Optymalizacja kosztów w firmie

Optymalizacja kosztów w firmie

Kryzys czai się za rogiem. Już teraz można powiedzieć, że jest źle, a będzie jeszcze gorzej. Niekorzystne zmiany w prawie, przepisach podatkowych, szalejąca inflacja, spowolnienie gospodarcze, wojna w Ukrainie. Mówiąc bardzo delikatnie – ciekawych dożyliśmy czasów. W obawie przed gorszymi czasami przedsiębiorcy redukują i optymalizują koszty w firmie. Według przedstawionego raportu „Thriving in uncertainty” Polska jest liderem w Europie jeżeli chodzi o procent firm, w których kadra kierownicza planuje tego rodzaju optymalizacje kosztów. W ciągu ostatnich lat, aż 86 % menedżerów z Polski pracowało nad prognozowaniem i optymalizacją, aż 57 % rozbudowywało swoje zaplecze informatyczne w celu redukcji kosztów oraz poprawienia efektywności.

To specjalnie nie dziwi. Tak jak wspomniałem, aktualna sytuacja nie daje wyboru. Pozostaje jednak najważniejsze pytanie. Jak skutecznie optymalizować koszty w firmie? Jakie mamy możliwości i gdzie szukać oszczędności?

 

Zarządzanie finansami w firmie

 

Niezależnie od tego, czy te wizje nadchodzącego kataklizmu są realne czy nie, odpowiednie zarządzanie finansami w firmie jest i zawsze była kluczowa. W końcu każdy kto prowadzi firmę chce, aby przynosiła jak największe zyski, a jednocześnie generowała jak najmniejsze koszty. Logiczne prawda?

Dla właścicieli firm i menedżerów odpowiedzialnych za finanse przedsiębiorstwa, bardzo ważna jest aktualna wiedza na temat zasad związanych z cyklem rotacji gotówki, płynnością finansową, dywersyfikacją środków itd. Aby umiejętnie zarządzać finansami, trzeba się na nich po prostu znać. Zwłaszcza, że wachlarz naszych możliwości i wybór rozwiązań jest spory. Trzeba o nich wiedzieć, a do tego umiejętnie wykorzystać do właściwego zarządzania finansami w firmie. Jak to zazwyczaj bywa, w teorii nie brzmi to na bardzo skomplikowane, a w rzeczywistości jest dużym i odpowiedzialnym wyzwaniem. Często złożonym z wielu etapów, elementów, działań. Zarządzanie finansami w firmie to konieczność zaplanowania nad szeregiem procesów, oraz ich ciągłe usprawnianie. Temu służy optymalizacja kosztów firmowych. Jak ją wykorzystać w praktyce?

 

Jak skutecznie optymalizować koszty firmy?

 

W wielu firmach, pomimo przeprowadzanej optymalizacji efekty nie są widoczne. Dlaczego? Powodem jest niezrozumiałość tego procesu, krótkowzroczność, brak umiejętnego zarządzania finansami w praktyce i brak odpowiedniej strategii implementacji. Niestety proces optymalizacji często niesie za sobą obowiązek cięcia kosztów. Z drugiej strony trzeba uważać na związane z tym pułapki. Im więcej chcemy zaoszczędzić w firmie, tym bardziej rośnie ryzyko zahamowania dalszego rozwoju organizacji, czy wstrzymanie jej właściwego funkcjonowania. To często ryzykowna gra, w której kluczowe staje się odpowiednia organizacja, zarządzanie zasobami ludzkimi i przepływem pieniądza. Chcąc uprościć temat, możemy proces optymalizacji podzielić na następujące kroki:

 

  • poznać dokładną sytuację i zrozumieć procesy firmowe, zwłaszcza w zakresie kosztów zakupu (audyt),
  • analiza, czyli opracowanie raportu zawierającego propozycje działań optymalizujących w celu uzyskania obniżenia kosztów w konkretnych obszarach działalności,
  • wdrożenie program optymalizacyjnego, zbudowanie strategię długoterminowej (albo na określony czas),
  • bieżące monitorowanie efektów i analiza programu naprawczego w oparciu o dane.

 

Oczywiście to ogólny zarys. Pod każdym z tych punktów kryje się mnóstwo procesów, pracy, czasami całego zespołu specjalistów. Im większy biznes, tym tych podpunktów będzie więcej. Pamiętajmy również, że zmniejszenie wydatków w firmie np. o 8-10 %, gdzie rezygnujemy z dodatkowych świadczeń dla pracowników jak np. budżet szkoleniowy, bonusy, premie, może odbijać się na zespole i zapewne w jakimś sensie będzie się na nim odbijać. Dlatego nie zawsze wskazane będzie „trzęsienie ziemi”. Czasami wystarczy uszczelnić obecne wydatki, sprawdzić gdzie pieniądze nam uciekają, dokładniej przeanalizować czy konieczne jest kupowanie danego produktu lub usługi. To często pozwala wygospodarować dodatkowe % w firmie, bez konieczności redukcji poziomu pracy naszego zespołu. Albo poziomu zatrudnienia w firmie…

 

Inne stosowane metody optymalizacji kosztów w firmie, to redukcja zatrudnienia. Osobiście uważam jednak, że jest to droga donikąd. To tak jakbyśmy szukając oszczędności w opłatach za prąd, nagle w kilku pokojach w naszej siedzibie mieli pracować po ciemku. Jakość pracy spadnie do zera, co będzie nas kosztować znacznie drożej niż te kilkadziesiąt złotych na rachunku za energię. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest pozbycie się części niepotrzebnych zadań, niż ludzi. Zanim to zrobimy konieczna jest ocena, które z nich generują więcej kosztów/czasu niż korzyści. Niektórych procesów może nie opłaca się ruszać?

 

Kolejny sposób dotyczący optymalizacji kosztów w firmie, to dobra koordynacja zakupowa wszystkich działów. Zbierając np. zamówienia zakupowe ze wszystkich działów w jednym miejscu, możemy przy większych ilościach oraz częstych zakupach liczyć na pokaźne zniżki od dostawców. Oszczędzać w ten sposób można również na podróżach służbowych. Załóżmy, że dane przedsiębiorstwo wysyła pracowników różnego szczebla w te same miejsca, lecz w różnych godzinach, różnymi kanałami komunikacji i co najgorsze w różne placówki hotelowe. A wystarczy połączyć poszczególne działy w grupy. Grupy mogą już łatwiej negocjować upusty podróży czy zniżki w wybranych hotelach. W zasadzie wszystkie usługi, z których korzysta nasz biznes można negocjować! Myślę, że wielu z Was zaskoczyła by kwota, którą można w ten sposób zaoszczędzić.

 

 

Poradnik dla przedsiębiorców

 

Firma może wykorzystać też dodatkowe środki na inwestycję w rozwój. Pieniądze uzyskane z optymalizacji kosztów, albo z optymalizacji niektórych nierentowanych i niepotrzebnych obszarów, można ulokować np. w marketingu, sprzedaży czy employer brandingu. Takie działanie może ułatwić pozyskiwanie nowych klientów czy wysoce wykwalifikowanych pracowników. To może diametralnie zmienić sytuację finansową w firmie i mieć duże znaczenie dla optymalizacji. Może nie wszyscy mają takie podejście, ale optymalizacja kosztów to w moim przekonaniu także tworzenie przewagi nad konkurencją. Złe czasy, stają się często dobrym momentem, aby wyprzedzić ją, dopracować ofertę, odpowiednio dobrać politykę cenową i dotrzeć do nowych klientów.

 

Następnym sposobem na skuteczną optymalizację kosztów jest outsourcing niektórych działów i procesów w firmie. Oddanie usług księgowych, prawnych czy usług informatycznych, zewnętrznym firmom może znacząco zredukować koszty w danym sektorze. A co ważne, jednocześnie podniesie się poziom i jakość tej obsługi. Takie oddelegowanie procesów, znacząco zredukuje koszt bez ponoszenia strat biznesowych danej organizacji. Z jednej strony koszt usługi będzie mniejszy, niż zatrudnienie samodzielnego fachowca. Z drugiej strony otrzymujecie zazwyczaj dostęp do całego zespołu specjalistów, którzy są do Waszej dyspozycji. Chętnie przedstawię Wam bliżej możliwości, korzyści i koszty przejścia na outsourcing, bo tak się przypadkowo składa, że prowadzę akurat kilka firm w tym modelu biznesowym. Zachęcam do bezpośredniego kontaktu!

 

Sprawdzoną metodą w optymalizacji jest wdrożenie automatyzacji procesów firmowych. Na co dzień korzystamy z różnego rodzaju narzędzi, technologii, które mogą nam (z odpowiednim wsparciem) posłużyć także do przeprowadzenia skutecznego procesu optymalizacyjnego. Dzięki automatyzacji np. w obszarze obsługi klienta, sprzedaży, marketingu, produkcji – uwalniamy zasoby. Czy to chodzi o koszty, ludzi, czy nasze własne zaangażowanie.

 

Co powstrzymuje Cię przed optymalizacją kosztów?

 

Jednym z podstawowych problemów firm i obawą przed zrobieniem rzetelnej optymalizacji jest obawa przed zmianą. Dotyczy to zarówno szczebla menadżerskiego jak i pracowników. Właściciele firm obawiają się natomiast dodatkowych kosztów związanych z nowymi wdrożeniami, nie zastanawiając się jakie korzyści może to przynieść w dłuższej perspektywie.

Nie ukrywam, że sam proces optymalizacji nie należy do łatwych i bywa bardzo czasochłonny. Wymaga zagłębienia się w wiele elementów i funkcjonowanie danej organizacji. Uważam jednak, że każda firma powinna nieustannie szukać rozwiązań, które uszczelnią niepotrzebne wydatki oraz pomogą znaleźć nowe opłacalne rozwiązania zwiększające szanse na rozwój przedsiębiorstwa. Przeprowadzenie takiej optymalizacji wymaga rzetelnej diagnozy sytuacji oraz znalezienie najbardziej optymalnych rozwiązań dopasowanych do specyfiki danego biznesu. To często proces, który wymaga i sporo czasu i trochę wysiłku ze strony przedsiębiorcy. Doskonale rozumiem, że w trudnych momentach czasem trudno jest złapać dystans w biznesie i trzeźwo przeanalizować wszystkie opcje, zagrożenia i szanse. To może być blokadą do przeprowadzenia zmian w firmie, ale nie powinno ich finalnie przekreślić. Warto pamiętać, że zawsze możecie też skorzystać z dodatkowego wsparcia.

 

Wsparcie w optymalizacji kosztów firmowych

 

Wiedząc, jak ważnym wyzwaniem jest optymalizacja kosztów firmowych, warto rozpatrzyć poszukanie wsparcia w tych działaniach. Dobrze skorzystać z doświadczeń i praktycznego rozeznania tych, którzy już mają to za sobą. To może być kompleksowa pomoc, która obejmie wszystkie firmowe procesy, albo możecie skupić się na poszczególnych dziedzinach, zaczynając od najbardziej istotnych. Oczywiście mogę Wam w tym pomóc. Zarówno całościowo, jak też w wybranych aspektach. Na przykład jeśli chodzi o firmowe IT, strategię marketingową ale też w przypadku finansów i podatków. Być może wiecie, że prowadzę biuro rachunkowe w Warszawie. Przeprowadziliśmy już szereg optymalizacji kosztów u naszych klientów, a w zasadzie cały czas to robimy. Podatki to temat dynamiczny, wymaga aktualnych informacji i szybkiego wdrażania.

Jestem do Waszej dyspozycji. Jeśli szukacie wsparcia w optymalizacji kosztów firmowych – pomogę. Napiszcie do mnie, krótko przedstawiając sytuację i porozmawiajmy o Waszym biznesie!

Dlaczego niektóre spotkania nie powinny być mailem?

Dlaczego niektóre spotkania nie powinny być mailem?

Jeśli prowadzisz własną firmę zapewne zgodzisz się ze stwierdzeniem, że mamy coraz mniej czasu. Niezależnie od tego jaką działalność prowadzisz, zawsze jest coś do zrobienia. Często brakuje godzin w dobie, aby zaopiekować wszystkie tematy. Sam znam to z autopsji i wiem jak dużym wyzwaniem jest odpowiednia organizacja działań. Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, że część z nich nie da się załatwić jednym mailem, czy telefonem. Klienci, współpracownicy, partnerzy wymuszają konieczność ciągłych spotkań, co bywa nie tylko czasochłonne ale też angażujące i wymagające. Oczywiście część takich spotkań spokojnie mogłaby być mailem, część z nich można odbyć zdalnie w formie video rozmowy, ale z pewnością nie wszystkie. Dlaczego warto organizować spotkania biznesowe? Jak robić to efektywnie? Ten temat omówię w dzisiejszym wpisie, a na koniec będę miał też dodatkowe zaproszenie dla Ciebie 🙂

 

Kiedy spotkanie biznesowe nie powinno być mailem?

 

Prowadząc własną firmę, zarządzając zespołem, często stajemy przed koniecznością rozwiązania pewnych problemów, czy też podjęcia pewnych ważnych, strategicznych decyzji. Według moich doświadczeń, im dany problem albo decyzja ma większą wagę, tym większego znaczenia nabiera potrzeba bezpośredniego spotkania i rozmowy. Oczywiście żyjemy w czasach, w których mamy powszechny dostęp do różnego rodzaju środków przekazu. Video konferencje, firmowe czaty, maile, wiadomości głosowe… Możliwości jest sporo ale w pewnych sytuacjach najlepszym wyjściem jest po prostu spotkanie na żywo. Dlaczego? Jakie korzyści może przynieść nam takie bezpośrednie spotkanie biznesowe?

 

Spotkania biznesowe zwykle podlegają pewnej formalnej, umownej, albo zwyczajowej procedurze. Jeśli umawiamy się z kimś na spotkanie to wiadomo, że powinno odbyć się ono o określonym czasie. Powinno mieć konkretny cel, z grubsza ustaloną agendę, porządek. To wymaga pewnej organizacji ale jest też bardzo pomocne w jego efektywnym przeprowadzeniu. Dużo trudniej odmówić się wiedząc, że ktoś poświęcił czas, środki by do nas dojechać. Poza tym spotkania biznesowe twarzą w twarz lepiej sprawdzają się gdy trzeba omówić jakiś problem. Daje bowiem możliwość swobodnej dyskusji, której nie zaburzy na przykład słabe połączenie z Internetem. Daje możliwość lepszego wyrażenia opinii i jej zrozumienia przez drugą stronę. Tak przynajmniej wynika z moich osobistych doświadczeń. Zdalne spotkania gorzej sprawdzają się w takich sytuacjach. Niezależnie czy mówimy o spotkaniu „jeden na jeden”, czy w większym gronie i zespole. Na pewno bezpośrednie rozmowy i spotkania są też dobry rozwiązaniem, gdy temat jaki chcemy poruszyć należy do tych bardziej delikatnych.

 

Poza funkcją praktyczną i komunikacyjną, spotkanie biznesowe ma jeszcze jedną ważną funkcję – budowanie relacji. Tego typu bezpośrednie spotkania służą nie tylko wymianie poglądów, doświadczeń, czy też przekazania informacji, ale także pozwalają uczestniczącym w nim osobom poczuć się częścią firmy, projektu, zespołu. Pozwala lepiej rozumieć intencje, uczucia i zdanie drugiej osoby, którą mamy obok. Szansa wypowiedzenia się na dany temat, przedstawienia własnych argumentów, zaprezentowania siebie, daje uczestnikom spotkania poczucie, że ich zdanie się liczy. Nawet gdy w trakcie spotkania dochodzi do konfliktów, różnicy poglądów – łatwiej jest je wyjaśnić i znaleźć kompromis. Nie jest chyba żadną tajemnicą, że łatwiej też tworzyć relacje w bezpośredni sposób niż w formie online.

 

Udane spotkanie biznesowe

 

Spotkania biznesowe świetnie sprawdzają się też w przypadku rozmów dotyczących współpracy, oferty. Możliwość bezpośredniej rozmowy daje możliwość poznać bliżej oczekiwania, potrzeby ale też cechy naszego potencjalnego klienta, czy partnera. Dużo łatwiej jest wytworzyć odpowiednią atmosferę niż w przypadku innych form komunikacji. Bezpośredni kontakt skraca dystans, a jest to szczególnie ważne gdy poznajemy nową osobę. Gdy chcemy pokazać się jako godni zaufania. Poza tym daje możliwość przekazania dodatkowych bodźców, wysłania pozytywnych sygnałów, które będą działały na naszą korzyść. Uśmiech, serdeczny ton głosy, wyraz twarzy, mowa ciała – to naprawdę potrafi znaczyć więcej niż słowa. A poza tym, dzięki obecności partnera lub klienta na spotkaniu można od razu podpisać dokumentację, stosowne ustalenia na piśmie, umowę poufności itd. To ogromna przewaga względem spotkań online.

 

Indywidualne konsultacje biznesowe

 

Mam nadzieję, że dzisiejsze podsumowanie będzie dla Ciebie zachętą, aby nadal korzystać z bezpośrednich spotkań biznesowych. Co więcej, chciałbym dać Ci dodatkowy do tego pretekst. Wspomniałem na wstępie, że mam dla Ciebie zaproszenie. Od września ruszyłem z serią indywidualnych konsultacji biznesowych. W każdy piątek zapraszam na lunch jedną, wybraną przez siebie osobę, z którą będę mógł porozmawiać o rozwoju biznesowym przy dobrym jedzeniu lub kawie. Spotkanie ma charakter niezobowiązujący i nieformalny ale co do zasady, ma czemuś służyć.

 

Nasz wspólny biznesowy lunch, to dobry pomysł jeśli:

  1. ruszasz z własnym biznesem i chciałbym skonsultować swoje pomysły z kimś niezależnym, być może trochę bardziej doświadczonym;
  2. szukasz nowych i skutecznych dróg rozwoju dla swojej marki, albo planujesz inwestycję w działania marketingowe i chcesz mądrze wydać pieniądze;
  3. prowadząc firmę stanąłeś przed trudnym wyzwaniem i potrzebujesz porady jak sobie z nim poradzić.

 

 

Jeśli któryś podpunkt dotyczy Ciebie, zgłoś się do mnie! Możesz zrobić to w komentarzu pod tym wpisem, w wiadomości prywatnej na moich kanałach społecznościowych, albo mailowo: marcin@droga-do.pl. Dobrze jeśli przy okazji napiszesz, który punkt (1,2 lub 3) opisuje Twoją sytuację i dodasz info w jakiej branży działasz. Jeśli masz chęć się poznać, porozmawiać o prowadzeniu firmy, skonsultować się z kimś bezstronnym, niezależnym, a przy okazji doświadczonym w prowadzeniu różnego rodzaju firm – zapraszam na lunch! Ja stawiam!
Do zobaczenia!

Jak ustalić numer PKD?

Jak ustalić numer PKD?

Skrót PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) jest dobrze znany większości przedsiębiorców. A czym jest w praktyce? To podział i pogrupowanie rodzajów działalności gospodarczej, które wykonują dane podmioty działające na rynku. Klasyfikacja PKD jest szczególnie istotna dla osób, które prowadzą działalność gospodarczą. Zwłaszcza na samym początku swojej biznesowej drogi i zakładaniu firmy, kiedy trzeba ustalić odpowiedni numer PKD pod swój rodzaj działalności. Poźniej z resztą też. W trakcie prowadzenia przedsiębiorstwa, gdy jego działanie rozszerzy się lub zawęzi, również trzeba zaktualizować PKD. W dzisiejszym artykule podsumowałem najważniejsze informacje o klasyfikacji PKD, podpowiem Wam też jak ustalić właściwy PKD dla swojej firmy.

 

 

Klasyfikacja PKD – najważniejsze informacje

 

 

Polska Klasyfikacja Działalności (PKD) to systematyka działalności gospodarczych stosowana w statystyce publicznej, ewidencji oraz rachunkowości. PKD porządkują i segregują różne branże i sektory gospodarcze w grupy. Zadaniem przedsiębiorcy jest wybrać ten najbardziej pasujący w jego działalności. A kto musi posiadać PKD? Prawie każdy. Obowiązek posługiwania się kodami PKD dotyczy osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, wpisanych do CEIDG, oraz podmiotów objętych obowiązkiem wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), czyli na przykład spółek osobowych, kapitałowych, spółdzielni, fundacji. Kody Polskiej Klasyfikacji Działalności są podstawą do nadania numeru REGON przez urząd statystyczny.

 

Spis i tabelę kodów dla swojej działalności, znajdziecie w wyszukiwarce PKD.

 

PKD ma strukturę pięciopoziomową – od ogólnych sekcji, takich jak rolnictwo, budownictwo, transport, po grupy i klasy opisujące w największych szczegółach daną działalność. Struktura PKD przedstawia się następująco:

  • sekcja – oznaczona symbolem jednoliterowym, dzieli ogólną zbiorowość na 21 rodzajów działalności, na które składają się czynności związane ze sobą z punktu widzenia ogólnego podziału pracy;
  • dział – oznaczony dwucyfrowym kodem numerycznym, dzieli ogólną zbiorowość na 88 grupowań rodzajów działalności;
  • grupa – oznaczona trzycyfrowym kodem numerycznym, obejmuje 272 grupowania rodzajów działalności dające się wyodrębnić z punktu widzenia procesu produkcyjnego, przeznaczenia produkcji bądź też charakteru usługi lub charakteru odbiorcy tych usług;
  • klasa – oznaczona czterocyfrowym kodem numerycznym, obejmuje 615 grupowań rodzajów działalności dających się wyodrębnić przede wszystkim z punktu widzenia specjalizacji;
  • podklasa – oznaczona pięcioznakowym kodem alfanumerycznym obejmuje 654 grupowania. Została wprowadzona w celu wyodrębnienia rodzajów działalności charakterystycznych dla polskiej gospodarki i będących przedmiotem obserwacji statystycznej.

 

 

Wiemy już jak wygląda struktura kodów PKD, a teraz podsumujmy sekcje, w których mieszczą się następujące rodzaje działalności:

  • Sekcja A – Rolnictwo, leśnictwo, łowiectwo i rybactwo;
  • Sekcja B – Górnictwo i wydobywanie;
  • Sekcja C – Przetwórstwo przemysłowe;
  • Sekcja D – Wytwarzanie i zaopatrywanie w energię elektryczną, gaz, parę wodną, gorącą wodę i powietrze do układów klimatyzacyjnych;
  • Sekcja E – Dostawa wody; gospodarowanie ściekami i odpadami oraz działalność związana z rekultywacją;
  • Sekcja F – Budownictwo;
  • Sekcja G – Handel hurtowy i detaliczny; naprawa pojazdów samochodowych, włączając motocykle;
  • Sekcja H – Transport i gospodarka magazynowa;
  • Sekcja I – Działalność związana z zakwaterowaniem i usługami gastronomicznymi;
  • Sekcja J – Informacja i komunikacja;
  • Sekcja K – Działalność finansowa i ubezpieczeniowa;
  • Sekcja L – Działalność związana z obsługą rynku nieruchomości;
  • Sekcja M – Działalność profesjonalna, naukowa i techniczna;
  • Sekcja N – Działalność w zakresie usług administrowania i działalność wspierająca;
  • Sekcja O – Administracja publiczna i obrona narodowa; obowiązkowe zabezpieczenia społeczne;
  • Sekcja P – Edukacja;
  • Sekcja Q – Opieka zdrowotna i pomoc społeczna;
  • Sekcja R – Działalność związana z kulturą, rozrywką i rekreacją;
  • Sekcja S – Pozostała działalność usługowa;
  • Sekcja T – Gospodarstwa domowe zatrudniające pracowników; gospodarstwa domowe produkujące wyroby i świadczące usługi na własne potrzeby;
  • Sekcja U – Organizacje i zespoły eksterytorialne.

 

 

Poradnik dla przedsiębiorców

 

 

Ile można mieć kodów PKD?

 

 

Przy jednoosobowej działalności gospodarczej jest jeden kod głównej działalności, czyli tej, która ma największy udział w przychodach ze sprzedaży towarów lub ze świadczenia usług. A jeśli chodzi o czynności, które nie są Twoją główną działalnością można stosować dowolną liczbę kodów PKD. Co ważne, we wpisie w CEIDG powinny się znaleźć te kody PKD, które faktycznie określają to, co robisz. Pamiętaj, że możesz je zaktualizować w dowolnym momencie. Jeżeli profil twojej działalności się zmienia, pojawia się obowiązek wskazać nowe kody PKD lub usunąć te, które już cię nie dotyczą, w ciągu 7 dni od zmiany. A co ze spółkami osobowymi i kapitałowymi? Jeśli rejestrujesz spółkę w KRS, możesz podać maksymalnie 10 kodów PKD, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności na poziomie podklasy. Co więcej, w przypadku spółek zarejestrowanych w KRS, nie trzeba wpisywać PKD do umowy spółki. Wymagane jest jedynie opisanie przedmiotu prowadzonej działalności gospodarczej. Z drugiej strony określenie PKD w umowie ułatwia ocenę zgodności złożonego wniosku o wpis do KRS z zapisami w umowie, więc warto przemyśleć sprawę 😉

 

 

Jak ustalić odpowiedni numer PKD?

 

 

Tak jak już wspomniałem we wstępie, przedsiębiorcy rozpoczynający działalność jak również zmieniający charakter swojej dotychczasowej działalności, są zobowiązani do ustalenia numeru PKD. Czasem może jednak zdarzyć się, że określenie dokładnie specyfiki działalności może stanowić problem. Brzmi to dziwnie, ale się zdarza. Między innymi, gdy jej zakres jest szeroki, albo trudno wyszczególnić główny core działalności. Są też sytuacje, gdy rodzaj wykonywanych usług trudno podporządkować do ogólnych norm.

Jeśli chcecie ustalić właściwe numery PKD, w pierwszej kolejności warto zatem zastanowić się nad charakterem własnego biznesu, a następnie dobrze będzie skorzystać z wyszukiwarki PKD. Wybór odpowiedniego kodu spośród dostępnej listy i zakwalifikowanie świadczonych usług, nie powinien stanowić wyzwania w większości przypadków. Jednak gdyby się okazało, że akurat w Waszym przypadku nie jest to takie oczywiste, możecie złożyć wniosek o nadanie numeru PKD do Ośrodka Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego. Wniosek można przesłać pocztą albo mailem. Pamiętajcie też, aby do wniosku załączyć szczegółowy opis Waszej działalności i podpis osoby uprawnionej do reprezentowania firmy. Taki wniosek jest rozpatrywany do 30 dni, a w przypadku bardziej skomplikowanych spraw do 60 dni. Jeśli chcecie oszczędzić sobie czas, nawet jeśli wiązałoby się to z pewnym kosztem, macie też do wyboru inne rozwiązanie. Możecie umówić się ze mną na konsultacje biznesowe i skorzystać z profesjonalnego doradztwa w Waszym konkretnym przypadku. Razem z moim zespołem księgowych i specjalistów będziemy w stanie nie tylko pomóc w odpowiednim ustaleniu kodu PKD, ale też w odpowiedniej obsłudze podatkowej, księgowej i prawnej.

Zachęcam do bezpośredniego kontaktu!

 

Jak wypłacać pieniądze ze spółki?

Jak wypłacać pieniądze ze spółki?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, to obok JDG najpopularniejsza forma prowadzenia firmy. Coraz więcej osób decyduje się na działanie w formie spółki z o.o. – na co ewidentnie miał wpływ Polski Ład i przepisy, które pojawiły się w 2022 roku. Z drugiej strony nadal sporo osób ma wątpliwości. Panuje powszechne przekonanie, że wypłacanie pieniędzy ze spółki jest skomplikowane i problematyczne. Przy wypłacie występuje podwójne opodatkowanie  i może się okazać, że trzeba będzie podatek dochodowy opłacić dwa razy. A tego, jak można się domyślać, każdy chciałby uniknąć. Dlatego często rodzą się pytania, jak wypłacać pieniądze ze spółki?

Na szczęście istnieją legalne i praktyczne rozwiązania, z których możecie skorzystać. W dzisiejszym wpisie podpowiem Wam jakie macie możliwości i podsumuję najważniejsze informacje na ten temat. A jeśli poszukujesz bardziej bezpośredniej pomocy, w oparciu o Twoją konkretną sytuację, skontaktuj się ze mną i skorzystaj z indywidualnego doradztwa.

 

Dlaczego spółka, o czym warto pamiętać?

 

Tak jak wspomniałem na początku, prowadzenie spółki z o.o. może być szczególnie korzystne, zwłaszcza po wprowadzeniu Polskiego Ładu. Sporo przedsiębiorców przekształciło jednoosobową działalność gospodarczą w sp. z o.o. Prowadząc spółkę, zamiast działalności gospodarczej, możesz zapłacić mniej podatku dochodowego, mniej ZUSu i jeszcze ograniczyć swoją odpowiedzialność finansową. A skoro już jesteśmy przy podatkach, warto przypomnieć jak działa opodatkowanie dochodu w spółce z o.o. Tak jak już wielokrotnie pisałem na blogu (na przykład tutaj), spółka ma własną osobowość prawną, co w uproszczeniu oznacza, że stanowi odrębną osobę. Jeżeli spółka z o.o. wykazuje dochód, to ten dochód podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych – CIT. Natomiast spółka nie generuje zysków dla siebie, tylko dla swoich wspólników. W idealnym scenariuszu, spółka powinna co roku wypłacać zysk na rzecz swoich udziałowców – tzw. dywidendę. Jeżeli dojdzie do wypłaty dywidendy, dochód pojawia się także u wspólników. To w praktyce oznacza, że obowiązek opłacenia podatku dochodowego( 19%) mają także wspólnicy. Podatek dochodowy spółki może wynosić 19% lub 9% – w zależności od wielu czynników. Gdy podsumujemy oba podatki i należne kwoty, może dać to łącznie naprawdę duże koszty. Koszty, których można uniknąć przy odpowiednich działaniach i organizacji. Oczywiście wszystko w ramach obowiązującego prawa. Nie zachęcam i nie polecam stosować nielegalnych praktyk, ponieważ wraz z ich zastosowaniem narażacie się nie tylko na kary finansowe 😉 Jak w takim razie legalnie doprowadzić do sytuacji, że podatek płacimy tylko raz? Gdzie szukać rozwiązań? Poniżej wymieniłem kilka z nich, a ostateczną ocenę, która jest najlepsza pozostawiam Waszej, indywidualnej decyzji.

 

Wynagrodzenie członka zarządu 

 

To jedna z podstawowych metod – przyznanie sobie wynagrodzenia z tytułu sprawowania funkcji członka zarządu. To rozwiązanie może być szczególnie korzystne w niewielkich spółkach z o.o. – w nich najczęściej udziałowiec lub udziałowcy zasiadają jednocześnie w zarządzie. Co ważne, takie wynagrodzenie stanowi koszt dla spółki z o.o., a to oznacza, że pomniejsza kwotę dochodu, od której jest naliczany podatek CIT. Mimo, że od 2022 roku konieczne jest opłacanie składki zdrowotnej 9%, to wynagrodzenie jest zwolnione z ZUS-u i podlega opodatkowaniu skalą. Czyli do kwoty dochodu 120.000,00 zł rocznie, płaci się od niego jedynie 12% podatku dochodowego (od 1 lipca 2022). Dopiero po przekroczeniu tego progu, podatek wyniesie 32%. Dlatego też wspomniałem, o mniejszych spółkach, bo przy założeniu, że miesięczny dochód to ok 10 000 zł, to korzystniej będzie przyznać sobie miesięczne wynagrodzenie właśnie w takiej kwocie, niż wypłacać dywidendę. W takiej opcji spółka nie będzie miała dochodu, a zatem nie będzie potrzeby opłacania podatku dochodowego, a podatek po stronie wspólnika wyniesie 12% (plus składka zdrowotna).

 

Kolejny sposób, aby wypłacać pieniądze ze spółki jest przyznanie sobie wynagrodzenia z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych, które wykonujemy na rzecz spółki. To rozwiązanie będzie korzystne głównie dzięki temu, że podatek dochodowy płaci się wedle skali 12% (do 120 000 zł) i 32%, a do tego nie opłaca się składki zdrowotnej i uwzględniana jest kwota wolna od podatku. Warto jednak pamiętać, że takie wynagrodzenie łączy się z innymi wynagrodzeniami (np. tym o którym wspomniałem wyżej – z tytułu sprawowania funkcji członka zarządu) i może być przyznane jedynie za realnie wykonane świadczenia. Porównując ten sposób z tradycyjną wypłatą dywidendy, rocznie można zaoszczędzić nawet 20 000 zł.

 

Przepisy w spółce

 

Tak jak nadmieniłem, wynagrodzenia łączą się i sumują. Oznacza to, że w zależności od naszych potrzeb i indywidualnej sytuacji można na przykład przyznać sobie np. 60 tys. wynagrodzenia z tytułu zasiadania w zarządzie i 60 tys. z tytułu zapłaty za świadczenia powtarzające się. Wiele zależy od tego na ile umiejętnie to sobie zorganizujemy. Dla przykładu – jeśli wypłacimy sobie wynagrodzenie członka zarządu 250 zł, a wynagrodzenie z tytułu powtarzających się świadczeń ok 120 000, możemy zyskać jeszcze więcej. Od wynagrodzenia 250 zł, nie zapłacicie podatku dochodowego, jedynie składkę zdrowotną ok 22 zł, a od 120 000 wynagrodzenia powtarzającego się zapłacimy podatek dochodowy w wysokości 9% (wliczając w to kwotę wolną od podatku). Taka optymalizacja podatkowa, a w zasadzie minimalizacja jest w pełni możliwa, legalna i często bardzo korzystna dla przedsiębiorców. Nie jest jednak jedynym, możliwym wyjściem. Kolejne to wystawianie faktur.

 

Wystawianie faktur

 

To rozwiązanie może być dobre zwłaszcza dla większych spółek, w których roczny dochód jest większy niż 120 000,00 zł czy 240 000,00 zł. Jeśli prowadzisz spółkę, nic nie stoi na drodze, aby jednocześnie prowadzić działalność gospodarczą. To też umożliwia wystawianie faktur za świadczone usługi. Choćby dla własnej spółki. Oczywiście nie mamy tu do czynienia z wolną amerykanka. Jeżeli pobieramy wynagrodzenie z tytułu zasiadania w zarządzie spółki / świadczenia powtarzalne, to usługi za które wystawiamy faktury na rzecz spółki nie mogą się pokrywać z zakresem naszych obowiązków wynikających z zasiadania w zarządzie. To wydaje się logiczne i jest mocno pilnowane przez Urząd Skarbowy, więc warto się tego trzymać. Warto też dodatkowo się zabezpieczyć i dobrze przygotować dokumentację, w tym uchwałę o wynagrodzeniu dla zarządu z odpowiednim zakresem czynności, umowę B2B) itd. Tak jak wspomniałem wcześniej – to w pełni legalny sposób i warto aby taki pozostał. Jeśli macie obiekcje, zachęcam do bezpośredniego kontaktu, ewentualnie do kontaktu od razu z biurem rachunkowym.

Jeśli zdecydujemy się połączyć tej metody z wcześniejszą, możemy zorganizować to indywidualnie i również uniknąć podwójnego opodatkowania i wypłaty dywidendy. Wtedy podatek od wynagrodzenia za świadczenia powtarzające się wynosi 12%, a do tego dochodzi podatek od wystawionej faktury (na podatku liniowym 19%) lub któryś z ryczałtów.

 

Zawarcie umowy ze spółką

 

Trzeci z podstawowych metody wypłaty pieniędzy ze spółki to zawarcie z własną spółką umowy o dzieło. To korzystne rozwiązanie, bo w przypadku umowy o dzieło przenoszącej prawa autorskie, można zastosować 50% koszty uzyskania przychodu. A więc podatek (12%) będzie naliczony tylko od połowy wynagrodzenia przysługującego z takiej umowy. Podobnie jak wcześniej, zanim się na to zdecydujecie warto poznać też dokładne warunki, które muszą być spełnione. Na pewno umowa musi dotyczyć stworzenia dzieła w rozumieniu ustawy o prawie autorskim. Musimy też, jako wykonawca dzieła, przenieść powstałe prawo autorskie na spółkę, a wynagrodzenie za dzieło nie może się pokrywać z zakresem pracy prezesa. Wszystkie 3 podstawowe metody, które opisałem możecie ze sobą łączyć, ale w żadnej kombinacji te czynności nie mogą się ze sobą pokrywać. Połączenie praktycznie każdej z metod z zawarciem z własną spółką z o.o. umowy o dzieło, może okazać się szczególnie korzystne, bo rzeczywiste opodatkowanie może spaść nawet poniżej 5%.

 

Dodatkowe metody wypłacania pieniędzy ze spółki

 

Wspomniałem o 3 podstawowych sposobach, ale w rzeczywistości jest ich jeszcze więcej. Jakie są dodatkowe metody? Możemy wynająć swojej spółce nieruchomości i otrzymywać od spółki czynsz najmu (zakładając, że jesteśmy właścicielami nieruchomości). To też może się okazać dobrą metodą zabezpieczenia majątku – wynajem (w przeciwieństwie do wprowadzenia) sprawia, że nie ryzykujemy odpowiedzialności tym majątkiem. Można także spółce wynajmować inne ruchomości – maszyny, samochody i inne potrzebne jej urządzenia, w tym komputer w postaci ryczałtu (od tego mamy 8,5 % podatku, a spółce obniża to CIT o 9 %). Spółkę można obciążyć też kosztami własnych podróży służbowych – wypłata środków dla wspólnika jako zwrot poniesionych wydatków na podróż służbową, delegację lub szkolenie stanowią koszt dla spółki, Do tego dochodzą diety z tytułu podróży służbowych, które przysługują także osobom niebędącymi pracownikami, a więc np. członkom zarządu (dieta korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego).Może warto też podsumować temat dywidendy, która przewijała się w tekście Dywidenda to najprostszy sposób wypłaty wynagrodzenia dla członków zarządu, jednak wypłata możliwa jest raz w roku, po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i wyłącznie w przypadku wypracowania przez spółkę zysku. Z uwagi na to, że dywidenda wypłacana jest z zysku, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów dla spółki.

 

Pamiętajcie, że przy stosowaniu wszystkich opisanych dziś metod, koniecznie trzeba sprawdzić i mieć na uwadze obowiązki, warunki i ograniczenia związane z przepisami. Jeśli sami nie macie odpowiedniego i aktualnego rozeznania, zachęcam do skorzystania ze wsparcia specjalistów i księgowych. Możecie zgłosić się tutaj.Musicie brać pod uwagę zarówno bieżące regulacje prawne, jak też indywidualne kalkulacje, co tak naprawdę opłaca się w Waszym konkretnym przypadku. Dzisiejszy wpis ma dać Wam pogląd, być może być impulsem, aby ponownie przeanalizować swoją sytuację i poszukać bardziej korzystnych rozwiązań. Poza szukaniem korzyści i oszczędności, po prostu warto pamiętać o bezpieczeństwie. Wypłacane ze spółki środki nie mogą być wypłacane w zamian za dywidendę (ukryta dywidenda) czy w zmian za zysk rozumiany szeroko (ukryte zyski). Uznanie przez Urząd Skarbowy, że doszło do takich wypłat może skutkować naliczeniem dodatkowego podatku, co w praktyce przekreśli wszystkie nasze działania i plany.

 

Jak usprawnić obsługę klienta?

Jak usprawnić obsługę klienta?

Jeden, uniwersalny przepis na sukces w biznesie nie istnieje. To suma składowa wielu czynników, działań, cech i nigdy do końca nie wiadomo, który czynnik okaże się decydujący. Z drugiej strony wierzę, że istnieje zbiór pewnych standardów, uniwersalnych elementów, które mogą nas bardzo przybliżyć do osiągnięcia zakładanych celów. Niezależnie od tego jaką dokładnie prowadzimy firmę, w jakiej branży działamy, możemy wyznaczyć co najmniej kilka wspólnych punktów. Na przykład klienci. A co za tym idzie ich obsługa. Dziś opowiem dlaczego jest taka ważna i jak możemy ją usprawniać. Zapraszam!

Dlaczego obsługa Klienta jest tak ważna?

 

Niezależnie od branży w jakiej działamy, czy formy działalności, obsługa klienta jest jednym z najważniejszych czynników warunkującym funkcjonowanie biznesu. Ma kolosalne znaczenie przy budowaniu własnej marki i wizerunku firmy. Mam wrażenie, że nie trzeba Was w tym specjalnie uświadamiać, ale pewne kwestie warto podkreślić i podsumować. Dział obsługi klienta, ma bezpośredni wpływ na nasze relacje z odbiorcą, a tym samym na sprzedaż naszych usług lub produktów. To nasza pierwsza linia frontu w kontaktach z klientem. To od niej, w dużej mierze zależy decyzja o współpracy, czy też decyzja zakupowa. Może doprowadzić do tego że pozyskamy klienta, albo go bezpowrotnie stracimy. Wysokiej jakości obsługa klienta, jest jednym z kluczowych czynników wspomagającym budowanie naszej renomy i pozytywnego wizerunku firmy. Zadowolony klient jest żywą reklamą naszego biznesu, dlatego powinno nam na tym szczególnie zależeć. Nie tylko chętniej do nas wróci, ale też poleci nasze usługi i produkty innym. Opinie i rekomendacje to z kolei silny magnez dla kolejnych klientów i jeden z ważniejszych czynników decydujących o naszej wiarygodności. Nie ma w tym chyba nic zaskakującego – chyba wszyscy tak mamy, że chętnie korzystamy z rekomendacji znajomych, rodziny. Szukamy pozytywnych sygnałów i opinii, zanim zdecydujemy się na jakiś zakup lub współpracę. To naturalny i logiczny proces w biznesie.

 

Obsługa klienta pomaga też w weryfikacji naszej strategii biznesowej. Planując konkretne działania sprzedażowe, reklamowe, czy marketingowe opieramy się na bardziej lub mniej prawdziwych założeniach. Bezpośredni kontakt z odbiorcą pozwala zmierzyć ich realną wartość. Łatwo jest wpaść w samozachwyt, trudno być czasem krytycznym i obiektywnym wobec własnych rozwiązań. Sygnały od naszych klientów pomagają je ocenić i w razie potrzeby skorygować, usprawnić. Obsługa klienta to zatem źródło cennych informacji, nie tylko o naszej grupie docelowej, ale też o nas samych. A to nieodłączny element rozwoju w biznesie. Konkret, który pomaga w dokładnej analizie i ulepszaniu naszych działań. Pozwala zdiagnozować nasze mocne i słabsze strony. To z kolei sprawia, że łatwiej znaleźć nam perspektywiczne rozwiązania, które będą przynosić długotrwałe korzyści dla naszego biznesu. Doraźnie też jest dużym wsparciem. Zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych.

Obsługa klienta jest równie ważna przy pierwszym kontakcie z naszą marką, co w późniejszych etapach współpracy. To dzięki niej jesteśmy w stanie przyciągnąć i utrzymać przy sobie klienta na dłużej. Wymienione aspekty i argumenty znajdują potwierdzenie w codzienności. Sam przekonałem się o tym choćby rozmawiając z klientami mojego biura rachunkowego w Warszawie.

 

 

Obsługa klienta – jak ją usprawnić?

 

 

Świadomość tego jak ważna jest obsługa klienta w biznesie, to dopiero początek. Teraz warto pójść krok dalej. Sama wiedza nie wiele zmienia w praktyce. Nawet jeśli zawsze staraliście się dbać o odpowiednią jakość obsługi klienta, macie sprawdzone rozwiązania, funkcjonujące procesy i sukcesy na tym polu, nie oznacza to, że robota jest skończona i można spocząć na lurach. Potrzeby, oczekiwania klientów, realia rynkowe, zmieniają się bardzo dynamicznie. To wymaga od nas stałej pracy i dopasowania się do zmieniających się okoliczności. To ciągła praca i naprawdę spore wyzwanie. Mam nadzieję, że garść porad ode mnie pomoże Wam to odpowiednio zaplanować i zorganizować.

 

Odpowiedni personel

To pierwsza i chyba najważniejsza sprawa. Dobór odpowiedniej kadry, będzie miał decydujący wpływ na jakość obsługi. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że bardziej od zawodowego doświadczenia ważniejsze są indywidualne umiejętności i charakter pracownika. Prezencja też ma duże znaczenie w wielu przypadkach, chyba że mówimy tylko o obsłudze telefonicznej, bądź internetowej. Kluczowe będzie jednak usposobienie i podejście do klienta. Nasz pracownik BOK musi być odpowiednio przeszkolony, kompetentny, a do tego cierpliwy, profesjonalny, a przede wszystkim odporny na stres. Praca z ludźmi jest wymagająca, a zależy od niej bardzo wiele.

 

Odpowiednie zarządzanie w firmie

Dużo zależy też od odpowiedniej organizacji i zarządzania biurem obsługi klienta. To rola kadry kierowniczej, kwestia wypracowania najlepszych schematów i rozwiązań. Bez odpowiedniego przywództwa, motywacji, kontroli i jasnych wskazówek, o naszej jakości zacznie decydować przypadek, a w działania wkradnie się chaos. Im lepiej zorganizujemy cały proces od naszej strony, im lepiej wdrożymy naszych pracowników w ten proces, tym mniejsze ryzyko i widmo wpadki. Nie mówimy o skryptach rozmów, sztywnych ramach. Mówimy o wypracowaniu stylu, podejścia, odpowiednich założeń głównych. Trzeba też pamiętać o ciągłej motywacji, zainteresowaniu i nagradzaniu wysiłków naszych współpracowników, o tym jak być dobrym szefem już pisałem na blogu, możecie zajrzeć w wolnej chwili do tego wpisu.

 

Poradnik dla przedsiębiorców

 

Dostępność

To również elementarna sprawa. Musimy być w stałym kontakcie z naszymi klientami, zawsze gdy będą tego potrzebować. Trzeba też maksymalnie uprościć i ułatwić możliwość kontaktu z naszą marką wszystkim zainteresowanym. To może i powinno objawiać się w różnej formie. Musimy odpowiednio wyeksponować dane kontaktowe np. na naszej stronie firmowej. Może trzeba będzie zadbać o odpowiedni sposób przekierowania połączeń przychodzących, aby zawsze był ktoś pod telefonem. A może dobrym rozwiązaniem będzie wdrożenie zautomatyzowanej obsługi telefonicznej, gdzie dzwoniący będzie odpowiednio pokierowany, albo będzie mógł uzyskać informacje bez konieczności łącznia się bezpośrednio z obsługą (co mogłoby działać np. w weekend, gdy w biurze nikogo nie ma). Taka dostępność może objawiać się także obecnością na portalach społecznościowych, które także mogę pełnić role komunikacyjne. Rozwiązań jest wiele. Grunt, aby przyświecała Wam myśl aby maksymalnie ułatwić komunikację z klientami i być dla nich dostępni nie tylko w teorii. Dobrze, aby konkretne rozwiązania były dopasowane do Waszych indywidualnych możliwości, charakteru działalności i specyfiki klienta.

 

Poznaj siebie i klienta

Wspomniałem o tym na wstępie. Wiedza to klucz, podstawa, od której wszystko się zaczyna. Rozmowy z kontrahentami, klientami są źródłem bezcennych informacji – pozwalają zbadać poziom satysfakcji, określić aspekty wymagające dopracowania, zaopiekowania. To pomaga w analizie zachowań naszych klientów, jak również w wyborze adekwatnych narzędzi. Jeśli dobrze znasz swoje procesy biznesowe, jeśli znasz podstawowe potrzeby i oczekiwania klientów, masz to, co najważniejsze do tego, aby usprawnić obsługę. Druga sprawa to odpowiednie wykorzystanie tej wiedzy w praktyce, co może nie być takie łatwe i oczywiste. Zwłaszcza, gdy prowadzisz większą firmę i masz więcej procesów, nad którymi trzeba zapanować. Pamiętajcie też, że zawsze możecie skorzystać ze wsparcia zewnętrznej firmy, również przy optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.

 

Strategia biznesowa

W każdej dziedzinie naszej działalności warto mieć określoną i przemyślaną koncepcję. Nasza wizja powinna skupiać się na detalach, ale jednocześnie być częścią większego planu. Zakładać różne scenariusze, przewidywać różne zagrożenia. Tak samo gdy myślimy o marketingu, finansach, jak o obsłudze. Tak jak wspominałem we wstępie – to nieodzowny element układanki pod nazwą własna firma. Oczywiście nie wszystko da się zrobić od razu, dlatego strategia działań powinna być podzielona na realne i przemyślane etapy. Mając tak określoną koncepcję i strategię biznesową (obejmującą również sposoby obsługi klienta), znamy cel i efekt końcowy jaki chcemy uzyskać. A to już dużo. Dzięki temu możemy obrać odpowiedni kierunek rozwoju i ulepszania naszych procesów firmowych i kluczowych obszarów. Nasza strategia musi być dopasowana do naszych potrzeb, do potrzeb klienta ale zakładać także plan A, B, a najlepiej jeszcze C.

 

Standardy i narzędzia

Wypracowanie określonych standardów jest ważne, ale musi opierać się na indywidualnych cechach. Te dwie kwestie nie wykluczają się, tylko tworzą spójną całość. Do prawidłowego funkcjonowania obsługi klienta, niezbędne będzie usystematyzowanie pewnych procesów. Uproszczenie ich i rozbicie na mniejsze struktury. Taki schemat, standard – wzorzec – pozwoli zapanować nad obsługą, jakkolwiek by nie wyglądała. Pomoże utrzymać ją na wysokim poziomie i umożliwi stopniowe wprowadzanie ulepszeń.

Obsługa klienta to złożony proces. Nie zawsze opiera się tylko na kompetencjach naszych pracowników, czy wypracowanych standardach. Trzeba też umiejętnie korzystać z palety narzędzi, które mogą być dla nas olbrzymim wsparciem. Pomogą nam w organizacji, skutecznym zarządzaniu i monitorowaniu naszych działań. Stosuje się obecnie sporo zautomatyzowanych narzędzi, wykorzystuje sztuczną inteligencję, boty. Do tego branżowe aplikacje, dedykowane systemy informatyczne, CRM-y itd. Z drugiej strony pamiętajmy, że to tylko narzędzia, które aby były skuteczne i miały wartość, muszą być też umiejętnie wykorzystywane, skonfigurowane, monitorowane. Sami musicie ocenić, które z nich będą w Waszym przypadku sensowne, a które nie. Może będzie trzeba je przetestować, zobaczyć jak sprawdzają się w praktyce? Czasem to jedyne wyjście.

 

Monitoruj efekty pracy

To ważny, a niestety często pomijany etap rozwoju firmy i określonych obszarów. Monitoring naszych działań, weryfikacja efektów jest nieodzowna, jeśli zależy nam na podnoszeniu jakości obsługi. Nawet przemyślane i dobre koncepcje wymagają naszej uwagi, czujności i zainteresowania. Reakcji, gdy jest właściwe. To trochę taka próba przewidywania nieprzewidzianego. Jeśli uważnie obserwujemy co i jak dzieje się w naszej firmie, jest większa szansa, że uda nam się pewne kryzysy i zagrożenia odpowiednio wcześnie wykryć, rozpoznać i wyprzedzić. Warto też pamiętać, że świat, potrzeby naszych klientów dynamicznie się zmieniają. Musimy za tym nadążać, a bez odpowiedniego monitoringu, będzie to po prostu trudne, albo wręcz niemożliwe.