Biuro w chmurze z Office 365

Biuro w chmurze z Office 365

Prawie każdy z nas korzysta na co dzień z produktów Microsoft. Jeśli nie wszyscy to myślę, że zdecydowana większość przygotowuje raporty w Excelu, pisze teksty w Wordzie, robi prezentacje w Power Pointcie, przegląda maile i korzysta z kalendarza w Outlooku. Przez lata przyzwyczailiśmy się do tych aplikacji biurowych.

Co ciekawe, postęp technologiczny i dostęp do nowoczesnych narzędzi, wcale nie musi oznaczać zmiany tych przyzwyczajeń. Nadal możemy korzystać z tych samych programów, a jednocześnie otrzymujemy nowe możliwości, które pomagają usprawniać naszą pracę. Dotyczy to między innymi technologii chmury, która coraz częściej jest wykorzystywana przez biura i firmy.

Office 365 – pakiet biurowy w chmurze

Office 365, o którym chcę dzisiaj opowiedzieć, jest swojego rodzaju następcą klasycznego pakietu biurowego, który dobrze znamy. Podstawowym elementem, który odróżnia go od dotychczasowych rozwiązań jest obsługa danych i usługi w chmurze. Co to znaczy? 

Technologia chmury, to nie żadna nowość, czy rewolucja. Jakby się chwilę zastanowić, to najprawdopodobniej już dziś korzystacie z tych rozwiązań, choćby korzystając z e-maila. Natomiast od jakiegoś czasu można zaobserwować zwiększone zainteresowanie tym rozwiązaniem i rozwój poszczególnych usług. Nie ma w tym nic dziwnego. Cloud computing rozwija się bardzo dynamicznie, można powiedzieć że równolegle do potrzeb użytkowników. Przynosi konkretne biznesowe korzyści, daje znacznie większe możliwości wychodząc na przeciw aktualnym potrzebom. To jeszcze lepsza integracja i praca z dokumentami, większy komfort i bezpieczeństwo. Wspominałem o tym w jednym z poprzednich wpisów, dotyczących narzędzi do zarządzania pracą, a dziś opowiem o tym trochę dokładniej.

Office 365 to z jednej strony sprawdzony i dobrze znany pakiet Office, a z drugiej strony nowe funkcje i podejście do pracy z dokumentami. Podstawowa różnica jest taka, że obecnie Microsoft sprzedaje bardziej usługi niż programy (jak to było do niedawna). Nadal w zestawie narzędzi mamy: Excela, Worda, PowerPointa i Outlooka, OneNote’a ale zmienił się poniekąd ich charakter. Do tego doszło kilka dodatkowych usług chmurowych: OneDrive, SharePoint Exchange jak również Skype dla firm.

Aplikacje korzystające z technologii chmury obliczeniowej. Główną zaletą tego rozwiązania jest mobilność. Większość danych, dokumentów i działań dobywa się za pośrednictwem internetu. To daje uprawnionym użytkownikom dostęp do wszystkich plików z każdego miejsca i każdego urządzenia podpiętego do sieci. Zarówno z poziomu komputera jak i urządzeń mobilnych. Office 365 jest licencjonowany na użytkownika, a nie urządzenie jak to było wcześniej. To znacząco poprawia funkcjonalność, zwłaszcza, że licencje możemy przenosić jak chcemy i kiedy chcemy.

Właśnie ta mobilność i dostępność sprawia, że choć mówimy o tych samym usługach i aplikacjach, to całkowicie zmieniają się nasze możliwości. To nie jedyny powód, dla którego warto skorzystać z technologii chmury. Mam dla Was jeszcze kilka argumentów.

Office 365 – dlaczego warto?

Zdążyłem wspomnieć o najważniejszym, czyli o mobilności i dostępności, która charakteryzuje większość rozwiązań chmurowych. Office 365 jest dobrą odpowiedzią na oczekiwania współczesnych użytkowników, bo łączy dwa światy – stary z nowym. To co dobrze znane, z nowoczesnym podejściem do przetwarzania danych, pracy w zespole i na dokumentach w chmurze. Czyli możliwość współdzielenia plików i dokumentów firmowych z innymi użytkownikami. Sam widzę tego pozytywne efekty w komunikacji z moim zespołem. Zalet jest znacznie więcej.

Warto wspomnieć o automatycznym backupie, lepszym dostępie do historii dokumentów niezależnie od czasu i miejsca. To też możliwość śledzenia działań zespołu. Zarządzając projektami, zadaniami i pracownikami to rozwiązanie sprawdza się wyjątkowo dobrze. Skraca czas i uproszcza komunikację wewnętrzną i zewnętrzną w firmie.

Poza wspomnianymi już funkcjami, Office 365 wyposażony jest też w możliwość synchronizacji plików z urządzeniem dla dostępu offline. W przypadku trybu online nie trzeba niczego instalować, wszystko staje się dostępne z poziomu przeglądarki – kontakty, maile, kalendarze itd. Trudno o wygodniejszą opcję.

Co ważne – wszystkie dane są odpowiednio zabezpieczone. Pliki i dokumenty są zabezpieczone przez oprogramowanie anty-spam oraz anty-malware. Jak można spodziewać się po największym producencie tego typu – kwestia bezpieczeństwa jest tu szalenie ważna, dlatego też specjaliści z Microsoftu regularnie aktualizują rozwiązania i systemy zabezpieczeń. W końcu od tego zależna jest renoma i wiarygodność marki, a przy okazji nasze bezpieczeństwo.

Office 365 posiada zintegrowane narzędzia do pomocne przy zagrożeniu utraty danych, m.in. w poczcie i załącznikach – dostępne są wbudowane reguły DLP i szablony służące do ich rozbudowy. Do tego możliwość tworzenia kopii zapasowych na OneDrive – wirtualnym dysku – sprawia, że ryzyko utraty danych maleje, stabilność pracy wzrasta. Zwłaszcza w przypadku awarii i zgubienia sprzętu firmowego. A skoro wspomniałem o One Drive – trzeba nadmienić, że to usługa, dzięki której otrzymujemy magazyn danych w chmurze, o pojemności 1 TB!

Warto też wspomnieć o dodatkowych plusach, jak na przykład Skype i konferencje online. To kolejna przydatna funkcja, dzięki której mamy możliwość wielostronnej transmisji wideo w HD, oraz współdzielenie plików w czasie rzeczywistym w trakcie spotkania online. Wygoda, prostota przyjemne użytkowanie – myślę, że wiele osób nie potrzebuje więcej argumentów. Pozostaje jedno z ważniejszych pytań – ile kosztuje Office 365?

Office 365 dlaczego warto i ile kosztuje?

Office 365 – cena i wdrożenie

Wspomniałem o kilku zaletach Office 365, który naprawdę jest świetnym narzędziem do zarządzania pracą, dokumentami, działalnością, zespołem i codziennymi zadaniami. Potwierdzam z doświadczenia. Pozostaje kwestia ceny.

Jak to często bywa, w ofercie mamy do wyboru kilka opcji. Ceny różnią się w zależności od przeznaczenia (pakiet domowy, biznesowy), jak również od ilości usług wchodzących w skład danego pakietu. Zamiast przepisywać teraz wszystkie możliwe opcje, wstawiam bezpośredni link do cennika Microsoftu:

Office 365 dla domu – cennik

Office 365 dla firm – cennik

Ogólnie ceny dla użytkowników firmowych na dzień dzisiejszych zaczynają się od ok 38 złotych za użytkownika. W skład najtańszego pakietu wchodzą: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access (tylko komputery PC).

Czy 8 euro za jednego użytkownika to mało czy dużo to jak zawsze kwestia subiektywna. Warto przeliczać to nie tylko na złotówki, ale też na zaoszczędzony czas, poprawę funkcjonowania firmy, możliwość szybszego rozwoju biznesowego, który zawsze też przekłada się na naszych klientów.

Jeśli zamierzacie przejść na rozwiązania chmurowe w swojej firmie, to do tego należałoby dołączyć jeszcze koszty migracji. Chyba, że w swojej firmie dysponujecie wsparciem specjalistów IT, którzy są w stanie skutecznie i sprawnie zaimplementować nowe usługi do istniejącej infrastruktury IT.

Jeśli nie, to polecam z czystym sumieniem usługi informatyczne WBT-IT. 

Razem z zaufanym zespołem specjalistów IT (i nie tylko), już od dłuższego czasu wdrażamy rozwiązania chmurowe u naszych partnerów. W tym oczywiście Office 365. Pomagamy w pełni skorzystać z dobrodziejstw jakie daje cloud computing, niwelując jednocześnie ryzyko z tym związane. Jesteśmy w stanie dopasować konkretne narzędzia i możliwości do Waszych indywidualnych potrzeb i oczekiwań. Niezależnie czy chodzi o małą firmę, jednoosobową działalność, czy też międzynarodową korporację. Zapraszam do kontaktu i skorzystania z usług cloud computingu.

Mamy w planie już wkrótce ruszyć ze szkoleniami z Office 365 dla firm. Będę o tym jeszcze informować i zachęcać, więc już dziś zapraszam do regularnych odwiedzin na moim blogu, jak również na portalach społecznościowych.

Do zobaczenia!

Książki pomocne w biznesie

Książki pomocne w biznesie

Co jakiś czas słyszy się, że czytamy coraz mniej książek. Niektórzy wieszczą upadek czytelnictwa i tradycyjnego druku, który miałby być wyparty przez nowoczesne technologie. Szczerze mówiąc, nie wierzę za bardzo ani w jedno, ani w drugie. (więcej…)

Narzędzia do zarządzania czasem

Narzędzia do zarządzania czasem

Odpowiednia organizacja pracy decyduje o naszej efektywności i podnosi jakość naszych działań. Niezależnie od branży, sytuacji, stanowiska – pomaga w naszych codziennych obowiązkach zawodowych i życiowych. To chyba oczywiste?

Warto zastanowić się zatem jakie mamy dostępne narzędzia, które mogą nam w tym pomóc. (więcej…)

Narzędzia do zarządzania czasem i pracą

Narzędzia do zarządzania czasem i pracą

Dzisiejszy wpis będzie poświęcony narzędziom, które pomagają w zarządzaniu pracą i czasem. W zasadzie będzie to kilka aplikacji, które sam wykorzystuję na co dzień, a które w mniejszy lub większy sposób pomagają mi efektywniej zarządzać czasem, którego i tak zawsze jest za mało… (więcej…)