Motywacja w biznesie – jak jej nie stracić?

Motywacja w biznesie – jak jej nie stracić?

Odpowiednia motywacja, gdy lądujesz „na swoim” to absolutna podstawa. To najczęściej ona sprawia, że zakładamy własne firmy, rozwijamy działalność i jest niezbędna do tego, aby realizować swoje biznesowe pomysły. Jeśli prowadzisz już własną firmę wiesz, że jest równie ważna (a może ważniejsza!) w późniejszych etapach, przy budowaniu własnej marki, w zarządzaniu firmy, rozwijaniu usług, zespołu itd. W dzisiejszym wpisie podzielę się własnymi obserwacjami na ten temat, Opowiem dlaczego motywacja jest tak ważna i jak jej nie stracić w po drodze. Zwłaszcza, że jest z nią trochę jak z miłością – jeśli jej nie pobudzamy, nie pielęgnujemy, potrafi przygasnąć.

 

Motywacja w biznesie – dlaczego to ważne?

 

Zanim dojdziemy do tego jak dbać o motywację w biznesie i jak jej nie stracić, warto podkreślić dlaczego jest taka ważna. Czy naprawdę musimy ją mieć? Co nam daje? Są pewne cechy niezbędne w biznesie, bez których trudno będzie nam osiągnąć sukces. Motywacja jest jedną z nich – z wielu powodów. Bez odpowiedniej motywacji nie ruszymy z miejsca, nie zdecydujemy się na znaczące zmiany w swoim życiu codziennym i biznesowym. To ona sprawia, że dany pomysł przestaje być tylko teoretyczny. Motywacja popycha nas do działania – to jej główna cecha i w zasadzie definicja.

Potrzebujemy jej wszyscy – niezależnie od branży w jakiej działamy, niezależnie czy prowadzimy własny biznes, czy jesteśmy na etacie. Im większa motywacja, tym większe szczyty będziemy w stanie wyznaczać i zdobywać, tym więcej dróg i możliwości będziemy mieć do wyboru. Im większe cele będziemy sobie stawiać – tym więcej motywacji będzie nam potrzebne. To taka samonakręcająca się maszyna i siła, która pozwala realizować pomysły i cele. Do tych większych planów potrzeba po prostu większej siły, abyśmy mogli je udźwignąć.

 

Motywacja w biznesie jest też konieczna przy walce z przeciwnościami i przeszkodami, które nam towarzyszą i skutecznie studzą zapał do działania. Tak samo w biznesie, jak i w życiu. Stres, nawał obowiązków i pracy, problemy z kontrahentami, pracownikami, presja czasu, niekorzystne zmiany na rynku, ryzyko, porażki w biznesie, konkurencja – można wymieniać długo. Codzienność stale podrzuca nam pod nogi kłody, które bez właściwej motywacji mogą stać się trudne do przeskoczenia. Szybko można ulec zniechęceniu i rezygnacji. Żeby było „ciekawiej” potrzebujemy jej w różnym czasie i różnym zakresie. To kwestia bardzo indywidualna i nie ma jednego uniwersalnego sposobu na wypracowanie w sobie odpowiedniej motywacji. Każdy może potrzebować jej w innym stopniu i w innej formie. Każdy też musi poszukać jej we własnym zakresie. To co motywuję jedną osobę, na drugą może zupełnie nie działać. Dlatego nie jest łatwo ją w sobie pobudzać i pielęgnować. Można powiedzieć, że na początku prowadzenia biznesu jest to najprostsze, potem zaczyna się robić „pod górkę”.

10 częstych błędów w marketingu

 

Z resztą nie tylko w biznesie tak to działa, że w pierwszych etapach realizacji jakiegoś pomysłu jesteśmy podekscytowani, pobudzeni i zdeterminowani. Prawdziwe przeszkody pojawiają się dopiero potem i nie muszą mieć formy konkretnego problemu, a być na przykład związane z koniecznością czekania na efekty naszej pracy. Śmiało można zatem powiedzieć, że motywacja w biznesie jest ściśle związana z cierpliwością, wytrwałością, determinacją, wiarą w siebie i kilkoma innymi cechami, które musimy w sobie wypracować, jeśli chcemy osiągnąć zakładane cele biznesowe.

 

Jak nie stracić motywacji?

 

Mam wrażenie, że nie musiałem Was szczególnie przekonywać dlaczego motywacja w biznesie jest ważna. Pamiętajcie jednak, że to tylko jeden z elementów układanki. Sam w sobie nie stanowi większej wartości, a wynik jest uzależniony od wielu zmiennych. Sztuką jest nie tyle mieć w sobie motywację, co utrzymać ją na odpowiednim poziomie i dobrze wykorzystać jako napęd do działania. To wyzwanie, z którym każdy sam będzie musiał się zmierzyć. W tej walce przyda się Wam każde wsparcie. Dlatego dziś przygotowałem dla Was kilka praktycznych podpowiedzi jak nie stracić motywacji i co może w tym pomóc. Po cichu liczę, że podzielicie się ze mną również swoimi przemyśleniami. Bo tak jak Wy, ja też potrzebuję motywacji do działania i tak samo cały czas szukam najlepszych sposobów na pobudzanie jej w sobie!

 

Nastawienie nastawienia

 

Nastawienie to słowo klucz. Bez odpowiedniego nastawienia będzie Wam trudno wykrzesać z siebie energię i entuzjazm – rzeczywistość z pewnością zadba o to, abyście nie mieli zbyt łatwo. Jeśli będziecie mieć odpowiednie nastawienie – czyli będziecie zdeterminowani do pracy, dacie sobie szansę na popełnienie błędu, nie będziecie oczekiwać sukcesu od razu, dacie sobie czas – to wszelkie przeciwności losu nie będą w stanie zgasić w Was pierwotnego żaru. Musicie nastawić odpowiednio swoje nastawienie, jakkolwiek by to dziwnie nie zabrzmiało 😉

 

Jasno określone cele

 

Trudno jest iść do przodu, jeśli nie wyznaczy się kierunku. Łatwo stracić motywację, jeśli nie mamy jasno określonych celów. Trzeba mieć je cały czas przed oczami – staną się wtedy naturalnym „pobudzaczem” motywacji. Będą przypominać Wam po co ten cały wysiłek, wyrzeczenia i jednocześnie popychać Was do przodu. Jeśli zgubimy cel z oczu, w zasadzie nie będzie do czego się motywować. Bardzo ważne jest też to, co będzie Waszym celem, czy będzie realny do realizacji. Dlatego konieczne jest też przygotowanie dobrego planu.

 

Dobry plan

 

Mając jasno określony cel trzeba opracować strategię działań. Polecam Wam metodę małych kroczków, czyli stawianie sobie mniejszych celów i zadań, tak aby Wasz plan był realny do wykonania. Wyobraźmy sobie, że Wasza biznesowa droga na szczyt ma formę drabiny. W drodze na szczyt trzeba pokonać każdy szczebel, a próba przeskoczenia któregoś, może się skończyć bolesnym upadkiem. Oczywiście dobrze mieć główny cel przed oczami, ale przy okazji mieć świadomość, że składa się na niego wiele mniejszych zadań. A efekt końcowy to suma składowa tych poszczególnych zadań. Jeśli jasno określimy te mniejsze kroki, łatwiej dostrzeżemy postępy i efekty naszej pracy. Będziemy bardziej odczuwać, że pniemy się w górę – czyli we właściwym kierunku. Łatwiej zachować motywację, jeśli co chwilę otrzymujemy pozytywne sygnały, a nie czekamy na ten jeden duży, ostateczny.

 

Monitoruj i analizuj efekty

 

Te mniejsze cele i zadania pomagają w dokładniejszej analizie własnej pracy. To ważne, bo daje nie tylko wiedzę ale też okazję do modyfikacji Waszej strategii biznesowej. Jeśli zobaczycie, że pierwotne założenia nie są tak skuteczne jak miały być, trzeba będzie dokonać poprawek. Nawet najlepszy pomysł bez monitorowania efektów i analizy może być trudny do realizacji w dynamicznie zmieniających się warunkach i otoczeniu. Jeśli będziecie widzieć realne, a nie iluzoryczne efekty – łatwiej będzie Wam utrzymać motywację na odpowiednim poziomie.

 

Doceniaj mały sukcesy

 

Jeśli Wasz plan ma szereg mniejszych zdań, które na bieżąco monitorujecie i analizujecie łatwiej będzie wychwycić Wam pozytywne efekty Waszych starań i małe sukcesy. A nic tak nie pcha do przodu i nie podsyca motywacji jak konkretne, pozytywne efekty, które są wynikiem Waszych starań. Zyskujemy wtedy przekonanie, że to wszystko ma sens, nasze założenia zaczynają się spełniać, a zaangażowanie – zwraca się. To mogą być małe impulsy, ale realne. Małe sukcesy, ale niezaprzeczalne. Wtedy nie tylko nie stracimy motywacji, ale zyskamy dodatkową energię, nawet jeśli przyjdzie nam stawić czoła wymagającym problemom.

 

Potknięcia to naturalny proces

 

Tylko kwestią czasu jest kiedy na Waszej drodze pojawią się wertepy i przeszkody. Mogą przygasić Wasze zaangażowanie i motywację – to naturalne. Jeśli uda Wam się te problemy pokonać, zyskujecie bezcenną pewność siebie, energię do dalszych wysiłków. A jeśli zaczną Was przytłaczać? Jeśli się potkniecie? Wtedy też zyskujecie bezcenną lekcję. Raz, że upadek nie zawsze musi być taki straszny jak się wydawało. Dwa, że stać Was na to aby wstać, skorygować swoje kroki i iść dalej. Sukcesy nie uczą, one usypiają czujność. Porażki, potknięcia to źródło wiedzy – również o nas samych. Spróbujcie tak do tego podchodzić, dajcie sobie szansę na porażkę i wyciągnięcie z niej nauki. Tak się zdobywa doświadczenia i to one potem nas określają.

 

Porażki w biznesie - dlaczego są takie ważne?

 

Otaczaj się właściwymi ludźmi

 

Trudno będziecie Wam pozostać wytrwałym w swoich działaniach, jeśli otaczacie się ludźmi, którzy ciągną Was w dół. Otoczenie może stanowić albo dodatkowe obciążenie, utrudnienie (którego lepiej unikać, niż z nim walczyć), albo być dodatkowym, pozytywnym bodźcem motywującym. Szukajcie ludzi myślących podobnie jak Wy. Nie muszą być tacy sami, ale powinien przyświecać Wam wspólny cel i potrzeba wzajemnego wsparcia. Łatwiej jest pokonać chwilowe problemy, albo brak motywacji jeśli macie na kim się wesprzeć. Banał, ale sam niejednokrotnie przekonywałem się jak wiele zależy od otoczenia.

 

Korzystaj z doświadczeń innych

 

Obcowanie z innymi daje możliwość czerpania nie tylko siły, ale też inspiracji. Nigdzie nie jest powiedziane, że trzeba uczyć się tylko na własnych błędach. Dobrze jest korzystać z pozytywnych i negatywnych doświadczeń innych. To pozwoli Wam wyciągnąć wartościowe wnioski bez konieczności i ryzyka „twardego lądowania”. Sam też tak robię. Lubię czytać, poznawać i korzystać z doświadczeń innych.

 

Mów na głos o swoich planach

 

To taka drobna rada na koniec, która dobrze sprawdza się w praktyce – mów o swoich planach „na głos”. Oczywiście jeśli otaczasz się właściwymi ludźmi. Gdy jawnie określisz swoje cele, automatycznie w jeszcze w większym stopniu zmotywujesz się do ich realizacji. – również przed innymi. To prosty mechanizm, który może nie działa zawsze i w każdym przypadku, ale stanowi dobrą pomoc w szukaniu dodatkowych bodźców motywacyjnych. U mnie w każdym razie to działa. A co działa u Ciebie?

 

Każdego motywuje i nakręca coś innego. Nie ma jednej prostej drogi, ani jednego uniwersalnego sposobu na pobudzanie i utrzymywanie motywacji w biznesie. Warto sprawdzić i wiedzieć co działa konkretnie na Was. Mam nadzieję, że dzisiejszym wpisem choć trochę Wam w tym pomogłem. Jeśli macie jakieś własne sposoby i pomysły, podzielcie się nimi w komentarzach! Chętnie przetestuję na sobie 🙂

 

Jak inwestować w pracownika i na tym nie stracić?

Jak inwestować w pracownika i na tym nie stracić?

Jak wynika z badań rynku pracy, przeprowadzonego przez Instytut Badawczy Randstad, wśród najczęstszych powodów zmiany pracy wśród Polaków – na pierwszym miejscu znajduje się chęć rozwoju zawodowego. Zatrudnieni coraz większą wagę przywiązują do tego, czy pracodawca jest gotowy inwestować w doskonalenie ich kompetencji. Z drugiej strony tylko 28,8% firm planuje zaoferować swoim podwładnym dofinansowanie edukacji, jako dodatkową motywację do pozostania w organizacji. Jak pokazują jednak moje doświadczenia, jak też wiele innych – inwestycja w pracownika może być bardzo opłacalna dla pracodawcy. Może być i powinna być korzystna dla obu stron, a wszystko będzie zależało od naszego podejścia i organizacji. Co to oznacza w praktyce? Zapraszam do lektury!

(więcej…)

Networking w biznesie – jakie ma zalety?

Networking w biznesie – jakie ma zalety?

Nie od dziś mówi się, że dzięki znajomościom można wiele osiągnąć. Trudno się z tym nie zgodzić. Kontakty biznesowe otwierają nowe furtki i możliwości i z całą pewnością mogą pomóc w niejednej sytuacji i problemie. A im większa jest ta sieć, tym większe mamy szansę, że znajdą się w niej wartościowe kontakty, specjaliści, którzy mogą zapewnić realne wsparcie i nowe perspektywy. To sprawia, że networking staje się narzędziem do tego, aby rozwijać swój biznes. W dzisiejszym wpisie dowiecie się czym jest i jak możecie wykorzystać go w praktyce. Zapraszam!

 

Networking biznesowy, czyli kontakty w biznesie

 

Prowadząc własną firmę trzeba śledzić konkurencję i starać się być na bieżąco z aktualnościami z branży. Nawet prowadząc mały osiedlowy sklepik z odzieżą. Ale inne firmy i przedsiębiorcy nie od razu muszą być dla nas konkurencją i potencjalnym zagrożeniem. Mogą być naszą szansą, jeśli podejmiemy z nimi kontakt i współpracę. Mniej więcej tak działa networking, który polega na zdobywaniu kontaktów i utrzymywaniu dobrych relacji (nie tylko czysto zawodowych) z osobami, które mogą być wsparciem biznesowym dla naszej firmy. Ten rodzaj współpracy między przedsiębiorcami i markami powinien przynosić korzyść obopólną. To kluczowa sprawa, a to jaką dokładnie formę przyjmie taka współpraca, to już kwestia indywidualna. To może być wzajemne polecanie usług, połączenie sił przy określonych projektach, stworzenie wspólnej, bardziej kompleksowej oferty itd. Choć hasło networking brzmi poważnie, to wcale nie musi dotyczyć tylko poważnego biznesu. Równie dobrze sprawdza się w przypadku małych, lokalnych firm.

 

Podstawą networkingu jest zdobycie kontaktów i stworzenie odpowiednich relacji biznesowych. Im większy krąg potencjalnych partnerów, tym większe możliwości. Im trwalsza relacja, tym większa szansa, że taka współpraca przyniesie trwałe korzyści obu stronom. Można powiedzieć, że networking w dużej mierze opiera się na wymianie. Pomagasz innym w jakimś zakresie, wymieniasz się informacjami, wiedzą i podobnej pomocy możesz oczekiwać w zamian. To bardzo praktyczne i opłacalne, zwłaszcza jeśli potrzeby biznesowe wzajemnie się uzupełniają. Ale networking to nie tylko kontakty. Nie wystarczy wymienić się wizytówkami, przejść się czasem na branżową imprezę lub konferencję. To niestety nie jest takie łatwe i oczywiste. Dlaczego w takim razie warto zawracać sobie tym głowę?

 

Poradnik dla przedsiębiorców

 

Doskonale zdaję sobie sprawę, że takie otwarcie się na ludzi i wyjście do nich, nie dla każdego będzie łatwe i przyjemne. Zwłaszcza na początku. Warto jednak pamiętać, po co to wszystko. Networking i rozbudowywanie sieci biznesowych kontaktów to realna szansa na zdobycie nowych klientów, pozyskanie dostawców i wykonawców, zwiększenie renomy naszej marki, możliwość dotarcia do niedostępnych rejonów i specjalistów, oraz okazja do nawiązania ciekawych kontaktów z przedstawicielami innych branż. Od tego ile sami włożymy wysiłku i starań będzie zależało jakie korzyści uda się uzyskać. A jak zdobywać biznesowe kontakty? Jak networking wygląda w praktyce?

 

Jak budować sieć wartościowych kontaktów w biznesie?

 

Gdyby się tak dokładniej zastanowić, to każdy z Was ma do czynienia z networkingiem od lat. Choćby w momencie kiedy polecasz przyjacielowi sprawdzoną knajpę z dobrymi obiadami, albo usługi fryzjera, gabinet lekarski itd. Grunt to umiejętnie wykorzystać go do jasno określonych celów. To w jaki sposób zdobędziemy i wykorzystamy nowe znajomości zależy od Was i charakteru Waszego biznesu.

 

Warto być świadomym swoich potrzeb, to pierwsza i podstawowa sprawa, ważna jeszcze zanim zaczniemy szukać nowych kontaktów. Z uwagi na to, że networking ma charakter biznesowy, nie trzeba udawać, że szuka się przyjaciół. Określenie celu naszych działań jest wręcz wymagane jeśli chcemy osiągnąć realne korzyści z networkingu. Szukamy partnerów w biznesie, z którymi możemy wymienić się informacjami na interesujący nas temat, wiedzą, doświadczeniem, możemy nawiązać współpracę. Z tym nie ma co się kryć. Drugą podstawową kwestią, jest właśnie wiarygodność i autentyczność. To jest jak z budowaniem własnej marki – liczy się to jak postrzegają nas ludzie, bo to wywołuje określone reakcje, buduje pozytywne emocje i jest dobrym gruntem do nawiązania współpracy. Trzeba pamiętać, że nasza osoba mówi więcej o naszym biznesie niż logo na długopisie, czy ulotka. Personal branding, o którym wspominałem już we wpisie o marketingu, jak również w swoich filmach na YT, to uzyskanie spójności pomiędzy własnym wizerunkiem a wizerunkiem firmy, którą się reprezentuje. To jest bezpośrednio połączone. Za każdym biznesem stoją konkretni ludzie, niezależnie od branży.

 

Aby zdobywać nowe kontakty biznesowe trzeba wyjść z biura, otworzyć się na ludzi. Jeśli wcześniej zaplanowaliście kogo i po co szukacie, to teraz trzeba zastanowić się gdzie go znajdziecie. Warto aktywnie poszukać odpowiednich okazji. To mogą być konferencje branżowe, próba umówienia się z konkretną osobą indywidualnie, może jakieś targi? Każda branża ma swoje imprezy i dobrym pomysłem będzie pojawienie się na nich. Innym pomysłem może być dołączenie do stowarzyszeń biznesowych, różnego rodzaju izb handlowych. Może warto pomyśleć aby zainteresować się jakąś organizacją networkingową? Pojawiło się ich kilka i z tego co widzę, prężnie działają.

 

Linkedin do networkingu

 

Pamiętajcie, że wiele osób tak jak Wy szuka nowych kontaktów i zdaje sobie sprawę z wagi takich starań. Dlatego warto być dobrym obserwatorem. Idealnie do tego celu sprawdza się internet. To skarbnica wiedzy o naszej branży, o naszej konkurencji i potencjalnych partnerach. Wystarczy zrobić research. Świetnie do tego nadają się portale biznesowe, fora i grupy tematyczne. Sam ostatnio dostrzegłem spory potencjał portali społecznościowych w tej kwestii i staram się między innymi budować sieć z pomocą profilu na Linkedin. To miejsce jest stworzone do tego celu.

Możemy wykorzystać go w networkingu jako bazę danych, jako sposób na przedstawienie własnego doświadczenia i pozyskiwanie wiedzy o innych. To nieocenione źródło wiedzy o danej branży, o firmach które osiągają sukcesy i szukają nowych partnerów a także o wydarzeniach online i tych stacjonarnych. LinkedIn poprzez swój biznesowy charakter, stają się świetnym miejscem na promocję własnych osiągnięć, szukanie bezpośrednich kontaktów, jako kanał promocyjny, dzięki któremu możemy dotrzeć do określonej grupy odbiorców. Warto jednak przy tym wszystkim pamiętać, że samo zdobywanie kontaktów to początek „zabawy”. Prawdziwą sztuką jest budowanie relacji, które w perspektywie przyniosą nam korzyści. Ale to szerszy temat, na odrębny wpis i dyskusję. Jeśli nie chcecie go przegapić, możecie zapisać się do mojego newslettera.

Jeśli natomiast potrzebujesz wsparcia przy rozwijaniu networkingu, na przykład w social mediach, skontaktuj się ze mną. Mam w sieci kontaktów kilka sprawdzonych namiarów na specjalistów ds. social media marketingu, którzy chętnie pomogą Ci profesjonalnie i efektywnie prowadzić profil w social mediach 🙂

 

Outsourcing – dlaczego warto?

Outsourcing – dlaczego warto?

Większość firm, zwłaszcza w fazie rozwoju, potrzebuje dodatkowego wsparcia księgowego, informatycznego, marketingowego albo biznesowego. W zależności od profilu działalności, branży – to wsparcie będzie miało inny wymiar i zakres. Niektóre firmy w tym celu, decydują się na zatrudnienie własnego zespołu, inne korzystają z outsourcingu usług. W dzisiejszym wpisie skupimy się na tej drugiej opcji. Dlaczego?

Z doświadczenia wiem, że w wielu przypadkach to po prostu najlepsze rozwiązanie. Dlatego w dzisiejszym wpisie podsumuję najważniejsze informacje, możliwości jakie daje korzystanie z outsourcingu i podpowiem Wam jak to wszystko efektywnie zorganizować. Zapraszam!

 

Outsourcing – z czym to się je?

 

Im bardziej chcecie rozwijać firmę, tym pojawia się więcej obszarów i elementów, które wymagają zaopiekowania. To naturalny proces, który bywa jednak w praktyce sporym wyzwaniem. Co ważne, to proces który w zasadzie nigdy się nie kończy 🙂 No chyba, że sami o tym zdecydujecie. Tak naprawdę zaraz po rozpoczęciu działalności pojawia się kilka ważnych aspektów, które albo trzeba wziąć na klatę i samodzielnie zorganizować, albo skorzystać ze wsparcia zewnętrznych podmiotów. I tu pojawia się właśnie wątek outsourcingu.

 

Outsouricng jest skrótem stworzonym z trzech angielskich słów – outside-resource-using, czyli dosłownie: wykorzystywanie źródeł zewnętrznych. Tak to też wygląda w rzeczywistości. Wykorzystujemy źródła zewnętrzne (firmy, niezależni specjaliści) do realizacji wewnętrznych usług i procesów. Dzięki temu cześć obowiązków spadają z barków przedsiębiorcy i zajmują się nimi specjaliści z firmy, z którą podpiszemy umowę. Outsourcing jest spotykany najczęściej w takich dziedzinach jak księgowość, controlling (audyty), szkolenia, zaopatrzenie, administracja, marketing czy obsługa IT. Naprawdę ciężko znaleźć taki obszar w firmie, którego nie dałoby się z powodzeniem delegować na zewnątrz.

 

Można się spotkać z opinią, że korzystanie z outsourcingu bywa ryzykowne. W końcu wpuszczamy na swoje podwórko obcych – przekazujemy im uprawnienia, dane, powierzamy ważne i odpowiedzialne funkcje, które niekiedy decydują o właściwym funkcjonowaniu naszej firmy. To prawda. Natomiast ryzyko nie jest większe niż w przypadku zatrudnienia własnych specjalistów. Pod wieloma względami jest to dużo bezpieczniejsze. Zwłaszcza gdy weźmiemy pod uwagę, że outsourcingową firmę możemy zweryfikować i mamy bezpośredni wpływ na kształt umowy i dokładnych ustaleń. Niezależnie od tego z jakiego rodzaju outsourcingu planujecie skorzystać, jedna zasada powinna być niezmienna: fakt przekazania niektórych obszarów innym, nie oznacza, że można przestać się nimi interesować 🙂

 

Jak i kiedy warto skorzystać z outsourcingu?

 

Weźmy jako przykład outsourcing IT.  Na początek rozbijmy to określenie na czynniki pierwsze. IT to skrót określający technologię informacyjną, w potocznym i szerszym znaczeniu oznacza informatykę i telekomunikację. Usługi IT będą oznaczać zatem realizację wszelkiego rodzaju działań związanych z technologią i informatyką. Outsourcing IT polega na oddelegowaniu do zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmy zadań informatycznych. To powierzenie usług IT specjalistom, których nie musimy zatrudniać we własnej firmie, a z drugiej strony mamy do dyspozycji i niemal „na własność” cały zespół. Współpraca odbywa się w podobny sposób co w przypadku biur rachunkowych, agencji reklamowych, kancelarii prawnych itd.

 

W skład usług IT wchodzi między innymi:

  • Tworzenie, zarządzanie, modernizowanie i rozbudowę sieci komputerowych.
  • Utrzymywanie i serwis sprzętu komputerowego.
  • Zabezpieczenie procesów informatycznych i danych przed utratą (backupy).
  • Zarządzanie serwerami.
  • Rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem, udoskonalanie.
  • Instalacja i konfiguracja aplikacji i oprogramowania.
  • Instalacja i konfiguracja sprzętu komputerowego.
  • Usuwanie wirusów, szkodliwego oprogramowania.
  • Zapobieganie cyber zagrożeń (monitoring IT).
  • Zarządzanie bazy danych i ochrona RODO.
  • Wdrażanie usługi chmurowych i dedykowanych rozwiązań IT.
  • Szkolenia dla pracowników.

 

To kilka charakterystycznych usług, ale z pewnością nie jest to kompletna lista. Wiele zależy od indywidualnych potrzeb, z resztą każda firma informatyczna może mieć nieco inną ofertę i specjalizację, a Wy dodatkowe potrzeby. Niezależnie do tych szczegółów, dzięki outsourcingowi możecie realizować projekty bez konieczności reorganizowania swojej firmy, czy rozbudowywania zespołu.

 

Zainteresowany outsourcingiem dla małej lub średniej firmy? Dowiedz się więcej!

 

Oczywiście na bardzo podobnej zasadzie działa biuro rachunkowe, które podobnie jak w IT dysponuje zespołem specjalistów, gotowych przejąć obsługę poszczególnych obszarów takich jak księgowość, kontakt z urzędami, procesy kadrowe i finansowe. Podobnie z marketingiem. Outsourcing marketingu zapewni Wam dostęp na przykład do:

  • prowadzenia komunikacji w social mediach;
  • realizowania kampanii sprzedażowych;
  • pisania treści marketingowych na www i nie tylko;
  • tworzenia materiałów graficznych i promocyjnych;
  • budowania wizerunku marki w sieci i poza nią.

 

Kiedy zatem warto skorzystać z outsourcingu? Zawsze, gdy w Waszej firmie pojawia się obszar, który wymaga szerszego zaopiekowania. Zawsze, gdy wchodzicie na kolejny etap rozwoju biznesowego. Zwłaszcza, gdy nie macie odpowiednich kompetencji i specjalistów na pokładzie i zależy Wam na pilnowaniu finansów. A dlaczego outsourcing się opłaca? Jakie dokładnie niesie korzyści?

 

Outsourcing it usługi

 

Outsourcing – dlaczego warto?

 

Przygotowałem dla Was „kilka” konkretnych argumentów, które przemawiają za outsourcingiem. Jeśli nie zgadzacie się z jakimś punktem, poprawcie mnie w komentarzach. Oczywiście to tylko kilka wybranych aspektów i wiele zależy tu od indywidualnych potrzeb, obszarów i rodzajów outsourcingu. Można jednak przyjąć, że w większości przypadków warto skorzystać z outsourcingu z uwagi na:

 

  • dostęp do nowoczesnej technologii – firmy outsourcingowe dysponują większą paletą narzędzi i możliwości niż samodzielny fachowiec;
  • lepszą optymalizację kosztów firmowych – współpraca z firmą zewnętrzną zawsze będzie tańsza niż zatrudnianie samodzielnego specjalisty, tworzenie mu miejsca pracy, do tego podatki itd.
  • większą jakość współpracy – w firmach outsourcingowych zazwyczaj mamy do czynienia z całym zespołem specjalistów. Często o różnych specjalizacjach, co daje większe możliwości i większą jakość świadczonych usług.
  • gwarancję jakości usług informatycznych i wiedzy – umowa na świadczenie usług ma większą moc niż CV kandydata do pracy 😉
  • większą odpowiedzialność za błędy – pracownika w przypadku wpadki trudno będzie obarczyć dodatkową odpowiedzialnością np. finansową, z firmą outsourcingową jest już inaczej;
  • dostęp do wielu profesjonalnych usług w jednym miejscu – otrzymujemy szereg możliwości, które byłyby nieosiągalne w przypadku posiadania samodzielnego informatyka, albo księgowej;
  • lepszą organizację pracy – jedną z głównych zalet outsourcingu jest jego elastyczność. Warunki i charakter współpracy można swobodnie dopasować do własnych potrzeb i w razie konieczności zmieniać w trakcie współpracy;
  • dobrą komunikację – firmy dbają zazwyczaj o zachowanie pewnych standardów jeśli chodzi o obsługę klienta, co ułatwia i usprawnia komunikację;
  • wspomniałem wyżej o ryzyku – firmy outsourcingowe mają zazwyczaj wyrobioną markę, bagaż doświadczeń potwierdzony często referencjami, projektami, opiniami, które łatwiej jest zweryfikować niż fachowca, którego jedyną podkładką jest CV czy portfolio;
  • wygoda i dyspozycyjność – informatyk na etacie jest dostępny zazwyczaj przez ok 8 godzin dziennie, potem albo odbierze telefon albo nie 🙂 Opieka firmy IT może odbywać się nawet 24 h na dobę;
  • elastyczność oferty – zakres współpracy z firmą outsourcingową można zmieniać, skupiając się na wybranych, najważniejszych i aktualnych potrzebach biznesowych;
  • indywidualne warunki – outsourcing daje możliwość swobodnego wyboru oferty, ale też umożliwia tworzenie dedykowanych rozwiązań, szytych na miarę konkretnej firmy i środowiska;
  • stały monitoring, analiza – w przypadku zewnętrznych podmiotów dużo łatwiej o profesjonalną i bezstronną analizę i monitoring efektów pracy;
  • sprawna reakcja w przypadku awarii lub sytuacji kryzysowych – w przypadku pracownika nigdy nie będziemy mieć gwarancji, że będzie dostępny gdy naprawdę jest potrzebny. W przypadku firmy, wystarczy to uwzględnić na etapie określania warunków współpracy, aby potem oczekiwać reakcji w ustalonym czasie i charakterze;
  • serwis i usługi dodatkowe – czyli kolejny argument przemawiający za zewnętrzną firmą, gdzie w ofercie mogą znaleźć się dodatkowe usługi, niedostępne w przypadku samodzielnego specjalisty, którego możliwości zawsze będą bardziej ograniczone. Outsourcing może rozwijać się razem z Twoją firmą, być dostosowany do tempa tego rozwoju.

 

Mam nadzieję, że powyższe argumenty przemawiające za outsourcingiem dadzą Wam do myślenia. Na pewno trudno je zignorować, jeśli poważnie myślicie o rozwoju swojego biznesu. Pozostaje nam jeszcze jedna kwestia, którą chciałem poruszyć. Jak wybrać odpowiednią firmę i obsługę outsourcingową? W zalewie firm i usługodawców, może się to okazać nie lada wyzwaniem.

 

Jak dobrze wybrać firmę outsourcingową?

 

Na rynku jest ogromna ilość firm informatycznych, biur rachunkowych i agencji marketingowych, które proponują swoje usługi na zasadzie outsourcingu. To z jednej strony dobra informacja, z drugiej wyzwanie dla przedsiębiorców, którzy szukają takiego wsparcia. Niby mówi się, że od przybytku głowa nie boli, ale chcąc wybrać tą jedną, właściwą firmę wśród kilkudziesięciu innych, może się to okazać sporym problemem. Dlatego teraz podpowiem Wam kilka praktycznych wskazówek na co warto zwracać uwagę.

 

Na co zwracać uwagę przy wyborze outsourcingu?

  • Doświadczenie – to jeden z podstawowych czynników. Określa jak długo dana firma działa w branży, czym się zajmuje i z jakim efektem. To nieocenione źródło wiedzy i bardzo konkretna wskazówka jakiej współpracy możecie się spodziewać.
  • Specjalizacja – mając wiedzę w jakiej branży działa firma, gdzie osiąga największe sukcesy, w czym się specjalizuje, będziecie mieć większą pewność, że trafiliście pod dobry adres, a Wasze potrzeby będą zaopiekowane.
  • Wiedza – czasami wystarczy jedna rozmowa, albo wejście na firmowego bloga, aby przekonać się czy specjaliści z danej firmy mają odpowiednią, profesjonalną wiedzę. Warto też sprawdzić z jakich narzędzi korzystają, czy dobrze je znają? Czy mają dodatkowe certyfikaty, uprawnienia? To wszystko będzie dobrą wskazówką i pozytywnym sygnałem przy podejmowaniu decyzji o współpracy.
  • Cena – to jeden z głównych czynników, jakimi kierujemy się przy wyborze współpracy. Pamiętajcie jednak, że w wielu przypadkach cena będzie ściśle związana z jakością usług. Zbyt niska cena powinna być zastanawiająca. Poza tym warto zwrócić uwagę co w danej cenie rzeczywiście się zawiera. Może warto zapłacić trochę więcej, a w zamian otrzymać  wsparcie na lepszym poziomie?
  • Organizacja – można określić to też jako podejście do klienta. Od tego zależna będzie jakość komunikacji i jej efektywność. Dobra organizacja pracy przełoży się na prawidłowe funkcjonowanie Waszej firmy.
  • Referencje i opinie – z zaznaczeniem, że bardziej wiarygodne są jednak referencje niż anonimowe opinie 😉
  • Zaangażowanie – czyli jedna z ważniejszych cech przy każdego rodzaju współpracy, nie tylko w przypadku outsourcingu. Od tego będzie zależeć, czy rozwój Waszej firmy będzie realny, czy pozostanie tylko teoretyczny. Czy firmie będzie zależeć aby „odbębnić” swoje, czy jednak podejmuje inicjatywę? Można to próbować wyczuć już przy pierwszych rozmowach.
  • Elastyczność – to ważny czynnik w outsourcingu. Jeśli dana firma tworzy ofertę w oparciu o Twoje indywidualne ustalenia, potrzeby, jest w stanie dopasować warunki współpracy pod Was, to dobry impuls, który warto docenić. Jeśli po rozmowie dostaniecie szablon ogólnej umowy z wyjściowym cennikiem, może być to znak, że jednak nie słuchała i nie wyczuła Waszych oczekiwań.

 

Ogólna zależność jest prosta: im lepszy zrobicie research, im więcej czasu poświęcicie na poszukiwania, tym większą macie szansę na udaną i jakościową współpracę. Skoro jednak już czytacie ten wpis, to mogę Wam uprościć to zadanie…

Jak wiecie prowadzę kilka firm, do których należy między innymi WBT-IT. Proponujemy outsourcing IT, posiadamy zgrany zespół i bogate doświadczenie, dzięki któremu z powodzeniem obsługujemy małe i duże firmy z Warszawy. Zakres współpracy i poszczególne usługi zawsze staramy się dopasować do indywidualnych możliwości i oczekiwań. Po wcześniejszym audycie i rozmowach oczywiście 😉 Jeśli szukacie profesjonalnej obsługi informatycznej i wsparcia technologicznego skontaktujcie się ze mną i porozmawiajmy o szczegółach. Podobnie jeśli szukacie wsparcia w księgowości.

Zapraszam do bezpośredniego kontaktu!

Optymalizacja kosztów w firmie

Optymalizacja kosztów w firmie

Kryzys czai się za rogiem. Już teraz można powiedzieć, że jest źle, a będzie jeszcze gorzej. Niekorzystne zmiany w prawie, przepisach podatkowych, szalejąca inflacja, spowolnienie gospodarcze, wojna w Ukrainie. Mówiąc bardzo delikatnie – ciekawych dożyliśmy czasów. W obawie przed gorszymi czasami przedsiębiorcy redukują i optymalizują koszty w firmie. Według przedstawionego raportu „Thriving in uncertainty” Polska jest liderem w Europie jeżeli chodzi o procent firm, w których kadra kierownicza planuje tego rodzaju optymalizacje kosztów. W ciągu ostatnich lat, aż 86 % menedżerów z Polski pracowało nad prognozowaniem i optymalizacją, aż 57 % rozbudowywało swoje zaplecze informatyczne w celu redukcji kosztów oraz poprawienia efektywności.

To specjalnie nie dziwi. Tak jak wspomniałem, aktualna sytuacja nie daje wyboru. Pozostaje jednak najważniejsze pytanie. Jak skutecznie optymalizować koszty w firmie? Jakie mamy możliwości i gdzie szukać oszczędności?

 

Zarządzanie finansami w firmie

 

Niezależnie od tego, czy te wizje nadchodzącego kataklizmu są realne czy nie, odpowiednie zarządzanie finansami w firmie jest i zawsze była kluczowa. W końcu każdy kto prowadzi firmę chce, aby przynosiła jak największe zyski, a jednocześnie generowała jak najmniejsze koszty. Logiczne prawda?

Dla właścicieli firm i menedżerów odpowiedzialnych za finanse przedsiębiorstwa, bardzo ważna jest aktualna wiedza na temat zasad związanych z cyklem rotacji gotówki, płynnością finansową, dywersyfikacją środków itd. Aby umiejętnie zarządzać finansami, trzeba się na nich po prostu znać. Zwłaszcza, że wachlarz naszych możliwości i wybór rozwiązań jest spory. Trzeba o nich wiedzieć, a do tego umiejętnie wykorzystać do właściwego zarządzania finansami w firmie. Jak to zazwyczaj bywa, w teorii nie brzmi to na bardzo skomplikowane, a w rzeczywistości jest dużym i odpowiedzialnym wyzwaniem. Często złożonym z wielu etapów, elementów, działań. Zarządzanie finansami w firmie to konieczność zaplanowania nad szeregiem procesów, oraz ich ciągłe usprawnianie. Temu służy optymalizacja kosztów firmowych. Jak ją wykorzystać w praktyce?

 

Jak skutecznie optymalizować koszty firmy?

 

W wielu firmach, pomimo przeprowadzanej optymalizacji efekty nie są widoczne. Dlaczego? Powodem jest niezrozumiałość tego procesu, krótkowzroczność, brak umiejętnego zarządzania finansami w praktyce i brak odpowiedniej strategii implementacji. Niestety proces optymalizacji często niesie za sobą obowiązek cięcia kosztów. Z drugiej strony trzeba uważać na związane z tym pułapki. Im więcej chcemy zaoszczędzić w firmie, tym bardziej rośnie ryzyko zahamowania dalszego rozwoju organizacji, czy wstrzymanie jej właściwego funkcjonowania. To często ryzykowna gra, w której kluczowe staje się odpowiednia organizacja, zarządzanie zasobami ludzkimi i przepływem pieniądza. Chcąc uprościć temat, możemy proces optymalizacji podzielić na następujące kroki:

 

  • poznać dokładną sytuację i zrozumieć procesy firmowe, zwłaszcza w zakresie kosztów zakupu (audyt),
  • analiza, czyli opracowanie raportu zawierającego propozycje działań optymalizujących w celu uzyskania obniżenia kosztów w konkretnych obszarach działalności,
  • wdrożenie program optymalizacyjnego, zbudowanie strategię długoterminowej (albo na określony czas),
  • bieżące monitorowanie efektów i analiza programu naprawczego w oparciu o dane.

 

Oczywiście to ogólny zarys. Pod każdym z tych punktów kryje się mnóstwo procesów, pracy, czasami całego zespołu specjalistów. Im większy biznes, tym tych podpunktów będzie więcej. Pamiętajmy również, że zmniejszenie wydatków w firmie np. o 8-10 %, gdzie rezygnujemy z dodatkowych świadczeń dla pracowników jak np. budżet szkoleniowy, bonusy, premie, może odbijać się na zespole i zapewne w jakimś sensie będzie się na nim odbijać. Dlatego nie zawsze wskazane będzie „trzęsienie ziemi”. Czasami wystarczy uszczelnić obecne wydatki, sprawdzić gdzie pieniądze nam uciekają, dokładniej przeanalizować czy konieczne jest kupowanie danego produktu lub usługi. To często pozwala wygospodarować dodatkowe % w firmie, bez konieczności redukcji poziomu pracy naszego zespołu. Albo poziomu zatrudnienia w firmie…

 

Inne stosowane metody optymalizacji kosztów w firmie, to redukcja zatrudnienia. Osobiście uważam jednak, że jest to droga donikąd. To tak jakbyśmy szukając oszczędności w opłatach za prąd, nagle w kilku pokojach w naszej siedzibie mieli pracować po ciemku. Jakość pracy spadnie do zera, co będzie nas kosztować znacznie drożej niż te kilkadziesiąt złotych na rachunku za energię. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest pozbycie się części niepotrzebnych zadań, niż ludzi. Zanim to zrobimy konieczna jest ocena, które z nich generują więcej kosztów/czasu niż korzyści. Niektórych procesów może nie opłaca się ruszać?

 

Kolejny sposób dotyczący optymalizacji kosztów w firmie, to dobra koordynacja zakupowa wszystkich działów. Zbierając np. zamówienia zakupowe ze wszystkich działów w jednym miejscu, możemy przy większych ilościach oraz częstych zakupach liczyć na pokaźne zniżki od dostawców. Oszczędzać w ten sposób można również na podróżach służbowych. Załóżmy, że dane przedsiębiorstwo wysyła pracowników różnego szczebla w te same miejsca, lecz w różnych godzinach, różnymi kanałami komunikacji i co najgorsze w różne placówki hotelowe. A wystarczy połączyć poszczególne działy w grupy. Grupy mogą już łatwiej negocjować upusty podróży czy zniżki w wybranych hotelach. W zasadzie wszystkie usługi, z których korzysta nasz biznes można negocjować! Myślę, że wielu z Was zaskoczyła by kwota, którą można w ten sposób zaoszczędzić.

 

 

Poradnik dla przedsiębiorców

 

Firma może wykorzystać też dodatkowe środki na inwestycję w rozwój. Pieniądze uzyskane z optymalizacji kosztów, albo z optymalizacji niektórych nierentowanych i niepotrzebnych obszarów, można ulokować np. w marketingu, sprzedaży czy employer brandingu. Takie działanie może ułatwić pozyskiwanie nowych klientów czy wysoce wykwalifikowanych pracowników. To może diametralnie zmienić sytuację finansową w firmie i mieć duże znaczenie dla optymalizacji. Może nie wszyscy mają takie podejście, ale optymalizacja kosztów to w moim przekonaniu także tworzenie przewagi nad konkurencją. Złe czasy, stają się często dobrym momentem, aby wyprzedzić ją, dopracować ofertę, odpowiednio dobrać politykę cenową i dotrzeć do nowych klientów.

 

Następnym sposobem na skuteczną optymalizację kosztów jest outsourcing niektórych działów i procesów w firmie. Oddanie usług księgowych, prawnych czy usług informatycznych, zewnętrznym firmom może znacząco zredukować koszty w danym sektorze. A co ważne, jednocześnie podniesie się poziom i jakość tej obsługi. Takie oddelegowanie procesów, znacząco zredukuje koszt bez ponoszenia strat biznesowych danej organizacji. Z jednej strony koszt usługi będzie mniejszy, niż zatrudnienie samodzielnego fachowca. Z drugiej strony otrzymujecie zazwyczaj dostęp do całego zespołu specjalistów, którzy są do Waszej dyspozycji. Chętnie przedstawię Wam bliżej możliwości, korzyści i koszty przejścia na outsourcing, bo tak się przypadkowo składa, że prowadzę akurat kilka firm w tym modelu biznesowym. Zachęcam do bezpośredniego kontaktu!

 

Sprawdzoną metodą w optymalizacji jest wdrożenie automatyzacji procesów firmowych. Na co dzień korzystamy z różnego rodzaju narzędzi, technologii, które mogą nam (z odpowiednim wsparciem) posłużyć także do przeprowadzenia skutecznego procesu optymalizacyjnego. Dzięki automatyzacji np. w obszarze obsługi klienta, sprzedaży, marketingu, produkcji – uwalniamy zasoby. Czy to chodzi o koszty, ludzi, czy nasze własne zaangażowanie.

 

Co powstrzymuje Cię przed optymalizacją kosztów?

 

Jednym z podstawowych problemów firm i obawą przed zrobieniem rzetelnej optymalizacji jest obawa przed zmianą. Dotyczy to zarówno szczebla menadżerskiego jak i pracowników. Właściciele firm obawiają się natomiast dodatkowych kosztów związanych z nowymi wdrożeniami, nie zastanawiając się jakie korzyści może to przynieść w dłuższej perspektywie.

Nie ukrywam, że sam proces optymalizacji nie należy do łatwych i bywa bardzo czasochłonny. Wymaga zagłębienia się w wiele elementów i funkcjonowanie danej organizacji. Uważam jednak, że każda firma powinna nieustannie szukać rozwiązań, które uszczelnią niepotrzebne wydatki oraz pomogą znaleźć nowe opłacalne rozwiązania zwiększające szanse na rozwój przedsiębiorstwa. Przeprowadzenie takiej optymalizacji wymaga rzetelnej diagnozy sytuacji oraz znalezienie najbardziej optymalnych rozwiązań dopasowanych do specyfiki danego biznesu. To często proces, który wymaga i sporo czasu i trochę wysiłku ze strony przedsiębiorcy. Doskonale rozumiem, że w trudnych momentach czasem trudno jest złapać dystans w biznesie i trzeźwo przeanalizować wszystkie opcje, zagrożenia i szanse. To może być blokadą do przeprowadzenia zmian w firmie, ale nie powinno ich finalnie przekreślić. Warto pamiętać, że zawsze możecie też skorzystać z dodatkowego wsparcia.

 

Wsparcie w optymalizacji kosztów firmowych

 

Wiedząc, jak ważnym wyzwaniem jest optymalizacja kosztów firmowych, warto rozpatrzyć poszukanie wsparcia w tych działaniach. Dobrze skorzystać z doświadczeń i praktycznego rozeznania tych, którzy już mają to za sobą. To może być kompleksowa pomoc, która obejmie wszystkie firmowe procesy, albo możecie skupić się na poszczególnych dziedzinach, zaczynając od najbardziej istotnych. Oczywiście mogę Wam w tym pomóc. Zarówno całościowo, jak też w wybranych aspektach. Na przykład jeśli chodzi o firmowe IT, strategię marketingową ale też w przypadku finansów i podatków. Być może wiecie, że prowadzę biuro rachunkowe w Warszawie. Przeprowadziliśmy już szereg optymalizacji kosztów u naszych klientów, a w zasadzie cały czas to robimy. Podatki to temat dynamiczny, wymaga aktualnych informacji i szybkiego wdrażania.

Jestem do Waszej dyspozycji. Jeśli szukacie wsparcia w optymalizacji kosztów firmowych – pomogę. Napiszcie do mnie, krótko przedstawiając sytuację i porozmawiajmy o Waszym biznesie!