Jak założyć działalność gospodarczą krok po kroku

Jak założyć działalność gospodarczą krok po kroku

Chyba każdy na pewnym etapie swojej zawodowej drogi zadaje sobie pytanie: praca na etacie, czy na własny rachunek? Pisałem już wielokrotnie, że każdy powinien ocenić to indywidualnie. Nie każdy nadaje się do prowadzenia własnej firmy, tak jak i wiele osób będzie męczyć się pracując na etacie. Jednoosobowa działalność gospodarcza, jest jedną z prostszych form prowadzenia własnego biznesu i może okazać się świetną alternatywą dla osób, które chcą pracować tylko na własny rachunek.

Dziś podsumuję ten wątek wspominając czym jest działalność gospodarcza, z jakimi obowiązkami się wiąże, jakie ma wady, zalety, oraz przeprowadzę Was przez proces rejestracji działalności, krok po kroku.

 

Czym jest działalność gospodarcza?

 

Czym jest działalność gospodarcza? Definicję znajdziemy między innymi w Ustawie o Swobodzie Działalności Gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 roku. Zgodnie z jej treścią to “zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły”. Przekładając to na potoczny język – to regularna działalność prowadzona we własnym imieniu, z zamiarem osiągnięcia zysków.

 

Główne cechy działalności gospodarcze:

  • ma cel zarobkowy
  • wykonywana jest we własnym imieniu
  • ma charakter zorganizowany
  • ma charakter ciągły (powtarzalne działania)
  • ponoszenie ryzyka, odpowiedzialność

 

Jeśli zamiast jednoosobowej działalności gospodarczej zastanawiasz się jak założyć spółkę z o.o. to na moim blogu pojawił się wpis dotyczący tego tematu. To ważne, żeby przed podjęciem ostateczne decyzji o charakterze i formie prowadzonej działalności, upewnić się w swoim poglądzie. Porównać wszystkie możliwości. Przeanalizować wszystkie wady i zalety. O nich wspomnę w podsumowaniu, a teraz podsumujmy jakie powinny być kolejne kroki, gdy już jesteśmy pewni, że chcemy założyć działalność gospodarczą.

 

Własna działalność – pierwsze kroki i formalności

 

Zanim zarejestrujecie działalność gospodarczą konieczne będzie podjęcie nie tylko decyzji o formie prowadzonej działalności. To dopiero pierwszy krok, a przed Wami kolejne:

  • początek działalności – musicie określić termin rozpoczęcia, zwłaszcza, że przy rejestracji należy wypełnić wniosek CEIDG-1. Jednym z pól jest właśnie data rozpoczęcia działalności gospodarczej
  • wybór nazwy – z jednym ważnym zastrzeżeniem: musi zawierać Wasze imię i nazwisko. Nazwa podana przy rejestracji musi zawierać co najmniej Wasze imię i nazwisko – np. Marcin Nowak. Można natomiast dodać dodatkowe elementy np. Marcin Nowak usługi marketingowe, albo Marcin Nowak – Droga do.
  • wybór kodu PKD – należy wybrać kody powiązane z planowaną działalnością. Możecie je wygodnie sprawdzić na TEJ stronie.
  • założenie rachunku bankowego – nie jest to jednak wymóg dla każdego. Tego obowiązku nie mają mikroprzedsiębiorcy (którzy co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniali mniej niż 10 pracowników i osiągnęli roczny obrót netto nieprzekraczający 2 milionów euro), co jest częstym zjawiskiem przy jednoosobowej działalności. Przepisy pozwalają mikroprzedsiębiorcom opłacanie składek i podatków np. na poczcie. Mogą też odbierać zwrot podatku w gotówce. Pozostali przedsiębiorcy muszą rozliczać się z ZUS i US za pomocą rachunku bankowego, zwłaszcza jeśli chcą ubiegać się o zwrot VAT.
  • Rejestracja VAT – czyli  deklaracja VAT-R którą składa się, aby zarejestrować się lub zaktualizować dane w zakresie podatku od towaru i usług (VAT). Przedsiębiorca dzięki temu może zdecydować, czy chce być czynnym podatnikiem VAT, czy zostaje z niego zwolniony na mocy ustawy.
  • Numer REGON – na szczęście nie trzeba wypełniać osobnego wniosku, aby go uzyskać. Po uzyskaniu wpisu do CEIDG, GUS w ciągu siedmiu dni nadaje przedsiębiorcy numer REGON. Natomiast, jeśli dana osoba założyła drugą działalność gospodarczą, numer REGON przechodzi z pierwszej zarejestrowanej działalności.
  • Rejestracja do ZUS – czyli  formularz ZUS ZUA w celu zgłoszenia osoby, która jest ubezpieczona zdrowotnie i społecznie lub ZUS ZZA, jeśli osoba podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Pamiętajcie, że początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z tzw. ulgi na start, która polega na zwolnieniu z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne przez pierwsze 6 miesięcy kalendarzowych od dnia podjęcia działalności gospodarczej.
  • księgowość w firmie – chcąc zarejestrować działalność będziesz musiał zdecydować kto będzie się zajmował księgowością w firmie: Wy sami, zatrudnicie samodzielnego księgowego, czy skorzystacie z usług biura rachunkowego. Polecałbym to trzecie rozwiązanie – jest bezpieczniejsze od samodzielnego prowadzenia księgowości i tańsze od zatrudniania samodzielnego specjalisty.
  • wybór formy opodatkowania

 

 

Forma opodatkowania działalności gospodarczej

 

Dla niektórych może być to oczywiste, myślę, że mimo wszystko warto podsumować kwestię opodatkowania działalności. Głównie dlatego, że to jeden z kluczowych aspektów prowadząc każdą działalność. Do wyboru mamy 4 możliwe formy opodatkowania:

 

  • opodatkowanie na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej – 18% lub 32% – tej formy nie trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego, ponieważ jest ona przyznawana automatycznie,
  • opodatkowanie według jednolitej stawki podatku liniowego 19% – należy o takiej formie powiadomić urząd skarbowy, zaletą jednolitej stawki jest bez wątpienia jej niezmienność w przypadku przekroczenia granicy dochodu,
  • ryczałt od przychodów ewidencjowanych – podatek opłaca się jedynie od przychodu, jednak nie wszyscy mogą wybrać ten sposób opodatkowania, w tej formie opodatkowania nie można również odliczać kosztów uzyskania przychodów,
  • karta podatkowa – opcja tylko dla osoby, która nie korzysta z usług innych firm, współmałżonek nie prowadzi takiej samej działalności oraz nie zatrudnia pracowników w oparciu o umowę zlecenie lub umowę o dzieło.

 

Jak zarejestrować działalność gospodarczą?

 

Po zrobieniu wymienionych wyżej kroków i podjęciu pierwszych decyzji możemy przystąpić do rejestracji firmy. W tym celu należy złożyć wniosek o wpis do CEIDG, czyli do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Można tego dokonać elektronicznie lub tradycyjnie – przez złożenie dokumentu w urzędzie gminy. Aby wysłać i podpisać wniosek CEIDG-1 przez internet potrzebujesz:

  • bezpłatnego Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego
  • konta na stronie CEIDG
  • adresu e-mail

 

We wniosku CEIDG-1 trzeba podać:

  • Dane osobowe (imię, nazwisko, PESEL itd.)
  • Adres zamieszkania oraz adresy związane z zakładaną działalnością
  • Kody PKD
  • Nazwę firmy
  • Liczbę zatrudnianych pracowników
  • Dane dotyczące ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego
  • Formę opłacania podatku dochodowego od osób fizycznych
  • Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej
  • Informacje o rachunkach bankowych i pełnomocnictwach

 

zakładanie działalności krok po kroku

 

 

Rejestracja działalności gospodarczej przez internet krok po kroku:

 

Krok 1. Załóż bezpłatny Profil Zaufany lub kup podpis kwalifikowany.

Krok 2. Zaloguj się na stronie CEIDG. Jeśli nie masz jeszcze konta w systemie CEIDG, w każdej chwili możesz się zarejestrować (na stronie głównej wybierz opcję „Załóż nowe konto”).

Krok 3. Po zalogowaniu na konto, wybierz „Załóż działalność gospodarczą”.

Krok 4. Na stronie „Załóż działalność gospodarczą” zobaczysz pola dotyczące sposobu przygotowania wniosku:

  • Wstępne przygotowanie danych – Nowy wniosek
  • Sposób przygotowania wniosku – Przygotuj wniosek wypełniając formularz (Możliwość dołączenia dodatkowych zgłoszeń do ZUS)
  • Dodatkowe opcje – Brak
  • Przepisz kod z obrazka i wybierz „Dalej”.

Krok 5. Wypełnij wniosek CEIDG-1 – zgodnie z uwagami, o których wspomniałem wyżej. Pamiętajcie przed wysyłką sprawdzić poprawność wpisanych danych!

Krok 6. Jeśli we wniosku CEIDG-1 zaznaczyliście, że nie posiadacie numerów NIP i REGON, otrzymacie je z automatu na adres e-mail. Bez dodatkowych formalności, w ciągu ok 1 tygodnia. W takim przypadku, wniosek CEIDG-1 jest jednocześnie wnioskiem o uzyskanie NIP i REGON. Mimo, że pola są wymagane (oznaczone gwiazdką) nie trzeba ich wypełniać.

Krok 7. Możesz zaznaczyć formularze ZUS, które chcesz dołączyć do wniosku (pole pojawi się po wybraniu ubezpieczenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych). Jeśli nie złożysz odpowiednich formularzy ZUS wraz z wnioskiem CEIDG-1, musisz to zrobić samodzielnie w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Możesz złożyć je osobiście w urzędzie lub przez pue.zus.pl

Krok 8. Jeśli chcesz lub musisz zostać płatnikiem podatku VAT, możesz dołączyć do wniosku CEIDG-1, formularz rejestracyjny VAT-R. Pamiętaj, że musisz posiadać wcześniej nadany numer NIP. Wniosek VAT-R możesz złożyć przez serwis Biznes.gov.pl

Krok 9. Podpiszcie wniosek Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. O skutecznym dostarczeniu wniosków dowiecie się z potwierdzenia jakie zostanie wysłane na skrzynki mailowe.

 

Jeśli nie masz Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, wniosek możesz wypełnić w internecie i podpisać go osobiście w urzędzie miasta lub gminy. W tym celu nie musisz rejestrować konta w internetowym systemie CEIDG a założenie działalności gospodarczej ograniczy się do:

 

Krok 1. Wypełnijcie wniosek online na stronie ceidg.gov.pl.

Krok 2. Po wypełnieniu wniosku pojawi się kod (numer wniosku) należy go zapisać i zachować.

Krok 3. W ciągu 7 dni od wypełnienia przejdźcie się do urzędu i podajcie urzędnikowi spisany kod (numer wniosku).

Krok 4. Urzędnik odnajdzie Wasz wniosek, wydrukuje i przekaże do podpisania (dzień podpisania jest dniem złożenia wniosku)

 

Od zeszłego roku istnieje możliwość prowadzenia tzw. działalności nierejestrowanej, jeżeli uzyskane przychody nie przekraczają połowy minimalnego wynagrodzenia (w 2019 roku nie więcej zatem niż 1125 zł miesięcznie) oraz podatnik w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywał działalności gospodarczej. Więcej o działalności nierejestrowanej już wkrótce na moim blogu!

 

 

Podsumowanie – wady i zalety działalności gospodarczej

 

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest chyba najprostszą forma prowadzenia własnej firmy. Rejestracja jest darmowa, wygodna, nie wymaga tworzenia kapitału itd. Tak jak wspomniałem na samym wstępie – nie jest dla każdego. Ostateczną ocenę która forma prowadzenia działalności, czy też która forma opodatkowania jest lepsza, pozostawiam oczywiście Wam. Każdy powinien przeanalizować to osobiście, biorąc pod uwagę wady i zalety danego rozwiązania. Dlatego też na koniec podsumowałem kilka podstawowych plusów i minusów prowadzenia działalności gospodarczej.

 

Zalety działalności gospodarczej:

  • brak kosztów założenia działalności gospodarczej
  • decyzyjność i swoboda działania – to, co stworzysz będzie dla Ciebie pracować
  • brak wymogu posiadania kapitału
  • nie ma górnej granicy zarobków
  • łatwość i wygoda w otwieraniu, zawieszaniu i likwidacji działalności gospodarczej
  • możliwość łatwiejszej optymalizacji podatkowej
  • niskie koszty prowadzenia działalności
  • dodatkowe ulgi na start
  • ograniczone obowiązki sprawozdawcze
  • możliwość pracy w domu

 

Wady działalności gospodarczej:

  • odpowiedzialność całym majątkiem za zobowiązania
  • obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenia do ZUS
  • brak płatnego urlopu
  • konieczność pilnowania zmian w prawie

 

Oczywiście obie listy można śmiało powiększyć o kilka dodatkowych argumentów. Może dodacie coś od siebie? Mam nadzieję, że dzisiejszy wpis będzie dla Was pomocny. Być może łatwiej będzie podjąć Wam ostateczną decyzje lub postawić kolejne kroki na Waszej zawodowej drodze. Powodzenia!

 

Analiza SWOT – na czym polega i jak ją stosować?

Analiza SWOT – na czym polega i jak ją stosować?

Analiza SWOT to jedno z bardziej podstawowych narzędzi do oceny potencjału biznesowego, konkurencyjności firmy. Jest wyjątkowo pomocna przy budowaniu strategii marketingowej i planowania rozwoju firmy. Jej zaletą jest uniwersalność – doskonale sprawdza się do analizy zarówno małej firmy, jak i dużego biznesu. Na czym polega dokładnie? Jak ją wykorzystać w praktyce? Opowiem o tym w dzisiejszym artykule. (więcej…)

Jak sprawdzić czy firma istnieje?

Jak sprawdzić czy firma istnieje?

Przed ważnym zakupem mamy w zwyczaju sprawdzać określony towar, czy sprzęt. Szukamy o nim informacji, aby poznać najważniejsze cechy, być może ukryte wady, czytamy opinie innych użytkowników, porównujemy ceny. Sprawdzamy określone informacje przed ostateczną decyzją o zakupie. Nie ma w tym niczego dziwnego, czy nadzwyczajnego. Tym bardziej nie powinno dziwić sytuacja, w której przedsiębiorca chce sprawdzić informacje o firmie, z którą planuje nawiązać współpracę.

Dlaczego jest to dobrą biznesową praktyką? Jak można sprawdzić czy dana firma istnieje? (więcej…)

Książki pomocne w biznesie część 4

Książki pomocne w biznesie część 4

Dziś opowiem i jak mam nadzieję, skutecznie zachęcę Was do przeczytania kolejnej książki pomocnej w biznesie. “Zrobione! Naucz się kończyć to co zacząłeś” autorstwa Jona Acuff’a to tytuł, który ma uniwersalną wartość i praktyczne zastosowanie nie tylko w biznesie. Niezależnie czy chodzi o prowadzenie własnej firmy, czy przestrzeganie diety, autor zdradza nam kilka ciekawych sposobów na to, jak skuteczniej realizować swoje cele i kończyć to co się zaczęło.

W sumie to niespełna 250 stron. Co na nich znajdziecie? Dlaczego warto wybrać się do księgarni?

 

 

Jak skutecznie realizować cele biznesowe i nie tylko?

 

 

Jona Acuff’a możecie znać z kilku Bestsellerów „New York Timesa” (np. Start, Do Over). To znany bloger, mówca i twórca popularnego wyzwania „30 Days of Hustle”. Bynajmniej nie jest to ktoś, kto twierdzi, że znalazł uniwersalny wzór na efektywność. Jednak jego strategia, co potwierdzają liczne przykłady (w tym mój), przynosi naprawdę dobre efekty.

Każdy z nas, niezależnie czy pracuje na etacie, czy jest przedsiębiorcą prowadzącym własną firmę, ma pewne założenia i cele, które chciałby zrealizować. Jak pokazuje praktyka, duża część naszych pomysłów ląduje w koszu. Nawet jeśli początkowo mieliśmy dużą motywację. Chyba każdy ma taki grzeszek na sumieniu i projekt, którego realizację zawiesił na bliżej nieokreślony czas. Jeśli masz problem z zamykaniem kolejnych pudełek z pomysłami, zanim otworzysz kolejne, tak jak ja. Jeśli masz już dość wiecznego zaczynania od nowa, to ta książka jest właśnie dla Ciebie. Znajdziesz w niej realną pomoc i może tak jak było w moim przypadku, zdecydujecie choć część porad zastosować w życiu. Autor nie tylko świetnie zdiagnozował problem, ale też podsunął szereg ciekawych rozwiązań.

 

Pierwsza myśl jaka mnie uderzyła czytając książkę, było stwierdzenie, że za niedokończone projekty winny jest najczęściej perfekcjonizm, a nie jak można byłoby się spodziewać lenistwo, brak czasu czy starań. Autor piszę na przykład:

 

“Problem z perfekcjonizmem polega na tym, że wyolbrzymia błędy, a minimalizuje postępy. Nie pozwala wierzyć w trwale osiągany sukces. Każe nam postrzegać cel jako domek z kart. Wystarczy jeden niedoskonały element, aby cała konstrukcja się rozsypała. Nawet drobne potknięcie oznacza całkowitą klęskę. Perfekcjonizm mąci ci w głowie, każe Ci bowiem mierzyć zbyt wysoko.”

 

Niektóre wnioski i przemyślenia autora, opisane pomysły i rozwiązania mogą się wydawać dziwne, żeby nie powiedzieć bez sensu. Warto jednak wiedzieć, że wszystkie przedstawione techniki mają potwierdzenie w danych. Są poparte badaniami na grupie kilkuset osób. Autor przekonuje na przykład, że sposobem na sukces jest… dobra zabawa. Jak piszę Jon, analizując doświadczenia i dane, dochodzimy do wniosku, że wybór celu, który kojarzy się nam z przyjemnością, zwiększa prawdopodobieństwo jego zrealizowania o ok. 46 procent. To naprawdę dużo. Co więcej, dobra zabawa to nie opcja, a konieczność. Zwłaszcza jeśli chce się wyeliminować przeszkadzający perfekcjonizm i szczęśliwie dotrzeć do celu. Szczególnie pomocny będzie w tym przypadku także system nagradzania samego siebie.

 

Książki pomocne w biznesie

 

Jon Acuff ma momentami obserwacje równie proste, co genialne. Celnie trafia opisując zagrożenia na jakie jesteśmy narażeni realizując własne cele. Wskazuje też jak sobie z nimi radzić. Przytnij cel o połowę, baw się i ciesz z pracy, wyjdź z kryjówki, zrezygnuj z szlachetnych przeszkód… W książce znajdziecie sporo wskazówek i co ważne szereg konkretnych przykładów, z życia autora i nie tylko, na ich potwierdzenie.

 

“Cele nie znikają, gdy decydujemy się ich nie realizować. One się zamieniają w duchy, które potem nas prześladują.”

 

To co wyróżnia tę książkę od innych, to też z pewnością język, w jakim została napisana. Czytając ją masz wrażenie, jakbyś rozmawiał z dobrym i bardziej doświadczonym kumplem. Mnóstwo w niej humoru, anegdot. Czyta się jednym tchem, z niewymuszonym uśmiechem na twarzy. Gdy dodacie do tego nietuzinkowe wskazówki, wyjątkowo celne obserwacje i praktyczne podpowiedzi, dojdziecie do podobnego wniosku co ja. Ta książka jest nie tyle przydatna w biznesie, co wręcz niezbędna. Każdy przedsiębiorca powinien przeczytać ją najlepiej dwa razy. Myślę, że spojrzycie na prowadzenie firmy z nieco innej perspektywy. A przede wszystkim, może łatwiej będzie Wam kończyć to co zaczęliście.

 

“Rozpoczynać coś jest miło ale przyszłość należy do tych, którzy doprowadzają sprawy do końca. Jesteś gotowy dołączyć do tego grona?”

 

Jeśli Wasza odpowiedź na ostatnie zdanie z książki „Zrobione! Naucz się kończyć to, co zacząłeś” Jona Acuff’a brzmi tak, to chyba nie muszę Was szczególnie przekonywać, dlaczego warto sięgnąć po tę pozycję. Tytuł bez problemu znajdziecie w dobrych księgarniach. Ale najwygodniej będzie ją zamówić bezpośrednio w wydawnictwie MT Biznes.

Polecam z czystym sumieniem i jednocześnie zachęcam, abyście podzielili się własnymi propozycjami i tytułami książek pomocnych w biznesie i nie tylko 😉

 

Efektywne zarządzanie procesami biznesowymi

Efektywne zarządzanie procesami biznesowymi

Firma jest jak organizm. Zachodzi w nim mnóstwo procesów decydujących o jego prawidłowym funkcjonowaniu. Najczęściej zaburzenie jednego z nich będzie miało negatywny wpływ na pozostałe. Wszystkie procesy są bowiem w określony sposób połączone ze sobą i tworzą integralną całość. Jeśli zależy nam (a powinno) aby organizm, czyli nasz biznes, był w dobrej formie i kondycji, musimy o niego dbać. Aby było to możliwe musimy najpierw poznać określone procesy, by wiedzieć jak o nie dbać i jak nimi zarządzać.

W dzisiejszym wpisie podpowiem Wam czym jest zarządzaniem procesami firmowymi i jak można robić to efektywnie. 

 

 

Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi?

 

 

Zarządzanie procesami biznesowymi, w skrócie określane jest też jako BPM, czyli Business Process Management. Głównym jego założeniem jest zapewnienie jak najlepszej widoczności procesów zachodzących w firmie i właściwe kierowanie nimi. Kluczowym elementem zarządzania jest identyfikacja, analizę i optymalizacja. Wykorzystuje się do tego odpowiednie narzędzia i usługi. Podobnie jak z organizmem – aby poznać stan niektórych obszarów potrzebne jest korzystanie ze specjalistycznego sprzętu medycznego (np. rentgen). Zarządzanie procesami biznesowymi, jak sama nazwa wskazuje, będzie polegało nie tylko na zbadaniu stanu zdrowia firmy, ale na odpowiednim zarządzaniu poszczególnymi funkcjami. Tak aby cały obieg pozostał niezakłócony. Oczywiście mamy do dyspozycji specjalistyczne narzędzia, które pomogą nam kontrolować kluczowe procesy biznesowe, analizować je, monitorować i doskonalić pod kątem efektywności. 

 

Mam wrażenie, że nie trzeba specjalnie nikogo przekonywać dlaczego zarządzanie procesami firmowymi jest takie ważne. Zwłaszcza jeśli już prowadzicie własną firmę. Mimo to, wiele firm często nie zdaje sobie sprawy, że właściwie opracowana mapa procesów biznesowych jest niezbędna do przewidywania zachowań firmy oraz znacznie ułatwia i usprawnia prace związane choćby z wdrażaniem systemu informatycznego w firmie, albo automatyzowanie niektórych działań.

 

Cześć procesów jest powtarzalnych w każdej firmie, część jest przypisana do określonych branży. Ale nie ma wątpliwości, że procesy w obszarach takich jak księgowość, obsługa klienta, IT i dane, sprzedaż, marketing, obsługa klienta decydują o ostatecznym kształcie naszego biznesu i jego efektywności. To one kontrolują funkcje życiowe naszego organizmu. Są ze sobą ściśle związane i mimo, że często skupiają się na zupełnie różnych działaniach, wszystkie mają jeden wspólny cel. Zapewnić prawidłowe funkcjonowanie i możliwość rozwoju biznesowego. Odpowiedzialne zarządzanie procesami pozwala też zoptymalizować koszty firmy, zwiększyć produktywność, pomaga w skuteczniejszy sposób zarządzać kapitałem ludzkim, zwiększa interakcję z rynkiem i klientami. Pojawia się zatem podstawowe pytanie, jak nimi zarządzać, aby osiągać spodziewane korzyści?

 

 

Jak efektywnie zarządzać procesami firmowymi?

 

Jak zarządzać procesami firmowymi

 

Na wstępie warto zaznaczyć, że wiele zależy od charakteru biznesu, branży, skali naszej działalności. W zależności od indywidualnych cech naszego biznesu, te same procesy mogą mieć różną wagę i wartość. Nasze cele i priorytety też będą zmieniać się w oparciu o te cechy. Dlatego strategię najlepiej będzie oprzeć o nasze konkretne dane i nie podchodzić do tematu szablonowo. Zwłaszcza, że nie ma jednego skutecznego szablony, który stał by się przepisem na sukces dla każdego.

Mimo wszystko chciałbym Wam podpowiedzieć jak można ugryźć ten temat. Poniżej pokrótce opiszę kilka kroków, które mogą być dla Was wskazówką przy budowaniu Waszej strategii BPM.

 

Krok 1 – Organizacja i analiza

 

Chcąc efektywnie zarządzać procesami biznesowymi, tak jak już wspominałem wyżej, podstawową kwestią jest zdobycie wiedzy o tych procesach, analiza ich, a następnie odpowiednia organizacja działań. Ważne będzie też zdefiniowanie podstawowych celów i założeń, zidentyfikowanie procesów. Jakie są kluczowe procesy w naszej firmie? Co chcemy usprawnić? Jakie są nasze najmocniejsze strony, a jakie wymagają szczególnej uwagi? Na jakie przeszkody możemy trafić? Jak działa konkurencja? Dane które zdobędziemy trzeba będzie zanalizować, a na podstawie wniosków zbudować wstępny plan. Dobrze będzie włączyć w to i zaangażować pracowników. Należy pamiętać, że największe ryzyko zlokalizowane jest właśnie na pierwszym etapie projektu, przy analizie. Gdy popełnimy błąd na początku, potem trudno wrócić do pierwszego etapu i go naprawić.

Częstym błędem jest utożsamianie danego procesu ze schematem organizacyjnym firmy. Niedostateczne rozpoznanie wszystkich procesów, a przecież każdy obszar firmowy ma ich zazwyczaj kilka, które dodatkowo związane są często z innymi działami, innymi obszarami biznesowymi. To rodzi potrzebę gruntownej analizy. Bez tego nasza mapa będzie niedokładna, a tym samym także nasze finalne wnioski. 

 

Krok 2 – obranie strategii, wybór narzędzi

 

Po zdefiniowaniu głównych założeń i zbudowaniu wstępnego planu i mapy procesów, warto ubrać to w strategię. Stworzyć listę zasobów, potencjalnych narzędzi, które pomogą nam w realizacji celu. Na tym etapie warto stworzyć też harmonogram prac. Najlepiej jeśli będzie zakładał więcej niż jeden scenariusz. Jeśli będziemy mieć kilka możliwości i dróg, łatwiej będzie podjąć konkretne działania pod dany wariant. A gdy jakieś rozwiązanie okaże się nieskuteczne, będziemy mieć możliwość zmiany podejścia bez ryzyka zachwiania innych procesów. Określenie celu, drogi którą do niego dojdziemy i listy narzędzi, która nam to ułatwi, sprawi, że nasze działania staną się wydajniejsze. Budowanie strategii zmusza do wniknięcia w projekt, lepszego zrozumienia i finalnie skuteczniejszej oceny efektów naszych prac. Na tym etapie trzeba też podjąć decyzję od narzędziach, z których będziemy korzystać. Muszą być dobrane ściśle do funkcji jaką mają pełnić. Czasami mogą mieć formę systemów IT, oprogramowania, aplikacji, ale też usług, jak choćby cloud computing. Jeśli serce firmy nie bije zbyt mocno, może potrzebny będzie rozrusznik? Wybór odpowiedniego modelu będzie zatem decydujący i musi znaleźć się w naszej strategii biznesowej. Taką rolę rozrusznika może mieć system informatyczny.

 

Krok 3 – Realizacja planu 

 

Jeśli mamy pełną wiedzę na temat firmowych procesów, mamy zbudowany plan działania, przychodzi kluczowy moment wdrażania teorii w życie. Podobnie jak w przypadku budowania strategii, dobrze będzie oprzeć się na współpracownikach i odpowiednio przydzielić poszczególne zadania. W trakcie realizacji planu niezmiernie ważny będzie element kontroli. Musimy mieć pewność, że nasze założenia się sprawdzają, albo konieczne jest skorzystanie z innego rozwiązania. Innymi słowy trzeba trzymać rękę na pulsie. Pomocne z pewnością będzie określenie ram czasowych na poszczególne zadania, ale najlepiej z pewnym buforem. Dobrze będzie dać sobie pole manewru i takie zintegrowanie działań, aby nie zakłócać już funkcjonujących procesów. Po zamknięciu kolejnych etapów warto poświęcić trochę czasu na refleksję, czyli ocenę naszych działań w odniesieniu do narzuconych celów. Czy obrana metoda się sprawdza? Czy po drodze nie zmieniły się warunki? 

 

Istotą każdego procesu biznesowego jest wytworzenie wartości dodanej dzięki wykorzystaniu odpowiednich technologii, wiedzy i umiejętności. Podchodząc do projektowania procesu biznesowego i zarządzania nim, należy uwzględnić, czy jest to proces wspierający działalność przedsiębiorstwa, czy też stanowiący samą jego istotę. Jeśli chcecie, aby Wasza firma była zdrowym, sprawnie funkcjonującym organizmem czeka Was sporo pracy. Im większy biznes, tym więcej procesów, które wymagają naszej uwagi i opieki. Oczywiście możecie, a w niektórych przypadkach musicie, korzystać ze wsparcia zewnętrznego. Całe szczęście outsourcing usług jest już powszechnym zjawiskiem, dzięki czemu dostęp do niektórych narzędzi jest stosunkowo łatwy. Podobnie jak dostęp do dedykowanych aplikacji i oprogramowania, które może stać się nieodłącznym elementem zarządzania procesami.

 

Jeśli potrzebujecie wsparcia, czy w formie doradztwa na poziomie budowania planu, czy też konkretnych narzędzi w postaci usług biznesowych i wsparcia technologicznego, zachęcam do kontaktu. Nie tylko podpowiem Wam już sprawdzone rozwiązania, które pomogą Wam efektywniej zarządzać kluczowymi procesami, ale też podpowiem gdzie najczęściej pojawiają się przeszkody i jak można z nimi wygrać. Jestem do Waszej dyspozycji.

Do usłyszenia i zobaczenia!