, weekendu, ludzie mają zazwyczaj sporo spraw organizacyjnych i raczej mało czasu na wczytywanie się w maile. Piątek z kolei to początek weekendu i raczej większość osób marzy odstawić komputer na bok i nie zaglądać już do skrzynki mailowej. Wybór odpowiedniego dnia i pory może być bardzo ważnym czynnikiem poprawiającym skuteczność naszego mailingu. Tak jak jego częstotliwość. Chodzi o zachowanie pewnej konsekwencji i regularności. Kluczem będzie wyczucie – nie można robić mailingu ani zbyt często, ani zbyt rzadko. Jest to też związane z charakterystyką Twojej grupy odbiorców i ich przyzwyczajeń.

 

Baza mailowa

Od jakości Twojej bazy danych zależy jak bardzo efektywne będą Twoje działania email marketingowe. Jeśli są tam przypadkowe kontakty, które nie są zupełnie zainteresowani Twoimi treściami, nie spodziewaj się dużego zaangażowania. Czasami dobrze jest posegregować, pogrupować listy odbiorców i kierować do nich ściśle dopasowane treści. To generuje więcej pracy i czasu, ale w niektórych przypadkach jest uzasadnione i przynosi zaskakujące efekty.

 

Analiza działań

Mogę opisywać wytrwale kolejne sposoby i tematy, które pomagają w skutecznym mailingu. Jednak znacznie lepszym sposobem jest analiza Waszych konkretnych przypadków i danych. Tylko to pozwoli Wam dostrzec te drobne niuanse i detale, które będą decydować o całokształcie. Bez konkretnych danych i ich wnikliwej analizy będziecie błądzić po omacku. Umkną Wam błędy, czyli mówiąc inaczej, okazje aby ulepszyć własną strategię, zweryfikować podejście i metody działania. Jeśli chcesz sprawdzić o czym jeszcze warto pamiętać w kontekście analizy działań marketingowych zachęcam do lektury wpisu poświęconego temu wątkowi! A jeśli potrzebujesz pomocy w analizie marketingowej, włączając w to email marketing – zachęcam do kontaktu.

 

Mam nadzieję, że dzisiejsze podpowiedzi pomogą Wam rozpocząć albo ulepszyć działania email marketingowe. Nie wymieniłem wszystkich aspektów jakie trzeba brać pod uwagę, ale zapewne będę jeszcze wracał do tego tematu na blogu. Między innymi w tekście: Jak budować legalną bazę mailingową. Jeśli nie chcesz przegapić kolejnego artykułu z tej serii, zapisz się do mojego newslettera i przekonaj się na własnej skórze jak podchodzę do mailingu i jak sam go wykorzystuję w praktyce. Oczywiście to nie musi być komunikacja jednostronna – zachęcam też do bezpośredniego kontaktu, czy to mailowego właśnie, czy też poprzez moją stronę, kanały social media.

Zapraszam!

Jak usprawnić obsługę klienta?

Jak usprawnić obsługę klienta?

Jeden, uniwersalny przepis na sukces w biznesie nie istnieje. To suma składowa wielu czynników, działań, cech i nigdy do końca nie wiadomo, który czynnik okaże się decydujący. Z drugiej strony wierzę, że istnieje zbiór pewnych standardów, uniwersalnych elementów, które mogą nas bardzo przybliżyć do osiągnięcia zakładanych celów. Niezależnie od tego jaką dokładnie prowadzimy firmę, w jakiej branży działamy, możemy wyznaczyć co najmniej kilka wspólnych punktów. Na przykład klienci. A co za tym idzie ich obsługa. Dziś opowiem dlaczego jest taka ważna i jak możemy ją usprawniać. Zapraszam!

Dlaczego obsługa Klienta jest tak ważna?

 

Niezależnie od branży w jakiej działamy, czy formy działalności, obsługa klienta jest jednym z najważniejszych czynników warunkującym funkcjonowanie biznesu. Ma kolosalne znaczenie przy budowaniu własnej marki i wizerunku firmy. Mam wrażenie, że nie trzeba Was w tym specjalnie uświadamiać, ale pewne kwestie warto podkreślić i podsumować. Dział obsługi klienta, ma bezpośredni wpływ na nasze relacje z odbiorcą, a tym samym na sprzedaż naszych usług lub produktów. To nasza pierwsza linia frontu w kontaktach z klientem. To od niej, w dużej mierze zależy decyzja o współpracy, czy też decyzja zakupowa. Może doprowadzić do tego że pozyskamy klienta, albo go bezpowrotnie stracimy. Wysokiej jakości obsługa klienta, jest jednym z kluczowych czynników wspomagającym budowanie naszej renomy i pozytywnego wizerunku firmy. Zadowolony klient jest żywą reklamą naszego biznesu, dlatego powinno nam na tym szczególnie zależeć. Nie tylko chętniej do nas wróci, ale też poleci nasze usługi i produkty innym. Opinie i rekomendacje to z kolei silny magnez dla kolejnych klientów i jeden z ważniejszych czynników decydujących o naszej wiarygodności. Nie ma w tym chyba nic zaskakującego – chyba wszyscy tak mamy, że chętnie korzystamy z rekomendacji znajomych, rodziny. Szukamy pozytywnych sygnałów i opinii, zanim zdecydujemy się na jakiś zakup lub współpracę. To naturalny i logiczny proces w biznesie.

 

Obsługa klienta pomaga też w weryfikacji naszej strategii biznesowej. Planując konkretne działania sprzedażowe, reklamowe, czy marketingowe opieramy się na bardziej lub mniej prawdziwych założeniach. Bezpośredni kontakt z odbiorcą pozwala zmierzyć ich realną wartość. Łatwo jest wpaść w samozachwyt, trudno być czasem krytycznym i obiektywnym wobec własnych rozwiązań. Sygnały od naszych klientów pomagają je ocenić i w razie potrzeby skorygować, usprawnić. Obsługa klienta to zatem źródło cennych informacji, nie tylko o naszej grupie docelowej, ale też o nas samych. A to nieodłączny element rozwoju w biznesie. Konkret, który pomaga w dokładnej analizie i ulepszaniu naszych działań. Pozwala zdiagnozować nasze mocne i słabsze strony. To z kolei sprawia, że łatwiej znaleźć nam perspektywiczne rozwiązania, które będą przynosić długotrwałe korzyści dla naszego biznesu. Doraźnie też jest dużym wsparciem. Zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych.

Obsługa klienta jest równie ważna przy pierwszym kontakcie z naszą marką, co w późniejszych etapach współpracy. To dzięki niej jesteśmy w stanie przyciągnąć i utrzymać przy sobie klienta na dłużej. Wymienione aspekty i argumenty znajdują potwierdzenie w codzienności. Sam przekonałem się o tym choćby rozmawiając z klientami mojego biura rachunkowego w Warszawie.

 

 

Obsługa klienta – jak ją usprawnić?

 

 

Świadomość tego jak ważna jest obsługa klienta w biznesie, to dopiero początek. Teraz warto pójść krok dalej. Sama wiedza nie wiele zmienia w praktyce. Nawet jeśli zawsze staraliście się dbać o odpowiednią jakość obsługi klienta, macie sprawdzone rozwiązania, funkcjonujące procesy i sukcesy na tym polu, nie oznacza to, że robota jest skończona i można spocząć na lurach. Potrzeby, oczekiwania klientów, realia rynkowe, zmieniają się bardzo dynamicznie. To wymaga od nas stałej pracy i dopasowania się do zmieniających się okoliczności. To ciągła praca i naprawdę spore wyzwanie. Mam nadzieję, że garść porad ode mnie pomoże Wam to odpowiednio zaplanować i zorganizować.

 

Odpowiedni personel

To pierwsza i chyba najważniejsza sprawa. Dobór odpowiedniej kadry, będzie miał decydujący wpływ na jakość obsługi. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że bardziej od zawodowego doświadczenia ważniejsze są indywidualne umiejętności i charakter pracownika. Prezencja też ma duże znaczenie w wielu przypadkach, chyba że mówimy tylko o obsłudze telefonicznej, bądź internetowej. Kluczowe będzie jednak usposobienie i podejście do klienta. Nasz pracownik BOK musi być odpowiednio przeszkolony, kompetentny, a do tego cierpliwy, profesjonalny, a przede wszystkim odporny na stres. Praca z ludźmi jest wymagająca, a zależy od niej bardzo wiele.

 

Odpowiednie zarządzanie w firmie

Dużo zależy też od odpowiedniej organizacji i zarządzania biurem obsługi klienta. To rola kadry kierowniczej, kwestia wypracowania najlepszych schematów i rozwiązań. Bez odpowiedniego przywództwa, motywacji, kontroli i jasnych wskazówek, o naszej jakości zacznie decydować przypadek, a w działania wkradnie się chaos. Im lepiej zorganizujemy cały proces od naszej strony, im lepiej wdrożymy naszych pracowników w ten proces, tym mniejsze ryzyko i widmo wpadki. Nie mówimy o skryptach rozmów, sztywnych ramach. Mówimy o wypracowaniu stylu, podejścia, odpowiednich założeń głównych. Trzeba też pamiętać o ciągłej motywacji, zainteresowaniu i nagradzaniu wysiłków naszych współpracowników, o tym jak być dobrym szefem już pisałem na blogu, możecie zajrzeć w wolnej chwili do tego wpisu.

 

Poradnik dla przedsiębiorców

 

Dostępność

To również elementarna sprawa. Musimy być w stałym kontakcie z naszymi klientami, zawsze gdy będą tego potrzebować. Trzeba też maksymalnie uprościć i ułatwić możliwość kontaktu z naszą marką wszystkim zainteresowanym. To może i powinno objawiać się w różnej formie. Musimy odpowiednio wyeksponować dane kontaktowe np. na naszej stronie firmowej. Może trzeba będzie zadbać o odpowiedni sposób przekierowania połączeń przychodzących, aby zawsze był ktoś pod telefonem. A może dobrym rozwiązaniem będzie wdrożenie zautomatyzowanej obsługi telefonicznej, gdzie dzwoniący będzie odpowiednio pokierowany, albo będzie mógł uzyskać informacje bez konieczności łącznia się bezpośrednio z obsługą (co mogłoby działać np. w weekend, gdy w biurze nikogo nie ma). Taka dostępność może objawiać się także obecnością na portalach społecznościowych, które także mogę pełnić role komunikacyjne. Rozwiązań jest wiele. Grunt, aby przyświecała Wam myśl aby maksymalnie ułatwić komunikację z klientami i być dla nich dostępni nie tylko w teorii. Dobrze, aby konkretne rozwiązania były dopasowane do Waszych indywidualnych możliwości, charakteru działalności i specyfiki klienta.

 

Poznaj siebie i klienta

Wspomniałem o tym na wstępie. Wiedza to klucz, podstawa, od której wszystko się zaczyna. Rozmowy z kontrahentami, klientami są źródłem bezcennych informacji – pozwalają zbadać poziom satysfakcji, określić aspekty wymagające dopracowania, zaopiekowania. To pomaga w analizie zachowań naszych klientów, jak również w wyborze adekwatnych narzędzi. Jeśli dobrze znasz swoje procesy biznesowe, jeśli znasz podstawowe potrzeby i oczekiwania klientów, masz to, co najważniejsze do tego, aby usprawnić obsługę. Druga sprawa to odpowiednie wykorzystanie tej wiedzy w praktyce, co może nie być takie łatwe i oczywiste. Zwłaszcza, gdy prowadzisz większą firmę i masz więcej procesów, nad którymi trzeba zapanować. Pamiętajcie też, że zawsze możecie skorzystać ze wsparcia zewnętrznej firmy, również przy optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.

 

Strategia biznesowa

W każdej dziedzinie naszej działalności warto mieć określoną i przemyślaną koncepcję. Nasza wizja powinna skupiać się na detalach, ale jednocześnie być częścią większego planu. Zakładać różne scenariusze, przewidywać różne zagrożenia. Tak samo gdy myślimy o marketingu, finansach, jak o obsłudze. Tak jak wspominałem we wstępie – to nieodzowny element układanki pod nazwą własna firma. Oczywiście nie wszystko da się zrobić od razu, dlatego strategia działań powinna być podzielona na realne i przemyślane etapy. Mając tak określoną koncepcję i strategię biznesową (obejmującą również sposoby obsługi klienta), znamy cel i efekt końcowy jaki chcemy uzyskać. A to już dużo. Dzięki temu możemy obrać odpowiedni kierunek rozwoju i ulepszania naszych procesów firmowych i kluczowych obszarów. Nasza strategia musi być dopasowana do naszych potrzeb, do potrzeb klienta ale zakładać także plan A, B, a najlepiej jeszcze C.

 

Standardy i narzędzia

Wypracowanie określonych standardów jest ważne, ale musi opierać się na indywidualnych cechach. Te dwie kwestie nie wykluczają się, tylko tworzą spójną całość. Do prawidłowego funkcjonowania obsługi klienta, niezbędne będzie usystematyzowanie pewnych procesów. Uproszczenie ich i rozbicie na mniejsze struktury. Taki schemat, standard – wzorzec – pozwoli zapanować nad obsługą, jakkolwiek by nie wyglądała. Pomoże utrzymać ją na wysokim poziomie i umożliwi stopniowe wprowadzanie ulepszeń.

Obsługa klienta to złożony proces. Nie zawsze opiera się tylko na kompetencjach naszych pracowników, czy wypracowanych standardach. Trzeba też umiejętnie korzystać z palety narzędzi, które mogą być dla nas olbrzymim wsparciem. Pomogą nam w organizacji, skutecznym zarządzaniu i monitorowaniu naszych działań. Stosuje się obecnie sporo zautomatyzowanych narzędzi, wykorzystuje sztuczną inteligencję, boty. Do tego branżowe aplikacje, dedykowane systemy informatyczne, CRM-y itd. Z drugiej strony pamiętajmy, że to tylko narzędzia, które aby były skuteczne i miały wartość, muszą być też umiejętnie wykorzystywane, skonfigurowane, monitorowane. Sami musicie ocenić, które z nich będą w Waszym przypadku sensowne, a które nie. Może będzie trzeba je przetestować, zobaczyć jak sprawdzają się w praktyce? Czasem to jedyne wyjście.

 

Monitoruj efekty pracy

To ważny, a niestety często pomijany etap rozwoju firmy i określonych obszarów. Monitoring naszych działań, weryfikacja efektów jest nieodzowna, jeśli zależy nam na podnoszeniu jakości obsługi. Nawet przemyślane i dobre koncepcje wymagają naszej uwagi, czujności i zainteresowania. Reakcji, gdy jest właściwe. To trochę taka próba przewidywania nieprzewidzianego. Jeśli uważnie obserwujemy co i jak dzieje się w naszej firmie, jest większa szansa, że uda nam się pewne kryzysy i zagrożenia odpowiednio wcześnie wykryć, rozpoznać i wyprzedzić. Warto też pamiętać, że świat, potrzeby naszych klientów dynamicznie się zmieniają. Musimy za tym nadążać, a bez odpowiedniego monitoringu, będzie to po prostu trudne, albo wręcz niemożliwe.