Przedsiębiorcy, dosłownie kilka lat temu otrzymali nowe narzędzie do weryfikacji kontrahentów – białą lista podatników VAT. Nowy wykaz podatników zastąpił dotychczas funkcjonujące listy zarejestrowanych podatników VAT. Po co ta zmiana? W założeniu biała lista ma pomóc przedsiębiorcom sprawnie i skutecznie sprawdzić firmę, z którymi planują nawiązać współpracę. Chodzi przede wszystkim o numer konta bankowego i potwierdzenie czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, czy odmówiono mu rejestracji, wykreślono go z rejestru itd. Co jeszcze powinniście wiedzieć o białej liście podatników VAT? Jak z niej korzystać? Jakie są jeszcze dostępne możliwości weryfikacji kontrahentów i dlaczego warto z nich korzystać? Zapraszam do mojego podsumowania najważniejszych informacji!

Biała lista podatników VAT – najważniejsze informacje

Planujecie nawiązać nową współpracę ale nic nie wiecie o przyszłym kontrahencie? A może rekrutujecie nowego pracownika, który prowadzi własną działalność? W takiej sytuacji warto sprawdzić potencjalnego partnera w biznesie. Nie ma w tym nic złego, wręcz przeciwnie! Dobrą praktyką jest weryfikowanie pewnych informacji przed podjęciem ważnych, biznesowych decyzji. Nie chodzi o brak zaufania. Z drugiej strony trudno w ogóle mówić o zaufaniu, czy relacjach, jeśli mówimy o samym początku współpracy. Dlatego przed podjęciem ostatecznych decyzji o współpracy warto dowiedzieć się więcej na temat drugiej strony. Na pewno jest to lepszym rozwiązaniem niż domyślanie się, albo wychodzenie z założenia że pewnie wszystko jest ok 😉

Dzięki takiemu 'dmuchaniu na zimne’ ograniczacie ryzyko i niepewność. Biała lista podatników jest ogólnodostępną i darmową bazą danych, zawierającą informacje o podmiotach, które zostały zarejestrowane jako podatnicy VAT (bądź zostali oni przez niego wykreśleni, przywróceni do rejestru VAT). Wykaz prowadzony jest w formie elektronicznej przez Szefa KAS i umożliwia weryfikację danego kontrahenta na wybrany dzień (maksymalnie 5 lat wstecz). Wykaz możecie znaleźć TUTAJ. Jak sami zobaczycie, to prosty, szybki i bezproblemowy sposób na sprawdzenie pewnych danych. Jakich?

Jakie informacje znajdziecie na białej liście podatników VAT?

nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku;
status podmiotu;
numer identyfikacyjny REGON i KRS;
adres siedziby;
imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
dane dotyczące prokurentów oraz ewentualnych wspólników;
daty rejestracji, odmowy, albo wykreślenia z rejestru (jak również dane dot. przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT);
numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem (otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą).

W wykazie są zamieszczane numery rachunków rozliczeniowych. Chodzi o rachunki firmowe (nie dotyczy ROR używanych przez osoby prywatne). Te numery są publikowane tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT lub podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru. Z kolei jeśli przedsiębiorcy odmówiono rejestracji jako podatnik VAT lub został wykreślony, dane o rachunku nie pojawią się na białej liście. W wykazie nie znajdziecie też danych firm, które nie są podatnikami VAT (nawet jeżeli korzystają z konta firmowego). Rachunki, które są widoczne na białej liście podatników VAT, są automatycznie pobrane z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu w STIR.

A dlaczego kwestia rachunku jest taka ważna? Odpowiedź jest prosta, od stycznia 2020 roku obowiązują sankcje za korzystanie z rachunku spoza wykazu 🙂 W praktyce oznacza to, że jeśli dokonacie zapłaty na kwotę powyżej 15 000 zł na inny rachunek, niż podany w wykazie, nie będziecie mieć możliwości zaliczenia tej kwoty (lub jej części) do kosztów uzyskania przychodu. Co więcej, pojawi się ryzyko odpowiedzialności (solidarnej z kontrahentem) za zaległości podatkowe, na przykład jeśli nie zapłaci on należytego podatku VAT od transakcji. Sankcji i przykrych konsekwencji można uniknąć, jeśli w ciągu 7 dni od zrobienia przelewu na rachunek bankowy spoza białej listy, poinformujecie o tym fakcie Urząd Skarbowy.

Co jeśli nie posiadacie rachunku bankowego?

Jeśli nie posiadacie konta firmowego – trzeba go po prostu założyć 🙂 Jeśli jednak posiadacie już rachunek firmowy ale nie macie pewności czy jest rachunkiem rozliczeniowym założonym do działalności gospodarczej, warto potwierdzić to w banku. Warto potwierdzić też, to czy Wasz rachunek został zgłoszony do Urzędu Skarbowego. Podobnie jeśli numer lub numery rachunków, z których korzysta twoja firma, zmieniły się i nie podaliście tej informacji do swojego urzędu skarbowego – trzeba je zaktualizować. Spółki zarejestrowane w KRS i spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego (NIP-8 i NIP-2), przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – przez CEIDG.

Zazwyczaj banki przekazują numery rachunków rozliczeniowych do STIR automatycznie. Może się jednak zdarzyć, że mimo zgłoszenia konta firmowego do CEIDG i US, rachunek nie jest widoczny na liście. W takiej sytuacji musicie skontaktować się bezpośrednio ze swoim bankiem i wyjaśnić okoliczności tej sytuacji. W razie problemów lub wątpliwości możecie skorzystać z dodatkowych form kontaktu, na przykład napisać maila na adres: wykazpodatnikow@mf.gov.pl, albo zadzwonić pod numer 22 330 03 30.

Jak jeszcze można zweryfikować kontrahenta?

A o tym dlaczego warto sprawdzać potencjalnych klientów wspominałem już na blogu. Podpowiadałem wtedy jak sprawdzić czy firma istnieje. Omawiana dziś biała lista podatników VAT nie jest jedyną możliwą formą weryfikacji kontrahenta. Innym, popularnym sposobem jest portal CEIDG. Jakie informacje tam znajdziecie?

imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, REGON;
data rozpoczęcia działalności (a tak że zawieszenia i wznowienia);
status (czy przedsiębiorca jest aktywny, zawieszony);
adres i rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej;
dane kontaktowe (jeśli nie zostały zastrzeżone);
dane pełnomocników firmy;
informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego i restrukturyzacyjnego.

Jeśli twoim kontrahentem jest spółka prawa handlowego, informacje na jej temat znajdziesz też w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego. Prawdopodobnie dobrze znacie ten adres i korzystaliście już z niego wielokrotnie. W wyszukiwarce KRS znajdziecie podstawowe informacje takie adres, formę działalności, numery identyfikacyjne, datę wpisu lub wykreślenia. A co ważne będziecie mogli również zweryfikować sposób reprezentacji, w przypadku spółek kapitałowych – wysokość kapitału zakładowego/ akcyjnego (żeby znać maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania), czy też
informacje o datach złożenia sprawozdań finansowych (lub ich braku). Możecie też w miarę prosty sposób sprawdzić, czy Wasz przyszły kontrahent prawidłowo rozlicza podatki. Wystarczy zgłosić się do Urzędu Skarbowego z wnioskiem o uzyskanie informacji. Co ważne, może o to wystąpić każdy kontrahent podatnika, pod warunkiem że jest stroną transakcji. Na Wasz wniosek urząd wyda stosowne zaświadczenie i udzieli potwierdzenia czy kontrahent składa deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia jest zobowiązany, czy zawarł w złożonych deklaracjach lub dokumentach wszystkie czynności i czy zalega z płatnościami.

Jakie jeszcze adresy przydadzą się Wam do dodatkowej weryfikacji kontrahenta? Poniżej kilka dodatkowych linków:

Biała lista podatników VAT