Coraz częściej mówi się o nadchodzącym kryzysie, który podobno czai się już za rogiem. W obawie przed tym “Armagedonem”, polskie firmy redukują i optymalizują masowo koszty w firmie. Według przedstawionego raportu „Thriving in uncertainty” Polska jest liderem w Europie jeżeli chodzi o procent firm, w których kadra kierownicza planuje takie optymalizacje kosztów firmowych.

W ciągu ostatnich lat, aż 86 % menedżerów z Polski pracowało nad prognozowaniem i optymalizacją, aż 57 % rozbudowywało swoje zaplecze informatyczne w celu redukcji kosztów oraz poprawienia efektywności. Dlaczego? Jak skutecznie optymalizować koszty w firmie?

 

Finanse w firmie

 

Niezależnie od tego, czy te wizje kataklizmu są realne czy nie, odpowiednie zarządzanie finansami w firmie jest i zawsze była kluczowa. W końcu każdy kto prowadzi firmę chce aby przynosiła jak największe zyski, a jednocześnie generowała jak najmniejsze koszty. 

Dla właścicieli firm i menedżerów odpowiedzialnych za finanse przedsiębiorstwa, bardzo ważna jest aktualna wiedza na temat zasad związanych z cyklem rotacji gotówki, płynnością finansową, dywersyfikacją środków itd. Aby umiejętnie zarządzać finansami, trzeba się na nich po prostu znać. Zwłaszcza, że wachlarz naszych możliwości i wybór rozwiązań jest spory. Trzeba o nich wiedzieć, a do tego umiejętnie wykorzystać do właściwego zarządzania finansami w firmie.

Jak to zazwyczaj bywa, w teorii nie brzmi to na bardzo skomplikowane, a w rzeczywistości jest dużym i odpowiedzialnym wyzwaniem. Zarządzanie finansami w firmie to konieczność zaplanowania i zapanowania nad szeregiem procesów, oraz ich ciągłe usprawnianie. Do tego też służy optymalizacja kosztów firmowych. 

 

 

Jak skutecznie optymalizować koszty firmy?

 

W wielu firmach, pomimo przeprowadzanej optymalizacji efekty nie są widoczne. Dlaczego? Powodem jest niezrozumiałość tego procesu, krótkowzroczność, brak umiejętnego zarządzania finansami w praktyce i brak odpowiedniej strategii implementacji.

Niestety proces optymalizacji często niesie za sobą obowiązek cięcia kosztów. Trzeba również uważać na tzw. pułapki cięcia kosztów, gdyż im więcej chcemy zaoszczędzić w firmie, tym bardziej rośnie ryzyko zahamowania dalszego rozwoju organizacji.

 

Jak przeprowadzić optymalizację kosztów? 

  • poznać sytuację i zrozumieć procesy firmowe, zwłaszcza w zakresie kosztów zakupu (audyt)
  • opracować raport zawierającego propozycje działań optymalizujących w celu uzyskania obniżenia kosztów w konkretnych obszarach działalności
  • wdrożyć program optymalizacyjny, zbudować strategię długoterminową
  • monitorowanie efektów i analiza programu

 

 

Oczywiście to ogólny zarys. Pod każdym z tych punktów kryje się mnóstwo procesów, pracy, czasami całego zespołu specjalistów. Im większy biznes, tym tych podpunktów będzie więcej. 

Pamiętajmy również, że zmniejszenie wydatków w firmie np. o 8-10 %, gdzie rezygnujemy z dodatkowych świadczeń dla pracowników jak np. bilety na wydarzenia, bonusy, karty na siłownie czy imprezy okolicznościowe może odbijać się na zespole. Dlatego nie zawsze potrzebne będzie “trzęsienie ziemi”. Czasami wystarczy uszczelnić obecne wydatki, sprawdzić gdzie pieniądze nam uciekają i dokładniej przeanalizować czy konieczne jest kupowanie danego produktu lub usługi. To często pozwala wygospodarować dodatkowe % w firmie, bez konieczności redukcji poziomu pracy naszego zespołu.

 

Inne stosowane metody optymalizacji kosztów w firmie, to redukcja zatrudnienia. Osobiście uważam jednak, że jest to droga donikąd. To tak jakbyśmy szukając oszczędności w opłatach za prąd, nagle w kilku pokojach w naszej siedzibie mieli pracować po ciemku. Jakość pracy spadnie do zera, co będzie nas kosztować znacznie drożej niż te kilkadziesiąt złotych na rachunku za energię… Znacznie lepszym rozwiązaniem jest pozbycie się części niepotrzebnych zadań, niż ludzi. Zanim to zrobimy konieczna jest ocena, które z nich generują więcej kosztów/czasu niż korzyści. Niektórych procesów może nie opłaca się ruszać?

 

Kolejny sposób dotyczący optymalizacji kosztów w firmie, to dobra koordynacja zakupowa wszystkich działów. Zbierając np. zamówienia zakupowe ze wszystkich działów w jednym miejscu, możemy przy większych ilościach oraz częstych zakupach liczyć na pokaźne zniżki od dostawców. Oszczędzać w ten sposób można również na podróżach służbowych. Załóżmy, że dane przedsiębiorstwo wysyła pracowników różnego szczebla w te same miejsca, lecz w różnych godzinach, różnymi kanałami komunikacji i co najgorsze w różne placówki hotelowe. A wystarczy połączyć poszczególne działy w grupy. Grupy mogą już łatwiej negocjować upusty podróży czy zniżki w wybranych hotelach. W zasadzie wszystkie usługi, z których korzysta nasz biznes można negocjować! Myślę, że wielu z Was zaskoczyła by kwota, którą można w ten sposób zaoszczędzić.

 

Outsourcing jako sposób na optymalizację kosztów firmy - baner

 

Następnym sposobem na skuteczną optymalizację kosztów jest outsourcing niektórych działów i procesów w firmie. Oddanie usług księgowych, prawnych czy usług informatycznych, zewnętrznym firmom może znacząco zredukować koszty w danym sektorze. A co ważne, jednocześnie podniesie się poziom i jakość tej obsługi. Takie oddelegowanie procesów, znacząco zredukuje koszt bez ponoszenia strat biznesowych danej organizacji. Z jednej strony koszt usługi będzie mniejszy, niż zatrudnienie samodzielnego fachowca. Z drugiej strony otrzymujecie zazwyczaj dostęp do całego zespołu specjalistów, którzy są do Waszej dyspozycji.

Ta forma optymalizacji jest coraz bardziej popularna w Polsce. Na Świecie ten trend trwa już od przynajmniej 20 lat i co ważne – sprawdza się w praktyce!

 

Jednym z podstawowych problemów firm i obawą przed zrobieniem rzetelnej optymalizacji jest obawa przed zmianą. Dotyczy to zarówno szczebla menadżerskiego jak i pracowników. Właściciele firm obawiają się natomiast dodatkowych kosztów związanych z nowymi wdrożeniami, nie zastanawiając się jakie korzyści może to przynieść w dłuższej perspektywie.

Nie ukrywam, że sam proces optymalizacji nie należy do łatwych i bywa bardzo czasochłonny. Wymaga zagłębienia się w wiele elementów i funkcjonowanie danej organizacji. Uważam jednak, że każda firma powinna nieustannie szukać rozwiązań, które uszczelnią niepotrzebne wydatki oraz pomogą znaleźć nowe opłacalne rozwiązania zwiększające szanse na rozwój przedsiębiorstwa. Przeprowadzenie takiej optymalizacji wymaga rzetelnej diagnozy sytuacji oraz znalezienie najbardziej optymalnych rozwiązań dopasowanych do specyfiki danego biznesu.

 

Wsparcie w optymalizacji kosztów

 

Wiedząc, jak ważnym wyzwaniem jest optymalizacja kosztów firmowych, warto rozpatrzyć poszukanie wsparcia w tych działaniach. Dobrze skorzystać z doświadczeń i praktycznego rozeznania tych, którzy już mają to za sobą. To może być kompleksowa pomoc, która obejmie wszystkie firmowe procesy, albo możecie skupić się na poszczególnych dziedzinach, zaczynając od najbardziej istotnych.

Oczywiście mogę Wam w tym pomóc. Zarówno całościowo, jak też w wybranych aspektach. Na przykład jeśli chodzi o firmowe IT – możecie liczyć na wsparcie mojej firmy WBT-IT oferującej obsługę informatyczną. Razem z zespołem regularnie pomagamy naszym klientom w optymalizacji infrastruktury informatycznej. 

 

Podobnie z resztą w przypadku finansów i podatków. Z pewnością wiecie, że prowadzę biuro rachunkowe w Warszawie. Przeprowadziliśmy już szereg optymalizacji podatkowych, a w zasadzie cały czas to robimy na bieżąco. Podatki to temat dynamiczny, wymaga aktualnych informacji i szybkiego wdrażania. Ostatnio personel M&M Księgi Rachunkowe na firmowym blogu podpowiadała 10 pomysłów na oszczędności w firmie, zerknijcie – to będzie fajne uzupełnienie dzisiejszego tematu.

Jestem do Waszej dyspozycji. Jeśli szukacie wsparcia w optymalizacji kosztów firmowych – pomogę. Napiszcie do mnie, krótko przedstawiając sytuację i porozmawiajmy o Waszym biznesie!

Do zobaczenia!

 

Podobne tematy

Świadectwo pracy 2019 – wzór do pobrania Przygotowałem dla Was kilka praktycznych i aktualnych informacji dotyczących świadectw pracy w 2019. Niezależnie od tego czy jesteś pracodawcą, czy pracownikiem warto zdawać sobie sprawę jak wygląda sytuacja. Zwłaszcza, że w ostatnich miesiącach pojawiły się pewne znaczące zmiany. Dziś omówię najważniejsze informacje, ...
Strach przed krytyką – jak z nim walczyć? Strach przed krytyką, przed oceną naszych działań, to powszechne zjawisko nie tylko w biznesie, ale także w codziennym życiu. W zasadzie towarzyszy chyba każdemu, chyba od zawsze. Przybiera różne formy, atakuje z różnym nasileniem...Dlaczego tak się dzieje? Dlaczego tak bardzo boimy się krytyki i jak sobie z tym radzić...
Zmiany w Kodeksie Pracy 2018 Z pewnością słyszeliście o tym, że trwają prace nad zmianami w Kodeksie Pracy. W związku z tym, że Komisja Kodyfikacyjna zakończyła już pracę nad projektem i teraz przedstawi te propozycje rządowi - wydaje się, że to dobry moment na podsumowanie.Dlaczego to takie ważne? Niezależnie czy jesteś przedsiębiorcą, masz własn...