Kryzys czai się za rogiem. Już teraz można powiedzieć, że jest źle, a będzie jeszcze gorzej. Niekorzystne zmiany w prawie, przepisach podatkowych, szalejąca inflacja, spowolnienie gospodarcze, wojna w Ukrainie. Mówiąc bardzo delikatnie – ciekawych dożyliśmy czasów. W obawie przed gorszymi czasami przedsiębiorcy redukują i optymalizują koszty w firmie. Według przedstawionego raportu „Thriving in uncertainty” Polska jest liderem w Europie jeżeli chodzi o procent firm, w których kadra kierownicza planuje tego rodzaju optymalizacje kosztów. W ciągu ostatnich lat, aż 86 % menedżerów z Polski pracowało nad prognozowaniem i optymalizacją, aż 57 % rozbudowywało swoje zaplecze informatyczne w celu redukcji kosztów oraz poprawienia efektywności.
To specjalnie nie dziwi. Tak jak wspomniałem, aktualna sytuacja nie daje wyboru. Pozostaje jednak najważniejsze pytanie. Jak skutecznie optymalizować koszty w firmie? Jakie mamy możliwości i gdzie szukać oszczędności?
Zarządzanie finansami w firmie
Niezależnie od tego, czy te wizje nadchodzącego kataklizmu są realne czy nie, odpowiednie zarządzanie finansami w firmie jest i zawsze była kluczowa. W końcu każdy kto prowadzi firmę chce, aby przynosiła jak największe zyski, a jednocześnie generowała jak najmniejsze koszty. Logiczne prawda?
Dla właścicieli firm i menedżerów odpowiedzialnych za finanse przedsiębiorstwa, bardzo ważna jest aktualna wiedza na temat zasad związanych z cyklem rotacji gotówki, płynnością finansową, dywersyfikacją środków itd. Aby umiejętnie zarządzać finansami, trzeba się na nich po prostu znać. Zwłaszcza, że wachlarz naszych możliwości i wybór rozwiązań jest spory. Trzeba o nich wiedzieć, a do tego umiejętnie wykorzystać do właściwego zarządzania finansami w firmie. Jak to zazwyczaj bywa, w teorii nie brzmi to na bardzo skomplikowane, a w rzeczywistości jest dużym i odpowiedzialnym wyzwaniem. Często złożonym z wielu etapów, elementów, działań. Zarządzanie finansami w firmie to konieczność zaplanowania nad szeregiem procesów, oraz ich ciągłe usprawnianie. Temu służy optymalizacja kosztów firmowych. Jak ją wykorzystać w praktyce?
Jak skutecznie optymalizować koszty firmy?
W wielu firmach, pomimo przeprowadzanej optymalizacji efekty nie są widoczne. Dlaczego? Powodem jest niezrozumiałość tego procesu, krótkowzroczność, brak umiejętnego zarządzania finansami w praktyce i brak odpowiedniej strategii implementacji. Niestety proces optymalizacji często niesie za sobą obowiązek cięcia kosztów. Z drugiej strony trzeba uważać na związane z tym pułapki. Im więcej chcemy zaoszczędzić w firmie, tym bardziej rośnie ryzyko zahamowania dalszego rozwoju organizacji, czy wstrzymanie jej właściwego funkcjonowania. To często ryzykowna gra, w której kluczowe staje się odpowiednia organizacja, zarządzanie zasobami ludzkimi i przepływem pieniądza. Chcąc uprościć temat, możemy proces optymalizacji podzielić na następujące kroki:
poznać dokładną sytuację i zrozumieć procesy firmowe, zwłaszcza w zakresie kosztów zakupu (audyt),
analiza, czyli opracowanie raportu zawierającego propozycje działań optymalizujących w celu uzyskania obniżenia kosztów w konkretnych obszarach działalności,
wdrożenie program optymalizacyjnego, zbudowanie strategię długoterminowej (albo na określony czas),
bieżące monitorowanie efektów i analiza programu naprawczego w oparciu o dane.
Oczywiście to ogólny zarys. Pod każdym z tych punktów kryje się mnóstwo procesów, pracy, czasami całego zespołu specjalistów. Im większy biznes, tym tych podpunktów będzie więcej. Pamiętajmy również, że zmniejszenie wydatków w firmie np. o 8-10 %, gdzie rezygnujemy z dodatkowych świadczeń dla pracowników jak np. budżet szkoleniowy, bonusy, premie, może odbijać się na zespole i zapewne w jakimś sensie będzie się na nim odbijać. Dlatego nie zawsze wskazane będzie „trzęsienie ziemi”. Czasami wystarczy uszczelnić obecne wydatki, sprawdzić gdzie pieniądze nam uciekają, dokładniej przeanalizować czy konieczne jest kupowanie danego produktu lub usługi. To często pozwala wygospodarować dodatkowe % w firmie, bez konieczności redukcji poziomu pracy naszego zespołu. Albo poziomu zatrudnienia w firmie…
Inne stosowane metody optymalizacji kosztów w firmie, to redukcja zatrudnienia. Osobiście uważam jednak, że jest to droga donikąd. To tak jakbyśmy szukając oszczędności w opłatach za prąd, nagle w kilku pokojach w naszej siedzibie mieli pracować po ciemku. Jakość pracy spadnie do zera, co będzie nas kosztować znacznie drożej niż te kilkadziesiąt złotych na rachunku za energię. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest pozbycie się części niepotrzebnych zadań, niż ludzi. Zanim to zrobimy konieczna jest ocena, które z nich generują więcej kosztów/czasu niż korzyści. Niektórych procesów może nie opłaca się ruszać?
Kolejny sposób dotyczący optymalizacji kosztów w firmie, to dobra koordynacja zakupowa wszystkich działów. Zbierając np. zamówienia zakupowe ze wszystkich działów w jednym miejscu, możemy przy większych ilościach oraz częstych zakupach liczyć na pokaźne zniżki od dostawców. Oszczędzać w ten sposób można również na podróżach służbowych. Załóżmy, że dane przedsiębiorstwo wysyła pracowników różnego szczebla w te same miejsca, lecz w różnych godzinach, różnymi kanałami komunikacji i co najgorsze w różne placówki hotelowe. A wystarczy połączyć poszczególne działy w grupy. Grupy mogą już łatwiej negocjować upusty podróży czy zniżki w wybranych hotelach. W zasadzie wszystkie usługi, z których korzysta nasz biznes można negocjować! Myślę, że wielu z Was zaskoczyła by kwota, którą można w ten sposób zaoszczędzić.
Firma może wykorzystać też dodatkowe środki na inwestycję w rozwój. Pieniądze uzyskane z optymalizacji kosztów, albo z optymalizacji niektórych nierentowanych i niepotrzebnych obszarów, można ulokować np. w marketingu, sprzedaży czy employer brandingu. Takie działanie może ułatwić pozyskiwanie nowych klientów czy wysoce wykwalifikowanych pracowników. To może diametralnie zmienić sytuację finansową w firmie i mieć duże znaczenie dla optymalizacji. Może nie wszyscy mają takie podejście, ale optymalizacja kosztów to w moim przekonaniu także tworzenie przewagi nad konkurencją. Złe czasy, stają się często dobrym momentem, aby wyprzedzić ją, dopracować ofertę, odpowiednio dobrać politykę cenową i dotrzeć do nowych klientów.
Następnym sposobem na skuteczną optymalizację kosztów jest outsourcing niektórych działów i procesów w firmie. Oddanie usług księgowych, prawnych czy usług informatycznych, zewnętrznym firmom może znacząco zredukować koszty w danym sektorze. A co ważne, jednocześnie podniesie się poziom i jakość tej obsługi. Takie oddelegowanie procesów, znacząco zredukuje koszt bez ponoszenia strat biznesowych danej organizacji. Z jednej strony koszt usługi będzie mniejszy, niż zatrudnienie samodzielnego fachowca. Z drugiej strony otrzymujecie zazwyczaj dostęp do całego zespołu specjalistów, którzy są do Waszej dyspozycji. Chętnie przedstawię Wam bliżej możliwości, korzyści i koszty przejścia na outsourcing, bo tak się przypadkowo składa, że prowadzę akurat kilka firm w tym modelu biznesowym. Zachęcam do bezpośredniego kontaktu!
Sprawdzoną metodą w optymalizacji jest wdrożenie automatyzacji procesów firmowych. Na co dzień korzystamy z różnego rodzaju narzędzi, technologii, które mogą nam (z odpowiednim wsparciem) posłużyć także do przeprowadzenia skutecznego procesu optymalizacyjnego. Dzięki automatyzacji np. w obszarze obsługi klienta, sprzedaży, marketingu, produkcji – uwalniamy zasoby. Czy to chodzi o koszty, ludzi, czy nasze własne zaangażowanie.
Co powstrzymuje Cię przed optymalizacją kosztów?
Jednym z podstawowych problemów firm i obawą przed zrobieniem rzetelnej optymalizacji jest obawa przed zmianą. Dotyczy to zarówno szczebla menadżerskiego jak i pracowników. Właściciele firm obawiają się natomiast dodatkowych kosztów związanych z nowymi wdrożeniami, nie zastanawiając się jakie korzyści może to przynieść w dłuższej perspektywie.
Nie ukrywam, że sam proces optymalizacji nie należy do łatwych i bywa bardzo czasochłonny. Wymaga zagłębienia się w wiele elementów i funkcjonowanie danej organizacji. Uważam jednak, że każda firma powinna nieustannie szukać rozwiązań, które uszczelnią niepotrzebne wydatki oraz pomogą znaleźć nowe opłacalne rozwiązania zwiększające szanse na rozwój przedsiębiorstwa. Przeprowadzenie takiej optymalizacji wymaga rzetelnej diagnozy sytuacji oraz znalezienie najbardziej optymalnych rozwiązań dopasowanych do specyfiki danego biznesu. To często proces, który wymaga i sporo czasu i trochę wysiłku ze strony przedsiębiorcy. Doskonale rozumiem, że w trudnych momentach czasem trudno jest złapać dystans w biznesie i trzeźwo przeanalizować wszystkie opcje, zagrożenia i szanse. To może być blokadą do przeprowadzenia zmian w firmie, ale nie powinno ich finalnie przekreślić. Warto pamiętać, że zawsze możecie też skorzystać z dodatkowego wsparcia.
Wsparcie w optymalizacji kosztów firmowych
Wiedząc, jak ważnym wyzwaniem jest optymalizacja kosztów firmowych, warto rozpatrzyć poszukanie wsparcia w tych działaniach. Dobrze skorzystać z doświadczeń i praktycznego rozeznania tych, którzy już mają to za sobą. To może być kompleksowa pomoc, która obejmie wszystkie firmowe procesy, albo możecie skupić się na poszczególnych dziedzinach, zaczynając od najbardziej istotnych. Oczywiście mogę Wam w tym pomóc. Zarówno całościowo, jak też w wybranych aspektach. Na przykład jeśli chodzi o firmowe IT, strategię marketingową ale też w przypadku finansów i podatków. Być może wiecie, że prowadzę biuro rachunkowe w Warszawie. Przeprowadziliśmy już szereg optymalizacji kosztów u naszych klientów, a w zasadzie cały czas to robimy. Podatki to temat dynamiczny, wymaga aktualnych informacji i szybkiego wdrażania.
Jestem do Waszej dyspozycji. Jeśli szukacie wsparcia w optymalizacji kosztów firmowych – pomogę. Napiszcie do mnie, krótko przedstawiając sytuację i porozmawiajmy o Waszym biznesie! A jeśli uznamy, że optymalizacja nie jest najlepszą drogą – możesz skorzystać ze wsparcia mojego zespołu ByeBiz, który pomoże skutecznie i sprawnie zamknąć firmę i rozpocząć nową przygodę z własną firmą. Zapraszam do kontaktu!
Wszystko wskazuje na to, że 2026 rok będzie dla biznesu wyjątkowo wymagający. Skala planowanych zmian pokazuje, że nie wystarczy już reagować „na ostatnią chwilę”. Nowe regulacje dotkną zarówno sposobu zarządzania firmą, relacji z pracownikami, jak i kwestii podatkowych, właścicielskich czy technologicznych. Z mojego doświadczenia wynika, że im wcześniej zaczniemy porządkować procesy, tym mniej nerwów będzie nas to kosztować później. Poniżej zebrałem kluczowe obszary, które – moim zdaniem – każdy przedsiębiorca powinien mieć na radarze w kontekście 2026 roku.
Po pierwsze: jawność wynagrodzeń
Choć unijna dyrektywa dotycząca transparentności płac obowiązuje formalnie od 2023 roku, realne skutki odczujemy dopiero na przełomie 2025 i 2026 r. Już od końca grudnia 2025 r. pracodawcy będą musieli funkcjonować w nowej rzeczywistości – z obowiązkiem podawania przedziałów płacowych w rekrutacji, udzielania pracownikom szerszych informacji o wynagrodzeniach i bez możliwości pytania kandydatów o wcześniejsze zarobki.
To jednak dopiero początek. Pełne wdrożenie przepisów, które mają faktycznie egzekwować zasadę równej płacy kobiet i mężczyzn, musi nastąpić najpóźniej do czerwca 2026 r. Już dziś wiadomo, że firmy będą zobowiązane do uporządkowania systemów wynagradzania, zdefiniowania obiektywnych kryteriów płacowych oraz raportowania różnic. Dodatkowo zniknie możliwość narzucania poufności wynagrodzeń – zapis, który do tej pory był standardem w wielu organizacjach. Z perspektywy biznesowej oznacza to jedno: audyt płac i dokumentów wewnętrznych przestaje być opcją, a staje się koniecznością. Zwłaszcza że za niedopełnienie obowiązków przewidziane są realne sankcje finansowe.
Po drugie: umowy B2B pod lupą
Model współpracy B2B przez lata dawał firmom dużą elastyczność. Problem w tym, że w wielu przypadkach granica między świadczeniem usług a faktycznym stosunkiem pracy została mocno zatarta. W praktyce rynek zna wiele sytuacji, w których „kontraktor” funkcjonuje jak etatowiec – z określonymi godzinami, przełożonym, urlopem i świadczeniami.
Ustawodawca postanowił zareagować. Planowane zmiany w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy zakładają, że inspektorzy zyskają realne narzędzia do przekwalifikowywania fikcyjnych kontraktów B2B na umowy o pracę – i to bezpośrednio w toku kontroli. Dodatkowo PIP ma mieć dostęp do danych z ZUS i urzędów skarbowych, co znacząco zwiększy skuteczność działań kontrolnych. Jeśli nowelizacja wejdzie w życie zgodnie z planem, początek 2026 r. może oznaczać bardzo poważne przetasowania w modelach zatrudnienia.
Po trzecie kodeks spółek handlowych
Zmiany w KSH, które mają zacząć obowiązywać w 2026 r., mają charakter porządkujący i deregulacyjny. Najbardziej symboliczna jest rezygnacja z kary pozbawienia wolności za niezłożenie wniosku o upadłość w terminie. W praktyce sankcja ta i tak była stosowana marginalnie, a jej usunięcie powinno ograniczyć działania podejmowane wyłącznie „na wszelki wypadek”.
Równolegle zmieniają się zasady funkcjonowania rejestrów akcjonariuszy w spółkach niepublicznych. Ustawodawca stawia na większą przejrzystość – krótsze terminy zgłaszania zmian, szerszy zakres danych i ujednolicenie klasyfikacji akcji. Część tych regulacji zacznie obowiązywać już pod koniec lutego 2026 r.
Po czwarte – cyfryzacja bez odwrotu
Od 1 stycznia 2026 r. korespondencja z administracją publiczną będzie prowadzona wyłącznie elektronicznie. Brak własnego adresu do e-Doręczeń nie wiąże się co prawda z karami, ale w praktyce może powodować chaos komunikacyjny i ograniczoną kontrolę nad obiegiem informacji.
Kończący się okres przejściowy to dobry moment, aby uporządkować kwestie formalne – zwłaszcza że założenie i obsługa skrzynki wymaga odpowiednich uprawnień, numeru PESEL i profilu zaufanego, a w przypadku cudzoziemców także kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Po piąte – zatrudnianie cudzoziemców
Rok 2026 będzie pierwszym, w którym system zezwoleń na pracę funkcjonuje w pełni cyfrowo przez cały okres rozliczeniowy. Dla działów HR oznacza to konieczność jeszcze lepszej kontroli terminów, danych i zmian warunków zatrudnienia.
Dodatkową niewiadomą pozostaje przyszłość uproszczonych zasad zatrudniania obywateli Ukrainy. Obecne regulacje obowiązują do marca 2026 r., a każda decyzja o ich przedłużeniu lub wygaszeniu będzie miała realny wpływ na rynek pracy w drugiej połowie roku. W praktyce warto przygotować się na kilka scenariuszy i na bieżąco weryfikować legalność zatrudnienia.
Po szóste – estoński CIT
Dla wielu spółek koniec 2025 r. oznacza zakończenie pierwszego czteroletniego okresu Estońskiego CIT. Decyzja o kontynuacji, rezygnacji lub zmianie modelu rozliczeń nie powinna być automatyczna.
Ryczałt nadal najlepiej sprawdza się tam, gdzie zyski są reinwestowane, a struktura właścicielska pozostaje stabilna. Z kolei firmy planujące reorganizacje, generujące straty lub chcące korzystać z ulg niedostępnych w Estońskim CIT, powinny rozważyć powrót do zasad ogólnych – pamiętając o dodatkowych obowiązkach i ograniczeniach czasowych.
Po siódme – fundacje rodzinne
Choć planowano zmiany w przepisach dotyczących fundacji rodzinnych od stycznia 2026 r., prezydenckie weto sprawiło, że nowe regulacje nie wejdą w życie. Dla przedsiębiorców oznacza to utrzymanie dotychczasowych zasad, w tym korzystnych rozwiązań podatkowych i stabilnych ram sukcesji.
W praktyce fundacja rodzinna w 2026 r. nadal pozostaje atrakcyjnym narzędziem do zabezpieczenia majątku i uporządkowania kwestii właścicielskich.
Po ósme – NIS2
Choć termin unijny minął wcześniej, wszystko wskazuje na to, że to właśnie 2026 r. będzie momentem wejścia w życie przepisów wdrażających dyrektywę NIS2 w Polsce. Nowe obowiązki obejmą tysiące firm z różnych sektorów – od IT i energetyki po produkcję czy gospodarkę odpadami.
Odpowiedzialność za cyberbezpieczeństwo znacząco wzrośnie, a brak przygotowania może skutkować bardzo wysokimi karami finansowymi. Więcej na ten temat dowiecie się z tego wpisu: link.
Po dziewiąte – UODO
Na początku 2026 r. poznamy zakres kontroli sektorowych prowadzonych przez UODO. Z doświadczenia wiadomo, że organ coraz częściej sprawdza nie tylko dokumenty, ale realne stosowanie procedur. Najczęstsze problemy? Nieaktualne analizy ryzyka, braki w dokumentacji, źle skonstruowane umowy powierzenia czy nieskuteczne reagowanie na incydenty. A konsekwencje potrafią być bardzo dotkliwe – od zaleceń po wysokie kary finansowe. Jeśli do tej pory nie korzystaliście z profesjonalnego wsparcia w zakresie RODO, zachęcam do kontaktu z WBT-IT, które od lat wspiera w tym zakresie firmy. Polecam z czystym sumieniem 🙂
Po dziesiąte – planowanie przestrzenne
Do końca czerwca 2026 r. gminy muszą uchwalić Plany ogólne, które zastąpią dotychczasowe studia uwarunkowań. Od lipca decyzje o warunkach zabudowy będą możliwe wyłącznie na obszarach wyraźnie wskazanych w tych planach. Dla przedsiębiorców planujących inwestycje oznacza to konieczność dokładnego sprawdzenia lokalnych dokumentów planistycznych – brak planu ogólnego lub odpowiednich oznaczeń może całkowicie zablokować nowe przedsięwzięcia.
Wiele wskazuje na to, że 2026 roku będzie się działo i być może będzie trochę zabawy 🙂 To moment, w którym przewagę zyskają firmy przygotowane – proceduralnie, organizacyjnie i strategicznie. Z mojego doświadczenia wynika, że im wcześniej zaczniemy działać, tym spokojniej przejdziemy przez nadchodzące miesiące. A jeśli mogę Wam w tym pomóc – napiszcie do mnie!
Jeden, uniwersalny przepis na sukces w biznesie nie istnieje. To suma składowa wielu czynników, działań, cech i nigdy do końca nie wiadomo, który czynnik okaże się decydujący. Z drugiej strony wierzę, że istnieje zbiór pewnych standardów, uniwersalnych elementów, które mogą nas bardzo przybliżyć do osiągnięcia zakładanych celów. Niezależnie od tego jaką dokładnie prowadzimy firmę, w jakiej branży działamy, możemy wyznaczyć co najmniej kilka wspólnych punktów. Na przykład klienci. A co za tym idzie ich obsługa. Dziś opowiem dlaczego jest taka ważna i jak możemy ją usprawniać. Zapraszam!
Dlaczego obsługa Klienta jest tak ważna?
Niezależnie od branży w jakiej działamy, czy formy działalności, obsługa klienta jest jednym z najważniejszych czynników warunkującym funkcjonowanie biznesu. Ma kolosalne znaczenie przy budowaniu własnej marki i wizerunku firmy. Mam wrażenie, że nie trzeba Was w tym specjalnie uświadamiać, ale pewne kwestie warto podkreślić i podsumować. Dział obsługi klienta, ma bezpośredni wpływ na nasze relacje z odbiorcą, a tym samym na sprzedaż naszych usług lub produktów. To nasza pierwsza linia frontu w kontaktach z klientem. To od niej, w dużej mierze zależy decyzja o współpracy, czy też decyzja zakupowa. Może doprowadzić do tego że pozyskamy klienta, albo go bezpowrotnie stracimy. Wysokiej jakości obsługa klienta, jest jednym z kluczowych czynników wspomagającym budowanie naszej renomy i pozytywnego wizerunku firmy. Zadowolony klient jest żywą reklamą naszego biznesu, dlatego powinno nam na tym szczególnie zależeć. Nie tylko chętniej do nas wróci, ale też poleci nasze usługi i produkty innym. Opinie i rekomendacje to z kolei silny magnez dla kolejnych klientów i jeden z ważniejszych czynników decydujących o naszej wiarygodności. Nie ma w tym chyba nic zaskakującego – chyba wszyscy tak mamy, że chętnie korzystamy z rekomendacji znajomych, rodziny. Szukamy pozytywnych sygnałów i opinii, zanim zdecydujemy się na jakiś zakup lub współpracę. To naturalny i logiczny proces w biznesie.
Obsługa klienta pomaga też w weryfikacji naszej strategii biznesowej. Planując konkretne działania sprzedażowe, reklamowe, czy marketingowe opieramy się na bardziej lub mniej prawdziwych założeniach. Bezpośredni kontakt z odbiorcą pozwala zmierzyć ich realną wartość. Łatwo jest wpaść w samozachwyt, trudno być czasem krytycznym i obiektywnym wobec własnych rozwiązań. Sygnały od naszych klientów pomagają je ocenić i w razie potrzeby skorygować, usprawnić. Obsługa klienta to zatem źródło cennych informacji, nie tylko o naszej grupie docelowej, ale też o nas samych. A to nieodłączny element rozwoju w biznesie. Konkret, który pomaga w dokładnej analizie i ulepszaniu naszych działań. Pozwala zdiagnozować nasze mocne i słabsze strony. To z kolei sprawia, że łatwiej znaleźć nam perspektywiczne rozwiązania, które będą przynosić długotrwałe korzyści dla naszego biznesu. Doraźnie też jest dużym wsparciem. Zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych.
Obsługa klienta jest równie ważna przy pierwszym kontakcie z naszą marką, co w późniejszych etapach współpracy. To dzięki niej jesteśmy w stanie przyciągnąć i utrzymać przy sobie klienta na dłużej. Wymienione aspekty i argumenty znajdują potwierdzenie w codzienności. Sam przekonałem się o tym choćby rozmawiając z klientami mojego biura rachunkowego w Warszawie.
Obsługa klienta – jak ją usprawnić?
Świadomość tego jak ważna jest obsługa klienta w biznesie, to dopiero początek. Teraz warto pójść krok dalej. Sama wiedza nie wiele zmienia w praktyce. Nawet jeśli zawsze staraliście się dbać o odpowiednią jakość obsługi klienta, macie sprawdzone rozwiązania, funkcjonujące procesy i sukcesy na tym polu, nie oznacza to, że robota jest skończona i można spocząć na lurach. Potrzeby, oczekiwania klientów, realia rynkowe, zmieniają się bardzo dynamicznie. To wymaga od nas stałej pracy i dopasowania się do zmieniających się okoliczności. To ciągła praca i naprawdę spore wyzwanie. Mam nadzieję, że garść porad ode mnie pomoże Wam to odpowiednio zaplanować i zorganizować.
Odpowiedni personel
To pierwsza i chyba najważniejsza sprawa. Dobór odpowiedniej kadry, będzie miał decydujący wpływ na jakość obsługi. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że bardziej od zawodowego doświadczenia ważniejsze są indywidualne umiejętności i charakter pracownika. Prezencja też ma duże znaczenie w wielu przypadkach, chyba że mówimy tylko o obsłudze telefonicznej, bądź internetowej. Kluczowe będzie jednak usposobienie i podejście do klienta. Nasz pracownik BOK musi być odpowiednio przeszkolony, kompetentny, a do tego cierpliwy, profesjonalny, a przede wszystkim odporny na stres. Praca z ludźmi jest wymagająca, a zależy od niej bardzo wiele.
Odpowiednie zarządzanie w firmie
Dużo zależy też od odpowiedniej organizacji i zarządzania biurem obsługi klienta. To rola kadry kierowniczej, kwestia wypracowania najlepszych schematów i rozwiązań. Bez odpowiedniego przywództwa, motywacji, kontroli i jasnych wskazówek, o naszej jakości zacznie decydować przypadek, a w działania wkradnie się chaos. Im lepiej zorganizujemy cały proces od naszej strony, im lepiej wdrożymy naszych pracowników w ten proces, tym mniejsze ryzyko i widmo wpadki. Nie mówimy o skryptach rozmów, sztywnych ramach. Mówimy o wypracowaniu stylu, podejścia, odpowiednich założeń głównych. Trzeba też pamiętać o ciągłej motywacji, zainteresowaniu i nagradzaniu wysiłków naszych współpracowników, o tym jak być dobrym szefem już pisałem na blogu, możecie zajrzeć w wolnej chwili do tego wpisu.
Dostępność
To również elementarna sprawa. Musimy być w stałym kontakcie z naszymi klientami, zawsze gdy będą tego potrzebować. Trzeba też maksymalnie uprościć i ułatwić możliwość kontaktu z naszą marką wszystkim zainteresowanym. To może i powinno objawiać się w różnej formie. Musimy odpowiednio wyeksponować dane kontaktowe np. na naszej stronie firmowej. Może trzeba będzie zadbać o odpowiedni sposób przekierowania połączeń przychodzących, aby zawsze był ktoś pod telefonem. A może dobrym rozwiązaniem będzie wdrożenie zautomatyzowanej obsługi telefonicznej, gdzie dzwoniący będzie odpowiednio pokierowany, albo będzie mógł uzyskać informacje bez konieczności łącznia się bezpośrednio z obsługą (co mogłoby działać np. w weekend, gdy w biurze nikogo nie ma). Taka dostępność może objawiać się także obecnością na portalach społecznościowych, które także mogę pełnić role komunikacyjne. Rozwiązań jest wiele. Grunt, aby przyświecała Wam myśl aby maksymalnie ułatwić komunikację z klientami i być dla nich dostępni nie tylko w teorii. Dobrze, aby konkretne rozwiązania były dopasowane do Waszych indywidualnych możliwości, charakteru działalności i specyfiki klienta.
Poznaj siebie i klienta
Wspomniałem o tym na wstępie. Wiedza to klucz, podstawa, od której wszystko się zaczyna. Rozmowy z kontrahentami, klientami są źródłem bezcennych informacji – pozwalają zbadać poziom satysfakcji, określić aspekty wymagające dopracowania, zaopiekowania. To pomaga w analizie zachowań naszych klientów, jak również w wyborze adekwatnych narzędzi. Jeśli dobrze znasz swoje procesy biznesowe, jeśli znasz podstawowe potrzeby i oczekiwania klientów, masz to, co najważniejsze do tego, aby usprawnić obsługę. Druga sprawa to odpowiednie wykorzystanie tej wiedzy w praktyce, co może nie być takie łatwe i oczywiste. Zwłaszcza, gdy prowadzisz większą firmę i masz więcej procesów, nad którymi trzeba zapanować. Pamiętajcie też, że zawsze możecie skorzystać ze wsparcia zewnętrznej firmy, również przy optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Strategia biznesowa
W każdej dziedzinie naszej działalności warto mieć określoną i przemyślaną koncepcję. Nasza wizja powinna skupiać się na detalach, ale jednocześnie być częścią większego planu. Zakładać różne scenariusze, przewidywać różne zagrożenia. Tak samo gdy myślimy o marketingu, finansach, jak o obsłudze. Tak jak wspominałem we wstępie – to nieodzowny element układanki pod nazwą własna firma. Oczywiście nie wszystko da się zrobić od razu, dlatego strategia działań powinna być podzielona na realne i przemyślane etapy. Mając tak określoną koncepcję i strategię biznesową (obejmującą również sposoby obsługi klienta), znamy cel i efekt końcowy jaki chcemy uzyskać. A to już dużo. Dzięki temu możemy obrać odpowiedni kierunek rozwoju i ulepszania naszych procesów firmowych i kluczowych obszarów. Nasza strategia musi być dopasowana do naszych potrzeb, do potrzeb klienta ale zakładać także plan A, B, a najlepiej jeszcze C.
Standardy i narzędzia
Wypracowanie określonych standardów jest ważne, ale musi opierać się na indywidualnych cechach. Te dwie kwestie nie wykluczają się, tylko tworzą spójną całość. Do prawidłowego funkcjonowania obsługi klienta, niezbędne będzie usystematyzowanie pewnych procesów. Uproszczenie ich i rozbicie na mniejsze struktury. Taki schemat, standard – wzorzec – pozwoli zapanować nad obsługą, jakkolwiek by nie wyglądała. Pomoże utrzymać ją na wysokim poziomie i umożliwi stopniowe wprowadzanie ulepszeń.
Obsługa klienta to złożony proces. Nie zawsze opiera się tylko na kompetencjach naszych pracowników, czy wypracowanych standardach. Trzeba też umiejętnie korzystać z palety narzędzi, które mogą być dla nas olbrzymim wsparciem. Pomogą nam w organizacji, skutecznym zarządzaniu i monitorowaniu naszych działań. Stosuje się obecnie sporo zautomatyzowanych narzędzi, wykorzystuje sztuczną inteligencję, boty. Do tego branżowe aplikacje, dedykowane systemy informatyczne, CRM-y itd. Z drugiej strony pamiętajmy, że to tylko narzędzia, które aby były skuteczne i miały wartość, muszą być też umiejętnie wykorzystywane, skonfigurowane, monitorowane. Sami musicie ocenić, które z nich będą w Waszym przypadku sensowne, a które nie. Może będzie trzeba je przetestować, zobaczyć jak sprawdzają się w praktyce? Czasem to jedyne wyjście.
Monitoruj efekty pracy
To ważny, a niestety często pomijany etap rozwoju firmy i określonych obszarów. Monitoring naszych działań, weryfikacja efektów jest nieodzowna, jeśli zależy nam na podnoszeniu jakości obsługi. Nawet przemyślane i dobre koncepcje wymagają naszej uwagi, czujności i zainteresowania. Reakcji, gdy jest właściwe. To trochę taka próba przewidywania nieprzewidzianego. Jeśli uważnie obserwujemy co i jak dzieje się w naszej firmie, jest większa szansa, że uda nam się pewne kryzysy i zagrożenia odpowiednio wcześnie wykryć, rozpoznać i wyprzedzić. Warto też pamiętać, że świat, potrzeby naszych klientów dynamicznie się zmieniają. Musimy za tym nadążać, a bez odpowiedniego monitoringu, będzie to po prostu trudne, albo wręcz niemożliwe.
Niektóre sprzęty, środki transportu, urządzenia firmowe z czasem się niszczą. Takie życie. Gdy ten moment nastąpi, wypada zastąpić zużyty sprzęt nowym, zwłaszcza, że często ich naprawa jest nieopłacalna lub niemożliwa. Warto jednak pamiętać, że tego rodzaju sprzęt nie może zniknąć „ot tak” z ewidencji księgowej. Niezbędne będzie przeprowadzenie procesu likwidacyjnego środku trwałego. Dlatego w dzisiejszym artykule podsumowałem najważniejsze informacje i pojęcia, które pomogą Wam skutecznie zlikwidować środek trwały w firmie i odpowiednio to rozliczyć.
No dobra, ale czym są środki trwałe?
Zacznijmy od podstawowej kwestii, czyli wyjaśnienia czym jest środek trwały firmy. Środki trwałe, to w skrócie majątek, składnik rzeczowych aktywów przedsiębiorstwa (przekraczający wartość 10000 zł), który charakteryzuje się długim czasem użytkowania (powyżej 1 roku), postacią rzeczową (w przeciwieństwie do wartości niematerialnych i prawnych) i jest używany (zdatny do użytku) na potrzeby danej firmy. Ewentualnie jest oddany do używania innym jednostkom na podstawie najmu, dzierżawy lub umowy o podobnym charakterze. Środki trwałe mogą stanowić przedmiot umowy dzierżawy lub leasingu, jednak wtedy tylko jedna ze stron ma prawo zaliczyć je do aktywów trwałych. Jakie są przykładowe środki trwałe?
Rodzaje środków trwałych:
nieruchomości, budynki, lokale;
grunty;
obiekty inżynierii lądowej i wodnej;
inwentarz żywy;
urządzenia techniczne, maszyny;
środki transportu – gdy właścicielem pojazdu jest firma (lub gdy pojazd jest w leasingu);
narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie.
Ewidencję środków trwałych prowadzi się z podziałem na grupy, podgrupy i rodzaje. Klasyfikacja Środków Trwałych to usystematyzowany zbiór obiektów majątku trwałego służący m.in. do celów ewidencyjnych i ustalania stawek odpisów amortyzacyjnych. Co ważne, każdy środek trwały musi mieć ustaloną wartość początkową. Podstawą do jej ustalenia najczęściej stanowi cena zakupu. Może zostać powiększona o koszty poniesione na wprowadzenie składnika aktywów do obrotu. W przypadku darowizny, której wartości nie podano w umowie, wycenia się ją według wartości rynkowej. Natomiast wartość początkową od nabycia środka trwałego w postaci wkładu niepieniężnego, ustala się jego wartość początkową, od której były dokonywane odpisy amortyzacyjne. Odpisy amortyzacyjne to mówiąc inaczej, rozłożenie w czasie kosztów poniesionych na nabycie środka trwałego. Od 2018 roku nie ma obowiązku wprowadzania do ewidencji środków trwałych przedmiotów o wartości poniżej 10000 zł i można je wliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu. Amortyzacja polega na zaliczeniu środków trwałych do kosztów przychodu, poprzez odpisy amortyzacyjne (po spełnieniu określonych obowiązków) z wykluczeniem gruntów, praw wieczystych, budynków mieszkalnych służących do prowadzenia działalności. Co ważne, odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, jeżeli środek trwały nie został wprowadzony do ewidencji firmy.
W dzisiejszym wpisie skupimy się jednak na procesie likwidacji środka trwałego. Co do zasady, środki trwałe w firmie mogą zostać zlikwidowane po zamortyzowaniu, oraz na skutek utraty przydatności. Jeżeli środek uległ np. zużyciu, zepsuciu, może zostać zlikwidowany a jego niezamortyzowaną cześć można ująć w kosztach uzyskania przychodu. Jak likwidacja środka trwałego wygląda w praktyce? O czym jeszcze warto pamiętać?
Jak zlikwidować środki trwałe w firmie?
Tak jak wspomniałem na wstępie – likwidacja środka trwałego dokonywana jest zazwyczaj ze względu na jego uszkodzenie, zużycie lub zniszczenie. Czasami może chodzić też o zbyt duże koszty eksploatacyjne. W takiej sytuacji, przedsiębiorcy chcąc pozbyć się danego środka trwałego, decydują się na jego sprzedaż albo oddanie (przekazanie w formie darowizny). W takich przypadkach możemy mówić o likwidacji składnika majątku firmy.
Jeżeli jakieś urządzenie należące do firmy stało z jakiegoś powodu niezdatne do użytku, należy wyksięgować je z ewidencji bilansowej. W praktyce, proces likwidacji składa się z dwóch etapów: wycofanie z używania środka trwałego, oraz jego fizyczną likwidację (a niekiedy także wykorzystanie likwidowanego środka trwałego jako bazy nowego środka). Co ciekawe, przedsiębiorca może zdecydować o wyksięgowaniu środka trwałego z ewidencji bilansowej, jednak nie przeznaczać go w tym danym momencie do fizycznej likwidacji. Wszelkie czynności skutkujące zaprzestaniem ujmowania środka trwałego w księgach rachunkowych stanowią rozchód środka trwałego. Z chwilą rozchodu środka trwałego następuje zakończenie jego amortyzacji, wyłączenie z ewidencji i kasacja numeru inwentarzowego. Do momentu fizycznej likwidacji, środek trwały, który został postawiony w stan likwidacji, ujmuje się w ewidencji pozabilansowej. Ujęcie środka trwałego w ewidencji pozabilansowej może odbywać się, na podstawie dowodu „LT – Likwidacja środka trwałego”. Warto pamiętać, że dokument LT uznaje się za dowód księgowy będący podstawą zapisów w księgach rachunkowych, jeśli zawiera co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Co więcej, jeśli postawiony w stan likwidacji środek trwały nie został jeszcze w pełni zamortyzowany, jego nieumorzoną wartość można zakwalifikować do kosztów podatkowych.
Dokumentem potwierdzającym dokonanie likwidacji środka trwałego (pozwalającym na ujęcie nieumorzonej wartości środka trwałego w kosztach podatkowych firmy) jest protokół likwidacji środka trwałego. W dokumencie powinny znaleźć się takie informacje jak: miejsce i data jego sporządzenia, numer protokołu, imiona i nazwiska osób sporządzających i uczestniczących w procesie likwidacji. Do tego nazwa środka trwałego, numer inwentarzowy, sposób likwidacji, informacje o firmie (pieczątka), oraz dodatkowe załączniki (np. potwierdzenie uiszczenia opłaty środowiskowej, potwierdzenie złomowania). Oczywiście protokół likwidacji środka trwałego powinien być podpisany przez komisję likwidacyjną. To prawdopodobnie nie wszystkie kwestie, jakie warto wziąć pod uwagę. Tutaj duże znaczenie ma indywidualna sytuacja, o której warto porozmawiać indywidualnie. Dlatego jeśli macie dodatkowe pytania związane z likwidacją środków trwałych, albo inne z zakresu księgowości, kadr i podatków – zachęcam do bezpośredniego kontaktu ze mną lub moim biurem rachunkowym.
A jeśli chcecie zlikwidować coś więcej niż środki trwałe i skutecznie wycofać się z biznesu, skontaktuj się z zespołem ByeBiz, który na codzień pomaga likwidować spółki z o.o. prowadzone w Polsce. Jestem częścią tego zespołu i chętnie pomożemy Wam w całym procesie. Porozmawiajmy o szczegółach!
Praca w godzinach nadliczbowych to temat, który niemal od zawsze budzi zainteresowanie zarówno pracowników, jak i pracodawców. W związku ze zmianami prawnymi i rosnącym zapotrzebowaniem na elastyczne godziny pracy, warto dokładnie przeanalizować, jakie obowiązki oraz przywileje niesie ze sobą praca w nadgodzinach. Z obu perspektyw. Oczywiście jeśli prowadzisz własną firmę, ale nie zatrudniasz pracowników, ten temat raczej Cię nie zainteresuje, mimo że nadgodziny jakie poświęcasz swojemu biznesowy to zapewne standard. Wiem coś o tym 😉
Nadgodziny – co musisz o nich wiedzieć?
Pracą w godzinach nadliczbowych nazywamy każdą pracę wykonaną ponad obowiązujący wymiar czasu pracy ustalony dla danego stanowiska i pracownika. Może to obejmować przekroczenie normy dziennej lub tygodniowej, ustalonej zgodnie z systemem czasu pracy obowiązującym w firmie.
Co do zasady, pracodawca może zlecić pracę w godzinach nadliczbowych w określonych przypadkach:
konieczność przeprowadzenia akcji ratunkowej – w sytuacjach zagrożenia zdrowia lub życia, a także w celu ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
szczególne potrzeby pracodawcy – takie potrzeby mogą obejmować różne sytuacje wymagające dodatkowego nakładu pracy.
Przepisy prawa pracy jasno wskazują grupy pracowników, którym nie można zlecić pracy nadliczbowej, niezależnie od okoliczności. Wśród nich są kobiety w ciąży, pracownicy młodociani, osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności. Istnieje także grupa pracowników, którzy mogą pracować w godzinach nadliczbowych tylko za ich zgodą. To rodzice dzieci do lat 8, osoby pracujące na stanowiskach związanych z przekroczeniem dopuszczalnych norm czynników szkodliwych dla zdrowia. Warto mieć to na uwadze planując pracę zespołu.
Nadgodziny – limity i wynagrodzenie
Praca nadliczbowa podlega ścisłym limitom, które mają na celu ochronę pracownika przed nadmiernym obciążeniem:
Dzienny limit pracy – Całkowity czas pracy w ciągu doby, wraz z godzinami nadliczbowymi, nie może przekroczyć 13 godzin, aby zapewnić 11-godzinny odpoczynek dobowy.
Tygodniowy limit pracy – Przeciętny tygodniowy czas pracy z nadgodzinami nie może przekroczyć 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Roczny limit godzin nadliczbowych – Standardowo maksymalna liczba godzin nadliczbowych dla jednego pracownika w skali roku wynosi 150 godzin, chyba że inny limit zostanie określony w regulaminie pracy lub umowie.
W zależności od tego, czy przekraczamy dobową, czy średniotygodniową normę czasu pracy, możemy wyróżnić dwa rodzaje nadgodzin. Nadgodziny dobowe – powstają, gdy pracownik pracuje powyżej swojej dobowej normy lub przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. Nadgodziny średniotygodniowe – są naliczane, gdy pracownik przekroczy tygodniową normę czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Występują najczęściej w miesięcznych okresach rozliczeniowych, gdy suma godzin pracy przekracza ustalony limit.
Warto pamiętać, że praca w nadgodzinach powinna zostać odpowiednio wynagrodzona. Takiemu pracownikowi przysługuje:
100% dodatku do wynagrodzenia za pracę nadliczbową wykonywaną w nocy, w niedziele i święta lub w dni wolne.
50% dodatku do wynagrodzenia za pracę nadliczbową wykonywaną w pozostałych przypadkach.
alternatywnie, pracodawca może zaoferować pracownikowi czas wolny w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe. Taka rekompensata zwalnia pracodawcę z wypłaty dodatku pieniężnego, ale pracownik nadal zachowuje prawo do podstawowego wynagrodzenia.
Warto zaznaczyć, że pracownicy pełniący funkcje kierownicze nie otrzymują wynagrodzenia za pracę nadliczbową, chyba że chodzi o nadgodziny przypadające w niedziele i święta, a nie zostały one zrekompensowane dodatkowym dniem wolnym. Pracownicy wykonujący stale pracę zdalną mogą natomiast otrzymywać ryczałt za godziny nadliczbowe, o ile zostanie on wyraźnie wyodrębniony na liście płac. Warto też pamiętać, że przekroczenie dopuszczalnych limitów czasu pracy nadliczbowej może wiązać się z sankcjami dla pracodawcy, w tym mandatami i kontrolami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Natomiast nie to powinno być głównym motywatorem, aby odpowiednio zarządzać czasem pracy. Przestrzeganie przepisów jest nie tylko obowiązkiem, ale także kluczowym elementem zapewnienia zdrowia i bezpieczeństwa pracowników.
Praca w godzinach nadliczbowych to temat, który wymaga staranności zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników. Przestrzeganie limitów, transparentność zasad oraz właściwe wynagrodzenie (finansowe lub czasowe) pozwalają na utrzymanie równowagi między potrzebami biznesowymi, a ochroną zdrowia i bezpieczeństwa pracowników. Nadgodziny mogą być skutecznym rozwiązaniem w sytuacjach nagłych lub wymagających zwiększonego nakładu pracy, ale nie powinny być nadużywane. Tak jak wspomniałem na samym początku, nie dotyczy to mniejszych przedsiębiorców. Pamiętam swoje początki, które niestety wiązały się z regularnym siedzeniem po godzinach. To z resztą dość powszechne zjawisko na początku swojej przygody z własną działalnością, ale nie musi to tak wyglądać w każdym przypadku.
Skontaktuj się ze mną jeśli szukasz wsparcia na starcie. Nie tylko podpowiem dobre i sprawdzone praktyki, które Ci pomogą, ale też przekażę Ci namiary na sprawdzonych partnerów, którzy pomogą Ci w bieżącym prowadzeniu i rozwoju firmy.
Najnowsze komentarze