Dzisiejszy tekst jest swojego rodzaju rozwinięciem tematu, który już pojawił się na blogu. Wcześniej wspomniałem już, o niektórych narzędziach pomocnych w zarządzaniu projektami czy ogólniej mówiąc zarządzaniu pracą i czasem – zapraszam jeśli go nie czytaliście.

Dziś natomiast poświęcę chwilę na przedstawieniu podstawowych cech i zalet Asany – czyli jednego z tych narzędzi, którego sam używam na co dzień i mogę polecić z czystym sumieniem.

Zarządzanie projektami i zespołem

Zacznijmy od tego, że każdy kto prowadzi własną firmę, albo zarządza pracą zespołu musi znaleźć jakiś skuteczny sposób na sprawną komunikację i organizację pracy. Od tego zależy efektywność Waszych działań.

Czasy kiedy najważniejszym narzędziem był notes i długopis już dawno odeszły w zapomnienie. Teraz każdy z nas ma w kieszeni przenośny „komputer” w postaci smartfona, a w nim najróżniejsze aplikacje. Część pomocna w codziennych sprawach, jak również te, które z powodzeniem wykorzystujemy w życiu zawodowym.

Asana jest jedną z nich. To jakie dokładnie zastosowanie będzie miała w Waszym przypadku – zależy tylko od Was. Natomiast nie ulega wątpliwości, że została stworzona głównie jako narzędzie pomagające w zarządzaniu i organizacji pracy zespołu.

Postaram się teraz – krótko i konkretnie – opowiedzieć jak można ją wykorzystać, jakie ma zalety i co powinniście o niej wiedzieć, zanim zaczniecie z niej korzystać lub stwierdzicie, że Wam się zupełnie nie przyda 🙂

Asana – podstawowe informacje i możliwości

Zacznijmy od tego, że Asana to aplikacja, z której możecie korzystać zarówno przez komputer, jak i mobilnie (iOS oraz Android). Jest darmowa, ale oczywiście ma też wersję premium. Nie będziemy się jednak skupiać na płatnej wersji z prostego powodu – sam korzystam z darmowej i na moje potrzeby jest zupełnie wystarczająca.

Dla niektórych może być to pewną przeszkodą, że Asana dostępna jest jedynie w angielskiej wersji językowej, ale uwierzcie mi, że po krótkim czasie korzystania i obyciem się z interfejsem, nie będzie miało to dla Was dużego znaczenia.

Tak jak wspomniałem – Asana dostępna jest w dwóch wersjach – darmowej i płatnej. Wersja premium sprawdzi się w przypadku większych zespołów i bardzo złożonych projektów – także zakładam, że raczej nie będzie Was interesował wydatek rzędu 100 $ na rok… Zwłaszcza, że bezpłatna opcja, w przeciwieństwie do niektórych konkurencyjnych aplikacji, nie traci wiele na funkcjonalności. Daje niemal te same możliwości co wersja premium, bez limitów w liczbie posiadanych projektów, zadań itd. Jedynym limitem jest 15 osobowy zespół.

Aplikację możecie pobrać z oficjalnego źródła, dla ułatwienia link podaje TUTAJ.

Po rejestracji i zalogowaniu można z niej korzystać. Z początku może wydać się Wam mało czytelna, ale to tylko pierwsze wrażenie. Asana ma tą fajną funkcję i cechę, że możecie ją zmodyfikować, lekko przebudować zgodnie z Waszymi preferencjami. No dobra, ale jak konkretnie wykorzystywać ją w zarządzaniu projektami i zespołem? Do czego się przyda?

Asana – jak ją wykorzystać w zarządzaniu firmą?

Jak każde narzędzie, tak i to może posłużyć Wam w zależności od tego jakie macie potrzeby. Nie musicie zbytnio przejmować się tym, w jakim celu powstała aplikacja i jaką wizję mieli producenci. Chodzi o to, jak może pomóc Wam konkretnie, w Waszych indywidualnych zadaniach i w pracy.

Młotek – jak wiemy kojarzony jest jako narzędzie do wbijania gwoździ, ale przecież może śmiało posłużyć jako broń, albo jako narzędzie do niszczenia, a nie budowania. To tylko przykład jaki przyszedł mi akurat do głowy, ale chodzi o zasadę. To Wy decydujecie jak wykorzystacie dane narzędzie, czy aplikację – tylko wtedy przyniesie Wam spodziewaną i realną korzyść.

Osobiście wykorzystuję Asanę do zarządzania projektami – od prostych jak choćby nowe treści i posty w social mediach, albo planowanie spotkań ze współpracownikami, po większe tematy jak sprzedaż, organizacja marketingu i kampanie promocyjne. Grunt, że wszyscy powiązani w Asanie mogą czytać wzajemne komentarze, tworzyć podzadania, określać ich terminy i każdy członek zespołu widzi w czasie rzeczywistym wszystkie zmiany na bieżąco.

W zależności od ustawień w samej aplikacji otrzyma stosowne powiadomienie albo przypomnienie o działaniu lub o realizacji. To bardzo usprawnia komunikację w zespole, nawet jeśli pracujesz zdalnie. To kolejny argument dla którego korzystam i polecam to narzędzie.

Przydzielone Wam zadania znajdziecie w zakładce My Tasks – zaskakujące prawda 🙂 Projects to projekty, Inbox – skrzynka odbiorcza z wiadomościami itd. itp. Dlatego właśnie darowałem sobie opisywanie Wam samych funkcji, które staną się oczywiste i jasne już po krótkiej chwili użytkowania. Wszystko jest intuicyjne i nie powinno przysporzyć Wam większych problemów –  po krótkim oswojeniu się z programem.

Poza tym korzystanie z Asany jest po prostu wygodne! Większość zadań, czy projektów, które sobie zaplanujecie i stworzycie można swobodnie przenosić na zasadzie „przeciągnij i upuść”.

Każdy kto zarządza pracą zespołu szybko doceni fakt, że wszystkie postępy prac, dyskusja o danym projekcie, załączone pliki wyświetlają się w jednym miejscu podpiętym do kalendarza. To zdecydowanie pomaga w organizacji pracy i ułatwia ją. Możliwość synchronizacji projektów właśnie z kalendarzem, czy mailem sprawia, że jeszcze lepiej i efektywniej będziesz zarządzał pracą zespołu, ale też swoją własną. Poza tym integruje się z wieloma innymi zewnętrznymi aplikacjami m.in. Google Sheets, GitHub, Dropbox, Slack, Evernote itd. Wszystkimi możemy zarządzać bezpośrednio w Asanie.

Innym ważnym argumentem jest możliwość zainstalowania Asany w telefonie. Aplikacja mobilna sprawia, że nie musisz mieć pod ręką komputera, aby być zawsze na bieżąco. Może traci trochę na czytelności w porównaniu z wersją deskopową, ale to już pewnie kwestia gustu i indywidualnych wrażeń.

Dlaczego warto korzystać z Asany?

Asana nie wprowadza rewolucji. Jest za to solidną, wygodną i estetyczną aplikacją, która z pewnością pomoże Wam w zarządzaniu projektami i pracą zespołu. Myślę, że w zdecydowanej większości przypadków wystarczy Wam darmowa wersja. 

To narzędzie, które pomoże Wam nie tylko teoretycznie. Sam po sobie widzę, że korzystanie z niego poprawiło komunikację z moimi współpracownikami, pozwoliło szybciej i wygodniej zarządzać konkretnymi zadaniami na różnych etapach i pozwoliło lepiej zarządzać czasem pracy.

Oczywiście jak każde narzędzie, tak i to wypada najpierw poznać, sprawdzić samodzielnie. W sieci znajdziecie mnóstwo artykułów opisujących konkretne funkcjonalności Asany, są też filmiki instruktażowe. Sam być może niedługo nagram krótki poradnik jak korzystać z tej aplikacji w ramach nowego cyklu filmów na YouTube: POB, czyli Praktycznie O Biznesie.

Zapraszam do mojego kanału i śledzenia moich poczynań na bieżąco!